Clases virtuales de Excel: aprende con una hoja real

Una clase virtual de Excel sirve para practicar con un archivo real mientrasSigues las indicaciones del docente. En este tutorial usaremos un presupuesto mensual: registrarás movimientos, calcularás su total, buscarás categorías, resumirás gastos y crearás una macro. Las prácticas funcionan en las versiones de escritorio de Excel; las funciones nuevas se identifican por versión y Excel para la web no ejecuta macros VBA.

Qué puedes aprender en una clase virtual de Excel

Una buena clase virtual no consiste solo en escuchar: se practica sobre un libro que se abre, modifica y amplía durante la sesión. El proyecto de este tutorial será un presupuesto mensual con seis movimientos. Columns C and D will contain ingresos y gastos, while column E will show the result for each row.

La secuencia reproduce un objetivo práctico: calcular el resultado, buscar un concepto, organizar los datos, resumirlos y automatizar un formato. Así puedes comprobar que comprendes no solo qué botón pulsar, sino para qué sirve en el trabajo.

Durante la clase aprenderás a:

• Reconocer hojas, celdas, rangos y fórmulas.
• Escribir y copiar fórmulas con referencias relativas y absolutas.
• Consultar un concepto con BUSCARV (VLOOKUP).
• Aplicar filtros y formatos sin alterar los datos.
• Crear una tabla dinámica.
• Grabar y ejecutar una macro sencilla.

Cómo preparar tu Excel antes de empezar

1. Abre Excel y crea un libro en blanco. Guarda el archivo con extensión .xlsx para conservar celdas, formatos y fórmulas.
2. Activa la pestaña Insertar > Tablas > Hoja de cálculo solo si quieres partir de una cuadrícula vacía. En este tutorial escribiremos los encabezados directamente.
3. Cambia el nombre de la pestaña Hoja1 a Presupuesto. Para ello, haz doble clic sobre la pestaña y escribe el nuevo nombre.
4. Escribe los encabezados en A1:E1: Fecha, Concepto, Ingresos, Gastos y Total.
5. Comprueba en la barra de fórmulas que los encabezados quedaron escritos en las celdas correctas.

La hoja de trabajo que usarás durante la clase

Antes de continuar, corrige el último concepto: debe decir Transporte en B7 y escribir 65,00 en D7. E7 se completará después con la fórmula.

Las opciones de Excel que cambian según la versión

Calcular un presupuesto con fórmulas sencillo

El total de cada movimiento se obtiene restando sus gastos a sus ingresos. Esta parte de la clase añade una sola cosa al libro: la fórmula que convierte los datos de C y D en un resultado utilizable.

1. Selecciona E2 y escribe la fórmula siguiente.
2. Presiona Ctrl+Entrar para confirmar y extender la fórmula a las celdas seleccionadas. Para el ejercicio inicial, selecciona E2:E7 antes de escribir.
3. Revisa la barra de fórmulas de E2 y la hoja de resultados.

=SUMA(C2:C7)-SUMA(D2:D7)

La fórmula que suma ingresos y resta gastos

La función SUMA suma un rango. La primera suma reúne 2.000,00 de ingresos; la segunda reúne 1.170,50 de gastos. La diferencia es 829,50, no 1.250.

Copiar la fórmula sin alterar las referencias

Para que cada fila muestre su propio movimiento, la fórmula debe usar referencias relativas. Selecciona E2 y arrastra el controlador de relleno, situado en la esquina inferior derecha de la celda, hasta E7.

Buscar un concepto dentro del presupuesto

La búsqueda permite consultar un resultado sin buscarlo visualmente. Añadiremos una tabla auxiliar en G:H. Cada fila contendrá un concepto y el importe asociado; BUSCARV localizará el concepto y devolverá el valor de la segunda columna.

1. En G1 escribe Concepto y en H1, Importe.
2. En G2:G4 escribe Transporte, Vivienda y Supermercado.
3. En H2:H4 escribe los importes 65,00; 850,00 y 215,50.
4. En F2 escribe el concepto que quieres consultar.
5. Selecciona H2 e introduce la fórmula BUSCARV.

La tabla de búsqueda que usará BUSCARV

Los signos $ mantienen fija la tabla cuando copies la fórmula. El valor FALSO exige una coincidencia exacta.

La fórmula BUSCARV con coincidencia exacta

=BUSCARV(F2;$G$2:$H$4;2;FALSO)

Organizar el presupuesto con filtros y formatos

El formato hace legible el libro y los filtros permiten revisar una categoría sin borrar ni reorganizar los movimientos. Esta práctica conserva los seis datos y añade únicamente apariencia y control.

1. Selecciona A2:A7 y abre Inicio > Número > Formato de fecha.
2. Selecciona C2:E7 y abre Inicio > Número > Formato numérico para mostrar dos decimales.
3. Selecciona A1:E1 y aplica un estilo de encabezado de la galería Inicio > Estilos.
4. Selecciona A1:E7 y abre Datos > Filtrar.
5. En la flecha de B1, desmarca las categorías distintas de Vivienda.
6. Mira la suma visible en la barra de estado: 850,00.

El formato que hace legible el presupuesto

Los filtros para revisar una categoría concreta

Con el filtro aplicado, la columna B debe mostrar solo Vivienda. La barra de estadoWill allow you to review the visible records without affecting the hidden rows.

Una tabla dinámica para resumir los gastos

La tabla dinámica crea otro resumen a partir de los movimientos. No sustituye las fórmulas de E2:E7: ofrece una lectura agrupada por categoría. Esta práctica añade una hoja y mantiene intacto el presupuesto original.

1. Selecciona A1:E7.
2. Abre Insertar > Tablas > Tabla dinámica.
3. Elige una Hoja de cálculo nueva.
4. En Campos de tabla dinámica, arrastra Concepto a Filas.
5. Arrastra Gastos a Valores.
6. Cambia el nombre del resumen a Resumen por categoría.

El origen de datos de la tabla dinámica

Las categorías y sus totales

Grabar una macro para repetir una tarea

Una macro puede repetir una acción sin que tengas que seleccionarla manualmente cada vez. En esta clase grabaremos una tarea sencilla: dar formato a la columna Concepto. La macro quedará guardada dentro del libro, por lo que el archivo debe conservarse como .xlsm.

1. Selecciona B2:B7.
2. Abre Formato > Grabar macro.
3. Escribe FormatoConcepto como nombre y acepta.
4. En Inicio > Número, elige el formato de moneda sin símbolo.
5. Pulsa Formato > Detener grabación.
6. Abre Alt+F8 y comprueba que aparece FormatoConcepto.

La macro grabada para aplicar un formato

El código exacto puede variar según el formato elegido por el grabador. Esta variante funcional aplica formato de moneda sin símbolo a B2:B7:

Sub FormatoConcepto()
    Range("B2:B7").NumberFormat = "#,##0.00"
End Sub

Ejecutar y volver a usar la macro

1. Selecciona B2:B7.
2. Pulsa Alt+F8.
3. Elige FormatoConcepto.
4. Pulsa Ejecutar.
5. Repite la selección cuando quieras reaplicar el formato.

Macros: FormatoConcepto

Por qué una fórmula o una macro puede fallar

Los fallos más frecuentes suelen serreferences mal escritas, datos colocados fuera del rango esperado, funciones ausentes en la versión instalada o macros incompletas. Revisar estos cuatro puntos evita evitar por ikMany cambios innecesarios en el archivo.

El error #¿NOMBRE? cuando la función no existe

Si escribes BUSCARX en Excel 2019 o Excel 2016, Excel puede mostrar #¿NOMBRE?. La función BUSCARX (XLOOKUP) está disponible en Excel 2021, Excel 2024 y Microsoft 365. En versiones anteriores usa BUSCARV (VLOOKUP), como en este tutorial, o INDICE (INDEX) y COINCIDIR (MATCH).

=BUSCARX(F2;$G$2:$H$4;$H$2:$H$4;"No encontrado";0)

La referencia que apunta a la celda equivocada

Si copias =BUSCARV(F2;G2:H4;2;FALSO) hacia abajo, el rango se desplazará. La tabla de búsqueda debe permanecer fija:

Selecciona la parte de la referencia y pulsa F4 para alternar entre referencia relativa y absoluta. En Mac, utiliza Cmd+T.

El error de VBA que impide ejecutar la macro

Si la macro grabada no contiene el formato esperado, Excel puede mostrar un error de ejecución en una instrucción. Por ejemplo, este código selecciona una hoja inexistente:

Sub FormatoConcepto()
    HojaInexistente.Range("B2:B7").NumberFormat = "#,##0.00"
End Sub

Error de ejecución 1004: El método Range del objeto HojaInexistente ha fallado

La causa es el nombre HojaInexistente, que no corresponde a una hoja del libro. Sustitúyelo por Presupuesto, comprueba que la ortografía sea correcta y vuelve a ejecutar la macro.

Qué conviene tener preparado para tu próxima clase

• Un libro .xlsx de trabajo; si incluye macros, guárdalo como .xlsm.
• La hoja de movimientos con fechas, conceptos, ingresos, gastos y total.
• Una tabla de búsqueda en G:H con conceptos e importes.
• La versión exacta de Excel y la ruta de sus archivos.
• El presupuesto del mes que quieras practicar, con importes de prueba.

Las bases oficiales para seguir aprendiendo Excel

• Atajos de teclado de Excel: consulta F4, Ctrl+1, Alt+F11 y los demás atajos mencionados.
• Función BUSCARV: revisa sus argumentos y el comportamiento de coincidencia exacta.
• Función BUSCARX: compara la búsqueda disponible en versiones recientes.
• Crear una tabla dinámica para analizar datos de una hoja de cálculo: consulta el proceso de creación y organización de campos.
• Uso de macros de Visual Basic para Excel: aprende el editor de VBA y el proceso de depuración.

Los datos de este artículo están comprobados en octubre de 2026.

Dudas al tomar una clase virtual de Excel