Un dashboard de recursos humanos en Excel es una hoja (o varias) donde los datos de plantilla, rotación, ausentismo y nómina se convierten en indicadores visualizados que se actualizan con un clic. Al terminar este tutorial sabrás armar un panel con una tabla maestra de empleados, calcular los KPI de RR.HH. con fórmulas, filtrarlos con segmentaciones de datos y representarlos en gráficos. Funciona en Excel 2010 en adelante para segmentaciones y desde Excel 2007 para el resto; las matrices dinámicas y LET requieren Microsoft 365 o Excel 2021.
Qué es un dashboard de RR.HH. y para qué sirve en una hoja de cálculo
Una hoja de cálculo de RR.HH. empieza casi siempre como un registro: una tabla con empleados, fechas de ingreso, departamentos y estados. Cuando los datos crecen, ese registro deja de responder preguntas: cuántas personas tenemos hoy, cuántas se fueron este mes, cuál es la rotación por departamento, cuántos días de ausentismo se acumulan. Ahí aparece el dashboard: una hoja que toma los datos crudos y los convierte en indicadores visualizados que se actualizan al cambiar la fecha de corte o un filtro.
La diferencia con un informe estático es la interactividad. Un informe de rotación se imprime y se archiva; un panel de rotación permite hacer clic en un departamento y ver al instante cómo cambian sus números. Esa interacción se logra con tablas dinámicas, segmentaciones de datos y fórmulas que leen tablas con nombre. El resto del artículo construye ese panel sobre un libro pequeño, con 8 empleados y 5 departamentos, para que cada fórmula dé un resultado exacto que puedas comprobar.
Los indicadores que tu panel tiene que mostrar
Un panel de RR.HH. no muestra todos los datos: muestra los indicadores que la dirección revisa cada mes. La tabla siguiente resume los más usados y la pregunta que responde cada uno.
| Indicador | Pregunta que responde |
|---|---|
| Headcount activo | ¿Cuántas personas tenemos hoy en plantilla? |
| Altas del mes | ¿Cuántas personas entraron este mes? |
| Bajas del mes | ¿Cuántas personas salieron este mes? |
| Tasa de rotación | ¿Qué porcentaje de la plantilla se renueva? |
| Antigüedad promedio | ¿Cuántos años llevan, en promedio, los empleados? |
| Índice de ausentismo | ¿Qué porcentaje de días laborables se perdieron? |
| Tiempo medio de contratación | ¿Cuántos días tarda una vacante en cubrirse? |
| Costo de nómina | ¿Cuánto paga la empresa este mes? |
| Clima laboral | ¿Cómo se sienten los empleados? (eNPS) |
| Capacitación | ¿Cuántas horas de formación se impartieron? |
Indicadores de plantilla y rotación
Los indicadores de plantilla describen cuántas personas hay y cómo se renuevan. Headcount activo se cuenta sobre la tabla de empleados a la fecha de corte. Altas y bajas del mes se cuentan comparando con el inicio y fin del mes en curso. La tasa de rotación divide las bajas entre el headcount promedio entre dos fechas. La antigüedad promedio se calcula con SIFECHA entre la fecha de ingreso y la fecha de corte, promediada sobre la columna. Todos se alimentan de la hoja Datos.
Indicadores operativos de personas
Los indicadores operativos miden cómo se usa el tiempo de la plantilla. El ausentismo se obtiene de la hoja de Asistencias sumando días ausentes por departamento o sede. Las horas extra se obtienen de la misma hoja filtrando por tipo. El tiempo medio de contratación viene de Movimientos, restando fecha de solicitud y fecha de cobertura. Las evaluaciones completadas se cuentan sobre la hoja de Desempeño. Cada uno se vincula con su hoja de origen.
La estructura de carpetas y hojas del libro
El libro se organiza con una hoja por fuente de datos y una hoja para el panel:
- Datos: tabla maestra de empleados, una fila por persona.
- Movimientos: altas, bajas, transferencias, con fecha y motivo.
- Asistencias: registro diario o mensual de faltas y horas extra.
- Config: parámetros del dashboard (fecha de corte, listas desplegables).
- Dashboard: las tablas dinámicas, segmentaciones y gráficos.
La hoja Datos: una fila por empleado
La hoja Datos es la fuente única de verdad. Cada fila es un empleado y cada columna un atributo. La columna Estado admite tres valores: "Activo", "Baja" y "Pre-contratado", y se usa con una lista desplegable para evitar errores de escritura. Convertir el rango en Tabla de Excel es clave: al añadir un empleado la tabla crece sola y las fórmulas que la referencian se ajustan.
| A | B | C | D | E | F | G | H | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ID | Nombre | Fecha de ingreso | Fecha de baja | Departamento | Sede | Tipo de contrato | Estado |
| 2 | 1001 | Ana Ruiz | 10/01/2021 | Administración | Madrid | Indefinido | Activo | |
| 3 | 1002 | Luis Pérez | 22/03/2020 | 31/05/2025 | Comercial | Madrid | Indefinido | Baja |
| 4 | 1003 | Marta Gómez | 15/06/2022 | Comercial | Barcelona | Indefinido | Activo | |
| 5 | 1004 | Pedro Sanz | 01/02/2023 | Sistemas | Madrid | Indefinido | Activo | |
| 6 | 1005 | Sara Gil | 12/09/2019 | Administración | Madrid | Indefinido | Activo | |
| 7 | 1006 | Tomás Vera | 03/04/2024 | Operaciones | Madrid | Temporal | Activo | |
| 8 | 1007 | Nerea Pino | 18/11/2021 | Comercial | Barcelona | Indefinido | Activo | |
| 9 | 1008 | Iván Cabo | 05/01/2025 | Sistemas | Madrid | Temporal | Activo |
La hoja Config: parámetros que controlan todo
La hoja Config guarda la fecha de corte, el inicio y fin del mes en curso, y las listas que alimentan las listas desplegables. Los nombres de departamento y sede que se usen aquí son los que aparecerán en los filtros y en los gráficos, así que conviene mantenerlos coherentes con la hoja Datos.
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Fecha de corte | 31/05/2025 |
| 2 | Inicio de mes | 01/05/2025 |
| 3 | Fin de mes | 31/05/2025 |
| 4 | Lista de departamentos | Administración |
| 5 | Comercial | |
| 6 | Sistemas | |
| 7 | Operaciones |
Crear la tabla maestra con formato Tabla de Excel
Convertir Datos en Tabla de Excel permite que las referencias se ajusten al añadir filas y que las fórmulas usen el nombre de la tabla en lugar de un rango fijo. La herramienta está disponible desde Excel 2007.
- En la hoja Datos, haz clic en cualquier celda del rango con empleados.
- Pulsa Ctrl+T para abrir el cuadro Crear tabla.
- Confirma que el rango es correcto y marca "La tabla tiene encabezados".
- Pulsa Aceptar.
Nombrar la tabla y bloquear los nombres en el libro
Asignar un nombre a cada tabla evita escribir rangos como A1:H2002 y hace las fórmulas legibles. Los nombres se mantienen al guardar y abrir el archivo.
- Haz clic en cualquier celda de la tabla de empleados.
- En la pestaña Diseño de tabla, a la izquierda, cambia el cuadro "Nombre de la tabla" de
Tabla1atEmpleados. Pulsa Entrar. - Repite para la tabla de Movimientos (
tMovimientos) y la de Asistencias (tAsistencias).
Calcular los indicadores con CONTAR.SI.CONJUNTO y SUMAR.SI.CONJUNTO
CONTAR.SI.CONJUNTO (COUNTIFS) cuenta filas que cumplen varias condiciones a la vez. SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS) suma valores de una columna cuando las condiciones se cumplen. Ambas están en Excel 2007 en adelante y funcionan sobre tablas con nombre.
Headcount activo al corte del mes
El headcount cuenta empleados con Estado "Activo" y Fecha de ingreso anterior o igual a la fecha de corte. La fórmula vive en la hoja Dashboard y toma la fecha de Config.
=CONTAR.SI.CONJUNTO(tEmpleados[Estado];"Activo";tEmpleados[Fecha de ingreso];"<="&$B$1)Con los 8 empleados de ejemplo y fecha de corte 31/05/2025, los activos son Ana, Marta, Pedro, Sara, Tomás, Nerea e Iván. Luis está de baja. El resultado es 7.
| A | B | |
|---|---|---|
| 5 | Headcount activo | 7 |
Altas y bajas del mes en curso
Las altas cuentan empleados con Fecha de ingreso entre el inicio y fin de mes en Config. Las bajas cuentan los que tienen Fecha de baja en ese rango.
=CONTAR.SI.CONJUNTO(tEmpleados[Fecha de ingreso];">="&$B$2;tEmpleados[Fecha de ingreso];"<="&$B$3)En mayo de 2025 no hay altas ni bajas nuevas según los datos de ejemplo; Luis causó baja el 31/05/2025, así que el conteo de bajas del mes da 1.
=CONTAR.SI.CONJUNTO(tEmpleados[Fecha de baja];">="&$B$2;tEmpleados[Fecha de baja];"<="&$B$3)Tasa de rotación del período
La rotación se calcula como bajas dividido entre headcount promedio entre inicio y fin del período, expresada en porcentaje. Para evitar el error #¡DIV/0! cuando el denominador está vacío, se envuelve en SI.ERROR.
=SI.ERROR(CONTAR.SI.CONJUNTO(tEmpleados[Fecha de baja];">="&$B$2;tEmpleados[Fecha de baja];"<="&$B$3)/((CONTAR.SI.CONJUNTO(tEmpleados[Estado];"Activo";tEmpleados[Fecha de ingreso];"<="&$B$2)+CONTAR.SI.CONJUNTO(tEmpleados[Estado];"Activo";tEmpleados[Fecha de ingreso];"<="&$B$3))/2);0)Con los datos de ejemplo: 1 baja entre un promedio de 7,5 activos = 13,33%. Formatea la celda con formato porcentaje con dos decimales.
| A | B | |
|---|---|---|
| 8 | Tasa de rotación mayo | 13,33% |
Ausentismo y días totales
El ausentismo se calcula sobre la tabla de Asistencias, sumando los días ausentes por empleado. La fórmula siguiente suma los días del empleado cuyo ID está en A2; al arrastrarla hacia abajo con el controlador de relleno, suma para cada fila.
=SUMAR.SI.CONJUNTO(tAsistencias[Días ausentes];tAsistencias[ID];A2)Para aplicar la misma fórmula a un rango sin arrastrar, se copia la fórmula con Ctrl+C, se selecciona el rango destino y se pega con Ctrl+Alt+V, eligiendo "Fórmulas" en Pegado especial. Así no se sobreescriben los datos existentes.
Dar al lector el control con segmentaciones y filtros
Las segmentaciones de datos son los botones que hacen clic y filtran todas las tablas dinámicas conectadas a la vez. Existen desde Excel 2010 en escritorio; en Excel para la web funcionan desde el principio.
Crear las tablas dinámicas que sostienen el panel
El panel se sostiene sobre tres tablas dinámicas, una por familia de indicadores. Cada una se crea desde la pestaña Insertar.
- Haz clic en cualquier celda de tEmpleados.
- Ve a Insertar > Tablas > Tabla dinámica.
- Elige "Nueva hoja" y pulsa Aceptar.
- En la lista de campos, arrastra Departamento a Filas y Estado a Valores (cuenta).
- Repite para crear una segunda tabla dinámica con Sede en Filas y conteo de Estado, y una tercera con Tipo de contrato.
Conectar las segmentaciones a varias tablas dinámicas a la vez
Una segmentación sola puede mover varios paneles a la vez si se conecta por informe.
- Haz clic en cualquier celda de la primera tabla dinámica.
- Ve a Insertar > Filtros > Segmentación de datos.
- Marca Departamento y pulsa Aceptar.
- Clic derecho sobre la segmentación > Conexiones de informe.
- Marca las otras dos tablas dinámicas y pulsa Aceptar.
Visualizar los indicadores en gráficos adecuados al dato
Cada tipo de indicador pide un gráfico distinto. Una cifra grande como el headcount pide una tarjeta; una comparación entre departamentos pide barras horizontales; una serie en el tiempo pide una línea.
Tarjetas KPI para headcount y rotación
Para una tarjeta KPI se usa un gráfico de anillo con un solo valor y se superpone un cuadro de texto con la fuente grande. La variación respecto al mes anterior se calcula en una celda auxiliar.
- Selecciona la celda que muestra el headcount.
- Inserta > Gráficos > Gráfico de anillo.
- Elimina la leyenda y el título.
- Inserta un cuadro de texto encima con el valor en tamaño 36 y la variación debajo en tamaño 12.
Barras horizontales para comparar por departamento
Las barras horizontales funcionan cuando hay una dimensión categórica (departamento) y una cifra (headcount). Se ordenan de mayor a menor para que la concentración de plantilla salte a la vista.
- Selecciona la tabla dinámica con Departamento en Filas.
- Inserta > Gráficos > Gráfico de barras (Barras horizontales).
- En Formato del eje, marca "Categorías en orden inverso" para que el más alto quede arriba.
Línea de tiempo para la rotación mensual
La rotación se ve mejor como serie temporal. Una tabla dinámica con Fecha de baja agrupada por mes en Filas y conteo en Valores da la base del gráfico.
- Crea una tabla dinámica con Fecha de baja en Filas.
- Clic derecho sobre una fecha > Agrupar > Meses y Aceptar.
- Inserta > Gráficos > Gráfico de líneas.
Errores que aparecen al armar el panel y cómo arreglarlos
La tabla dinámica no se actualiza al añadir empleados
Si añadiste una fila a tEmpleados y no aparece en el panel, la tabla dinámica apunta a un rango fijo (A1:H9) en lugar de a la tabla con nombre. Solución: clic en la tabla dinámica > pestaña Analizar tabla dinámica > Cambiar origen de datos > elegir tEmpleados y aceptar.
#¡DIV/0! en la tasa de rotación al inicio del año
El denominador de la rotación puede ser cero si el headcount activo está vacío. La fórmula devuelve #¡DIV/0!. Envuélvela en SI.ERROR para mostrar 0% o N/D:
=SI.ERROR(bajas/headcount_promedio;0)Disponible desde Excel 2007.
Las segmentaciones no filtran los gráficos al mismo tiempo
Si cada gráfico tiene su propia tabla dinámica sin conexión, hacer clic en una segmentación solo mueve una parte del panel. Solución: clic derecho en la segmentación > Conexiones de informe > marcar todas las tablas dinámicas involucradas.
El formato de fecha aparece como número
Al pegar fechas desde otro origen, la columna queda con formato General y muestra un número como 45665. Solución: seleccionar la columna > Inicio > Número > Fecha corta. Si la columna pertenece a una tabla, el cambio se aplica solo a esa columna.
Lo que tu versión de Excel puede y no puede hacer aquí
La mayor parte del tutorial funciona en Excel 2007 en adelante. Las piezas que requieren versión moderna se resumen en la tabla siguiente.
Funciones y herramientas con versión mínima
| Pieza | Versión mínima |
|---|---|
| CONTAR.SI.CONJUNTO y SUMAR.SI.CONJUNTO | Excel 2007 |
| Tabla de Excel con nombre | Excel 2007 |
| Segmentaciones de datos | Excel 2010 escritorio, todas en Microsoft 365 |
| LET y LAMBDA | Microsoft 365 y Excel 2024 |
| Matrices dinámicas (FILTRAR, ORDENAR) | Excel 2021 y Microsoft 365 |
| Power Query integrado | Excel 2016, todas en Microsoft 365 |
Si trabajas en Excel para la web
Las macros VBA no se ejecutan en Excel para la web; allí se automatiza con Scripts de Office. Las tablas dinámicas y las segmentaciones funcionan igual que en escritorio. La ruta para crear una tabla dinámica está en Insertar > Tabla dinámica. Las diferencias que más se notan en este panel son dos: no hay formato condicional por barra de datos para iconos (sí para colores), y algunas opciones de gráficos están en la pestaña Formato de gráfico en lugar de en la cinta contextual.
Lo que ya sabes hacer con tu dashboard y el siguiente paso
- Tienes una tabla con nombre
tEmpleadosque crece al añadir filas y mantiene las fórmulas actualizadas. - Calculas headcount, altas, bajas y rotación con CONTAR.SI.CONJUNTO y SUMAR.SI.CONJUNTO.
- Mueves todo el panel con segmentaciones conectadas por informe a varias tablas dinámicas.
- Representas cada indicador con el gráfico adecuado al dato: tarjeta, barras o línea.
El siguiente paso es automatizar la actualización de la hoja Datos con Power Query (Datos > Obtener y transformar > Desde tabla o rango) para que el panel se refresque con un clic cuando cambia el origen, o proteger la hoja Dashboard para que solo cambien los filtros y nadie toque las fórmulas.
Dudas al armar un dashboard de RR.HH. en Excel
1. ¿Cómo hacer un dashboard de Recursos Humanos en Excel gratis?
Con Excel a secas es posible, sin pagar nada extra: solo necesitas una hoja con los datos (cabeza, antigüedad, ausencias, nóminas) y otra con gráficos y segmentaciones. Insertar > Gráfico dinámico crea un gráfico conectado a una tabla dinámica y, activando el complemento Power Query (Datos > Obtener datos), puedes limpiar y combinar ficheros antes de resumirlos. El resultado es un panel listo para filtrar por mes, departamento o puesto.
2. ¿Hay alguna plantilla de dashboard de Recursos Humanos gratis?
Sí, en la galería oficial de Excel (Archivo > Nuevo > escribe "Recursos Humanos" en el buscador de plantillas) se descargan gratis plantillas que ya traen KPIs, segmentaciones y gráficos listos. Para personalizarlas, sustituye los datos de la hoja de ejemplo por los tuyos y actualiza con clic derecho > Actualizar. Recuerda que la plantilla es un punto de partida: adapta los indicadores a tu empresa para que reflejen lo que el equipo de RR. HH. realmente mide.
3. ¿Qué tipos de plantillas de dashboard de Recursos Humanos existen?
Las más habituales son tres: una de headcount (cabezas por departamento, puesto y tipo de contrato), otra de rotación (altas, bajas y antigüedad media) y una tercera de compensación (coste salarial y comparación contra presupuesto). Todas comparten la misma estructura: una hoja de datos crudos y otra de gráficos vinculados a tablas dinámicas. Elige la que más se acerque al informe que tu empresa pide ya y ve añadiendo paneles extra solo cuando falte información clave.
4. ¿Cuándo conviene usar Power BI en vez de Excel para un dashboard de Recursos Humanos?
Power BI conviene a partir de unos 50.000 empleados o cuando los datos viven en varios sistemas (ERP, software de nóminas, control horario). En su versión gratuita permite publicar el panel en la nube y compartirlo con un enlace, algo que Excel solo logra copiando el archivo. Para menos de 5.000 empleados, Excel con Power Query cubre la mayoría de necesidades sin aprender otra herramienta.
5. ¿Qué debería incluir un dashboard de Recursos Humanos?
Un buen panel de RR. HH. muestra cinco bloques como mínimo: headcount (cabezas y FTE), composición (departamento, puesto, tipo de contrato, antigüedad), rotación (altas, bajas, índice de rotación anual), compensación (coste salarial y desviación vs presupuesto) y absentismo (horas perdidas, tasa de incidencia, horas extras). En Excel se montan con una tabla dinámica por bloque y un gráfico vinculado en la misma hoja, filtrado por segmentaciones de mes y departamento.
6. ¿Hay plantillas de dashboard de Power BI gratis?
Power BI incluye una galería propia de plantillas: desde el servicio (app.powerbi.com) entra en Áreas de trabajo > Mi área de trabajo > Nuevo > Ejemplos o desde el botón "Obtener datos" de Power BI Desktop eligiendo "Pruebas/Ejemplos". Las plantillas oficiales suelen ser de ventas y finanzas; para Recursos Humanos lo habitual es partir de un archivo .pbix vacío e importar los datos con Power Query. También Microsoft Learn tiene ejemplos descargables de autoría de informes.
7. ¿Qué es un dashboard de nómina?
Es un panel que resume la información clave de las nóminas: coste salarial total, distribución por concepto (salario base, antigüedad, horas extras, seguridad social), comparación contra presupuesto y evolución mensual. En Excel se construye con una tabla dinámica alimentada por la hoja de detalle de nóminas y un gráfico de líneas para la tendencia y otro de barras apiladas para el reparto por concepto. Para que filtre por empleado o departamento basta con añadir una segmentación (Insertar > Segmentación de datos).
Fuentes
- MicrosoftLLAMAR — documentación oficialconsultado el 12/10/2026
- MicrosoftID.REGISTRO — documentación oficialconsultado el 12/10/2026