Cómo hacer un dashboard financiero en Excel: guía con ejemplos

Un dashboard financiero es una hoja que reúne los totales de tus ingresos y gastos con gráficos y colores para ver de un vistazo cómo va el mes, sin recorrer fila por fila. Aquí lo montas con un libro de gastos reales: una hoja de movimientos, las tablas, los totales del mes, una tabla dinámica por categoría, una línea con la evolución del ahorro y una proyección de fin de mes. Lo que aprenderás: totales automáticos, gráficos dinámicos que se actualizan solos al añadir un gasto y formato condicional para ver al instante si te pasas del presupuesto. Funciona en Excel 2007 o posterior; las tablas dinámicas y los gráficos dinámicos están en todas esas versiones, y lo único nuevo (que no usarás aquí) es HISTORIALCOTIZACIONES, que solo está en Microsoft 365 y en Excel para la web.

Qué es un dashboard financiero y por qué te sirve de un vistazo

Imagina una hoja Gastos del mes con ingresos, gastos por categoría y saldo. El dashboard pone esos totales juntos y los muestra con color para que veas la situación sin recorrer filas ni filtrar a mano. La idea es simple: en lugar de mirar cuarenta filas, miras una pantalla. Y esa pantalla se actualiza sola cuando anotas un movimiento nuevo, porque todo cuelga de Tablas que crecen y de tablas dinámicas que se recalculan.

A diferencia de un informe (que cuenta lo que ya pasó y se archiva), un dashboard está pensado para mirar hoy y decidir. Por eso los números se eligen con dos criterios: que respondan a una pregunta concreta (¿cuánto llevo gastado? ¿voy a llegar a fin de mes?) y que cambien con el tiempo sin que tengas que tocarlos. Lo que no responde a una pregunta sobra.

Las cuatro piezas que aparecen siempre en uno

• Ingresos frente a gastos del mes, para saber si el saldo es positivo.
• Evolución del ahorro en los últimos 6 a 12 meses, para ver la tendencia.
• Distribución por categoría, para saber en qué se va el dinero.
• Proyección de fin de mes, para anticipar si vas a pasarte o a quedarte corto.

Que datos preparar y en que orden meterlos en la hoja

Antes de tocar tablas dinámicas necesitas una hoja limpia con los movimientos. La idea es tener una fila por apunte y los mismos campos siempre, para que las fórmulas y los gráficos los reconozcan sin sorpresas. La decisión clave es separar en dos hojas: una para gastos y otra para ingresos. Así los SUMAR.SI.CONJUNTO no se confunden y las tablas dinámicas no mezclan peras con manzanas.

Los campos mínimos son cinco: Fecha, Tipo, Categoria, Monto y Nota. La Fecha en formato fecha real (no texto), el Tipo con un valor fijo (Gasto o Ingreso), la Categoría con una lista corta (Vivienda, Alimentación, Transporte, Ocio, Salud, Otros) y el Monto en positivo. La Nota es libre y la puedes dejar vacía.

1. Crea la hoja Gastos y rellena los encabezados en A1:E1 con los cinco campos.
2. Anota los movimientos uno por uno en las filas siguientes, con la fecha en formato fecha.
3. Crea la hoja Ingresos con los mismos campos y anota ahí los cobros (nómina, transferencias, etc.).
4. No mezcles gastos e ingresos en la misma hoja: las fórmulas del dashboard necesitan sumarlos por separado.

Convertir los datos en Tabla para que crezcan solos

Una Tabla (el objeto que se crea con Dar formato como tabla) hace dos cosas que vas a agradecer: convierte el rango en algo que crece solo al añadir filas y le pone a cada columna un nombre estable que puedes usar en las fórmulas. Cuando anotes un gasto nuevo, la Tabla lo recoge sin que toques nada.

1. En la hoja Gastos, selecciona A1:E100 (aunque tengas menos filas, el rango amplio asegura que la Tabla crezca).
2. Pulsa Inicio > Estilos > Dar formato como tabla, elige un estilo y marca La tabla tiene encabezados.
3. Repite los pasos en la hoja Ingresos con su mismo rango.
4. Verifica que aparece la pestaña contextual Diseño de tabla arriba a la derecha: si no sale, no se ha convertido en Tabla.

Nombrar cada Tabla para usarla despues sin equivocarte

Por defecto Excel las llama Tabla1, Tabla2… y es fácil liarse. Cámbiales el nombre a algo reconocible: tblGastos y tblIngresos. A partir de ahí, al escribir una fórmula el propio Excel te sugiere los nombres de columna y no tienes que acordarte de los rangos exactos.

1. Haz clic dentro de la Tabla de Gastos y abre Diseño de tabla > Propiedades > Nombre de la tabla.
2. Escribe tblGastos y pulsa Entrar.
3. Repite en la hoja Ingresos y llámala tblIngresos.

=SUMAR.SI.CONJUNTO(tblGastos[Monto];tblGastos[Tipo];"Gasto")

Los totales del mes con SUMAR.SI.CONJUNTO y los numeros que dicen algo

Ahora crea la hoja Dashboard. Aquí vivirán los totales, los gráficos y la proyección. Empieza con tres números: ingresos del mes, gastos del mes y saldo. SUMAR.SI.CONJUNTO (en inglés SUMIFS) es la función ideal porque suma una columna que cumpla varias condiciones a la vez.

=SUMAR.SI.CONJUNTO(tblIngresos[Monto];tblIngresos[Fecha];">="&FECHA(AÑO(HOY());MES(HOY());1);tblIngresos[Fecha];"<"&FECHA(AÑO(HOY());MES(HOY())+1;1))

=SUMAR.SI.CONJUNTO(tblGastos[Monto];tblGastos[Tipo];"Gasto";tblGastos[Fecha];">="&FECHA(AÑO(HOY());MES(HOY());1);tblGastos[Fecha];"<"&FECHA(AÑO(HOY());MES(HOY())+1;1))

=B2-B3

1. En Dashboard, pon los rótulos Ingresos del mes en A2, Gastos del mes en A3 y Saldo del mes en A4.
2. En B2, pega la primera fórmula de arriba (apunta a tblIngresos).
3. En B3, pega la segunda fórmula (apunta a tblGastos y filtra Tipo="Gasto").
4. En B4 escribe =B2-B3 para el saldo.

Porcentaje gastado del ingreso y formato rojo o verde

El porcentaje gastado es el indicador más rápido para saber si vas mal: si ya llevas el 80% del ingreso a mitad de mes, algo no cuadra. Lo calculas y le aplicas formato condicional para que cambie de color solo.

=SI.ERROR(B3/B2;0)

1. En B5 escribe =SI.ERROR(B3/B2;0) y aplícale formato de porcentaje (Ctrl+1 > Porcentaje).
2. Selecciona B5 y abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla.
3. Elige Aplicar formato a las celdas que sean mayores o iguales que y escribe 0,8; en Formato pon relleno rojo claro.
4. Crea otra regla con menor que 0,8 y relleno verde claro.

Una Tabla Dinamica por categoria en dos minutos

La tabla dinámica agrupa los gastos por categoría y los suma. Con un solo clic ves que Alimentación se lleva 200, Vivienda 850, y así. Es la pieza central del dashboard.

1. Haz clic dentro de la Tabla tblGastos y abre Insertar > Tablas > Tabla dinámica.
2. Acepta el origen (la propia Tabla) y elige Hoja de cálculo nueva, que llamarás Resumen.
3. En el panel de la derecha, arrastra Categoria al área Filas y Monto al área Valores; asegúrate de que Suma de Monto diga Suma y no Recuento.

El grafico que acompana a la Tabla Dinamica

Un gráfico dinámico refleja los mismos datos de la tabla y se actualiza con ella. El de anillo funciona muy bien para ver proporciones: cada categoría es un trozo del círculo.

1. Haz clic dentro de la tabla dinámica de la hoja Resumen.
2. Abre Analizar > Herramientas > Gráfico dinámico, elige Circular > Anillo y acepta.
3. Arrástralo a la esquina superior derecha de la hoja Dashboard para tenerlo a la vista.

Limitar a las categorias principales para que se lea

Con muchas categorías pequeñas el gráfico se llena de lonchas ilegibles. La solución es ocultar las menos relevantes y dejar cinco o siete, las que más pesan.

1. En la tabla dinámica, haz clic derecho sobre una categoría pequeña.
2. Elige Filtrar > Ocultar y repite hasta dejar entre cinco y siete categorías visibles.
3. El gráfico de anillo se reduce solo a las que quedan.

La evolucion del ahorro con un grafico de linea

La línea de ahorro muestra la tendencia: si el saldo mensual sube, vas bien; si baja, algo se descontrola. Se construye con otra tabla dinámica que agrupa por mes.

1. En la hoja Resumen, crea una segunda tabla dinámica con origen tblGastos.
2. Arrastra Fecha al área Filas. Excel la agrupa por mes automáticamente; si no lo hace, clic derecho > Agrupar > Meses.
3. Arrastra Monto al área Valores con Suma.
4. Con la tabla seleccionada, abre Analizar > Herramientas > Gráfico dinámico y elige Línea con marcadores.
5. Mueve el gráfico a la zona inferior del Dashboard.

Proyeccion de fin de mes con una formula que se entiende

La proyección estima cuánto llevarás gastado al cerrar el mes, suponiendo que sigues al mismo ritmo. La fórmula es simple: divides lo gastado entre los días que han pasado y multiplicas por los días totales del mes.

=B3/DIA(HOY())*DIASEM(FIN.MES(HOY();0);1)

1. En B6 escribe =B3/DIA(HOY())*DIASEM(FIN.MES(HOY();0);1) y rótula A6 como Gasto estimado fin de mes.
2. En B7 escribe =B6-B3 y rótula A7 como Sobre o sobra estimada.
3. DIA(HOY()) da los días que han pasado del mes; FIN.MES(HOY();0) da el último día y DIASEM te dice cuántos días tiene el mes.

Que pasa si el mes ya termino

Cuando llega el último día, la fórmula deja de tener sentido porque ya no estás a mitad de mes. La solución es envolverla en un SI que compare el día actual con el total del mes: si coinciden, muestra el gasto real; si no, proyecta.

=SI(DIA(HOY())=DIASEM(FIN.MES(HOY();0);1);B3;B3/DIA(HOY())*DIASEM(FIN.MES(HOY();0);1))

1. Sustituye la fórmula de B6 por la de arriba.
2. El día 30 de un mes de 30, B6 mostrará exactamente B3 (gasto cerrado).
3. El resto del mes, B6 proyecta como antes.

Por que el grafico sale vacio o con meses raros

Tres problemas aparecen a menudo al montar un dashboard así. Todos tienen solución rápida si sabes dónde mirar.

La Tabla Dinamica no muestra los meses nuevos

Anotas un gasto de este mes y la línea del gráfico no aparece. La causa: el origen de la tabla dinámica se quedó en el rango A1:E100 y no en la Tabla. Al añadir filas fuera de ese rango, la tabla no las ve.

1. Haz clic dentro de la tabla dinámica problemática.
2. Abre Analizar > Datos > Cambiar origen de datos.
3. Selecciona tblGastos completa (no un rango) y acepta.

El formato condicional pinta todo rojo

Has creado la regla del 80% y todo se pone rojo, incluso porcentajes pequeños. La causa: una regla duplicada con un umbral de 0 (que siempre se cumple) se ha quedado con el mismo color.

1. Selecciona la celda B5 y abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Administrar reglas.
2. Borra las reglas duplicadas o las que tengan umbrales sin sentido (0, 100, etc.).
3. Deja solo la mayor o igual que 0,8 en rojo y la menor que 0,8 en verde.

La proyeccion sale disparada

La proyección da un número enorme o muy bajo, y no cuadra con lo que llevas gastado. La causa: la fórmula divide entre un día del mes escrito a mano en una celda, no entre DIA(HOY()), así que cuando cambia la fecha la división se queda atrás.

=B3/DIA(HOY())*DIASEM(FIN.MES(HOY();0);1)

1. Revisa la fórmula de B6 y comprueba que usa DIA(HOY()), no una celda con un número fijo.
2. Si la habías copiado de otro mes, sustituye la referencia fija por la función y vuelve a comprobar.

Donde esta y donde no esta cada pieza

Todas las piezas de este tutorial están en Excel 2007 y posteriores. Las tablas dinámicas existen desde 2007; los gráficos dinámicos desde 2010; FIN.MES, DIASEM y SUMAR.SI.CONJUNTO desde 2007. La única función moderna relacionada con datos financieros que aquí no se usa es HISTORIALCOTIZACIONES (en inglés STOCKHISTORY), porque solo está en Microsoft 365 y en Excel para la web desde 2022, así que no la uses en Excel 2019 o anteriores: si la escribes, verás el error #¿NOMBRE?.

Lo que ya sabes hacer con tu dashboard

• Totalizar ingresos y gastos del mes con una fórmula que se actualiza sola.
• Avisarte con un color cuando te pasas del 80% del ingreso.
• Ver la distribución por categoría en un gráfico de anillo.
• Seguir la evolución del ahorro mes a mes en una línea.
• Estimar el gasto de fin de mes y saber si vas a sobrar o a quedarte corto.
• Detectar y arreglar los tres errores más habituales al añadir datos nuevos.

El siguiente paso es pegar una captura del gráfico de línea junto al de anillo y a los totales, en una sola hoja Dashboard, para tener resumen del mes, distribución, evolución y proyección en una sola pantalla que se actualiza al añadir un gasto.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al montar un dashboard financiero en Excel