Excel 2016: qué cambió y cómo sacarle partido

Excel 2016 es la versión de pago único de Office lanzada por Microsoft en septiembre de 2015, pensada para instalarse en un solo ordenador y trabajar sin conexión. Al terminar este tutorial sabrás qué trae de nuevo frente a Excel 2013, qué herramientas le faltan frente a 2019, 2021 o Microsoft 365, cómo abrirlo y guardar el archivo en el formato correcto, montar tu primera consulta con Power Query, crear una hoja de previsión, dibujar un gráfico en cascada y comprobar si tu instalación recibe actualizaciones. Funciona en Excel 2016 para escritorio; las versiones equivalentes para Mac y Excel para la web tienen un comportamiento parecido en lo que se explica aquí.

Qué es Excel 2016 y dónde se coloca en la familia Excel

Excel 2016 es la versión de Office de pago único (la última que se podía comprar «en caja», sin suscripción), instalada en local y pensada sobre todo para empresas. Llegó al mercado el 22 de septiembre de 2015 y desde el 14 de octubre de 2025 ya no recibe soporte oficial de Microsoft: los archivos se siguen abriendo y modificando, pero no se publican más parches ni correcciones de seguridad. En la escala de versiones se coloca entre Excel 2013 (la anterior de pago único) y Excel 2019 (la siguiente). Convive con la rama de suscripción, que empezó en 2011 como Office 365 y hoy se llama Microsoft 365, y con las LTSC (2021 y 2024), pensadas para equipos que necesitan estabilidad sin actualizaciones de características.

Lo que Excel 2016 trajo nuevo respecto a 2013

• Power Query integrado como el grupo Obtener y transformar en la pestaña Datos, sin instalar nada aparte.
• Gráficos nuevos en Insertar > Gráficos: cascada, histograma, Pareto, rectángulos, proyección solar y cajas y bigotes.
• Hoja de previsión en Datos > Previsión, para pronosticar series temporales con un clic.
• Funciones de pronóstico PRONOSTICO.ETS y PRONOSTICO.LINEAL (en inglés FORECAST.ETS y FORECAST.LINEAR), especializadas en series con estacionalidad.
• Segmentaciones (slicers) en tablas y tablas dinámicas con un botón dedicado en Insertar > Filtros > Segmentación de datos.
• Publicación mejorada en SharePoint y exportación directa a Power BI desde Archivo > Exportar.

Lo que Excel 2016 NO hace aunque lo veas en otras versiones

• Sin SI.CONJUNTO (IFS), CONCAT ni UNIRCADENAS (TEXTJOIN): llegaron en Excel 2019. En 2016 se apilan SI anidados o CONCATENAR con comillas.
• Sin matrices dinámicas: el «derrame» automático de fórmulas (un solo ordenador en una sola celda que llena un rango) llegó en Excel 2021; en 2016 cada fórmula va en su celda y se copia con el controlador de relleno.
• Sin BUSCARX (XLOOKUP), LET ni LAMBDA: las tres son de 2021. En 2016 se usan BUSCARV (VLOOKUP), BUSCARH (HLOOKUP) o INDICE y COINCIDIR (INDEX y MATCH).
• Sin la barra de direcciones moderna y sin el panel IDEAS (hoy «Analizar datos») de Microsoft 365.
• Power Query limitado: el editor de 2016 no tiene la cinta unificada de 365 ni el conector de Datamarts; carga archivos y bases de datos, pero menos tipos de orígenes en la nube.

Dónde están en la cinta las herramientas de siempre

Power Query se esconde en Datos > Obtener y transformar > Nueva consulta. La hoja de previsión, en Datos > Previsión > Hoja de previsión. Los gráficos nuevos, dentro de Insertar > Gráficos, en su propio grupo. Pegado especial sigue en Inicio > Portapapeles > Pegado especial (Ctrl+Alt+V / Cmd+Ctrl+V). Comentarios, en Revisar > Comentarios > Nuevo comentario. La pestaña Programador, con el botón Visual Basic, no se ve al instalar: se activa en Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones, marcando la casilla Programador.

El nuevo grupo Obtener y transformar

Este grupo reúne las tres acciones más usadas: Nueva consulta abre el asistente para traer datos (de un archivo, una carpeta, una tabla web, una base de datos); Mostrar consultas abre el panel de la derecha con todas las conexiones del libro; Combinar y anexar une consultas para apilar o cruzar sus datos. Trae menos conectores en la nube que el Power Query actual, y carece de la cinta de pestañas Inicio, Transformar y Agregar vistas columna del editor moderno: en su lugar tiene un solo menú superior con los comandos más habituales.

Abrir Excel 2016 por primera vez y guardar en el formato correcto

1. Abre el menú Inicio de Windows, escribe «Excel 2016» y pulsa Entrar.
2. Elige Libro en blanco y, en el cuadro Guardar como, llámalo Gastos.xlsx.
3. En la celda A1 escribe Fecha y en B1 Importe; en C1 Categoría y en D1 Forma de pago.
4. Rellena las filas de la 2 a la 6 con tus gastos y guarda con Ctrl+G.

Guardar para que lo abra Excel 2013, 2010 y 2007 sin avisos

El formato .xlsx es el que Excel 2016 ofrece por defecto y lo abren sin problema Excel 2007, 2010 y 2013. Si tu hoja de seguridad sigue dibujando gráficos nuevos (cascada, histograma, Pareto), al guardar en .xlsx conservan su formato, pero un Excel 2013 los abrirá como imagen estática: si necesitas editarlas allí, ve a Exportar a Excel 2013 guardará el libro con los gráficos convertidos en imágenes incrustadas.

Tu primera consulta con Get & Transform (Power Query 2016)

Crea una carpeta Ventas2026 con tres archivos: enero.csv, febrero.csv y marzo.csv, cada uno con las columnas Fecha, Producto, Unidades e Importe. Sigue estos pasos:

1. Abre el libro Gastos.xlsx y ve a la pestaña Datos.
2. Pulsa Nueva consulta > Desde un archivo > Desde carpeta.
3. Escribe la ruta de Ventas2026 y pulsa Aceptar.
4. En la vista previa, marca Combinar y transformar datos y elige la columna Datos.
5. En el editor, comprueba que las cuatro columnas existen y pulsa Cerrar y cargar.

Cada paso que has hecho y por qué importa

El panel Configuración de consulta, dentro de Editor de consultas, guarda los pasos en una lista a la derecha: Origen (los tres CSV leídos), Cambió tipo (Power Query deduce si cada columna es texto, número o fecha), Quitó columnas (las que no sirven) y Anexó consultas (une las tablas en una sola). Pulsar Cerrar y cargar vuelca el resultado a una hoja nueva. Si en abril dejas abril.csv en la misma carpeta, basta con ir a Datos > Obtener y transformar > Mostrar consultas, seleccionar la consulta y pulsar Actualizar: los tres pasos se repiten solos y el cuarto mes aparece apilado con los anteriores.

Una previsión de ventas con la nueva hoja de previsión

1. En una hoja nueva llamada Previsión, escribe en A1 Mes y en B1 Ventas.
2. Rellena A2:A13 con los meses de enero a diciembre de 2025 y B2:B13 con importes que suben cada mes.
3. Selecciona A1:B13 y ve a Datos > Previsión > Hoja de previsión.
4. Pulsa Crear y observa la columna Pronóstico a la derecha.
5. En la celda D2 escribe =PRONOSTICO.ETS(A14;$B$2:$B$13;$A$2:$A$13) para enero de 2026 y cópiala hasta D14.

Los parámetros que cambian la forma de la curva

Subir el porcentaje de confianza (por ejemplo, al 99 %) hace las bandas más anchas; bajarlo al 90 % las estrecha. Fijar la estacionalidad manualmente a 12 meses obliga al cálculo a buscar un patrón anual aunque los datos sean pocos; en series muy estables «Detectar automáticamente» suele acertar.

Un gráfico en cascada con un solo clic

1. En la hoja Previsión, monta una tabla con A18 «Ingresos», A19 «Costes», A20 «Impuestos», A21 «Beneficio» y los importes en B18:B21.
2. Selecciona A18:B21.
3. Ve a Insertar > Gráficos > Cascada.
4. Pulsa Aceptar en Insertar gráficos.
5. Haz clic en la barra Beneficio y marca Establecer como total para que se vea como punto de llegada.

La cascada parte de Ingresos, resta Costes e Impuestos como barras rojas intermedias y remata «Beneficio» en azul como el total acumulado.

Pasar una tabla de Word a Excel 2016 sin que se desordene

1. En Word, selecciona la tabla con cinco filas y tres columnas (Producto, Unidades, Precio).
2. Copia con Ctrl+C.
3. En Excel, haz clic en A1 y pega con Ctrl+V.
4. Repite: copia de nuevo en Word, vuelve a Excel y usa Ctrl+Alt+V para abrir Pegado especial.

Pegar normal deja una tabla con formato de tabla de Word que conserva estilos y a veces descuadra columnas. Pegado especial como Microsoft Excel 12.0 Worksheet Object incrusta una mini hoja de Excel dentro del libro: se edita con doble clic sin romper el formato.

Cuando la tabla de Word tiene más filas que una hoja de Excel

Una hoja de Excel tiene 1.048.576 filas y 16.384 columnas, así que «no cabe» solo pasa con tablas enormes. Si al pegar ves menos filas de las que tenía la tabla de Word, casi siempre Word la cortó al importar o al pasar por el portapapeles. La solución fiable: en Word, ve a Archivo > Guardar como, elige *Texto sin formato (.txt)** con tabuladores como delimitador, y después en Excel ve a Datos > Obtener datos > Desde archivo > Desde texto, selecciona el .txt y el delimitador Tabulación. Así llegan todas las filas, cada una en su sitio.

Por qué Excel 2016 ya no recibe actualizaciones de seguridad

El soporte estándar de Excel 2016 terminó el 13 de octubre de 2020 y el extendido el 14 de octubre de 2025. A partir de esa fecha, los archivos se abren y se modifican sin problema, pero Microsoft no corrige nuevos fallos ni publica parches: cualquier vulnerabilidad descubierta después queda sin arreglo oficial. Para empresas con datos sensibles o regulados la recomendación es migrar a Excel 2021 LTSC (soporte hasta el 13/10/2026), Excel 2024 LTSC (soporte hasta el 09/10/2029) o Microsoft 365 (directiva moderna, siempre actualizado). En casa, donde los archivos suelen ser personales, puede seguir usándose, pero conviene tener el sistema operativo al día y abrir los archivos con prudencia.

Comprobar la versión y el estado de las actualizaciones

1. Abre el libro Gastos.xlsx y ve a Archivo > Cuenta.
2. Pulsa Acerca de Excel y anota la versión exacta (por ejemplo, «16.0.xxxxx»).
3. Pulsa Opciones de actualización y elige Actualizar ahora si la opción sigue disponible en tu sector.

Lo que ya sabes hacer con Excel 2016 y qué te conviene aprender después

• Distingues qué trae Excel 2016 de fábrica y qué se quedó en el camino (SI.CONJUNto, matrices dinámicas, BUSCARX).
• Abres y guardas en .xlsx, sabes cuándo conviene .xlsm con macros y cómo dejar un libro listo para 2013.
• Montas una consulta con Get & Transform, la actualizas al caer un mes nuevo y la dejas en el panel Mostrar consultas.
• Creas una hoja de previsión con estacionalidad automática y una fórmula PRONOSTICO.ETS al lado para comparar.
• Decides migrar a Excel 2021 LTSC, Excel 2024 LTSC o Microsoft 365 según tu calendario de soporte.

El siguiente paso natural es aprender INDICE y COINCIDIR para sustituir a BUSCARX cuando este no esté, y dar el salto a Power Query avanzado (combinar y anexar consultas reales) dentro del mismo 2016.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al usar Excel 2016