Dashboard en Excel: cómo crearlo y compartirlo con tablas dinámicas

Un dashboard en Excel es una hoja que junta, en un mismo sitio, las cifras y los gráficos clave de un negocio para ver de un vistazo cómo van las cosas. Con datos de ventas, por ejemplo, permite ver el total del día, las ventas por categoría, por empleado y por mes, y filtrar todo a la vez con un par de clics. Al terminar este tutorial tendrás un panel real montado en un libro propio, con cuatro tablas dinámicas, sus gráficos, segmentaciones y una escala de tiempo, listo para compartir en un grupo de Microsoft 365. Funciona en Excel 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365; en Excel para la web también se ven y se filtran, pero las PivotTables y los gráficos dinámicos son más cómodos en la versión de escritorio.

Qué es un dashboard en Excel y para qué sirve

Un dashboard, o panel, es una hoja que reúne los indicadores importantes de un proceso en un solo lugar y permite filtrarlos. Imagina una hoja de ventas: a la izquierda, la cifra total del día; en el centro, un gráfico de columnas con las ventas por categoría; a la derecha, otro con las ventas por empleado; debajo, una línea con la evolución por mes. Encima de todo, unas segmentaciones para elegir la categoría, el empleado o el cliente que te interesan, y una escala de tiempo para acotar las fechas.

Lo que convierte una hoja con cuatro gráficos en un panel no es la cantidad de gráficos, sino que todos filtren a la vez: si tocas un empleado en la segmentación, los cuatro gráficos y la cifra del día cambian al mismo tiempo. Si solo hay gráficos sueltos que no comparten filtros, sigue siendo un informe, no un panel.

Las piezas que forman un dashboard en Excel

Un panel se apoya en cuatro piezas que trabajan juntas: una tabla de datos bien hecha, tablas dinámicas que resumen esa tabla, gráficos dinámicos pintados sobre las tablas, y segmentaciones (más una escala de tiempo para las fechas) que filtran todas las tablas a la vez.

La tabla de datos en la que se apoya todo el panel

Todo parte de una hoja «Datos» con los registros limpios: una fila por pedido, con columnas como Fecha, Categoría, Producto, Empleado, Cliente e Importe. Esta hoja se convierte en tabla con Ctrl+T, lo que le da nombre propio y, sobre todo, hace que las tablas dinámicas entiendan los datos aunque la hoja crezca. Sin tabla, al añadir una fila nueva las PivotTables no la ven y el panel se queda obsoleto sin avisar.

Tablas dinámicas, gráficos dinámicos y segmentaciones

Las tablas dinámicas (PivotTables) son las que hacen los cálculos: suman el importe por categoría, cuentan pedidos por empleado, agrupan ventas por mes. Los gráficos dinámicos (PivotCharts) son la traducción visual de esas tablas. Las segmentaciones (Slicers) son los cuadros con botones que sirven de filtro visual: uno para la categoría, otro para el empleado, otro para el cliente. La escala de tiempo (Timeline) hace lo mismo, pero con un calendario deslizante para fechas.

Dónde está cada herramienta en la cinta de opciones

Las cuatro piezas se crean desde la pestaña Insertar y, una vez existe la primera tabla dinámica, desde una pestaña nueva llamada Analizar tabla dinámica.

Estas rutas son iguales en Excel 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365. La pestaña Analizar tabla dinámica aparece solo cuando hay una celda de la tabla dinámica seleccionada.

Preparar los datos: la tabla «Ventas» con Ctrl+T

El libro del tutorial tiene una hoja «Datos» con 30 pedidos de una tienda ficticia: la fecha del pedido, la categoría (Bebidas, Panadería, Lácteos, Frutas), el producto, el empleado, el cliente y el importe en euros. Los datos se escriben tal cual, sin totales ni filas en blanco, con encabezados en la primera fila.

Pasos para convertirla en tabla:

1. Haz clic en una celda de los datos, por ejemplo A1.
2. Pulsa Ctrl+T para crear la tabla. Aparece el cuadro Crear tabla.
3. Marca «La tabla tiene encabezados» y pulsa Aceptar.
4. En la pestaña Diseño de tabla, cambia el nombre a TablaVentas en el cuadro Nombre de tabla (arriba a la izquierda).

Crear las cuatro tablas dinámicas del dashboard

Con la tabla lista, se crean cuatro tablas dinámicas, una por cada vista del panel. Cada una se pone en su propia hoja para que la hoja final «Dashboard» quede limpia.

1. Clic en una celda de la tabla, por ejemplo A1.
2. Insertar > Tablas > Tabla dinámica > Nueva hoja.
3. En la nueva hoja, en la lista de campos a la derecha, arrastra los campos según la vista.
4. Repite los pasos 1 a 3 para las otras tres vistas, cada una en su hoja.
5. Para renombrar: clic en una celda de la PivotTable, Analizar tabla dinámica > Tabla dinámica y escribe el nombre.

Ventas por categoría: la PivotTable maestra

En la primera PivotTable, llamada PT_Categoria, se arrastra Categoría al área Filas e Importe al área Valores. Se cambia el formato del importe a número sin decimales y se ordena de mayor a menor.

Pasos:

1. Clic derecho en cualquier valor de importe > Formato de número > Número, 0 decimales.
2. Clic derecho en una categoría > Ordenar > Ordenar de mayor a menor.

Ventas por empleado y por cliente

Las siguientes dos PivotTables se crean igual, pero cambiando el campo de filas. En PT_Empleado se arrastra Empleado a Filas; en PT_Cliente, Cliente a Filas. En ambas, Importe a Valores con formato sin decimales.

Ventas por mes con la escala de tiempo

En PT_Mes se arrastra Fecha a Filas e Importe a Valores. La fecha aparece con días sueltos, y se agrupa por meses:

1. Clic derecho en cualquier fecha de la columna A.
2. Analizar tabla dinámica > Campo activo > Agrupar campo.
3. Marca Solo meses y pulsa Aceptar.

Convertir cada tabla dinámica en un gráfico

Cada PivotTable se pinta con un PivotChart. En la hoja PT_Categoria se hace un gráfico combinado para enseñar el importe como columnas y el porcentaje sobre el total como una línea en el eje secundario.

1. Clic en una celda de la PivotTable de la categoría.
2. Analizar tabla dinámica > Herramientas > Gráfico dinámico.
3. Elige Combo en la pestaña Todos los gráficos.
4. Para la serie Suma de Importe, tipo Columna agrupada; para la serie % sobre el total, tipo Línea y marca Eje secundario.
5. Clic en Aceptar.

Para añadir el % sobre el total: arrastra Importe a Valores otra vez, clic en el campo nuevo > Configuración de campo de valor > Mostrar valores como > % del total general. Cierra y vuelve a abrir el asistente del gráfico para que aparezca la nueva serie.

Las otras tres hojas (PT_Empleado, PT_Cliente, PT_Mes) llevan un gráfico más sencillo: Insertar > Gráficos > Gráfico dinámico con Columna agrupada o Línea según lo que se vea mejor.

Añadir segmentaciones y conectarlas a todas las tablas

Las segmentaciones (Slicers) son los filtros visuales del panel. Se crean una vez y se conectan a las cuatro tablas dinámicas.

1. Clic en una celda de cualquier PivotTable.
2. Analizar tabla dinámica > Filtrar > Insertar segmentación de datos.
3. Marca Categoría, Producto, Empleado y Cliente. Aceptar.
4. Mueve los slicers a la hoja «Dashboard».
5. Clic en un slicer > Segmentación de datos > Conexiones del informe.
6. Marca las cuatro tablas dinámicas (PT_Categoria, PT_Empleado, PT_Cliente, PT_Mes). Aceptar.

Repite los pasos 5 y 6 con cada slicer para que los cuatro queden conectados a las cuatro tablas.

Colocar la escala de tiempo sobre la fecha del pedido

La escala de tiempo (Timeline) es como un slicer, pero con un calendario deslizante para fechas.

1. Clic en una celda de la PivotTable de la hoja PT_Mes.
2. Analizar tabla dinámica > Filtrar > Insertar escala de tiempo.
3. Marca Fecha de pedido. Aceptar.
4. Mueve la escala a la hoja «Dashboard».
5. Clic en la escala > Segmentación de datos > Conexiones del informe.
6. Marca las cuatro tablas dinámicas. Aceptar.
7. En Segmentación de datos > Estilo, escoge un estilo que combine con los slicers.

Montar el panel en una hoja «Dashboard»

Ahora se juntan todos los elementos en una hoja nueva.

1. Clic derecho en la pestaña de la primera hoja > Insertar > Hoja de cálculo. Nómbrala «Dashboard».
2. Corta y pega los cuatro gráficos en la hoja «Dashboard»: arriba a la izquierda el de categoría, a su derecha el de empleado, debajo el de cliente, y abajo del todo el de mes.
3. Coloca los cuatro slicers (Categoría, Producto, Empleado, Cliente) en una franja arriba del todo.
4. Coloca la escala de tiempo debajo de los slicers.
5. Quita las líneas de cuadrícula: Vista > Mostrar > Líneas de cuadrícula (desmarca).
6. Clic derecho en las pestañas de las hojas de apoyo (PT_Categoria, PT_Empleado, PT_Cliente, PT_Mes, Datos) > Ocultar.

Compartir el dashboard con un grupo de Microsoft 365

Para que otras personas lo vean y lo filtren sin pasarse archivos por correo, se guarda en la biblioteca del grupo.

1. Guarda el libro como Dashboard_Ventas.xlsx en tu equipo.
2. En Outlook 2016 o Outlook en la web, abre la tarjeta del grupo al que quieres subir el panel.
3. Elige Archivos > Cargar > Archivos y selecciona Dashboard_Ventas.xlsx.
4. En la página del grupo, abre Archivos > Documentos.
5. Selecciona el archivo recién subido y pulsa Anclar arriba (Pin to top) para que quede fijo en la parte superior de la biblioteca.

Las personas del grupo pueden abrirlo desde Outlook, desde la app móvil Outlook Groups o desde el sitio de SharePoint del grupo, y todas filtran a la vez con los slicers. Cada persona tiene su propia sesión, así que ven sus filtros sin molestar a las demás.

Por qué el dashboard deja de actualizarse o se ensucia

Tres tropiezos frecuentes al usar el panel.

El slicer no filtra los cuatro gráficos a la vez

Si al pulsar un empleado solo cambia el gráfico de la categoría y los demás se quedan igual, el slicer se conectó solo a una PivotTable. La causa es que se creó el slicer cuando aún no existían las otras tablas, o que se marcó la conexión solo en la maestra. Arreglo: clic en el slicer, abre Conexiones del informe y marca las cuatro tablas (PT_Categoria, PT_Empleado, PT_Cliente, PT_Mes). Repite con cada slicer.

La fila nueva no aparece al añadir un pedido

Si copias un pedido con Ctrl+V debajo de la última fila de la tabla y la fila queda fuera del rango azul, las PivotTables no la ven. La causa es que el pegado se hizo fuera de la tabla, en una fila normal. Arreglo: ve a la última fila de la tabla azul, pulsa Tab en la última celda (o haz clic en la esquina inferior derecha de la última celda y arrastra hacia abajo una fila) y escribe ahí el nuevo pedido. La tabla lo absorbe y la PivotTable lo incluye al pulsar Actualizar.

El gráfico mixto muestra la línea en el mismo eje que las columnas

En el gráfico de categoría, la línea de % sobre el total debería ir en el eje de la derecha, pero si queda en el izquierdo, las dos series se mezclan y la línea apenas se mueve. La causa es que al crear el combo no se marcó Eje secundario para la serie %. Arreglo: clic derecho en la línea > Cambiar tipo de gráfico de la serie > Línea, y en la misma ventana marca Eje secundario en Opciones de la serie. Aceptar.

Lo que Excel no puede hacer como dashboard

Excel sirve para paneles personales y de equipo pequeño, pero tiene un techo claro. Solo una persona edita a la vez el archivo, así que compartir implica turnarse. Las tablas dinámicas hay que actualizarlas a mano con clic derecho > Actualizar, y si cambia la forma de los datos (una columna que se renombra, una celda que se borra), las fórmulas y los campos se rompen en silencio. Por encima de unos 100.000 registros el panel se ralentiza, y Excel para la web ni siquiera puede con todas las opciones de las PivotTables.

En esos casos, lo razonable es migrar a una herramienta de BI pensada para eso: Power BI, que lee archivos de Excel y crea paneles compartidos y con refresco automático, u otras como FineReport, Tableau o Looker Studio. El libro que has montado aquí, eso sí, se puede abrir desde Power BI como primer paso: los datos limpios de la tabla TablaVentas ya están listos para una conexión directa.

Para seguir, el siguiente paso natural es sustituir las tablas estáticas por una conexión a tu base de datos real con Power Query (Datos > Obtener datos), de forma que el panel se actualice al refrescar, sin tocar el archivo de origen.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas típicas al montar un dashboard en Excel