Plantilla Excel para hotel gratis: organiza reservas y habitaciones

Una plantilla Excel para hotel gratis sirve para llevar al día las reservas, las habitaciones y la disponibilidad de un alojamiento pequeño sin pagar por un programa específico. Con tres hojas bien ordenadas (Reservas, Habitaciones y Configuración) y unas pocas funciones de Excel, cualquier persona puede montar su propio registro y filtrarlo por fecha, estado o habitación. En este tutorial se construye, paso a paso, esa plantilla sobre un hotel ficticio de 6 habitaciones, y al terminar tendrás un libro listo para copiar, adaptar a tu caso y reutilizar cada temporada. Todo lo que se explica funciona en Excel para Microsoft 365, 2024, 2021, 2019 y 2016, y también en Excel para la web; la estructura es la misma en todas las versiones.

Qué incluye una plantilla gratuita para un hotel

Una plantilla gratuita para un hotel es, en el fondo, un libro de Excel con varias hojas relacionadas que recogen los datos básicos de un alojamiento: las reservas que se van haciendo, las habitaciones que existen y los valores fijos (tipos de cuarto, estados posibles, temporadas). Su trabajo no es sustituir a un sistema de reservas profesional, sino ordenar la información que de otra forma quedaría en libretas, PDFs o mensajes sueltos.

Para este tutorial usaremos un hotel pequeño llamado Posada del Valle, con 6 habitaciones numeradas del 101 al 106. La idea es que cualquier persona con Excel pueda copiar la estructura, cambiar los nombres y empezar a registrar reservas el mismo día. Los datos que controla la plantilla son: quién reserva (huésped), cuándo llega y cuándo se va (fechas de entrada y salida), qué habitación ocupa, en qué estado está la reserva (Pendiente, Confirmada, En curso, Finalizada, Cancelada) y una columna calculada de disponibilidad que se actualiza sola.

Las hojas y columnas de la plantilla de hotel

La plantilla se apoya en tres hojas que se complementan. La primera, Reservas, es el registro diario: una fila por reserva con su código, el nombre del huésped, las fechas de entrada y salida, la habitación asignada, el estado y el número de noches calculado. La segunda hoja, Habitaciones, lista cada cuarto con su número, tipo (Individual, Doble, Suite), capacidad, tarifa por noche y una nota libre. La tercera, Configuración, guarda los valores fijos que se repiten: los tipos de habitación y los estados posibles, que luego se usan para las listas desplegables.

La clave es que las tres hojas "hablan" entre sí: el número de habitación escrito en Reservas debe existir en Habitaciones, y el estado y el tipo deben estar en Configuración. Esto evita errores al escribir y permite buscar datos con funciones como BUSCARV o BUSCARX más adelante.

Preparar una plantilla Excel para hotel

El primer paso es crear el libro y copiar los encabezados. Abre Excel, ve a Archivo > Nuevo > Libro en blanco y guarda el archivo enseguida con Ctrl+G como Plantilla-Posada-del-Valle.xlsx. Después, en la parte de abajo, haz doble clic sobre la pestaña "Hoja1" y renómbrala como Reservas; repite con "Hoja2" (Habitaciones) y "Hoja3" (Configuración). Si tu Excel muestra solo una hoja, usa el botón + para añadir las que falten.

En la hoja Reservas, escribe en la fila 1 los encabezados: A1 Reserva, B1 Huésped, C1 Entrada, D1 Salida, E1 Habitación, F1 Estado, G1 Noches. En la hoja Habitaciones, A1 Habitación, B1 Tipo, C1 Capacidad, D1 Tarifa, E1 Notas. En Configuración, A1 Tipos habitación y en C1 Estados reserva (dejando la columna B vacía a propósito para separar las dos listas). Copia los datos de las dos tablas que viste en la sección anterior.

Dar formato y proteger la información del hotel

Con los datos copiados, toca dejarlos presentables. Selecciona C2:D100 en la hoja Reservas y aplica formato de fecha corta: Inicio > Número > Formato de número de fecha corta (o Ctrl+1 y elige "Fecha corta" en la pestaña Número). En la hoja Habitaciones, la columna Tarifa se formatea como moneda con dos decimales; en este tutorial usamos importes en euros, así que Ctrl+1 > Moneda > 2 decimales.

Ajusta el ancho de las columnas: doble clic en la línea que separa dos letras de columna (por ejemplo, entre A y B) para que se adapten al contenido más largo. Si vas a compartir la plantilla, protege los encabezados para que nadie los borre por accidente: selecciona la fila 2 hacia abajo, ve a Revisar > Proteger hoja, deja la casilla "Permitir a los usuarios seleccionar celdas bloqueadas" activada y acepta.

Registrar Availability y datos de una reserva

Para registrar una reserva nueva, ve a la última fila libre de Reservas y rellena: código (R-005), nombre del huésped, fecha de entrada, fecha de salida, número de habitación y estado. Aquí es donde la plantilla empieza a trabajar sola: en la columna Noches se calcula la estancia con una resta de fechas.

En G2 escribe =D2-C2 y arrastra el controlador de relleno (el cuadradito de la esquina inferior derecha de la celda) hasta la última fila con datos. Excel mostrará el número de noches, pero como la resta de fechas da un resultado en días, hay que aplicar formato de número general a la columna G: selecciónala y pulsa Ctrl+1 > Número > General.

Filtrar y buscar una reserva en la plantilla

Con varias reservas dentro, lo más útil es localizar una concreta. La forma más rápida es el filtro automático: selecciona cualquier celda de los datos de Reservas y pulsa Ctrl+Mayús+L (o ve a Datos > Ordenar y filtrar > Filtro). Aparecerá una flecha en cada encabezado; al pulsarla se puede filtrar por estado (por ejemplo, ver solo las "Pendientes") o por habitación.

Para ordenar por fecha de entrada, usa la flecha de la columna C y elige "Ordenar de más antiguo a más reciente". Si prefieres buscar una reserva por el nombre del huésped, usa Ctrl+B para abrir el cuadro de Buscar, escribe el nombre y pulsa "Buscar siguiente".

Guardar y reutilizar la plantilla del hotel

Una plantilla se reutiliza, no se machaca. Cuando termines de registrar las reservas de un periodo, ve a Archivo > Guardar como y guarda el archivo con un nombre que incluya la fecha, por ejemplo Reservas-Posada-del-Valle-2026-Q1.xlsx. La plantilla original se queda intacta en Plantilla-Posada-del-Valle.xlsx, y cada temporada abres una copia nueva desde ella.

Antes de eso, conviene convertir los rangos de datos en Tabla: selecciona A1:G6 en Reservas, pulsa Ctrl+T`, marca "La tabla tiene encabezados" y acepta. Repite con la hoja Habitaciones**. A partir de ahí, al añadir una fila debajo de la última, la Tabla se extiende sola y los formatos y fórmulas se mantienen.

Corregir los errores más habituales de la plantilla

Fechas que aparecen como texto

A veces, al pegar datos desde otra hoja, la columna Entrada se ve como 14/03/2026 pero está guardada como texto. En la celda se alinea a la izquierda y al sumar días da #¡VALOR!. La causa es que Excel no las reconoció como fecha. El arreglo: selecciona la columna, ve a Datos > Herramientas de datos > Texto en columnas, pulsa "Finalizar" sin cambiar nada y Excel las convierte a fecha real.

La fórmula de noches devuelve un número raro

Si en la columna G ves un valor como 46095 en lugar de 3, la celda tiene formato de fecha heredado. Selecciónala, abre Ctrl+1 > Número > General y acepta. La fórmula =D2-C2 ya estaba bien; solo el formato la mostraba mal.

Filtros que no muestran todas las filas

Si el filtro deja fuera reservas nuevas, probablemente los datos se pegaron debajo de la Tabla o quedaron fuera del rango filtrado. El arreglo: convierte el rango otra vez en Tabla con Ctrl+T para que el filtro cubra todas las filas, o amplía el rango del filtro manualmente desde Datos > Ordenar y filtrar > Filtro después de seleccionar todo el rango.

Habitación escrita que no existe en la hoja Habitaciones

Escribir "12" en vez de "102" es un error típico. Para evitarlo, en la columna Habitación de Reservas se puede usar Validación de datos con la lista de la hoja Habitaciones: selecciona E2:E100, ve a Datos > Herramientas de datos > Validación de datos, elige "Lista" y en Origen escribe =Habitaciones!$A$2:$A$7. Así solo se pueden elegir números válidos.

Qué puede y qué no puede hacer una plantilla gratuita

Una plantilla gratuita en Excel puede:

• Registrar reservas con sus fechas, huésped, habitación y estado.
• Calcular noches y, con BUSCARV o BUSCARX, traer la tarifa de cada habitación.
• Filtrar y ordenar por fecha, estado o habitación.
• Servir de base para un resumen de ingresos con SUMAR.SI.CONJUNTO y para un cuadro de mando con tablas dinámicas.
• Funcionar sin internet, sin suscripción y sin enviar datos a ningún servidor.

Una plantilla gratuita no puede:

• Conectarse a canales de reserva online (Booking, Expedia) ni sincronizarse con ellos.
• Cobrar al huésped ni generar enlaces de pago.
• Enviar correos automáticos de confirmación o recordatorio.
• Gestionar varios usuarios escribiendo a la vez sin pisarse.
• Escalar a miles de reservas sin volverse lenta: Excel 2007 en adelante admite 1.048.576 filas por hoja, pero con cientos de reservas y fórmulas el archivo se ralentiza.

Lo que ya sabes hacer con tu plantilla de hotel

Has construido un libro con tres hojas relacionadas (Reservas, Habitaciones y Configuración), has aplicado formato de fecha y moneda, has calculado las noches de cada estancia, has protegido los encabezados y has añadido listas desplegables y filtros para trabajar a diario. Lo siguiente es guardar la plantilla en una carpeta clara (por ejemplo, Plantillas/Hotel/) y, cuando arranques cada temporada, abrir una copia, renombrarla con el año y empezar a registrar.

• Tres hojas: Reservas, Habitaciones y Configuración.
• Fórmulas: =D2-C2 para noches; listas desplegables en Habitación y Estado.
• Formato: fecha corta en C y D, moneda en Tarifa, Tabla en los dos rangos.
• Filtros: Ctrl+Mayús+L para localizar reservas por estado, fecha o habitación.
• Archivos: la plantilla original sin tocar; una copia con la fecha por temporada.

El siguiente paso natural es añadir una columna Ingresos con =G2*BUSCARV(E2;Habitaciones!$A$2:$D$7;4;FALSO) y, con esos datos, montar una tabla dinámica que resuma ocupación por mes y por tipo de habitación.

Dudas al usar una plantilla Excel para hotel