El estado de ganancias y pérdidas, también llamado estado de resultados o cuenta de pérdidas y ganancias, muestra si un negocio ganó o perdió dinero durante un periodo concreto. En este tutorial construirás el reporte mensual de una tienda de ropa en Excel: partirás de sus movimientos, calcularás cada nivel de utilidad y compararás los importes con las ventas netas. Las fórmulas y herramientas mostradas están disponibles en Excel 2007 y posteriores, Microsoft 365, Excel para la web, Mac y móviles.
Qué es el estado de ganancias y pérdidas
El estado de ganancias y pérdidas (P&L) compara los ingresos y los costos de un periodo para llegar a la utilidad neta. No muestra cuánto dinero hay en el banco: explica cómo se obtuvo el resultado.
En el libro de ejemplo hay dos hojas: Movimientos, que registra las operaciones de marzo, y Estado, que resume esas operaciones. La hoja de estado empieza así:
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Estado de ganancias y pérdidas — marzo | |
| 2 | Concepto | Importe |
| 3 | ||
| 4 | Ventas netas | 48.000 |
| 5 | Costo de ventas | 26.400 |
| 6 | Utilidad bruta |
El importe se registra en positivo. La estructura en cascada resta cada nivel al anterior: ventas netas menos costo de ventas, menos gastos operativos, menos gastos financieros e impuestos. Así, una pérdida aparece como un resultado final menor que cero.
Cómo estructurar el estado por niveles de utilidad
La columna A contiene los conceptos y la columna B, los importes. Cada subtotal se calcula con una fórmula, no escribiéndose a mano: si cambia un movimiento, el estado se actualiza.
La hoja Estado queda organizada en bloques: ventas netas, costo de ventas, utilidad bruta, gastos operativos detallados, utilidad operativa, gastos financieros, impuestos y utilidad neta. El total de gastos operativos ocupa una fila y las categorías que lo componen ocupan filas anteriores, en este caso B10:B15.
Ventas netas y costo de ventas
Las ventas netas son los ingresos después de descuentos y devoluciones. El costo de ventas incluye únicamente lo directamente atribuible a lo vendido: compra de mercadería, materiales usados en la producción y-adjustments similares.
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Estado de ganancias y pérdidas — marzo | |
| 2 | Concepto | Importe |
| 3 | ||
| 4 | Ventas netas | 48.000 |
| 5 | Costo de ventas | 26.400 |
La diferencia entre ambas filas es el margen con el que la tienda trabaja.
Utilidad bruta y utilidad operativa
La utilidad bruta mide lo que queda de las ventas después de cubrir lo directamente relacionado con la venta. Se obtiene restando el costo de ventas a las ventas netas:
=B4-B5La utilidad operativa añade el efecto de los gastos de la actividad: sueldos, alquiler, marketing y servicios. Para obtenerla, se resta el total de gastos operativos a la utilidad bruta:
=B6-B16Utilidad antes de impuestos y utilidad neta
Después de la utilidad operativa llegan los gastos financieros y los impuestos. La utilidad antes de impuestos se calcula restando los gastos financieros:
=B16-B17La utilidad neta resta los impuestos de esa cifra:
=B18-B19Si el resultado es negativo, el negocio tuvo pérdidas en ese periodo.
Una hoja de movimientos para construir el estado
Antes de llenar el reporte a mano, registra los movimientos del mes. En el libro de ejemplo, la hoja Movimientos reúne fecha, concepto, categoría y monto.
- Cambia el nombre de la hoja inicial: haz doble clic en la pestaña y escribe
Movimientos. - En A1 escribe
Fecha; en B1,Concepto; en C1,Categoría; en D1,Monto. - Registra los movimientos de marzo. Usa la categoría
Ventas,Costo de ventas,Gastos operativos,Gastos financierosoImpuestos, porque el reporte se apoyará en ella. - Formatea la columna A como fecha y la columna D como número con dos decimales.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | Concepto | Categoría | Monto |
| 2 | 03/03/2026 | Venta de mercadería | Ventas | 18.000 |
| 3 | 08/03/2026 | Compra de mercadería | Costo de ventas | 12.600 |
| 4 | 12/03/2026 | Alquiler del local | Gastos operativos | 4.200 |
| 5 | 26/03/2026 | Marketing digital | Gastos operativos | 2.100 |
| 6 | 31/03/2026 | Comisiones bancarias | Gastos financieros | 900 |
Calcular las cifras y los porcentajes del estado
Ahora la hoja Estado usa los movimientos para construir el reporte. La suma por categoría y mes se obtiene con SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS), disponible desde Excel 2007.
Crea una hoja nueva llamada Estado. En B4 coloca la fórmula que suma las ventas de marzo:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!$D$2:$D$20;Movimientos!$C$2:$C$20;"Ventas";Movimientos!$A$2:$A$20;">="&FECHA(2026;3;1);Movimientos!$A$2:$A$20;"<"&FECHA(2026;4;1))En B5, cambia "Ventas" por "Costo de ventas" y arrastra el controlador de relleno hasta B19. En F2 escribe el mes como fecha, 01/03/2026, para que el filtro sea visible.
Ctrl+Mayús+ para ver la fórmula completa en la barra de fórmulas.Fórmulas para resumir los gastos por categoría
Para los gastos operativos, la fórmula anterior los reúne en una sola fila, pero el reporte debe mostrar qué categoría compone ese total. Por eso se detallan las categorías en filas separadas y se suman con SUMA (SUM).
En B10:B15 escribe sueldos, alquiler, marketing, servicios y otros gastos. Coloca en B16:
=SUMA(B10:B15)El resultado es 16.600. Las categorías pueden obtenerse también con SUMAR.SI.CONJUNTO, pero conviene mantener visible el desglose: resulta más fácil detectar cuál gasto aumentó.
Columna de porcentajes sobre ventas netas
La columna C muestra cuánto representa cada partida respecto de las ventas netas. En C4 escribe:
=B4/$B$4Arrastra hasta C19. El signo $ mantiene fijo el divisor cuando copies la fórmula hacia abajo.
Después selecciona C4:C19 y aplica Inicio > Número > Más Formats de número o el botón de formato de número con dos decimales. El 55% del costo de ventas se obtiene con una referencia absoluta, mientras que las utilidades se calculan con formulas simples.
Presentar las pérdidas con formato condicional
Un importe negativo llama la atención: señala qué partidas reducen la utilidad. En el ejemplo, un resultado final negativo debe verse claramente, sin tener que leer todas las filas.
- Selecciona el rango B4:B19 de la hoja Estado.
- Abre Inicio > Estilos > Formato condicional.
- Elige Nueva regla.
- Selecciona la opción «Solo valores que contengan» y elige «Menor que».
- Escribe
0y elige un formato con fuente roja. - Pulsa Aceptar.
Un ejemplo completo de estado mensual
Este apartado construye el mes de marzo de la tienda de ropa. Las cifras salen de los movimientos registrados en la hoja anterior y terminan conectadas con el reporte.
Ventas netas de 48.000
En Estado, B4 muestra el resultado de la fórmula con SUMAR.SI.CONJUNTO: 48.000. En C4, la fórmula =B4/$B$4 da 100,00%.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Estado de ganancias y pérdidas — marzo | ||
| 2 | Concepto | Importe | % sobre ventas |
| 3 | |||
| 4 | Ventas netas | 48.000 | 100,00% |
Costo de ventas de 26.400
La misma fórmula con la categoría «Costo de ventas» devuelve 26.400. En C5:
=B5/$B$4El porcentaje es 55,00%: el costo absorbe algo más de la mitad de las ventas.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 4 | Ventas netas | 48.000 | 100,00% |
| 5 | Costo de ventas | 26.400 | 55,00% |
| 6 | Utilidad bruta | 21.600 | 45,00% |
Gastos operativos detallados
Detalla el bloque: sueldos 8.500, alquiler 4.200, marketing 2.100 y servicios 1.800. El total se calcula en B16 con:
=SUMA(B10:B15)| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 9 | Gastos operativos | ||
| 10 | Sueldos | 8.500 | 17,71% |
| 11 | Alquiler | 4.200 | 8,75% |
| 12 | Marketing | 2.100 | 4,38% |
| 13 | Servicios | 1.800 | 3,75% |
| 14 | Otros gastos | 0 | 0,00% |
| 15 | |||
| 16 | Total de gastos operativos | 16.600 | 34,58% |
Utilidad operativa de 5.000
La utilidad bruta de 21.600 menos los 16.600 de gastos operativos deja 5.000. La fórmula queda en B16 según la posición de las filas de este tutorial, pero con el orden mostrado arriba, la celda de utilidad operativa es B17:
=B6-B16El porcentaje es 10,42%: la actividad principal deja ese margen antes de gastos financieros e impuestos.
Utilidad neta de 2.870
Descontar 900 de gastos financieros y 1.230 de impuestos lleva a 2.870.
=B17-B18=B19-B20| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 17 | Utilidad operativa | 5.000 | 10,42% |
| 18 | Gastos financieros | 900 | 1,88% |
| 19 | Utilidad antes de impuestos | 4.100 | 8,54% |
| 20 | Impuestos | 1.230 | 2,56% |
| 21 | Utilidad neta | 2.870 | 5,98% |
Por qué las cifras del estado no coinciden
Los descuadres más frecuentes aparecen cuando el estado y los movimientos no están construidos sobre la misma base. Esta tabla resume las causas y su arreglo:
| Problema | Qué se ve | Arreglo |
|---|---|---|
| Movimientos de otro mes | El total incluye ventas de febrero o abril | Revisa las dos condiciones de fecha de SUMAR.SI.CONJUNTO |
| Categoría mal escrita | Una fila no aparece en el total | Corrige el texto para que coincida exactamente con el criterio de la fórmula |
| Gastos agrupados | Solo se ve una línea de 16.600 | Separa sueldos, alquiler, marketing y servicios en filas propias |
| Celda omitida en SUMA | El total es menor de lo esperado | Amplía el rango, por ejemplo, de B10:B15 a B10:B16 |
Si una fórmula muestra un error, pulsa la celda y revisa la barra de fórmulas. Si el resultado es 0 aunque existen movimientos, es probable que una categoría esté escrita de otra manera. Si una fórmula devuelve #¡VALOR!, revisa el separador: debe ser punto y coma en esta configuración regional.
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!$D$2:$D$20;Movimientos!$C$2:$C$20;"Gastos operativos";Movimientos!$A$2:$A$20;">="&FECHA(2026;3;1);Movimientos!$A$2:$A$20;"<"&FECHA(2026;4;1))Qué puede y qué no muestra un estado de resultados
El estado de resultados responde a una pregunta: ¿el negocio fue rentable en este periodo? El balance responde a otra: ¿qué tiene el negocio y qué debe en una fecha concreta? El flujo de caja registra las entradas y salidas de efectivo.
| Documento | Periodo o fecha | Pregunta principal |
|---|---|---|
| Estado de resultados | Un mes, trimestre o año | ¿Hubo utilidad o pérdida? |
| Balance | Una fecha concreta | ¿Qué activos, pasivos y patrimonio existen? |
| Flujo de caja | Un periodo | ¿Entró y salió efectivo? |
Una empresa puede tener utilidad y, aun así, tener problemas de caja. Por eso el estado no sustituye la revisión contable ni reemplaza el balance. Para el libro de la tienda, el reporte mensual sí es útil para comparar gastos con ingresos y detectar meses deficitarios.
Lo que ya sabes hacer con tu estado de resultados
- Structure el estado por niveles: ventas netas, costo de ventas, utilidad bruta, utilidad operativa, utilidad antes de impuestos y utilidad neta.
- Calcula cada nivel con restas entre celdas y totaliza los gastos con SUMA (SUM).
- Reúne movimientos por categoría y fecha con SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS).
- Expresa cada partida como porcentaje de las ventas netas mediante una referencia absoluta.
- Detecta resultados negativos con Inicio > Estilos > Formato condicional.
- Detectas y corriges descuadres entre movimientos y reporte.
El siguiente paso es comparar marzo con otros meses: añade una columna por mes y usa Insertar > Tablas > Tabla dinámica para observar cómo cambian los márgenes.
Dudas al crear un estado de resultados en Excel
1. ¿Existe un formato de estado de resultados en Excel gratis?
Sí. Puedes crear uno desde cero con una hoja de Excel sin costes adicionales. Coloca los conceptos en la columna A, los importes en B y los porcentajes en C. La estructura básica incluye ventas netas, costo de ventas, utilidad bruta, gastos operativos, utilidad operativa, gastos financieros, impuestos y utilidad neta.
2. ¿Dónde encontrar una plantilla de cuenta de pérdidas y ganancias gratis?
La guía oficial de Microsoft sobre cómo crear un estado de resultados ofrece una plantilla de muestra que puedes descargar y adaptar. También puedes reproducir aquí la estructura usada en el tutorial: hoja de movimientos, hoja de presentación y fórmulas enlazadas. Revisa siempre que las categorías coincidan con tu negocio.
3. ¿Cómo es un ejemplo de pérdidas y ganancias en Excel?
El ejemplo usa una tienda de ropa: ventas netas de 48.000, costo de ventas de 26.400 y gastos operativos de 16.600. La utilidad bruta queda en 21.600, la utilidad operativa en 5.000 y la utilidad neta en 2.870. Cada nivel se obtiene restando filas o sumando un rango.
4. ¿Qué plantillas de estados financieros en Excel están disponibles gratis?
Además de la plantilla oficial de Microsoft, existen recursos con versiones gratuitas y editables. Para el estado de resultados solo necesitas una hoja de movimientos y otra de presentación. El balance y el flujo de caja son documentos distintos que no se sustituyen con la cuenta de pérdidas y ganancias.
5. ¿Cómo combino una plantilla de balance general y un estado de resultados?
Conviene separarlos dentro del mismo libro. El balance refleja activos, pasivos y patrimonio en una fecha concreta; el estado de resultados explica el resultado de un periodo. Puedes usar Movimientos como fuente común, pero cada informe necesita su propia hoja y sus propias fórmulas.
6. ¿Cómo preparo un estado de resultados mensual en Excel?
Registra cada mes en la hoja de movimientos con fecha, concepto, categoría y monto. En la hoja de presentación, usa SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS) para reunir importes por categoría y mes. Así puedes cambiar de periodo sin rehacer el reporte completo.
7. ¿Qué plantilla de estados financieros necesito para un negocio pequeño?
Para un negocio pequeño bastan tres hojas: movimientos, estado de resultados y balance. Si también registras entradas y salidas de efectivo, añade una hoja de flujo de caja. Mantén los gastos detallados por categoría; agruparlos todo en una sola celda dificulta detectar qué explains la utilidad.
8. ¿Hay plantillas de Excel gratuitas para las finanzas de un negocio?
Sí, puedes trabajar con las plantillas gratuitas de Microsoft y con las que ofrece la guía oficial para crear un estado de resultados. Este tutorial construye una versión sencilla con SUMA, restas y SUMAR.SI.CONJUNTO. Para informes fiscales o presentations ante terceros, conviene revisar el modelo con un contador.
Fuentes
- MicrosoftEUROCONVERT — documentación oficialconsultado el 28/10/2026