Las hojas de cálculo más usadas en Excel: guía para principiantes

Una hoja de cálculo es un programa que organiza datos en celdas, filas y columnas, y permite operar con ellos mediante fórmulas. En la práctica, "hoja de cálculo" puede significar Excel, Google Sheets, LibreOffice Calc o Numbers, y la elección cambia lo que se puede hacer: el presupuesto familiar que se abre en el móvil, el cuadro de ventas que se comparte con un compañero y el análisis con 800.000 filas no se hacen igual en todos. Aquí verás qué programa conviene en cada caso, qué puede hacer cada uno según el volumen de datos, cómo compartir y coeditar, y cómo abrir un archivo de una hoja en otra y guardarlo en su formato sin perder nada importante.

Por qué existen varias hojas de cálculo y cuándo te importa elegir bien

Piensa en tres escenas reales. Llegas al supermercado con el móvil en la mano y quieres anotar tres productos y su precio: ahí lo que necesitas es algo que abra rápido, sin instalar nada, y que puedas escribir con el pulgar. A la vez, en tu trabajo compartes con una compañera un cuadro de ventas semanal: lo que necesitas es que las dos veáis los cambios en el mismo archivo a la vez, sin mandar versiones por correo. Y, en otro momento, te llega un volcado con 800.000 filas de operaciones del último año y tienes que resumirlo por cliente: ahí necesitas un programa de escritorio, con memoria de sobra y herramientas serias de análisis.

Las tres escenas se pueden intentar en cualquier hoja de cálculo, pero el resultado cambia. En el móvil, una app lenta convierte una nota de medio minuto en un trámite de dos. En el cuadro compartido, trabajar en un archivo que no coedita obliga a mandar "versión_final_v2.xlsx" y a perder la pista de quién cambió qué. En el análisis grande, una hoja en la nube se queda colgada y se cierra sola. Por eso "la hoja de cálculo más usada" no es la mejor para todo: cada programa tiene su sitio, y lo que aprendes aquí es a elegir el tuyo según el caso.

Las hojas de cálculo que existen y dónde vive cada una

Excel de escritorio, Excel para la web y Excel para el móvil

Excel de escritorio es la aplicación que se instala en Windows o Mac: abre y guarda archivos sin internet, ejecuta macros VBA y se conecta a bases de datos. Excel para la web vive en el navegador (excel.cloud.microsoft o office.com), abre los mismos libros .xlsx y los guarda en OneDrive; comparte la mayor parte de las funciones, pero no ejecuta macros VBA. Excel para móviles es la app de Android, iPhone y iPad, pensada para ver y editar libros a pequeña pantalla, no para manejar grandes volúmenes. Los tres son "Excel" a efectos de archivo: si guardas en .xlsx, los tres lo abren.

Google Sheets, la hoja de cálculo de Google

Google Sheets (Hojas de cálculo de Google) funciona en el navegador desde la dirección sheets.google.com y también tiene app para móvil. Los archivos se guardan en Google Drive y se comparten por enlace. No tiene una app de escritorio propia: la experiencia de escritorio se queda en el navegador. Al trabajar con un archivo .xlsx, Google lo convierte a su formato interno mientras lo editas y, al exportarlo, lo devuelve a .xlsx.

LibreOffice Calc y Apple Numbers

LibreOffice Calc es la hoja de cálculo de la suite libre LibreOffice. Su formato propio es .ods, pero abre y guarda .xlsx, .csv y otros. Es un programa de escritorio, sin necesidad de internet. Apple Numbers es la hoja de cálculo de Apple: viene instalada en Mac, iPad y iPhone, su formato propio es .numbers y también abre y guarda .xlsx.

Qué puede hacer cada una según el volumen de datos

Los límites que importan en el día a día

El número que más se nota es el de filas. Excel de escritorio llega a 1.048.576 filas por hoja desde la versión 2007; lo mismo Excel para la web. Google Sheets no tiene un tope de filas como tal, pero limita cada hoja a 10 millones de celdas en total y, al abrir un archivo muy grande, solo muestra las primeras 1.000 filas hasta que pides más. Calc llega también a 1.048.576 filas por hoja. Si tu "lista de ventas" pasa del millón de filas, el único candidato real de esta tabla es Excel de escritorio o Calc; Google Sheets puede con mucho, pero se vuelve lento al acercarse a esos tamaños.

Trabajar sin internet

Excel de escritorio y LibreOffice Calc funcionan sin conexión: abres, editas, guardas. Excel para la web y Google Sheets necesitan internet para casi todo, aunque las dos suites guardan una copia local de los cambios pendientes y los sincronizan al recuperar la conexión. Si tu trabajo depende de un tren o de un avión, esa diferencia manda.

La colaboración y el trabajo con otras personas

El cambio más importante de los últimos años no es qué fórmula usas, sino con quién editas el archivo. Las hojas de cálculo de hoy viven en la nube y permiten que varias personas trabajen a la vez sobre el mismo libro, con un color por autor y cambios que se mezclan al vuelo. La forma de compartir cambia según el programa, y vale la pena entenderla antes de elegir.

Compartir y coeditar en Excel

Para coeditar en Excel hace falta guardar el libro en OneDrive o en una carpeta de SharePoint. Al compartir, eliges si la otra persona puede editar o solo ver; no hay un nivel intermedio de "comentar" como en Google. Dos personas pueden escribir en la misma celda a la vez: el programa avisa y guarda la última versión. La coedición está disponible en Excel 2016 en adelante y en Excel para la web; en versiones anteriores hay que usar la protección de libro clásico, que es más rígida.

Compartir y coeditar en Google Sheets

Google Sheets nació ya en la nube, así que compartir es tan sencillo como pulsar Compartir y copiar el enlace. Hay tres niveles: lector (solo ve), comentarista (puede dejar notas sin tocar datos) y editor (cambia lo que quiera). Los cambios de varias personas aparecen en pantalla casi al instante, cada una con un color y un cursor con su nombre. Funciona desde el navegador y desde las apps de móvil sin configuración extra.

Compartir en Calc y en Numbers

LibreOffice Calc no coedita en la nube por sí mismo: lo que hace es abrir el mismo archivo desde dos puestos por red o enviarlo por correo; la versión manda y los cambios del otro llegan como "versión aceptada" o "versión rechazada". Apple Numbers coedita entre dispositivos Apple a través de iCloud: abres el archivo en el Mac, lo sigues en el iPad y los cambios se sincronizan.

Las funciones que más se usan y dónde encontrarlas

Lo que solo trae Excel

Power Query (cargar y transformar datos desde la pestaña Datos) y Power Pivot (modelos de datos con tablas relacionadas) viven solo en Excel de escritorio. Solver, el complemento de optimización, también. La hoja de Previsión (Datos > Previsión > Hoja de previsión) genera gráficos con tendencia y estacionalidad y solo está en Excel 2016 en adelante. Las macros VBA (Visual Basic para Applications) solo se ejecutan en Excel de escritorio; la pestaña Programador, donde se escriben, viene oculta y se activa en Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones.

Lo que solo trae Google Sheets

Google Sheets trae funciones pensadas para datos de internet: GOOGLEFINANCE (cotizaciones), IMPORTDATA, IMPORTHTML y IMPORTXML (traer tablas de una web a la hoja), QUERY (consultas con lenguaje parecido a SQL sobre la hoja) y ARRAYFORMULA (aplicar una fórmula a un rango entero con un solo Entrar). En Excel se consiguen cosas parecidas con Power Query, pero las funciones de Google ya están en la barra de fórmulas.

Abrir un archivo de una hoja en otra y guardarlo en su formato

El libro que va a crecer a lo largo del tutorial es un presupuesto familiar. Empieza como una lista de gastos en Excel de escritorio y, a medida que avancemos, lo abriremos en Google Sheets, lo guardaremos como PDF para enviárselo a quien no tenga ningún programa, y volveremos a abrirlo en Excel para terminar.

Guardar un libro de Excel en formato .xlsx y abrirlo en otro programa

1. En Excel, abre el libro Presupuesto_familiar.xlsx.
2. Ve a Archivo > Guardar como y elige la carpeta Documentos.
3. En Tipo, selecciona Libro de Excel (*.xlsx) y pulsa Guardar.
4. Abre el navegador, entra en sheets.google.com y pulsa el icono de carpeta para subir archivos.
5. Arrastra Presupuesto_familiar.xlsx desde la carpeta a la ventana del navegador.
6. Cuando termine la subida, ábrelo: la hoja se ve igual que en Excel.

Pasar un archivo de Google Sheets a Excel sin perder formato

1. En Google Sheets, abre el archivo Presupuesto_familiar.
2. Ve a Archivo > Descargar y elige Microsoft Excel (.xlsx).
3. Espera a que el navegador termine la descarga; el archivo se queda en la carpeta Descargas con el mismo nombre y la extensión .xlsx.
4. Abre la carpeta Descargas y haz doble clic en Presupuesto_familiar.xlsx.
5. Excel lo abre directamente; las fórmulas que Google había convertido se vuelven a traducir al español.

Exportar a PDF para enviar la hoja a quien no tiene ningún programa

1. En Excel, con el libro abierto, ve a Archivo > Guardar como.
2. En Tipo, elige PDF (*.pdf) y pulsa Guardar.
3. En el cuadro de Opciones, marca Solo lo seleccionado si quieres mandar solo una hoja, o Libro entero para enviar todo.
4. Pulsa Aceptar y luego Guardar.
5. Adjunta el PDF al correo o al mensaje.

Errores típicos al cambiar de programa y cómo arreglarlos

«Las fórmulas se ven como texto al pegar en otro programa»

Copias una celda con Ctrl+C y al pegarla con Ctrl+V en otra hoja aparece el texto de la fórmula, no el resultado. Pasa porque el pegado por defecto incluye el formato, y si la celda de destino tenía formato Texto, la fórmula se queda como Texto. El arreglo: usar Pegado especial y elegir solo Fórmulas.

1. Copia la celda de origen con Ctrl+C.
2. Selecciona la celda de destino y pulsa Ctrl+Alt+V para abrir Pegado especial.
3. En la lista, elige Fórmulas y pulsa Aceptar.

«Google Sheets solo muestra 1.000 filas al abrir»

Tienes una hoja con 3.000 filas de ventas y al abrirla en Sheets solo ves las primeras 1.000. Es el comportamiento por defecto para archivos grandes: Sheets no carga el resto hasta que se lo pides. El arreglo: saltar a la última fila o escribir el rango en el cuadro de nombres.

1. Pulsa Ctrl+Fin para ir a la última celda con datos.
2. Si quieres ver un rango concreto, escribe A1:A3000 en el Cuadro de nombres (la cajita a la izquierda de la barra de fórmulas) y pulsa Entrar.

«Excel no entiende una función propia de Google Sheets»

Tienes en Sheets una celda con =GOOGLEFINANCE("IBEX:IBEX";"price") que muestra la cotización. Abres el .xlsx en Excel y la celda queda como #¿NOMBRE?. Pasa porque esa función no existe en Excel. El arreglo: usar Power Query para traer el dato desde una fuente web, o dejar esa fórmula solo en Google Sheets y mantener el archivo principal en Excel.

1. En Excel, ve a Datos > Obtener datos > De otras fuentes > De la web.
2. Escribe la URL que devuelve el dato y acepta.
3. En el editor de Power Query, transforma el resultado y pulsa Cerrar y cargar.

En qué versión de Excel está cada función moderna

Qué hay en Excel 2024 y Microsoft 365

Excel 2024 (publicado el 18 de septiembre de 2024) y Microsoft 365 comparten las funciones más nuevas: BUSCARX, las matrices dinámicas (que permiten que una fórmula devuelva varios valores y se derrame en celdas vecinas), LET, LAMBDA y la pestaña Hoja de previsión. Microsoft 365 añade, además, Copilot, el asistente de IA integrado en Excel, que requiere una licencia de pago aparte.

Qué hay en Excel 2021

Excel 2021 (publicado el 16 de septiembre de 2021) ya incluye BUSCARX y las matrices dinámicas. Su soporte estándar termina el 13 de octubre de 2026, así que sigue recibiendo actualizaciones hasta esa fecha. Lo que no trae todavía: Copilot, LAMBDA en su forma más avanzada, ni la pestaña Hoja de previsión en su versión actual.

Qué hay en Excel 2019 y anteriores

Excel 2019 y Excel 2016 no traen BUSCARX ni matrices dinámicas: si escribes =BUSCARX(...) en esas versiones, la celda queda con #¿NOMBRE?. El camino es usar BUSCARV o, mejor, la pareja INDICE y COINCIDIR, que consigue lo mismo. La pestaña Hoja de previsión no existe tampoco; se usa el Análisis de hipótesis clásico (Datos > Análisis de hipótesis). El soporte de Excel 2019 terminó el 14 de octubre de 2025; el de Excel 2016, también.

Lo que ya sabes hacer y el siguiente paso

• La hoja "más usada" no es la mejor para todo: elige según el caso, no solo por costumbre.
• Antes de empezar un archivo grande, mira el límite de filas del programa que vas a usar.
• Si el archivo viaja entre personas o programas, guárdalo en .xlsx.
• Comprueba que las funciones modernas que usas existen en la versión de Excel de quien va a abrir el archivo.
• Recuerda el modo sin conexión: si vas a trabajar sin internet, Excel de escritorio o Calc.

El siguiente paso es abrir el libro Presupuesto_familiar.xlsx que has guardado, sumarle una columna de totales por categoría con SUMAR.SI.CONJUNTO y probarlo en los tres programas: Excel de escritorio, Excel para la web y Google Sheets. Verás cómo cambia el resultado en cada uno y entenderás, sin más teoría, cuándo conviene cada uno.

Dudas al elegir una hoja de cálculo