Imagina tu libro de Excel como una caja de herramientas: lo básico te enseñó a usar el destornillador y el martillo. A partir de aquí vas a sumar herramientas que cambian la forma de trabajar: búsquedas a la izquierda, tablas que se actualizan solas, simulaciones sin tocar la fórmula y macros que repetirán por ti lo que haces cada lunes. Todo gira alrededor de un mismo libro, un informe de ventas mensuales de una tienda con hojas Productos, Ventas 2026 y Préstamo, que crece sección a sección. Al terminar el recorrido sabrás buscar y cruzar datos con seguridad, resumir miles de filas en una tabla dinámica, preguntar «y si cambia el tipo de interés?» sin reescribir nada, importar la facturación del ERP y grabar tu primera macro para automatizar lo que repites cada mes. Funciona en Excel para Microsoft 365, Excel 2024 y Excel 2021; con Excel 2019 o 2016 necesitas alternativas (BUSCARV e INDICE+COINCIDIR en vez de BUSCARX, por ejemplo), que se van indicando.
=SI(A2>10;"Alto";"Bajo")). Si tu Excel está configurado con punto decimal (México, Estados Unidos), el separador será la coma.Qué cubre este nivel y por qué da el salto desde el básico
Hasta aquí usaste fórmulas de una hoja, formato condicional y gráficos simples. Ahora el problema cambia: los datos ya no caben en una pantalla, las búsquedas se complican (quieres el precio a la izquierda, devolver varias columnas a la vez, que no falle si el dato no existe) y los reportes se repiten cada mes. El salto consiste en pasar de «hacer cosas a mano» a «dejar que el libro piense por ti». El libro que recorre el tutorial es el cierre de mes de una pequeña tienda: cada día se apuntan ventas en Ventas 2026, con código de producto y región; al final del mes hay que resumir por región, ver el margen, estudiar qué pasaría si suben los tipos y dejar preparado el informe en PDF. Antes, eso significaba rehacer fórmulas a mano. Con lo que verás, el mismo libro se actualiza solo cuando cambian los datos, los resúmenes se generan en un clic y la exportación al jefe se automatiza con una macro.
Buscar datos con funciones que no fallan
BUSCARV (VLOOKUP) ha sido durante años la búsqueda por defecto, pero se queda corto cuando necesitas mirar a la izquierda de la columna clave, devolver varias columnas, controlar el error a la derecha del resultado o no preocuparte por el orden de las columnas. De ahí pasan a sustituirla dos caminos: BUSCARX (XLOOKUP), la búsqueda moderna pensada para todos los días, e INDICE+COINCIDIR (INDEX+MATCH), la pareja clásica que sigue viva en cualquier versión de Excel.
- BUSCARX: buscas y devuelves en dos matrices separadas; admite error limpio, búsqueda a la izquierda y comodines.
- INDICE+COINCIDIR: la veterana, presente en todas las versiones de Excel, perfecta para quien todavía trabaja con Excel 2019 o anterior.
- BUSCARV: sigue siendo válida en búsquedas a la derecha con datos ordenados y como referencia histórica.
- COINCIDIRX (XMATCH): la versión moderna de COINCIDIR, con búsqueda a la izquierda y modos ampliados, disponible desde Excel 2021 y Microsoft 365.
BUSCARX (XLOOKUP): la búsqueda moderna
Sintaxis: =BUSCARX(valor_buscado; matriz_buscada; matriz_resultado; [si_no_encontrado]; [modo_coincidencia]; [modo_búsqueda]). Está disponible desde Excel 2021, Excel 2024 y Microsoft 365; en Excel 2019 y 2016 no existe y muestra #¿NOMBRE?.
=BUSCARX(D2;A2:A8;B2:B8;"No encontrado";0;0)| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Codigo | Producto | Precio | Codigo | Precio |
| 2 | P001 | Teclado | 25,00 | P001 | 25,00 |
| 3 | P002 | Raton | 15,00 | P002 | 15,00 |
| 4 | P003 | Monitor | 180,00 | P005 | No encontrado |
"No encontrado"), BUSCARX pinta ese texto y no el feo #N/A cuando el código no existe.INDICE y COINCIDIR (INDEX y MATCH): la pareja que sigue en todas las versiones
=INDICE(C2:C20;COINCIDIR("Teclado";B2:B20;0)) devuelve el precio (columna C) cuya fila coincide con la posición del texto "Teclado" en la columna B. Sirve en Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365.
=INDICE(C2:C20;COINCIDIR("Teclado";B2:C20;0))| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Codigo | Producto | Precio |
| 2 | P001 | Teclado | 25,00 |
| 3 | P002 | Raton | 15,00 |
| 4 | P003 | Monitor | 180,00 |
| 5 | P004 | Alfombrilla | 8,50 |
| 6 | P005 | Webcam | 45,00 |
PISTA: COINCIDIR va con un 0 como tercer argumento cuando quieres coincidencia exacta; un 1 o -1 sirve para búsqueda aproximada sobre listas ordenadas. Fíjate también en que COINCIDIR devuelve la posición, no el valor: de ahí que el resultado se "case" con INDICE para devolver lo que necesitas.
Cuándo usar cada una en lugar de BUSCARV
| Situación | BUSCARX | INDICE + COINCIDIR | BUSCARV |
|---|---|---|---|
| Buscar a la izquierda de la columna clave | Sí, sin truco | Sí, con dos argumentos | No (solo mira a la derecha) |
| Devolver varias columnas a la vez | Con matriz de varias columnas como tercer argumento | Anidándolo o con CHOOSE/INDICE | Con COLUMPLEGIBLE, más sucio |
| No importar el orden de columnas | Sí, porque busca y devuelve matrices separadas | Sí, por la misma razón | No, depende de posiciones fijas |
| Buscar en un rango de filas (no columna) | Sí, búsqueda vertical y horizontal | Sí, ajustando la matriz | Solo vertical |
| Error limpio si no existe | Sí, con el 4.º argumento | Sí, envolviendo en SI.ERROR | No, devuelve #N/A siempre |
Cálculos con matrices, funciones lógicas y de error
Cuando una fórmula tiene que devolver varios valores, antes había que seleccionarla con Ctrl+Mayús+Entrar (formulas matriciales CSE). Desde Excel 2021 y Microsoft 365, las matrices dinámicas vierten el resultado de forma automática en un rango que se ajusta solo: ese «spill» se llama desbordamiento en la ayuda oficial.
SI (IF), SI.CONJUNTO (IFS) y la Y y O dentro
Sintaxis: =SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso). Cuando el test se complica, SI.CONJUNTO (IFS) desde Excel 2019 encadena condiciones en limpio sin anidar paréntesis: =SI.CONJUNTO(B2>=1000;"Alto";B2>=500;"Medio";VERDADERO;"Bajo"). Y para exigir varias condiciones a la vez (una Y) o solo una de varias (una O), usa Y(...) y O(...) dentro del primer argumento.
=SI(Y(A2>10;B2<100);"OK";"Revisar")exige las dos.=SI(O(A2="X";B2="Y");"Apto";"No apto")admite una u otra.
=SI(B2>=1000;0,15;SI(B2>=500;0,10;0,05))| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Cliente | Importe | Descuento |
| 2 | Norte | 1.250,00 | 0,15 |
| 3 | Sur | 720,00 | 0,10 |
| 4 | Este | 430,00 | 0,05 |
| 5 | Oeste | 980,00 | 0,10 |
Errores que puedes atrapar y los que no
SI.ERROR (IFERROR) y SI.ND (IFNA) sustituyen cualquier resultado que sea un error de un tipo concreto por lo que les digas: =SI.ND(BUSCARX(...);"No encontrado") devuelve el texto solo cuando falla BUSCARX. La diferencia clave: SI.ND solo atrapa el #N/A que aparece cuando algo no se encuentra; SI.ERROR atrapa también #¡DIV/0!, #¡VALOR!, #¡REF! y casi todos los demás, lo que a veces disimula un fallo real.
#N/A: no se encontró el dato; tapalo con SI.ND.#¡REF!: la referencia apunta a algo borrado; hay que rehacerla.#¡DIV/0!: división entre cero o celda vacía; protege con=SI.ERROR(A2/B2;0).#¿NOMBRE?: función mal escrita o desconocida en tu versión.
=SI.ERROR(BUSCARX(D2;A2:A8;B2:B8);0)Cálculos con matrices y el spill de Microsoft 365
Una operación matricial sencilla: =A2:A8*B2:B8 multiplica cada precio por su cantidad, pero sin un único destino en una versión clásica; en Excel 2021 y Microsoft 365 basta con escribir en una celda y seleccionar el rango destino. Toda la matriz ocupa varias celdas: es el spill.
=A2:A4*B2:B4| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Precio | Cantidad | Total |
| 2 | 25,00 | 4 | 100,00 |
| 3 | 15,00 | 7 | 105,00 |
| 4 | 8,50 | 12 | 102,00 |
Tablas dinámicas: el resumen que arma el jefe en 10 minutos
La tabla dinámica toma miles de filas y las resume en un clic sin tocar fórmulas. En el libro, la hoja Ventas 2026 con Región, Producto, Mes e Importe tiene 24 ventas repartidas entre cuatro regiones y tres meses: queremos pasar de esos 24 renglones a una tabla que diga «Importe por Región» con su total y su porcentaje.
Crear el resumen básico
escoja los datos que desea analizar
Elija dónde colocar el informe
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | |||
| 2 | |||
| 3 | Suma de Importe | ||
| 4 | Etiquetas de fila | Suma de Importe | % del total general |
| 5 | Norte | 4.850,00 | 24,25% |
| 6 | Sur | 5.120,00 | 25,60% |
| 7 | Este | 4.950,00 | 24,75% |
| 8 | Oeste | 5.080,00 | 25,40% |
Campos calculados para que el resumen piense
Sobre el mismo resumen, calcula el margen al 20%: pestaña Análisis de tabla dinámica > grupo Cálculos > botón Campos, elementos y conjuntos > Campo calculado. El nuevo campo aparece junto a Importe y se refresca con la tabla.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Suma de Importe | |||
| 2 | Etiquetas de fila | Suma de Importe | % del total general | Margen |
| 3 | Norte | 4.850,00 | 24,25% | 970,00 |
| 4 | Sur | 5.120,00 | 25,60% | 1.024,00 |
| 5 | Este | 4.950,00 | 24,75% | 990,00 |
| 6 | Oeste | 5.080,00 | 25,40% | 1.016,00 |
Cambiar el formato y ver los datos sin perder detalle
Resumen por
Doble clic en cualquier celda del resumen (por ejemplo 4.850,00 de Norte) abre una hoja nueva con el detalle de esas ventas concretas. Para refrescar todo cuando cambien los datos: clic derecho sobre la tabla > Actualizar, o Datos > Consultas y conexiones > Actualizar todo.
Análisis Y si sin tocar la fórmula: Buscar objetivo, Escenarios y Solver
Tres herramientas del menú Datos, en los grupos «Herramientas de datos» o «Análisis Y si», responden a preguntas muy distintas: Buscar objetivo ajusta una entrada hasta conseguir un resultado; los Escenarios comparan varias hipótesis guardadas; las Tablas de datos generan una matriz de sensibilidad; Solver resuelve problemas con restricciones.
Buscar objetivo (Goal Seek)
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Capital | 10.000,00 |
| 2 | Tasa anual | 5,00% |
| 3 | Plazo (meses) | 36 |
| 4 | Cuota mensual | 301,92 |
Administrador de escenarios
- Escenario 1: Tasa 5%, Plazo 36 meses; Cuota 301,92.
- Escenario 2: Tasa 6%, Plazo 36 meses; Cuota 304,22.
- Escenario 3: Tasa 7%, Plazo 24 meses; Cuota 451,23.
El botón Resumen de escenarios abre un cuadro donde eliges las celdas de resultado y crea una hoja a parte comparando todas las hipótesis en una sola tabla.
Tablas de datos de una y dos entradas
En la misma hoja Préstamo, monta una matriz 5×5 con plazos en filas (24 a 48) e intereses en columnas (4% a 8%) y una fórmula PAGO en la esquina superior izquierda: =PAGO(tasa/12;plazo*-1;capital). La esquina se selecciona junto con toda la matriz y se aplica Datos > Análisis Y si > Tabla de datos, rellenando «celda de entrada fila» (plazo) y «celda de entrada columna» (tasa). Excel rellena la tabla con las 25 cuotas calculadas sin tocar la fórmula.
Solver para problemas con condiciones
B2:B6 >= 0
B2:B6 <= 100
SUMA(B2:B6) = 1000
Importar y exportar datos: de texto a Excel y de Excel a texto
A veces los datos vienen del ERP en un .csv; otras, toca mandarle al banco un archivo de ancho fijo. Los dos caminos pasan por Power Query (Datos > Obtener y transformar datos) tanto para entrar como para salir.
Traer un archivo de texto delimitado o de ancho fijo
Consultar una base de datos externa
Exportar a archivos de texto delimitados o de ancho fijo
.csv solo si te piden ese formato exacto; .txt de ancho fijo se hace eligiendo columnas con espacios en blanco, no con el delimitador. Un archivo .csv solo guarda valores: ni fórmulas, ni formatos, ni gráficos.Macros: dejar que Excel haga por ti lo que repetirás mañana
Una macro es un listado de pasos guardados: pulsas Grabar, haces lo que harías a mano, Detener, y Excel lo repite con un clic en un botón. Vale la pena cuando repites la misma secuencia más de dos veces al mes; cuando la lógica depende de condiciones o bucles, entonces toca pasar a VBA. La pestaña Programador está oculta por defecto: Actívala en Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones > Marcar «Programador».
Grabar una macro en una hoja de trabajo real
- Selecciona el rango A1:D24 de la hoja
Ventas 2026. - Inicio > Estilos > Dar formato como tabla > elige uno.
- Inicio > Celdas > Formato > Formato de celdas > Moneda con separador de miles.
- Inicio > Celdas > Autoajustar ancho de columna.
- Programador > Código > Detener grabación.
Ahora aparece en Programador > Código > Macras y se ejecuta desde Vista > Macros > Ver macros > Ejecutar, o con la combinación Ctrl+Mayús+I.
Guardar el archivo en el formato correcto
.xlsm. Si lo guardas como .xlsx, Excel borra las macros sin avisar. Excel para la web abre los .xlsm, pero no ejecuta VBA: muestra el contenido pero no corre la macro; para automatizar en la web se usa Scripts de Office.Dos ejemplos prácticos con macros ya grabadas
- «Informe diario»: selecciona el rango, aplica formato Moneda, inserta salto de página, ajusta área de impresión y exporta a PDF:
Archivo > Guardar como > PDF. - «Limpieza de datos importados»: ejecuta
Datos > Herramientas de datos > Quitar duplicados,=ESPACIOS(A1)para homogeneizar textos, yInicio > Celdas > Formato > Dar formato > Ajustar textoen columnas estrechas.
Errores reales que aparecen en este nivel y cómo arreglarlos
- BUSCARV devuelve
#N/Ay el dato sí está. - La tabla dinámica no se actualiza y se queda vieja.
- Buscar objetivo dice «La celda debe contener una fórmula».
- La macro guardada se desactiva o no aparece.
- BUSCARX no se reconoce en mi Excel.
BUSCARV devuelve #N/A y el dato sí está
=INDICE(B2:B20;COINCIDIR(ESPACIOS(A2);ESPACIOS(A2:A20);0))La hoja Productos falla porque el código buscado tiene un espacio final invisible y la tabla no. Dos arreglos: añadir =ESPACIOS(A2) en la fórmula, o aplicar ESPACIOS a los datos con Inicio > Edición > Buscar y seleccionar > Reemplazar.
La tabla dinámica no se actualiza y se queda vieja
Clic derecho sobre cualquier celda de la tabla dinámica > Actualizar, o Datos > Consultas y conexiones > Actualizar todo. Para que se actualice cada vez que abras el libro: clic derecho > Opciones de tabla dinámica > pestaña Datos > marca «Actualizar datos al abrir el archivo».
Buscar objetivo dice que la celda debe contener fórmula
La celda cambiada no tiene fórmula; se hace referencia a una variable independiente del modelo, como el plazo del préstamo, no a un campo calculado de la tabla dinámica. Si lo que cambias está dentro de un campo calculado, la herramienta no puede moverlo y muestra el aviso.
La macro guardada se desactiva o no aparece
El archivo se guardó como .xlsx en vez de .xlsm y Excel borra el módulo de VBA al guardar. Vuelve a guardarlo como .xlsm. Si al abrir el libro ves la franja amarilla «Las macros se han deshabilitado», pulsa Habilitar contenido; en Excel para la web las macros VBA no se ejecutan, solo el contenido del libro.
Lo que ya sabes hacer y el siguiente paso
- Buscas datos con BUSCARX o con INDICE+COINCIDIR según la versión de tu Excel.
- Creas tablas dinámicas con campos calculados y formato a medida.
- Simulas escenarios con Buscar objetivo, Escenarios y Tablas de datos, y resuelves problemas con Solver.
- Importas y exportas texto (CSV, ancho fijo) y consultas externas con Power Query.
- Grabas macros para automatizar el formateo del informe y la limpieza de datos importados.
El siguiente paso natural es Power Query: lo que ahora grabas como macro de limpieza se convierte en una consulta reproducible que se aplica cada vez que llega un archivo nuevo, sin tocar un botón. Cuando esa lógica crezca con condiciones y bucles, VBA es la herramienta que convierte tus pasos grabados en un programa de verdad.
Dudas al subir de Excel intermedio a avanzado
1. ¿Qué nivel de Excel se necesita para trabajar en un puesto como el de oficina de un banco tipo Santander?
En banca comercial se suelen pedir tres bloques claros: manejo fluido de BUSCARV y BUSCARX para cruzar bases de clientes y operaciones, dominio de tablas dinámicas con segmentaciones para reportes de cartera, y construcción de cuadros de mando con SI.CONJUNTO y validación de datos. Sumar Power Query para combinar extractos mensuales y gráficos de evolución de saldos marca la diferencia frente al resto de candidatos.
2. ¿Dónde se puede hacer un curso de Excel básico, intermedio y avanzado gratis?
YouTube tiene itinerarios completos del básico al avanzado sin pagar nada: el canal de Excel para todos, Leila Navarro y Aulaexcel arrancan con fórmulas y cierran con Power Query y tablas dinámicas. Para hacerlo más estructurado, las plataformas edX y Coursera ofrecen cursos de instituciones como la Universidad de Barcelona o Galileo con auditoría gratuita, y siempre puedes descargar los apuntes del curso de la SEP en México o del SENA en Colombia como complemento.
3. ¿Qué cursos de Excel dan certificado y cubren los tres niveles básico, intermedio y avanzado?
Fundación Carlos Slim, Coursera, edX y LinkedIn Learning emiten diploma al terminar; la mayoría evalúa con cuestionarios en línea y conserva la vigencia del documento mientras la plataforma siga activa. Para que el certificado tenga peso real, conviene que acredite horas, temario concreto (funciones, tablas dinámicas, Power Query, macros) y, a poder ser, una institución reconocida, no solo un autogenerado de un portal menor.
4. ¿Cómo aprender Excel intermedio por cuenta propia y gratis?
Marca un solo objetivo y trabaja sobre un archivo real: por ejemplo, una hoja de ventas mensuales a la que tengas que aplicarle BUSCARV, SUMAR.SI.CONJUNTO y una tabla dinámica con segmentación por región. Con Microsoft 365 dispones de Practicar en Excel y plantillas guiadas gratuitas en support.microsoft.com/es-es, y en YouTube encuentras ejemplos paso a paso que puedes replicar mientras ves el vídeo.
5. ¿Hay manuales en PDF que cubran el nivel intermedio de Excel en un solo documento?
Sí, descargables gratis con temario ordenado: la Guía rápida de Excel 2016 de Microsoft en support.microsoft.com, los manuales en PDF de la Universidad de Buenos Aires y los apuntes del curso básico-intermedio de la Junta de Castilla y León. Para Power Query, macros y BUSCARX conviene un PDF actualizado posterior a 2021, porque los más antiguos no contemplan matrices dinámicas ni tablas estructuradas modernas.
6. ¿Qué cursos de Excel avanzado son gratis y emiten certificado?
Fundación Carlos Slim (México), SENA (Colombia) y Argentina Programa ofrecen cursos de Excel avanzado con certificación oficial tras aprobar la evaluación en línea; Coursera y edX también permiten auditar gratis y pagar solo si quieres el diploma. Para Power Query, Power Pivot y análisis de datos con tablas dinámicas avanzadas, busca cursos que mencionen explícitamente estas herramientas en su temario, porque muchos certificados de “avanzado” solo cubren fórmulas y gráficos.
7. ¿Dónde se ofrecen cursos presenciales de Excel básico, intermedio y avanzado en España?
Los centros de referencia son las escuelas oficiales como CEPI bases de Madrid y Barcelona, los centros del INAEM en Aragón, los CIFP de Formación Profesional que imparten certificados de Ofimática del SEPE, y academias privadas como PcCarreira, FormadoresIT o Microgestión. Comprueba antes plazas, fechas y si el temario incluye los tres niveles o solo uno: muchas academias separan el básico del intermedio-avanzado en cursos de 40 a 120 horas con prácticas sobre archivos reales.
Fuentes
- MicrosoftSCAN — documentación oficialconsultado el 13/10/2026