Cómo crear una plantilla de itinerario de viaje en Excel

Una plantilla de itinerario de viaje es un libro de Excel que junta, en hojas separadas, los datos del viaje (destino, viajeros, fechas y presupuesto), el plan día a día con horarios y reservas, el control de gastos y los contactos de emergencia. Está pensada para que la prepares antes de salir y la lleves encima durante el viaje, ya en el móvil con la app de Excel, en el portátil o impresa.

En este tutorial la montas desde cero en un solo libro, con datos realistas, y al terminar sabrás: calcular los días de viaje a partir de las fechas, crear listas desplegables para no escribir a mano cada actividad, convertir el plan diario en una tabla que suma filas sola, y controlar el presupuesto con SUMAR.SI (en inglés, SUMIF). Todo funciona en Microsoft 365, Excel 2021, 2019, 2016 y 2013; en Excel para la web también, salvo lo que dependa de macros.

Qué es una plantilla de itinerario de viaje y para qué te sirve

Un viaje de varios días junta más información de la que cabe en una cabeza: vuelos de ida y vuelta, hoteles con su confirmación, traslados al aeropuerto, restaurantes reservados, entradas a monumentos, nombres de quien viaja y contactos a los que avisar si pasa algo. Apuntar todo eso en notas del móvil, en correos sueltos o en capturas de pantalla suele acabar mal: cuando más lo necesitas, no lo encuentras.

Una plantilla de itinerario es un libro de Excel con un esquema fijo, repetible, que tú rellenas una vez por viaje. Al tener las cosas en su sitio (fechas arriba, plan por días en medio, presupuesto debajo, contactos al final), no se te olvida nada: si copias la plantilla para el siguiente viaje, solo cambias los datos y el formato se mantiene.

Durante el viaje, la plantilla también sirve de hoja de ruta: la abres en el móvil, miras la actividad de las once de la mañana, tocas el enlace de la reserva y sigues. Y al volver, el desvío entre lo presupuestado y lo gastado te dice qué categoría se te fue de manos.

Las hojas que suele tener un buen itinerario

La mayoría de plantillas que circulan por internet usan entre cuatro y seis hojas, y el motivo es práctico: cada hoja resuelve una pregunta distinta. Si las mezclas, acabas con una tabla larga y cruzada que nadie entiende.

La hoja de Información del viaje guarda lo que define el viaje: destino, fechas, viajeros y presupuesto total. Es la única hoja con fórmulas que dependen del tiempo, porque aquí se calculan los días. La hoja Plan diario reparte las actividades por día y por franja horaria, y suele ser la más ancha, con una columna por día. La hoja Presupuesto controla el dinero: categoría, presupuesto estimado y gasto real, con una fórmula que calcula la diferencia. La hoja Contactos de emergencia lleva teléfonos de familiares, embajada, seguro y compañía aérea, cosas que no quieres buscar a última hora. Por último, la hoja Maleta es una lista de comprobación con casillas para marcar.

Separar las hojas así permite, por ejemplo, llevarse el plan diario en el móvil y dejar la de presupuesto en el portátil, sin que se mezclen los datos.

La hoja "Información del viaje": datos generales y duración calculada

Empezamos por la hoja que define el viaje. La llamaremos Info y va a tener los datos básicos arriba y los días calculados abajo. Lo primero es crear el libro y escribir las cabeceras.

1. Abre un libro nuevo en blanco y, en la primera hoja, escribe en A1 Información del viaje (Inicio > Fuente > Tamaño de fuente 14, en negrita).
2. En A3 escribe Destino, en A4 Fecha de inicio, A5 Fecha de fin, A6 Viajeros y A7 Presupuesto. En A8 escribe Duración (días).
3. Rellena los datos en la columna B: B3 Tokio, B4 01/04/2026, B5 10/04/2026, B6 2, B7 3500.
4. En B8 escribe la fórmula =B5-B4+1 y pulsa Entrar.

Restar fechas y obtener los días de viaje

La fórmula =B5-B4 daría 9, porque entre el 1 y el 10 de abril hay nueve noches, pero el viaje dura diez días contando la vuelta. Por eso se suma +1: para incluir también el día de regreso.

Las fechas en B4 y B5 tienen que tener formato de fecha, si no, Excel las trata como texto y =B5-B4 da error. Para aplicarlo: selecciona B4 y **B5`, ve a Inicio > Número > Fecha corta, y elige la que muestra el día con dos cifras, el mes con dos y el año con cuatro (DD/MM/AAAA).

=B5-B4+1

Cambiar la moneda según el país del viaje

La celda B7 (Presupuesto) muestra 3500 en formato moneda. Para que el símbolo cambie según el país del viaje, selecciónala y aplicas el formato desde la cinta.

En el cuadro, el desplegable actual te deja salir el código de moneda que prefieras. Elige EUR € si el presupuesto está en euros, MXN si son pesos mexicanos, ARS para pesos argentinos, CLP para pesos chilenos o PEN para soles. Pulsa Aceptar y la celda mostrará, por ejemplo, 3.500,00 €.

La hoja "Plan diario": horarios, reservas y enlaces

La segunda hoja es la que más se usa durante el viaje. La llamamos Plan y tiene una columna por día, con filas para mañana, tarde y noche.

1. Crea una hoja nueva (botón + junto a la pestaña Info) y llámala Plan.
2. En A1 escribe Hora, en B1 a K1 los días del 1 al 10 (puedes escribir Día 1, Día 2, …, Día 10).
3. En A2 escribe Mañana (09-14), en A3 Tarde (14-19), ver A4 Noche (19-23).
4. En A5 escribe Alojamiento, en A6 Confirmación, en A7 Enlace.
5. Rellena la columna del Día 1 (B2 a B7) con la primera jornada: mañana, tarde, noche, hotel, código de reserva y enlace a la reserva.

Crear una lista desplegable con los tipos de actividad

Para que cada celda de actividad tenga el mismo tipo de valor, montas una lista desplegable con los valores que más repites. Primero defines la lista en una zona apartada.

1. En la hoja Plan, ve a la columna M y escribe, desde M2 hacia abajo: Vuelo, Hotel, Traslado, Visita, Comida, Otros.
2. Selecciona M2:M7, ve a Inicio > Portapapeles y cópialas. Pégalas en N2:N7 con Pegado especial > Transponer, así tienes también los tipos en una fila.

Ahora aplica la validación en la celda B2 (mañana del día 1) y, después, al resto.

Pulsa Aceptar. Al volver a la celda B2, aparece una flecha a la derecha; al pulsarla, salen las seis opciones. Repite en las demás celdas de actividad o, más rápido, copia B2 y pégala en B2:K4 (las celdas de mañana, tarde y noche de los diez días).

Convertir la lista diaria en una tabla que crece sola

El problema de la validación anterior es que apunta a unas coordenadas fijas (las celdas que escribiste en Origen). Si insertas una fila en medio, la lista se desplaza. La solución es convertir la lista de tipos en una Tabla y usar su nombre como Origen.

1. Selecciona el rango M1:M7 (la cabecera Tipo en M1 y los seis valores debajo).
2. Ve a Insertar > Tablas > Tabla y marca La casilla La tabla tiene encabezados. Pulsa Aceptar.
3. Con la tabla seleccionada, en la esquina superior izquierda verás Tabla1. Cámbialo a Tipos en el Cuadro de nombres y pulsa Entrar.

Ahora vuelve a B2, abre Validación de datos y cambia el Origen por =Tipos[Tipo]. Pulsa Aceptar. A partir de ahora, si añades un valor a la tabla (por ejemplo, Tren en M8), la lista desplegable lo incluye sola.

La hoja "Presupuesto": gasto estimado, gasto real y totales

Tercera hoja, la del dinero. La llamamos Presupuesto y tiene categorías en la columna A, presupuesto estimado en B, gasto real en C y la diferencia en D.

1. Crea la hoja Presupuesto. En A1 escribe Categoría, en B1 Estimado, en C Real, en D Desvío.
2. Rellena las filas 2 a 7 con las categorías típicas: Vuelos, Alojamiento, Transporte, Comidas, Entradas, Otros. Pon un importe estimado en B y el real en C cuando lo sepas.
3. Duelta: en D2 escribe la fórmula =C2-B2 y cópiala hacia abajo con el controlador de relleno hasta D7.

Totales por categoría con SUMAR.SI (SUMIF)

Si tienes una hoja con muchas filas y quieres saber cuánto llevas gastado solo en alojamiento, SUMAR.SI (en inglés, SUMIF) lo calcula de una sola vez.

1. Bajo la tabla, en A9 escribe Total alojamiento. En B9 escribe la fórmula =SUMAR.SI(A2:A20;"Alojamiento";C2:C20).
2. Repite las columnas A10 a A12 con Total comidas, Total entradas, Total general y las fórmulas equivalentes.

=SUMAR.SI(A2:A20;"Alojamiento";C2:C20)

Total general del viaje con autosuma

Para el total general no hace falta escribir la fórmula a mano: Excel la pone sola con un atajo.

1. Haz clic en C8, la celda justo debajo de la columna Real.
2. Pulsa Alt+= (en Mac, Cmd+Mayús+T). Excel escribe =SUMA(C2:C7) en la barra de fórmulas y muestra el resultado.
3. Repite en D8 para el desvío total.

La hoja "Contactos de emergencia" y la lista de maleta

Las dos últimas hojas son las que solo usas en caso de necesidad, así que se diseñan para encontrarse rápido.

Contactos. Crea la hoja Contactos. En A1 escribe Nombre, en B1 Relación, en C1 Teléfono, en D1 Email. Rellena con: familiar, embajada del país de destino, seguro de viaje y compañía aérea. Añade una fila arriba con En caso de emergencia llamar a y el primer contacto, para tenerlo a la vista.

Maleta. Crea la hoja Maleta. En A1 escribe Categoría, en B1 Pieza, en C1 En bodega, en D1 En mano, en E1 Mochila. Reparte las filas por bloques: Ropa, Calzado, Aseo, Documentación y Electrónica. En cada celda C, D o E, pon una equis (x) según dónde va cada cosa.

Por qué tu itinerario se descuadra al imprimir o al cambiar de hoja

Tres errores típicos al usar esta plantilla y cómo arreglarlos. Todos salen de verdad al usarla en el día a día.

La fórmula de días devuelve un número negativo

Si escribes la fecha de fin antes que la de inicio, la fórmula =B5-B4+1 da un número negativo (por ejemplo, -9), que no significa nada como duración de viaje. La causa es trivial, un dedo que se ha equivocado al escribir.

Se arregla cambiando la fórmula de B8 por una que avise:

=SI(B5<B4;"Fechas invertidas";B5-B4+1)

La lista desplegable desaparece al insertar filas

Si insertas una fila en medio del rango M2:M7 de la hoja Plan, la lista desplegable que pusiste en B2 apunta a celdas que ya no contienen los valores. Al abrirla, sale vacía o con menos opciones.

La causa es que la Validación de datos apunta a un rango con coordenadas fijas. Se arregla usando el nombre de la tabla que creaste antes: en B2, abre Validación de datos y cambia el Origen a =Tipos[Tipo]. Como la tabla crece hacia abajo al ir de verde, la referencia se mantiene sola al insertar filas.

El total del presupuesto no cuadra con la suma a mano

Si el total de C8 no coincide con la suma que calculas tú a mano, casi siempre hay celdas de gasto que en realidad tiene texto y no números: alguien escribió 50 € con el símbolo a mano, o pendiente para una categoría sin gastar. SUMA los ignora sin avisar.

La causa es que SUMA solo suma números. Para localizar las celdas problemáticas, usa la función ESNUMERO (en inglés, ISNUMBER):

=ESNUMERO(C2)

Ponla en una celda auxiliar, por ejemplo en E2, y cópiala hasta E7. Las celdas que devuelven FALSO son las que tienen el problema: ábrelas, quita el texto y deja solo el número. Después, vuelve a aplicar el formato de moneda.

Lo que ya sabes hacer con tu plantilla de itinerario

Repaso rápido de lo que ahora controlas con tu libro:

• Tienes la información del viaje repartida por hojas, con la duración calculada automáticamente.
• Las fechas tienen formato DD/MM/AAAA y el presupuesto está en la moneda del país del viaje.
• Las actividades del plan diario se usan una lista desplegable con los tipos que más repites.
• El plan diario es una tabla que crece hacia abajo al ir de verde, y la lista se mantiene con =Tipos[Tipo].
• El presupuesto usa SUMAR.SI para totales por categoría y SUMA con Alt+= para el total general.

El siguiente paso natural es proteger las hojas con fórmulas para no borrarlas sin querer al ir de verde. Ve a Revisar > Proteger hoja, marca Proteger hoja y contenido y pon una contraseña. Así, las celdas con fórmula se quedan fijas y solo podrás editar las celdas de datos que desbloquees antes.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al montar la plantilla de itinerario en Excel