Plantilla de gastos mensuales del hogar en Excel: cómo hacerla

Vas a montar una hoja donde anotar cada gasto del mes, agruparlo por categoría y ver, de un vistazo, cuánto queda del sueldo. Al terminar sabrás hacer una plantilla básica con totales, una lista desplegable para no escribir la categoría a mano, un gráfico circular con el reparto del gasto y un resumen de ingresos, gastos y dinero disponible. Lo que se explica sirve para Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016; en Excel para la web también funciona, salvo la ejecución de macros VBA.

Qué es una plantilla de gastos y qué partes la forman

Una plantilla de gastos del hogar es, en pocas palabras, una hoja de cálculo donde apuntas lo que entra y lo que sale de casa cada mes. La idea es muy sencilla: anotas cada gasto en una fila con su fecha, su descripción, la categoría a la que pertenece y el importe; debajo, una zona de resumen suma los importes por categoría y compara lo gastado con los ingresos del mes, para saber si te has pasado o te ha sobrado dinero.

Las piezas típicas son cinco. Los ingresos del mes: el sueldo, las pagas extra, lo que entre por rendimientos o por trabajos puntuales, todo en una sola zona o en una hoja a parte. Los gastos fijos: alquiler o hipoteca, luz, agua, gas, internet, seguros, comunidad y demás recibos que se repiten casi igual todos los meses. Los gastos variables: supermercado, transporte, ocio, restaurantes, ropa, colegios, que cambian de un mes a otro. El ahorro: la parte que quieras guardarte cada mes, ya sea en una cuenta, en un fondo o en un plan de pensiones, que conviene verla como un gasto más para que el cálculo cuadre. Y el resumen del mes: ingresos totales, gastos totales, dinero que queda, y, si quieres, el porcentaje del sueldo que se va a cada categoría. Con esas cinco piezas tienes un libro útil desde el primer día y que crece contigo.

Las decisiones de diseño antes de tocar Excel

Antes de abrir Excel, conviene decidir cuatro cosas que después son tediosas de cambiar:

• Las columnas de la hoja de gastos: como mínimo, Fecha, Concepto, Categoría e Importe. Si llevas muchos pagos con tarjeta, añade una columna de Método de pago (efectivo, tarjeta, Bizum).
• Las categorías: empieza con una lista corta y realista, entre seis y diez. Por ejemplo: Supermercado, Alquiler o hipoteca, Luz, Agua, Gas, Internet, Transporte, Ocio, Restaurantes, Otros. Es mejor empezar con pocas e ir añadiendo según te haga falta.
• El nivel de detalle: un gasto por fila funciona siempre bien. Anotar "Supermercado Mercadona 87,40" en una fila y "Supermercado Lidl 34,20" en otra es más útil para analizar que meterlo todo en una sola fila.
• Cómo se reparte el contenido en hojas: una hoja para los gastos del mes, una para la lista de categorías (que después alimenta el desplegable) y una para el resumen. Así, el resumen siempre mira los datos de la hoja de gastos sin mezclarse con ellos.

Montar la hoja de gastos del mes con fórmulas básicas

Empezamos con un libro nuevo. Crea tres hojas: Gastos, Categorías y Resumen. Para añadir o cambiar el nombre de una hoja, haz doble clic en su pestaña de abajo y escribe el nuevo nombre.

En la hoja Gastos, escribe los encabezados en A1:D1: Fecha, Concepto, Categoría, Importe. A partir de A2, anota los gastos del mes, uno por fila. Por ejemplo, los gastos de un mes cualquiera: el alquiler, la luz, el agua, el gas, el supermercado, el transporte y dos cenas fuera. Cuando termines, deja la fila 21 libre: ahí irá el total del mes.

Pasos para montar esta hoja:

1. En A1:D1 escribe los cuatro encabezados: Fecha, Concepto, Categoría, Importe.
2. En A2:D10 anota los gastos del mes con sus datos.
3. Selecciona D2:D20 y aplica formato moneda con Ctrl+Mayús+1 para ver los importes con dos decimales.
4. En D21 escribe =SUMA(D2:D20) y pulsa Entrar. El resultado, con los datos de arriba, es 1.219,40.

Calcular el total por categoría con SUMAR.SI

Ahora queremos el importe gastado en cada cosa, sin tener que ir sumando a mano. La función que hace esto es SUMAR.SI (en inglés, SUMIF): suma un rango de números que cumple una condición.

En la hoja Resumen, escribe las categorías en A2:A8: Alquiler, Luz, Agua, Gas, Supermercado, Transporte, Ocio, Internet. En B1 escribe Total como encabezado.

En B2 escribe la fórmula:

=SUMAR.SI(Gastos!C2:C20;A2;Gastos!D2:D20)

Qué significa: en la hoja Gastos, busca en el rango C2:C20 (la columna Categoría) las celdas que coincidan con el valor de A2 (por ejemplo, "Alquiler"), y suma los importes de la columna D que estén en la misma fila. La fórmula se queda en B2 y luego la copias: selecciona B2, pon el cursor en la esquina inferior derecha (el controlador de relleno), y arrastra hacia abajo hasta B8.

Proteger la columna de importes con validación de datos

La columna Importe puede acabar con letras, con comas de más o con números negativos puestos sin querer. Para evitarlo, le ponemos una validación: solo se admiten números entre 0 y 10.000.

Pasos:

1. Selecciona el rango D2:D20 en la hoja Gastos.
2. Abre la validación desde Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
3. En el cuadro, configura el criterio y pulsa Aceptar.

Una lista desplegable para no escribir la categoría a mano

Escribir la categoría a mano cada vez es lento y se cuelan erratas: "super mercado" con espacio, "supermercado" en minúscula, "Supermercado" con mayúscula. Para el SUMAR.SI cada variación es una categoría distinta. La solución es un desplegable: una flecha en cada celda de la columna Categoría, que muestra las categorías válidas y obliga a elegir una.

La lista de categorías ya la tienes en la hoja Categorías, en A2:A8. Ahora le decimos a la columna C de Gastos que muestre esa lista:

1. Selecciona C2:C20 en la hoja Gastos.
2. Abre Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
3. Configura el criterio como una lista que apunta a la hoja Categorías.

La lista escrita a mano dentro del cuadro

Si todavía no quieres crear la hoja Categorías, puedes escribir la lista directamente en el cuadro de Validación de datos, con punto y coma entre valores:

Esta forma sirve para salir del paso, pero tiene un problema: si quieres añadir una categoría, tienes que volver a abrir Validación de datos, editar el Origen y separar con punto y coma. Si la lista va a cambiar, mejor usar un rango.

La lista sacada de un rango que crece solo

Si conviertes la lista de la hoja Categorías en una tabla de Excel, la lista desplegable se adapta sola al añadir categorías. Hazlo así:

1. En la hoja Categorías, selecciona A1:A8 con los encabezados.
2. Abre Insertar > Tablas > Tabla.
3. Marca La tabla tiene encabezados y pulsa Aceptar.

Excel le da un nombre a la tabla (Tabla1 por defecto). Para verlo y cambiarlo, ve a Diseño de tabla > Propiedades > Nombre de la tabla. Una vez llamada, por ejemplo, Categorias, el Origen de la validación puede usar el nombre estructurado:

El resumen del mes: ingresos, gastos y lo que sobra

Con los datos ya cargados, llega la parte más útil de la plantilla: ver cuánto entra, cuánto sale y cuánto queda. En la hoja Resumen, añade una mini-tabla de cuatro filas:

Pasos:

1. En A1 escribe Ingresos mes y en B1 el total de ingresos del mes (por ejemplo, 1.850,00).
2. En A2 escribe Gastos mes y en B2 la fórmula =SUMA(Gastos!D2:D20) para no tener que escribirlo a mano.
3. En A3 escribe Disponible y en B3 la fórmula =B1-B2.

El porcentaje que se va a cada categoría

Para ver qué parte del sueldo se lleva cada capítulo, añade una columna con el porcentaje. En la columna C de la hoja Resumen, en C2 escribe:

=B2/$B$1

La referencia a B1 es absoluta ($B$1) para que al copiar la fórmula hacia abajo no se desplace y siga apuntando al total de ingresos. Copia C2 hasta C8 con el controlador de relleno. Después, selecciona C2:C8 y aplica formato porcentaje con Ctrl+Mayús+5.

Pasar los datos a una tabla para que todo crezca solo

Ahora que la plantilla funciona, le damos el último empujón: convertir el rango de gastos en una tabla de Excel. La ventaja es que al añadir filas nuevas, las fórmulas y los formatos se aplican solos, y el rango del gráfico se actualiza sin tocar nada.

Pasos:

1. En la hoja Gastos, haz clic en cualquier celda con datos.
2. Abre Insertar > Tablas > Tabla.
3. Confirma el rango A1:D20, marca La tabla tiene encabezados y pulsa Aceptar.
4. Cambia el nombre de la tabla a GastosMes desde Diseño de tabla > Propiedades > Nombre de la tabla.

Un gráfico circular para ver el reparto del gasto

Con la tabla Resumen ya rellena, crear un gráfico circular que muestre el reparto es cuestión de segundos.

Pasos:

1. En la hoja Resumen, selecciona A1:B8 (categorías y totales).
2. Abre Insertar > Gráficos > Circular y elige el gráfico de anillo.
3. Mueve el gráfico a la derecha del resumen para tenerlo todo a la vista.

Errores típicos al montar la plantilla de gastos y cómo arreglarlos

Tres fallos aparecen una vez tras otra cuando se monta una plantilla de gastos casera.

La categoría escrita a mano no coincide con la del desplegable

El SUMAR.SI devuelve 0 para una categoría aunque hayas escrito gastos en esa fila. La causa suele ser una errata: "supermercado" en minúscula, "Super mercado" con espacio, o un acento de más. La forma de evitarlo de raíz es poner la lista desplegable en la columna Categoría: si la celda solo deja elegir, la errata desaparece.

El total del mes no se actualiza al añadir filas

La fórmula del total era =SUMA(D2:D20) y se queda en D21. Si añades un gasto nuevo en D22, no se suma. La causa es que la fórmula apunta a un rango cerrado. La solución es convertir el rango en tabla, como se ha visto, o sustituir la fórmula por =SUMA(D:D) (suma toda la columna D, incluido el título).

El gráfico muestra categorías vacías del mes pasado

El gráfico circular enseña categorías con valor 0 o categorías que ya no usas. La causa es que el rango del gráfico incluye filas vacías o categorías antiguas. La solución es ajustar el origen del gráfico a las celdas con dato: haz clic en el gráfico, en Diseño de gráfico > Seleccionar datos, y corrige el rango para que cubra solo las filas con valor.

Lo que ya sabes hacer con tu plantilla de gastos en Excel

• Tienes una hoja de gastos con totales automáticos por categoría y un resumen con ingresos, gastos y dinero disponible.
• Usas una lista desplegable para escribir la categoría sin erratas y sin tener que recordarla de memoria.
• Has convertido los datos en una tabla que crece sola al añadir filas, manteniendo fórmulas y formatos.
• Muestras el reparto del gasto en un gráfico circular de un vistazo.
• Sabes detectar y corregir los tres errores más típicos al empezar: categorías mal escritas, totales que no se actualizan y gráficos con datos vacíos.

El siguiente paso es añadir formato condicional a la hoja Resumen para que, cuando un capítulo supere el porcentaje del sueldo que te has marcado como techo (por ejemplo, Ocio por encima del 5%), la fila se ponga en rojo. Con eso, la plantilla no solo registra el gasto: te avisa.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al montar una plantilla de gastos mensuales en Excel