Excel en la web: qué es y cómo usarlo paso a paso

Imagina una hoja de gastos domésticos que compartes con tu pareja: cada uno anota lo que paga desde su móvil y los totales se actualizan solos. Eso es lo que consigues con Excel para la web, la versión de Excel que vive dentro del navegador, sin instalar nada. Sirve para crear libros nuevos, abrir archivos .xlsx guardados en OneDrive, escribir fórmulas, dar formato, insertar gráficos y trabajar con varias personas a la vez sobre la misma hoja. Al terminar el artículo sabrás crear tu primera hoja de gastos, compartirla, proteger celdas, pegar datos desde Word y reconocer los tropiezos típicos del navegador. Funciona en Excel para la web, disponible en Microsoft 365 y en cuentas gratuitas con OneDrive.

Qué es Excel para la web y para quién tiene sentido

Excel para la web es la versión de Excel que se ejecuta dentro del navegador, en la dirección excel.cloud.microsoft. No hay que instalar nada: entras con tu cuenta de Microsoft, abres un libro en blanco o uno ya guardado en OneDrive y empiezas a escribir. Los archivos que crea tienen la extensión .xlsx, la misma que el Excel de escritorio, y se guardan automáticamente en la nube cada vez que cambias de celda, sin que tengas que pulsar Guardar.

La gran diferencia respecto al escritorio es la coautoría: varias personas pueden abrir el mismo libro a la vez y ver lo que los demás escriben al instante, con un cursor de color y el nombre de cada uno sobre la celda activa. Para quien solo necesita introducir datos, hacer cálculos sencillos, crear gráficos básicos y compartir el resultado, Excel para la web cubre el día a día sin coste de licencia de escritorio. Si tu trabajo depende de macros VBA, Power Query con muchos conectores o funciones como SERVICIOWEB, CELDA, INFO, URLCODIF o XMLFILTRO, lo razonable es abrir el archivo en el Excel de escritorio, donde sí están.

Qué trae y qué le falta frente al Excel de escritorio

Esta tabla compara lo que encuentras al abrir un libro en Excel para la web frente al escritorio de Microsoft 365.

La cinta y los cuadros en el navegador

Al abrir Excel para la web verás, arriba del todo, la cinta de opciones con los mismos nombres que en el escritorio en español: Archivo, Inicio, Insertar, Disposición de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista y Ayuda. El botón Compartir está en la esquina superior derecha, junto al nombre de tu cuenta, y al pulsarlo se abre el panel donde escribes correos o copias un enlace. A su lado, el menú de Coautoría muestra quién tiene el libro abierto ahora y qué celda está tocando cada uno.

Algunas opciones que sí están en el escritorio no aparecen aquí: por ejemplo, no hallarás Programador (porque no hay VBA), ni Solver, ni el grupo Obtener datos completo de Power Query. Cuando pulses un botón que solo existe en el escritorio, Excel para la web suele mostrar un aviso y proponer Abrir en la aplicación de escritorio. La cinta se adapta al ancho de la ventana: si reduces el navegador, los botones se agrupan bajo un menú con tres puntos.

Crear, abrir y guardar un libro en OneDrive

1. Entra en excel.cloud.microsoft con tu cuenta de Microsoft.
2. Pulsa Nuevo libro en blanco. La cinta se carga y aparece una cuadrícula vacía en la Hoja1.
3. Para abrir un archivo ya guardado, pulsa Archivo > Abrir > OneDrive y elige el .xlsx de la lista, o pulsa Cargar para subirlo desde tu ordenador.
4. Empieza a escribir en cualquier celda. Verás que, al cambiar de celda, en la esquina superior aparece brevemente "Guardado" sin que tengas que hacer nada: el autoguardado en OneDrive está activo.

Compartir y coautoría con otros usuarios

Pulsa Compartir en la esquina superior derecha. Escribe una dirección de correo o elige "Cualquier persona con el vínculo" y copia el enlace. Selecciona "Puede editar" si la otra persona debe modificar o "Solo ver" si solo debe consultar. Los demás ven los cambios al instante: sobre la celda activa de cada uno aparece un recuadro de color con su nombre.

Crear tu primera hoja paso a paso

Vamos a montar una hoja de gastos domésticos con cuatro apuntes y un total. La idea es la misma que tendría un libro de gastos en el escritorio, pero aquí la guardaremos en OneDrive y la compartiremos con quien queramos.

Pasos:

1. En A1 escribe Fecha, en B1 Categoría y en C1 Importe. Selecciona A1:C1 y pulsa Ctrl+N para ponerlos en negrita.
2. En A2:A5 escribe las fechas con el formato dd/mm/aaaa. En B2:B5, las categorías. En C2:C5, los importes con coma decimal (84,50; 47,20; 15,00; 30,00).
3. En C6 escribe =SUMA(C2:C5) y pulsa Entrar. La celda muestra 176,70.
4. Selecciona B1:C5, ve a Insertar > Gráficos > Gráfico de columnas y elige el primer modelo. El gráfico aparece sobre la hoja; arrástralo a la derecha para apartarlo de los datos.

Escribir fórmulas que también funcionan en la web

Ahora añadimos una columna de validación: si el importe es positivo se queda tal cual; si no, se convierte en cero. La fórmula usa la función SI (IF), que sí existe en Excel para la web.

=SI(C2>0;C2;0)

1. En D1 escribe Válido y ponlo en negrita.
2. En D2 escribe =SI(C2>0;C2;0) y pulsa Entrar.
3. Selecciona D2, pulsa Ctrl+C, selecciona D3:D5 y pulsa Ctrl+V. La fórmula se copia y mantiene la estructura: cada fila compara su propio importe.

Dar formato sin ensuciar la hoja

1. Selecciona C2:C6 y pulsa Ctrl+1 para abrir Formato de celdas.
2. En la pestaña Número, elige Categoría: Moneda, Decimales: 2 y Símbolo: €. Pulsa Aceptar.
3. Selecciona A1:D1 y pulsa Ctrl+N para aplicar negrita.
4. Si quieres bordes, ve a Inicio > Fuente > Bordes > Todos los bordes.

Trabajar con otras personas a la vez

Para ver la coautoría en acción, abre el mismo libro en dos pestañas distintas del navegador y entra con cuentas diferentes. Cada persona tiene su propio cursor de color (rojo, azul, verde, según disponibilidad) y un pequeño cartel con su nombre sobre la celda activa.

Si las dos escriben a la vez en la misma celda, la última versión gana al guardar y Excel muestra un aviso "Otro usuario ha realizado cambios" al refrescar. Para evitar pisarse, basta con coordinarse: cada uno trabaja en una zona distinta, o se avisan por el chat del menú Compartir.

Pasos:

1. Comparte el libro como hemos visto antes y abre la URL en una pestaña de incógnito con otra cuenta.

1. Pulsa una celda cualquiera: sobre ella aparece un recuadro de color con tu nombre.

1. Mientras escribes, el otro usuario ve cómo aparece letra a letra.

1. Para hablar sin tocar la hoja, pulsa el icono de chat junto a Compartir.

Dejar un comentario sin borrar nada

1. Selecciona la celda C6 (el total) y pulsa Revisar > Comentario nuevo.
2. Escribe "Revisar si la factura de la luz es de octubre o de noviembre" y, si quieres mencionar a alguien, escribe @ seguido de su correo.
3. Pulsa Responder para añadir una respuesta al hilo, o Resolver cuando la duda esté zanjada: el comentario deja de mostrarse pero queda en el historial.

Proteger una hoja o celdas concretas

1. Ve a Revisar > Proteger hoja.
2. Marca "Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas", escribe una contraseña y desmarca solo lo que el otro deba poder tocar (por ejemplo, deja marcado Seleccionar celdas desbloqueadas para que pueda seguir rellenando importes en C2:C5).
3. Pulsa Aceptar. Las celdas bloqueadas ya no se pueden editar; para revertirlo, pulsa Revisar > Desproteger hoja y vuelve a escribir la contraseña.

Lo que cambia al abrir un archivo del escritorio

Cuando subes un .xlsx creado en el Excel de escritorio a OneDrive y lo abres en la web, casi todo sigue igual: fórmulas, gráficos, tablas, formato condicional y tablas dinámicas se mantienen. Lo que cambia es lo que la web no entiende:

• Si el archivo tiene macros VBA, al abrirlo aparece el aviso "Las macros se han deshabilitado" y los botones que dependen de ellas dejan de funcionar.
• Si guardaste como .xlsm, Excel para la web lo abre como solo lectura para macros: lo ves, pero no puedes ejecutarlas ni editarlas desde el navegador.
• Funciones como SERVICIOWEB, CELDA, INFO, URLCODIF o XMLFILTRO devuelven el error #¿NOMBRE? al recalcular.
• Complementos COM y de terceros no se cargan en la web.
• Power Query sigue presente en algunos libros, pero con menos conectores que en el escritorio.

En todos estos casos, la solución es Abrir en la aplicación de escritorio, donde la macro, el conector o la función están disponibles.

Pegar desde Word o desde una web en la hoja

1. Selecciona la tabla o el texto en Word (o en la página web) y pulsa Ctrl+C.
2. En Excel para la web, haz clic en la celda donde quieras pegar y pulsa Ctrl+V. Aparece el botón Opciones de pegado junto a los datos pegados.
3. Pulsa Ctrl (sin soltar) sobre ese botón para abrir el menú y elige "Mantener formato de origen" o "Coincidir con formato de destino".
4. Si prefieres controlar exactamente qué se pega, pulsa Ctrl+Alt+V para Pegado especial: aquí verás, según el origen, opciones como Texto Unicode y HTML.

Errores que pasan en el navegador y cómo arreglarlos

La fórmula devuelve #¿NOMBRE? en una función que existe en el escritorio

=URLCODIF("https://ejemplo.es/hoja 1")

Causa: la fórmula usa una función que no está en Excel para la web (en este caso, URLCODIF, una de las que devuelve codificación URL). También ocurre con SERVICIOWEB, CELDA, INFO y XMLFILTRO. La celda muestra #¿NOMBRE? al recalcular.

Arreglo: o bien sustituyes la función por una equivalente disponible en la web (por ejemplo, concatenar manualmente con la función SUSTITUIR), o bien pulsas Archivo > Abrir en la aplicación de escritorio, donde la función sí existe.

El libro no guarda o dice "Solo lectura"

Causa: suele deberse a un conflicto de edición (dos personas guardando a la vez la misma versión) o a que el archivo está protegido por Information Rights Management (IRM), que bloquea la copia local.

Arreglo: ve a Archivo > Información > Historial de versiones y elige una versión anterior sana, o pulsa Restaurar. Si el bloqueo es por IRM, la única salida es que el propietario del libro retire la protección o te dé acceso de edición.

Las macros del .xlsm no hacen nada

Causa: Excel para la web no ejecuta VBA. Un archivo .xlsm abre en modo de solo lectura para macros y los botones que dependen de ellas aparecen desactivados.

Arreglo: descarga el archivo (Archivo > Guardar como > Descargar una copia) y ábrelo en el Excel de escritorio. Si necesitas automatizar tareas en la nube sin VBA, usa Scripts de Office, disponibles en Microsoft 365 para la web y conectados al mismo libro.

Lo que ya sabes hacer con Excel para la web y el siguiente paso

• Crear un libro en blanco desde excel.cloud.microsoft y guardarlo automáticamente en OneDrive.
• Abrir archivos .xlsx guardados en la nube y mantener fórmulas, gráficos y formato condicional.
• Compartir el libro por correo o por enlace, eligiendo "Puede editar" o "Solo ver", y ver los cambios de los demás al instante.
• Proteger una hoja con contraseña para que nadie toque celdas concretas sin tu permiso.
• Pegar tablas de Word o de una página web y elegir entre mantener el formato de origen o adaptarlo a la hoja.

Siguiente paso: descarga el libro como .xlsx desde Archivo > Guardar como > Descargar una copia y ábrelo en el Excel de escritorio para añadir macros, Power Query o las funciones que la web no incluye.