Excel y Word: cómo usarlos juntos para pasar datos rápido

Cuando alguien busca «software excel word» suele querer lo de siempre: meter en Excel datos que viven en un documento de Word. Aquí se toma ese significado y se enseña, con Excel abierto al lado, a hacerlo en tres situaciones reales: una tabla pequeña de Word que pasa a una hoja, un párrafo con datos sueltos que se reparte en columnas y un documento grande que se importa como archivo de texto. Al terminar, el lector sabrá decidir entre Ctrl+V, Texto en columnas y Datos > Desde el texto/CSV, y arreglar los tropiezos típicos (tildes raras, filas partidas, celdas combinadas desordenadas). Funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016, y también en Excel para la web y para Mac.

Qué significa «pasar de Word a Excel» y qué casos tiene

Pasar datos de Word a Excel no es una sola cosa. Son tres situaciones muy distintas que se resuelven de forma diferente.

La primera y más común: una tabla hecha en Word con sus filas y columnas, que se quiere abrir en Excel para trabajar con ella (sumar, filtrar, hacer gráficos). Aquí basta con copiar y pegar: cada celda de la tabla va a una celda de Excel.

La segunda: un párrafo con datos sueltos, por ejemplo «Lucía · 12 · Madrid», copiado en una sola línea de Word. Al pegarlo en Excel queda todo en A1. Para repartirlo en columnas hay que usar Texto en columnas o Relleno rápido.

La tercera: un documento grande de Word (un informe, un albarán escaneado o un volcado de un programa antiguo) que llega como archivo. Pegar a mano sería lentísimo y se perderían datos. Aquí se guarda como .txt o .csv y se importa con Datos > Desde el texto/CSV.

Elige el camino según lo que tengas delante: tabla → copiar y pegar; texto suelto → pegar y luego Texto en columnas; archivo grande → importar.

La pieza clave: el portapapeles, Pegado especial y los formatos

Cuando seleccionas algo en Word y pulsas Ctrl+C, Windows guarda una copia en el portapapeles. Pero Word no guarda solo el texto: también guarda el formato. Por eso, al pegar en Excel con Ctrl+V ofrece varios aspectos.

Ctrl+C y Ctrl+V son atajos de portapapeles: copiar y pegar. Lo que cambia cuando el origen es Word es que el portapapeles lleva varios formatos a la vez, y Excel elige el que mejor le viene.

El cuadro Pegado especial se abre con Ctrl+Alt+V. Si lo copiado viene de Excel, muestra Todo, Fórmulas, Valores, Formatos, Transponer y operaciones. Si viene de otro programa, como Word o una web, muestra los formatos del portapapeles (HTML, Texto Unicode, Texto, Imagen, Mapa de bits) con dos botones: Pegar y Pegar vínculo.

Los formatos que ofrece Word al copiar y qué ve Excel

Para datos, interesa HTML (si la tabla de Word tiene formato) o Texto Unicode (si solo te importa el contenido). Las dos opciones de imagen dejan los datos «congelados» como foto.

El botón Opciones de pegado que aparece al pegar

Después de pegar con Ctrl+V, aparece un icono pequeño junto a los datos pegados: es el botón Opciones de pegado. Al abrirlo muestra iconos para «Mantener formato de origen» y «Coincidir con formato de destino». Es otra cosa distinta del cuadro Pegado especial: es el atajo visual que sale justo después. «Coincidir con formato de destino» no pega solo valores: pega el contenido con el formato de la hoja.

Copiar una tabla de Word a una hoja de Excel

El caso más sencillo. En Word tienes una tabla de cinco filas con pedidos y la quieres en Excel para sumar importes.

La selección en Word y el pegado en Excel

1. En Word, haz clic dentro de la tabla para situar el cursor en ella.
2. Pulsa Ctrl+A dos veces o usa el manejador de la tabla para seleccionar las cinco filas.
3. Pulsa Ctrl+C para copiar.
4. En Excel, haz clic en la celda A1 de la hoja Pedidos.
5. Pulsa Ctrl+V para pegar.

El ajuste de columnas y el formato que no encaja

Tras pegar, las columnas quedan más anchas de lo necesario. Para ajustarlas:

1. Selecciona las filas 1:6.
2. Pon el cursor entre los encabezados de B y C y haz doble clic: autofit. Repite entre cada par.
3. Selecciona E2:E6, pulsa Ctrl+1, elige Moneda con dos decimales.
4. Selecciona A2:A6, pulsa Ctrl+1, elige Fecha corta (14/03/2026).

Pegar un texto de Word que NO es una tabla

Ahora el problema contrario: en Word tienes tres líneas con datos sueltos separados por un punto centrado (·). Pegar y ya está no sirve: queda todo en una celda.

Texto en columnas para separar por el delimitador

1. Selecciona A1:A3.
2. Ve a la cinta y abre el asistente.

1. En el paso 1, elige Delimitados y pulsa Siguiente.
2. En el paso 2, desmarca Tabulación y marca Otro. Escribe · en el cuadro.
3. Pulsa Siguiente y luego Finalizar.

Relleno rápido como atajo para el mismo resultado

Relleno rápido deduce el patrón de un ejemplo. Si Texto en columnas te parece lento con delimitadores raros:

1. Borra el contenido de A1:A3 con Ctrl+Z varias veces hasta volver al texto pegado.
2. En B1 escribe Lucía. En B2 escribe Pedro.
3. Pulsa Ctrl+E. Excel rellena la columna B con los nombres. Repite en C con 12 y 8, y en D con Madrid y Sevilla.

=CONTARA(A1:A3)

Importar un documento de Word guardado como texto

Para un .docx grande, copiar y pegar deja datos fuera y se vuelve eterno. Mejor importar.

Guardar el .docx como .txt sin perder las tildes

1. En Word, abre el documento.
2. Ve a Archivo > Guardar como.
3. En Tipo, elige *Texto Unicode (.txt)** y guarda.
4. Confirma la codificación UTF-8 si Word pregunta.

Cargar a una tabla para que los datos se actualicen al volver a importar

1. Ve a la cinta y elige Datos > Obtener y transformar datos > Desde el texto/CSV.

1. Elige el archivo .txt y pulsa Importar.
2. En la vista previa, confirma Origen del archivo: 65001: Unicode (UTF-8) y Delimitador: Coma. Pulsa Cargar y cerrar > Cargar en… > Tabla.

Ahora aparece la pestaña Herramientas de tabla > Diseño con el botón Actualizar todo. Si el .txt cambia cada semana, con Actualizar todo se refresca la tabla sin repetir el proceso.

Problemas reales al pasar datos de Word a Excel

Tres fallos típicos, del más al menos frecuente.

Las celdas combinadas de Word se desordenan al pegar

Lo que se ve: la tabla de Word tenía dos celdas combinadas en el encabezado. Al pegar en Excel aparece una fila de más vacía y los datos se desplazan.

Causa: Excel no entiende la combinación: la divide en celdas vacías.

Arreglo: selecciona la fila vacía, pulsa Ctrl+L (Buscar y reemplazar), deja Buscar vacío, marca Coincidir mayúsculas y minúsculas y Solo de esta hoja. Mejor: revisa la tabla en Word y separa las celdas combinadas antes de copiar.

Los saltos de línea dentro de una celda parten una fila en dos

Lo que se ve: una dirección con dos líneas («Calle Mayor, 12Entrar3ºA») se reparte en dos filas al pegar.

Causa: el Entrar de Word se interpreta como nueva fila.

Arreglo:

1. Selecciona el rango pegado.
2. Abre Buscar y reemplazar con Ctrl+L.
3. En Buscar, mantén Alt y pulsa 0, 1, 0 (carácter 10, salto de línea). Suelta Alt.
4. En Reemplazar con escribe un espacio.
5. Pulsa Reemplazar todos.

Otra opción: pega como Texto desde el cuadro Pegado especial (Ctrl+Alt+V). Cada línea va a una fila, pero al menos no se mezcla con la siguiente celda.

Las tildes y la ñ salen como caracteres raros

Lo que se ve: «María» aparece como «María» o «Mara».

Causa: el .txt se guardó en ANSI en lugar de UTF-8, o se abrió con doble clic en vez de importar.

Arreglo: repite la importación eligiendo Origen del archivo: 65001: Unicode (UTF-8). En Word, vuelve a guardar como *Texto Unicode (.txt)**.

Lo que Word y Excel NO hacen juntos y cómo resolverlo

No hay un botón «Convertir .docx en .xlsx» directo. Word y Excel son programas independientes: lo que comparten es el portapapeles y los archivos de texto plano.

Los macros de Word no se ejecutan al pegar en Excel: VBA de Word (.docm) no se transfiere al pegar. Si necesitas ejecutar código de Word, abre el .docx en su programa.

Un documento con imágenes, tablas anidadas o notas al pie necesita limpieza manual o Power Query. Una tabla anidada (una tabla dentro de una celda de otra tabla) no se aplana al pegar: Excel la trata como una segunda tabla debajo.

Word como origen: cuándo conviene usar Power Query en vez de copiar y pegar

Ctrl+V vale para una vez. Si el archivo se actualiza cada semana, guarda como .txt o .csv y carga con Datos > Desde el texto/CSV a una tabla. La pestaña Herramientas de tabla > Diseño > Actualizar todo refresca la tabla sin repetir el proceso. Más detalles en importar o exportar archivos de texto en Excel.

Lo que ya sabes hacer al pasar datos de Word a Excel

• Pegar una tabla de Word en una hoja de Excel con Ctrl+C y Ctrl+V, ajustando después columnas y formato.
• Separar texto pegado con Datos > Herramientas de datos > Texto en columnas o con Relleno rápido (Ctrl+E).
• Importar un archivo .txt con la codificación correcta desde Datos > Desde el texto/CSV.
• Arreglar tildes rotas reimportando con UTF-8 (65001) y filas de más eliminando los saltos de línea con Buscar y reemplazar.

El siguiente paso es Power Query para automatizar: cuando el archivo de Word se actualice cada semana, importa una vez a una tabla y usa Actualizar todo para no repetir el proceso a mano.

Dudas al pasar datos de Word a Excel

¿Por qué al pegar una tabla de Word en Excel me sale una fila de más vacía?

Word permite combinar celdas dentro de una tabla, pero Excel no las entiende al pegar. La celda combinada se divide en celdas vacías que aparecen como una fila extra. La forma más limpia es separar las celdas combinadas en Word antes de copiar. Si ya pegaste, selecciona la fila vacía y elimínala; revisa que los datos no hayan quedado desplazados.

¿Qué hago si las tildes y la ñ salen como símbolos raros (como «María»)?

El documento se guardó con una codificación que no es UTF-8 (lo más habitual, ANSI). Vuelve a Word y guarda el archivo como *Texto Unicode (.txt) para forzar UTF-8. Si ya tienes el archivo, en la vista previa de Datos > Desde el texto/CSV elige Origen del archivo: 65001: Unicode (UTF-8)** antes de cargar.

¿Copiar y pegar sirve para un documento de Word grande o es mejor importar?

Para una tabla pequeña (hasta unas decenas de filas) copiar y pegar es lo más rápido y conserva los formatos. Para un documento grande, con muchas tablas o que se actualiza cada semana, es mejor guardar como .txt con codificación UTF-8 y usar Datos > Desde el texto/CSV cargando en una tabla. Así, con Actualizar todo no tienes que repetir el proceso cuando cambien los datos.

¿Se puede «convertir» directamente un archivo .docx en un .xlsx?

No hay un botón «Convertir .docx en .xlsx» directo en Word ni en Excel. La forma práctica es guardar el documento de Word como .txt o .csv (con codificación UTF-8 para no romper las tildes) y luego importarlo desde Excel con la cinta. Si el documento tiene tablas complejas con celdas combinadas o tablas anidadas, conviene revisarlas en Word antes de importar.

Dudas al pasar datos de Word a Excel