Excel en la web: qué es y qué puedes hacer sin instalar nada

Si buscas «excel com online», te interesa abrir una hoja de cálculo directamente desde el navegador, sin instalar nada. En este tutorial usamos Excel para la web (Excel online), la versión gratuita que corre dentro de tu navegador y guarda los archivos en OneDrive. Al terminar tendrás una hoja de gastos sencilla, con totales automáticos, que podrás compartir con otra persona y dejar protegida para que nadie rompa las fórmulas.

Excel para la web funciona con cualquier cuenta de Microsoft y en las versiones recientes de Edge, Chrome, Firefox y Safari. Si tu empresa o tu centro educativo tienen plan de Microsoft 365, también entrarás con esa misma cuenta y verás las mismas funciones.

Qué es Excel para la web y cuándo te sirve

Imagina que llevas una hoja de gastos compartida con un compañero. Tú apuntas desde tu portátil, él revisa desde el suyo y los dos veis los cambios al instante, sin mandar archivos adjuntos ni pelearos con versiones distintas. Eso es, justamente, lo que hace Excel para la web: una hoja de cálculo que vive en OneDrive y se usa desde excel.cloud.microsoft, sin instalar nada.

Es la versión más ligera de Excel: abre archivos .xlsx y .xlsm, deja escribir fórmulas, aplicar formato, crear tablas y gráficos, y sobre todo permite coautoría en tiempo real. A cambio, deja fuera lo que necesita un programa de escritorio completo: las macros VBA, Power Query y algunos complementos. Para el día a día —presupuestos pequeños, listas, planillas, informes rápidos— sobra.

La pantalla de Excel en el navegador

Al abrir un libro en excel.cloud.microsoft ves la misma cuadrícula de siempre: columnas con letras (A, B, C…) y filas numeradas, con la cinta de opciones arriba. La cinta trae las pestañas Archivo, Inicio, Insertar, Disposición de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista y Ayuda, igual que el escritorio.

Algunas diferencias con el escritorio: faltan las pestañas Programador (no hay VBA), Power Query y Complementos. Lo que tienes a la vista en la nube es lo necesario para escribir, calcular, dar formato y compartir.

Lo que SÍ puedes hacer en Excel para la web

• Escribir fórmulas con las funciones habituales (SUMA, BUSCARV, SI, BUSCARX desde Microsoft 365).
• Dar formato a celdas: número, moneda, fecha, alineación, bordes, estilos.
• Crear tablas con Insertar > Tablas > Tabla y usar referencias estructuradas.
• Insertar gráficos, minigráficos y formas.
• Crear tablas dinámicas desde Insertar > Tablas > Tabla dinámica.
• Aplicar formato condicional y reglas de resaltado.
• Trabajar a la vez con otra persona sobre el mismo archivo (coautoría).
• Abrir y guardar archivos .xlsx desde OneDrive o desde el escritorio.
• Compartir por enlace con permiso de edición o de solo lectura.
• Descargar como .xlsx, .pdf o .csv.

Lo que NO puedes hacer en la versión web

• No ejecuta macros: ni las escritas en VBA ni las que grabes tú.
• No tiene Power Query: para importar y transformar datos desde la web.
• No carga la mayoría de complementos COM (los .xll y los antiguos).
• No tiene la pestaña Programador ni el editor de VBA.
• Los archivos .xlsm se abren, pero las macros no se ejecutan: al abrir verás un aviso indicando que las macros están deshabilitadas.
• No exporta a PDF con todas las opciones del escritorio (la maquetación es más básica).

Abrir Excel para la web y crear tu primer libro

Vamos a empezar de verdad. Entra en excel.cloud.microsoft desde el navegador, inicia sesión con tu cuenta de Microsoft y pulsa Libro en blanco. Verás una cuadrícula vacía con la pestaña «Hoja1» abajo a la izquierda.

Si es la primera vez, Excel te pedirá un nombre para el libro y lo guardará en OneDrive. Si quieres otra carpeta, pulsa Archivo > Guardar como y elige la ruta dentro de tu OneDrive.

Guardar en OneDrive para no perder nada

En Excel para la web no hay botón «Guardar» como en el escritorio: cada cambio se guarda solo al cabo de unos segundos. El nombre y la carpeta se eligen la primera vez; después, solo cambia el contenido.

Si solo abres un .xlsx desde tu disco duro sin iniciar sesión, el archivo queda en modo lectura: puedes tocar y modificarlo en la memoria del navegador, pero al cerrar se pierden los cambios si no lo guardas. Para conservar el trabajo, descárgalo Archivo > Guardar como o cópialo a tu OneDrive con Archivo > Guardar como > OneDrive.

Escribir tu primera tabla y aplicar formato

Ahora vamos a darle contenido a la hoja. Crea una hoja de gastos con cinco apuntes. Renombra la pestaña a «Gastos» haciendo doble clic en «Hoja1».

Pasos para montarlo:

1. En A1 escribe Fecha, en B1 Concepto, en C1 EUR.
2. Rellena las filas 2 a 6 con los datos. Para la columna A usa el formato de fecha corto, que en español es dd/mm/aaaa.
3. Selecciona A1:C1 y pulsa Ctrl+N (negrita) para resaltar los encabezados.
4. Selecciona C2:C6 y aplica formato moneda con dos decimales desde Inicio > Número > Formato de número > Moneda (o pulsa Ctrl+Mayús+4).
5. Para los bordes finos, selecciona toda la tabla A1:C6, pulsa Ctrl+1, ve a Borde y elige un estilo fino gris para el exterior y el interior.

Una fórmula que sume por sí sola

Ahora el total. En C7 escribe la fórmula que suma los importes. La verás en la barra de fórmulas tal cual:

=SUMA(C2:C6)

Pulsa Entrar y en C7 aparecerá 180,05. Si ahora cambias, por ejemplo, C6 de 61,30 a 70,00, el total pasa a 188,75 sin que tengas que volver a escribir nada. Eso es lo que hace una fórmula: recalcula sola.

Compartir la hoja y trabajar a la vez con otra persona

Ahora viene lo mejor de la nube: compartir. Arriba a la derecha verás el botón Compartir.

Pasos para compartir y coeditar:

1. Pulsa Compartir. Se abre un panel a la derecha.
2. En «Compartir con personas», escribe el correo de tu compañero y elige el permiso: Puede editar (o Puede ver si solo quieres que mire).
3. Pulsa Enviar. Tu compañero recibe un correo con un enlace al archivo.
4. Cuando lo abra, verás su cursor de color en la cuadrícula y, al pasar el ratón sobre su selección, una etiqueta con su nombre.

Bloquear celdas para que nadie toque las fórmulas

Cuando compartes una hoja, cualquiera con permiso de edición puede tocar cualquier celda, incluidas las fórmulas. Para evitar que alguien rompa la fórmula de C7 por accidente, protege la hoja dejando libres solo las celdas de importe.

Pasos:

1. Selecciona C2:C6 (las celdas de importe que SÍ deben poder editarse).
2. Pulsa Ctrl+1 para abrir Formato de celdas y ve a Proteger.
3. Desmarca Bloqueada. Cierra con Aceptar. El resto de celdas siguen bloqueadas por defecto.
4. Ahora ve a Revisar > Proteger hoja.
5. Escribe una contraseña (opcional, pero recomendable) y Aceptar.

Ahora C7 (el total con fórmula) no se puede editar; las celdas de importe, sí.

Por qué algo no sale como esperabas

Tres fallos típicos cuando empiezas con Excel para la web. Son pequeños sustos que se arreglan en un minuto.

#¿NOMBRE? al usar una función que tu cuenta no tiene

Escribes, por ejemplo, una función de matriz dinámica como MATRIZ.FORMULAR o UNICOS y la celda muestra #¿NOMBRE?. La fórmula no se ha calculado y se ve como una cadena de texto que empieza por #¿NOMBRE?.

La causa es que tu cuenta gratuita de Excel para la web no incluye esas funciones, que viven en Microsoft 365. La solución más limpia es abrir el archivo en Excel de escritorio (si lo tienes) o cambiar a una función equivalente que sí exista en la web, como CONTAR.SI en lugar de CONTAR.SI.CONJUNTO con matrices.

La coautoría no deja editar y aparece «Solo lectura»

Abres un archivo compartido y arriba aparece «Solo lectura». Cualquier cambio que hagas se queda en tu navegador y se pierde al cerrar.

La causa: estás abriendo el archivo desde un enlace de descarga (por ejemplo, un .xlsx adjunto a un correo), no desde OneDrive. Pide al dueño que te envíe el enlace de OneDrive, ábrelo desde ahí y entrarás con tu cuenta. Si ya lo tienes en OneDrive y aun así sale «Solo lectura», entra en Archivo > Información y comprueba que el permiso sea Can editar o en español, Puede editar.

El archivo .xlsm abre sin macros

Abres un .xlsm que tiene macros y todo se ve normal, pero al pulsar el botón que debería ejecutar la macro no pasa nada. La causa es que Excel para la web no ejecuta macros VBA: ni las propias ni las que vinieran en el archivo.

Al abrirlo verás un aviso amarillo indicando que las macros están deshabilitadas. Para ejecutarlas, abre el archivo en Excel de escritorio.

Imprimir, descargar PDF y abrir el archivo en el escritorio

Antes de imprimir o enviar el archivo, revisa estas opciones desde Archivo.

Pasos para imprimir o descargar:

1. Pulsa Archivo > Imprimir. Verás una vista previa y, a la derecha, las opciones de impresión del navegador (impresora, páginas, copias).
2. Para descargar como PDF, en Archivo > Imprimir elige «Guardar como PDF» en la lista de impresoras del navegador. También puedes usar Archivo > Descargar como > PDF.
3. Para descargar una copia editable, pulsa Archivo > Descargar como y elige .xlsx (recomendado), .csv o .ods.
4. Para abrir el archivo en el programa de escritorio sin descargarlo, pulsa Archivo > Abrir en la aplicación de escritorio. Si tuvieras Excel instalado, el archivo se abrirá directamente.

Lo que ya sabes hacer con Excel para la web

• Crear un libro en blanco desde excel.cloud.microsoft con tu cuenta de Microsoft.
• Escribir datos, aplicar formato de fecha, moneda, negrita y bordes finos.
• Usar la función SUMA para totalizar una columna y ver cómo se actualiza al cambiar los datos.
• Compartir la hoja con Compartir y coeditar en tiempo real con cursores de colores.
• Proteger la hoja desde Revisar > Proteger hoja para que nadie toque la fórmula del total.

Siguiente paso natural: convierte el rango A1:C7 en una tabla de Excel con Insertar > Tablas > Tabla y añade una tabla dinámica que sume los importes por concepto. Verás cómo cambia la fórmula =SUMA(C2:C6) por una referencia estructurada como =SUMA(Tabla1[EUR]), y al añadir un gasto nuevo la tabla se amplía sola.

Dudas al usar Excel para la web