Cómo hacer un calendario semanal en Excel desde una plantilla

Un calendario semanal en Excel es una hoja con las 52 semanas del año para apuntar turnos, clases, guardias o tareas. Se construye con fórmulas (NUM.DE.SEMANA, DIASEM y FECHA), formato condicional y una lista desplegable de actividades. Al terminar, sabrás hacer una hoja que cambie de semana sola al escribir el número, marque el día de hoy y se imprima en A4. Funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019, 2016 y 2013, además de Excel para la web y para Mac.

Qué es un calendario semanal en Excel y para qué te sirve

Un calendario semanal en Excel es una hoja que muestra una sola semana cada vez, con sus siete días en columnas y las horas del día en filas. Sirve para organizar turnos de trabajo, horarios de clases, guardias, citas del médico o tareas del hogar: escribes el evento en su hueco y, al cambiar el número de semana arriba, todo se recoloca.

La gracia de hacerlo en Excel y no en una plantilla externa es que las fechas se calculan solas: tú escribes «42» y la hoja te pone del 12/10/2026 al 18/10/2026 sin que tengas que mirar el almanaque. Además, con formato condicional puedes hacer que los huecos ocupados cambien de color y que la columna del día de hoy se resalte sola.

A lo largo del tutorial montarás un libro llamado «Mi semana» con una hoja «Semana» para lo más importante. Empezarás con la estructura vacía, después harás que las fechas se calculen solas, luego añadirás eventos con colores, y al final aprenderás a imprimirlo y a arreglar los errores típicos.

Las piezas de un calendario semanal: la semana, el día y la hora

Para montar el calendario necesitas tres piezas que trabajan juntas: el número de semana del año, la fecha de cada uno de sus siete días y la franja horaria donde colocas el evento. Cada pieza la resuelve una fórmula y, juntas, forman el esqueleto de la hoja.

La primera pieza es el número de semana. Excel lo calcula con =NUM.DE.SEMANA(fecha;tipo), que devuelve un número del 1 al 53 según la semana del año en que cae esa fecha. El argumento tipo indica qué día empieza la semana: 2 empieza en lunes (lo que usa Europa) y 1 empieza en domingo (lo que usa EE.UU.). Para un calendario «de lunes a domingo», usa siempre el tipo 2.

La segunda pieza es la fecha de cada día. La fórmula general es: coges el 1 de enero del año elegido, le restas los días que sobran de la semana anterior para llegar al lunes, le sumas siete veces el número de semana menos uno y, por último, sumas 0 para el lunes, 1 para el martes, 2 para el miércoles… hasta 6 para el domingo. Las funciones FECHA (DATE) y DIASEM (WEEKDAY) hacen esa cuenta por ti.

La tercera pieza es la columna de la hora. Es una lista fija: 08:00, 08:30, 09:00… hasta la hora a la que acabes. Cada fila representa media hora, y ahí es donde escribirás el evento (o lo elegirás con la lista desplegable).

NUM.DE.SEMANA: el número de semana del año

=NUM.DE.SEMANA(A1;2)

Con A1 con la fecha 12/10/2026, el resultado es 42, porque el 12 de octubre de 2026 cae en la semana 42 del año (semana que empieza en lunes, según el tipo 2).

FECHA y DIASEM: la fecha de cada día de esa semana

La fórmula que calcula la fecha del día k (donde k va de 0 = lunes a 6 = domingo) de la semana Nsem del año Año es:

=FECHA(Año;1;1)-DIASEM(FECHA(Año;1;1);3)+7*(Nsem-1)+k

Con Año=2026, Nsem=42 y k=0, el resultado es 12/10/2026 (lunes). Con k=6, sale 18/10/2026 (domingo). El 3 de DIASEM indica «el lunes es el día 1, el domingo el 7».

La columna de la hora y el ancho de las celdas

La columna A (la de las horas) se rellena a mano: 08:00, 08:30, 09:00, 09:30… hasta la hora que necesites. Cada celda lleva formato de hora (Inicio > Número > Hora) y, en este ejemplo, llega hasta las 20:00, lo que da 25 filas de media hora. El ancho de las columnas de los días (B a H) se ajusta a unos 14-16 caracteres para que quepan eventos como «Reunión equipo A». El alto de fila se deja en unos 18-20 puntos para que el texto no se corte.

Montar el calendario semanal en una hoja nueva

Empezamos con un libro nuevo y la hoja en blanco. Sigue estos pasos tal cual:

1. Abre Excel y crea un libro en blanco (Archivo > Nuevo > Libro en blanco).
2. En la parte de abajo, haz doble clic sobre la pestaña «Hoja1» y escribe Semana para renombrarla.
3. Escribe 2026 en A1 y 42 en A2. En A3 escribe Número de semana: y en B3 la fórmula =A2 (así B3 muestra «42»).
4. En la fila 4 escribe los encabezados: B4 «Hora», C4 «Lunes», D4 «Martes», E4» «Miércoles», F4 «Jueves», G4 «Viernes», H4 «Sábado», I4» «Domingo».
5. En A5 escribe 08:00, en A6 08:30, en A7 09:00, y sigue así cada media hora hasta A29 con 20:00.
6. Selecciona A5:A29, ve a Inicio > Número y elige el formato Hora (o escribe h:mm personalizado).

Que el calendario cambie solo al cambiar de semana

Ahora la hoja reacciona sola: cambias A2 y los días se recalculan. Selecciona C4 y escribe la fórmula que saca el lunes de la semana 42 de 2026. Luego arrastra el controlador de relleno hasta I4 para sacar el martes, miércoles… domingo (sumando 1, 2… 6).

1. En C4 escribe =FECHA($A$1;1;1)-DIASEM(FECHA($A$1;1;1);3)+7*($A$2-1)+0 y dale formato de fecha corta (Inicio > Número > Fecha corta).
2. En D4 cambia el +0 final por +1; en E4 por +2; y así hasta I4 con +6.
3. En B3 ya tienes =A2; ahora haz que también cambie el año. En C3 escribe =A1 con formato de número.

Encabezado con el rango de la semana

Una sola celda que diga «Semana 42: 12/10/2026 – 18/10/2026» queda muy bien. Selecciona B1 y escribe:

="Semana "&A2&": "&TEXTO(C4;"dd/mm/aaaa")&" – "&TEXTO(I4;"dd/mm/aaaa")

La función TEXTO (TEXT) convierte la fecha en el formato que quieres y el & une los trozos de texto. Al cambiar A2, todo el encabezado se actualiza.

Poner los eventos con formato condicional y validación

Ahora el calendario se llena. Para no escribir cualquier cosa, vamos a crear una lista de categorías en una hoja aparte y a obligar a que cada evento se elija de ahí. Después, las celdas ocupadas se pintarán solas.

1. Crea una hoja nueva llamada Categorías (clic derecho sobre la pestaña Semana > Insertar > Hoja).
2. En A1 escribe Categoría, y en A2:A6 las opciones: Trabajo, Personal, Estudio, Médico, Ocio.
3. Vuelve a la hoja Semana y selecciona el rango C5:I29 (las celdas donde se escribirán eventos).

Lista desplegable de categorías (Trabajo, Personal, Estudio)

Al hacer clic en cualquier celda de C5:I29 aparece una flecha de lista desplegable. Solo se puede elegir una de las cinco.

Resaltar celdas con eventos con formato condicional

En el asistente, elige «Aplicar formato a las celdas que no estén vacías», pulsa Formato, ve a Relleno y elige un color suave (un amarillo pálido, por ejemplo). Acepta dos veces. Ahora, en cuanto escribes algo en una celda, se pinta sola.

Marcar el día actual y el día de hoy

Para saber qué columna es «hoy» sin mirar el calendario:

1. En K1 de la hoja Semana escribe =HOY() y dale formato de fecha corta.
2. Selecciona C4:I4 (los encabezados de día) y crea una nueva regla de formato condicional: «Aplicar formato a las celdas que sean iguales a» y en el valor escribe =$K$1.
3. Elige un relleno verde claro y una fuente en negrita. La columna del día actual se resaltará sola.

Imprimir el calendario semanal en una hoja A4

Un calendario bien hecho merece imprimirse. Sigue estos pasos para que entre en un A4 horizontal y se vea todo limpio:

1. Ve a Disposición de página > Configurar página.
2. En la pestaña Página, orientación Horizontal, papel A4 y ajusta los márgenes a 1 cm.
3. En la pestaña Hoja, Área de impresión escribe A1:I29 y marca «Ajustar a» con 1 página de ancho por 1 de alto.
4. Ve a Archivo > Imprimir y comprueba la vista previa: debe verse toda la semana en una sola hoja.

Por qué el calendario muestra fechas raras o #¡NUM!

Tres fallos aparecen una y otra vez. Conócelos antes de que te pillen.

La semana 53 existe en algunos años y no en otros

El año 2026 tiene 53 semanas ISO (la primera semana del año es la que contiene el primer jueves). Si tu fórmula asume que hay 52, al pedirla aparece #¡NUM!. Protégela:

=FECHA($A$1;1;1)-DIASEM(FECHA($A$1;1;1);3)+7*(MIN(53;$A$2)-1)+0

Otra opción es envolverlo todo en =SI.ERROR(tu_formula;"") para que, si la semana no existe, la celda se quede vacía en lugar de mostrar el error.

La fecha de la celda se ve como número (45292)

La celda está en formato General y Excel muestra el número de serie de la fecha. Selecciónala (C4:I4), abre Formato de celdas (Ctrl+1) y elige Número > Fecha > Fecha corta (dd/mm/aaaa).

El domingo sale antes que el lunes

El tipo de DIASEM está mal. Si usas 1, Excel cuenta el domingo como día 1 y la semana «empieza» el domingo: por eso el lunes de la semana 42 te sale un día antes. Cambia el 3 de tu fórmula por 2 o por 3 (ambos cuentan el lunes como inicio) y el orden se arregla.

=DIASEM(FECHA($A$1;1;1);2)

Lo que ya sabes hacer con tu calendario semanal

• Sacar el número de semana del año con NUM.DE.SEMANA y el tipo 2 (semana que empieza en lunes).
• Calcular las fechas de los siete días con FECHA, DIASEM y un contador que va de 0 a 6.
• Crear una lista desplegable de categorías con Validación de datos para no escribir eventos a lo loco.
• Pintar las celdas ocupadas con Formato condicional sin aplicar formato a mano una por una.
• Imprimir el calendario en una hoja A4 horizontal ajustando área de impresión y escala.
• Arreglar #¡NUM! con SI.ERROR y ajustar el tipo de DIASEM cuando el domingo se descoloca.

El siguiente paso es envolver todas las fórmulas en SI.ERROR (=SI.ERROR(tu_formula;"")) para que la hoja no muestre errores cuando se acerque fin de año, y añadir un resumen abajo del estilo «Total horas por categoría esta semana» con SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS), que cuente las celdas de cada color y categoría.

Dudas al montar un calendario semanal en Excel