Convertir un documento de Word a Excel sin perder los datos

Convertir un documento de Word a Excel no consiste en cambiar la extensión .docx por .xlsx. Consiste en trasladar los datos a una hoja de cálculo mediante una tabla copiada o un archivo de texto importado. En este tutorial usarás el libro Ventas de la tienda, que empieza con una tabla de Word y termina como una hoja de Excel lista para calcular importes.

El método de copiar y pegar funciona en las versiones de escritorio de Excel y en Excel para la web. La importación con Desde el texto/CSV utiliza Power Query y está disponible en Excel 2016, 2019, 2021, 2024, Microsoft 365 y Excel para la web. Los datos están comprobados en octubre de 2026.

Qué se puede pasar de Word a Excel

Una tabla de Word es el caso más sencillo. Si cada fila representa una venta y cada columna contiene un campo, puedes copiarla y pegarla en Excel. Cada celda de Word ocupará una celda de Excel y cada fila conservará su separación.

Supongamos que el documento Ventas.docx contiene esta tabla:

Los totales ya están escritos en Word, pero todavía no son fórmulas. La primera forma de convertir el documento es seleccionar toda la tabla, copiarla y pegarla en un libro de Excel.

La diferencia entre una tabla y un texto suelto

La tabla conserva una estructura reconocible. El texto suelto no: Word puede escribir «Cuaderno, 5, 3,20» en una línea, pero Excel necesita saber dónde termina cada campo. Para eso se usan tabulaciones o comas.

Por qué Excel no abre un archivo .docx directamente

Excel no tiene un botón nativo «Convertir .docx a .xlsx». Un archivo .docx contiene texto, tablas, imágenes y formato de un procesador de textos; un .xlsx contiene hojas, celdas, fórmulas y formatos de hoja de cálculo.

La ayuda oficial de Microsoft explica dos rutas: copiar directamente una tabla de Word y usar Desde el texto/CSV para archivos de texto. Puedes consultar la guía Copiar una tabla de Word en Excel.

Copiar una tabla de Word a una hoja de Excel

1. Abre Ventas.docx en Word.
2. Sitúa el cursor dentro de la tabla y usa el selector que aparece en su esquina superior izquierda para seleccionar todas sus celdas.
3. Pulsa Ctrl+C.
4. Abre Excel y crea un libro en blanco.
5. Selecciona la celda A1 y pulsa Ctrl+V.

Si Word ha combinado celdas, el pegado puede desplazar algún dato. Seleccionar solo la tabla, sin pulsar dos veces dentro de una celda, ayuda a conservar la distribución inicial.

Elegir cómo pegar el contenido desde Word

1. Pulsa Ctrl+V en Excel.
2. Abre el botón Opciones de pegado que aparece junto a la zona pegada.
3. Compara las opciones Mantener formato de origen y Coincidir con formato de destino.
4. Elige una y confirma la acción si Excel muestra una vista previa.

Mantener el aspecto de la tabla de Word

1. Copia otra vez la tabla de Word.
2. En Excel, selecciona A1 y pulsa Ctrl+V.
3. Abre Opciones de pegado.
4. Elige Mantener formato de origen.

La información conserva el aspecto del documento: colores, bordes y anchos visuales. No obstante, una celda combinada de Word puede seguir ocupando un lugar que Excel no reproduce igual.

Adaptar el contenido al formato de Excel

1. Copia otra vez la tabla de Word.
2. En Excel, selecciona A1 y pulsa Ctrl+V.
3. Abre Opciones de pegado.
4. Elige Coincidir con formato de destino.

Los valores siguen siendo los mismos, pero la apariencia se adapta al libro. Esta opción suele ser más útil si después vas a aplicar formatos, filtros o fórmulas.

Revisar qué se ha pegado en cada celda

1. Amplía las columnas A:D arrastrando sus bordes.
2. Revisa que cada venta conserve una sola fila.
3. Comprueba que los encabezados no estén partidos.
4. Verifica fechas, cantidades e importes.
5. Si una dirección ocupa dos líneas dentro de una celda, no parece el problema; si ocupa dos filas, corrige la distribución.

Pegado especial cuando Word no se organiza bien

1. En Word, selecciona el contenido que quieres trasladar.
2. Pulsa Ctrl+C.
3. En Excel, selecciona una zona vacía, por ejemplo F1.
4. Pulsa Ctrl+Alt+V para abrir Pegado especial.
5. Elige Texto Unicode o Texto.
6. Acepta el pegado.
7. Si aparecen tabulaciones o saltos de línea sobrantes, usa Buscar y reemplazar.

Cuándo elegir valores, HTML o texto

La ayuda oficial señala que, cuando el contenido viene de otro programa, el cuadro Pegado especial ofrece formatos del portapapeles como HTML, Texto Unicode o Texto. Consulta Pegado especial y Opciones de pegado.

Corregir una fila partida por un salto de línea

Una dirección escrita en dos líneas puede ocupar dos filas si el contenido llega como texto. Sustituye ese salto manual por un espacio:

1. Selecciona las celdas afectadas.
2. Pulsa Ctrl+B para abrir Buscar y reemplazar.
3. En Buscar, pulsa Ctrl+J para insertar un salto de línea.
4. En Reemplazar con, escribe un espacio.
5. Pulsa Reemplazar todo.

Guardar texto de Word como un archivo importable

Cuando la tabla es grande o contiene muchos registros, conviene separar los campos antes de importarlos. En Word:

1. Abre Ventas.docx.
2. Selecciona Archivo > Guardar como.
3. Elige Texto sin formato y guarda como Ventas.txt.
4. Comprueba que cada registro ocupe una línea y que sus campos estén separados por tabulaciones o comas.

Después, en Excel:

El archivo .txt no conserva el formato de Word, pero sí puede conservar los datos cuando están bien separados.

Preparar el texto con tabulaciones o comas

Un archivo separado por tabulaciones puede tener esta estructura:

En un editor de texto, esas filas representarían registros separados. La clave es que todos los registros utilicen el mismo separador. No mezcles tabulaciones y comas sin revisarlo, porque cada fila debe dividirse de la misma manera.

Revisar la vista previa antes de cargar

1. En Excel, selecciona Datos > Obtener y transformar datos > Desde el texto/CSV.
2. Elige Ventas.txt.
3. En la vista previa, selecciona Origen del archivo.
4. Elige la codificación. Para archivos con tildes y caracteres especiales, prueba Unicode UTF-8.
5. Selecciona Delimitado.
6. Elige Tabulación o Coma, según el archivo.
7. Comprueba los encabezados y la separación de las columnas.

La codificación UTF-8 y el delimitador aparecen en el cuadro Origen del archivo o en sus propiedades, según la versión.

Cargar los datos y guardarlos como libro

1. Pulsa Cargar para insertar los registros en el libro.
2. Cambia el nombre de la hoja a Ventas si es necesario.
3. Selecciona Archivo > Guardar como.
4. Elige Libro de Excel y guarda el archivo como Ventas.xlsx.

Convertir una tabla grande sin copiarla manualmente

Para muchos registros, guardar el contenido como texto y usar Desde el texto/CSV evita copiar bloques de celdas. Además, la vista previa permite elegir el delimitador y comprobar la separación antes de cargar los datos.

1. Exporta la tabla de Word como texto sin formato.
2. Abre Desde el texto/CSV.
3. Selecciona la codificación y el delimitador correctos.
4. Revisa que cada registro ocupe una fila.
5. Pulsa Cargar.

Para limpiar el resultado, puedes transformar la columna Total en número y convertir Producto en texto. Así evitas que una venta con espacios inicial o final se trate como otro registro.

Corregir columnas que Excel interpreta como una sola

Si la vista previa muestra todos los campos juntos, Excel ha recibido un delimitador que no reconoce.

Después de cambiar el delimitador, revisa las fechas, cantidades y nombres. Si un campo contiene comas, puede necesitar comillas y una preparación previa del texto.

Limpiar valores duplicados después de importar

1. Guarda una copia del libro antes de limpiar.
2. Selecciona las columnas que identifican un registro.
3. Selecciona Datos > Herramientas de datos > Quitar duplicados.
4. Revisa las casillas de columnas en el cuadro.
5. Pulsa Aceptar.

La hoja Ventas conserva las tres ventas porque no hay registros repetidos. Si una fila aparece dos veces, Quitar duplicados la elimina.

Qué falla al pasar Word a Excel

La conversión no siempre conserva exactamente la disposición de Word. Excel interpreta el contenido pegado según sus propias reglas, y el archivo de texto puede necesitar una separación más clara.

Las celdas combinadas no conservan su posición

Si Word combinó varias celdas, Excel puede mostrar huecos o desplazar columnas. Copia toda la tabla como texto y utiliza Datos > Herramientas de datos > Texto en columnas para separar los valores.

Los tildes o caracteres especiales aparecen rotos

Al importar un .txt, una codificación incorrecta altera los caracteres. En la vista previa de Desde el texto/CSV, selecciona una codificación compatible, como Unicode UTF-8, y vuelve a cargar el archivo.

La guía oficial explica que la importación permite elegir el origen y la codificación antes de cargar los datos: Importar un archivo de texto o CSV.

El contenido pegado queda en una sola columna

Abrir un CSV con doble clic utiliza el separador de la configuración regional. Si el archivo usa comas y Excel espera punto y coma, todas las columnas pueden aparecer juntas.

La solución es usar Datos > Obtener y transformar datos > Desde el texto/CSV y seleccionar el delimitador en la vista previa, como explica la ayuda oficial.

El documento protegido no se puede convertir

Un documento protegido por contraseña o con restricciones de edición debe desbloquearse antes de copiarlo o exportarlo. Trabaja sobre una copia y no compartas la contraseña junto al archivo.

Elige el método adecuado para cada documento

No hay un límite pequeño de filas para elegir entre copiar e importar: la decisión depende del tamaño y de la estructura. En una hoja normal, Excel admite 1.048.576 filas y 16.384 columnas. Si el contenido del libro superara esos límites, el procedimiento de importación no resolvería la actualización una capacidad de la hoja.

Copiar y pegar para una tabla sencilla

1. Selecciona la tabla en Word.
2. Pulsa Ctrl+C.
3. En Excel, selecciona A1.
4. Pulsa Ctrl+V.
5. Revisa celdas combinadas, saltos de línea, fechas e importes.

Para una tabla de pocas filas, este método evita crear un archivo intermedio. La hoja Ventas queda lista para continuar trabajando.

Importar texto para muchos registros

1. En Word, guarda el contenido como texto sin formato.
2. Organiza cada campo en una columna y cada registro en una línea.
3. En Excel, selecciona Datos > Obtener y transformar datos > Desde el texto/CSV.
4. Revisa codificación, delimitador y vista previa.
5. Pulsa Cargar.

Este método es más Appropriate cuando copiar y pegar produce columnas desplazadas o distributes los valores de forma diferente.

Usar un conversor externo con precautions

Un servicio web puede transformar documentos Word en XLS o XLSX. Sin embargo, debes revisar su privacidad, sus límites y el resultado antes de usarlo con información confidencial.

El servicio WorkinTool descrito en el material permite cargar documentos DOC o DOCX, convertirlos y descargar XLS o XLSX. Indica un máximo de 0,5 MB por archivo y hasta cuatro archivos por lote, pero debes comprobar esas condiciones antes de subir información de trabajo.

Lo que ya sabes hacer con Word y Excel

• Copiar una tabla de Word y pegarla en la celda A1 de Excel.
• Elegir «Mantener formato de origen» o «Coincidir con formato de destino».
• Usar Pegado especial con HTML, Texto Unicode o Texto.
• Guardar contenido de Word como texto sin formato.
• Importar un archivo .txt o .csv mediante Desde el texto/CSV.
• Corregir columnas unidas, saltos de línea, tildes rotas y duplicados.

Ahora puedes convertir el documento Ventas.docx en un libro Ventas.xlsx limpio. El siguiente paso es convertir el rango A1:D4 en una tabla de Excel con Insertar > Tabla para mantener los datos ordenados y PREPARARLOS para filtros y fórmulas.

Dudas al convertir documentos de Word a Excel