Una hoja de Excel bien armada te sirve como control de inventario gratis para una pyme con pocas decenas de productos. En este tutorial la montas desde cero: los encabezados, las fórmulas que calculan el valor del stock, las listas desplegables que evitan errores al escribir y los avisos visuales que saltan cuando un producto se está agotando. Todo se hace con herramientas que están en Excel 2007 en adelante y, si trabajas con tablas dinámicas, en Excel para la web también. Al terminar tendrás una hoja lista para empezar a registrar entradas y salidas.
Qué es una hoja de inventario y para qué te sirve
Imagina una pyme que vende unos treinta productos entre bebidas, snacks y artículos de limpieza. Hoy, la dueña lleva el control en una libreta: anota lo que compra y lo que vende, y de vez en cuando cruza las dos listas a mano para saber qué le queda. El problema es que ese cruce se hace de tarde en tarde, así que hay semanas en las que se queda sin existencias de un producto sin enterarse hasta que un cliente se lo pide.
Una hoja de Excel resuelve eso sin necesidad de comprar un programa. Cada producto ocupa una fila con su nombre, su stock actual, su precio y otros datos fijos. Con una fórmula, Excel multiplica el stock por el precio y te dice cuánto dinero tienes parado en ese producto. Con otra fórmula, Excel compara el stock con un mínimo que tú decides y avisa, pintando la fila de rojo, cuando toca reponer. La hoja es tu única fuente de verdad: escribes las entradas cuando llega mercancía, las salidas cuando vendes, y el resto se calcula solo.
La idea es la misma que usan sistemas de inventario profesionales, solo que en una hoja de cálculo. Si mañana la pyme crece y necesita llevar el histórico de movimientos, registrar proveedores o cruzar con la facturación, esa misma hoja se puede convertir en el punto de partida de algo más grande. Por ahora, con una tabla bien armada, tienes lo básico: ver de un vistazo qué tienes, qué te falta y cuánto vale lo que tienes en el almacén.
Las columnas que no pueden faltar en la hoja
La plantilla tiene once columnas, de la A a la K. Cada una guarda un dato concreto, y juntas te dan la foto completa del inventario.
| Columna | Encabezado | Qué guarda | Ejemplo |
|---|---|---|---|
| A | Código | Identificador corto del producto | BEB-001 |
| B | Categoría | Familia a la que pertenece | Bebidas |
| C | Producto | Nombre comercial | Agua mineral 500 ml |
| D | Descripción | Detalle, formato o sabor | Botella de plástico, sin gas |
| E | Unidad | Cómo se cuenta (unidad, caja, kg) | Unidad |
| F | Stock Actual | Unidades que hay ahora mismo en el almacén | 48 |
| G | Stock Mínimo | Cantidad a partir de la cual hay que reponer | 20 |
| H | Precio Unitario | Precio de compra por unidad | 0,45 |
| I | Valor Total | Stock Actual por Precio Unitario | 21,60 |
| J | Ubicación | Estantería, caja o zona del almacén | Estantería A-2 |
| K | Estado | Disponible, Bajo Stock, Agotado o En Pedido | Disponible |
Las tres primeras (Código, Categoría, Producto) son las que vas a leer y buscar a menudo, por eso conviene escribirlas tal cual las usarás al hacer una lista desplegable. Descripción y Unidad ayudan a evitar confusiones entre productos parecidos. Stock Actual es el único dato que cambia casi a diario; los demás se mantienen estables durante meses. Precio Unitario conviene actualizarlo cuando cambia el coste. La columna Valor Total no se escribe a mano, se calcula. La columna Estado tampoco se escribe a mano: la decide una fórmula que compara Stock Actual con Stock Mínimo.
La fórmula que calcula el Valor Total
El Valor Total de cada fila es el resultado de multiplicar el Stock Actual por el Precio Unitario. En la celda I2 escribes:
=F2*H2Al pulsar Entrar, ves el resultado. Para que la fórmula se repita en las filas de debajo, colocas el cursor sobre la celda I2, sujetas el controlador de relleno (el cuadradito pequeño de la esquina inferior derecha) y arrastras hacia abajo hasta la última fila con datos. Excel ajusta la referencia automáticamente: en I3 queda =F3H3, en I4 queda =F4H4, y así hasta el final.
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Código | Categoría | Producto | Descripción | Unidad | Stock Actual | Stock Mínimo | Precio Unitario | Valor Total | Ubicación | Estado |
| 2 | BEB-001 | Bebidas | Agua mineral 500 ml | Sin gas, botella | Unidad | 48 | 20 | 0,45 | 21,60 | Estantería A-2 | |
| 3 | BEB-002 | Bebidas | Refresco de cola 330 ml | Lata | Unidad | 12 | 24 | 0,80 | 9,60 | Estantería A-3 | |
| 4 | SNK-001 | Snacks | Patatas fritas 150 g | Bolsa individual | Unidad | 5 | 15 | 1,10 | 5,50 | Estantería B-1 | |
| 5 | LIM-001 | Limpieza | Detergente líquido 1 L | Concentrado | Unidad | 30 | 10 | 3,25 | 97,50 | Estantería C-1 | |
| 6 | LIM-002 | Limpieza | Estropajo doble cara | Pack de 3 | Pack | 0 | 20 | 1,50 | 0,00 | Estantería C-2 |
El Estado que cambia solo según el stock
La columna K no se rellena a mano. La idea es que Excel decida, fila por fila, en qué situación está cada producto. La regla mental es: si el Stock Actual es mayor que el Stock Mínimo, hay producto de sobra; si es igual o menor, hay que reponer; si es cero, está agotado. Más adelante, en la sección de avisos, le añadimos también un formato condicional que pinta la fila de un color distinto según el caso.
Para que el Estado se calcule solo, en la celda K2 escribimos una fórmula con la función SI anidada (en inglés, IF), que compara el Stock Actual con el Stock Mínimo y devuelve uno de los cuatro textos según el resultado:
=SI(F2=0;"Agotado";SI(F2<=G2;"Bajo Stock";"Disponible"))El truco está en ir de lo más urgente a lo menos urgente: primero se mira si no queda nada, después si queda poco, y solo si queda de sobra se dice Disponible. "En Pedido" no lo pone la fórmula porque depende de si has hecho un pedido a un proveedor que aún no ha llegado, cosa que se controla en otra hoja.
Crear la hoja en blanco desde cero
Abre Excel con un libro en blanco. En la pestaña que aparece, que por defecto se llama Hoja1, vas a escribir los encabezados. Sitúate en la celda A1 y escribe los once títulos, uno por celda, en este orden: Código, Categoría, Producto, Descripción, Unidad, Stock Actual, Stock Mínimo, Precio Unitario, Valor Total, Ubicación, Estado. Para que la fila 1 se vea clara, puedes ponerla en negrita con Ctrl+N.
Ahora ajusta los anchos de columna. La columna C (Producto) y la D (Descripción) son las que más texto guardan, así que selecciónalas, haz clic derecho y elige Ancho de columna. Un valor entre 22 y 28 funciona bien. Las columnas F, G, H e I llevan números, y con el ancho por defecto ya se ven bien. La columna K (Estado) déjala un poco más ancha, alrededor de 14, para que el texto quepa sin cortarse.
Una vez escrita la fila 1, ya tienes la base de la hoja:
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Código | Categoría | Producto | Descripción | Unidad | Stock Actual | Stock Mínimo | Precio Unitario | Valor Total | Ubicación | Estado |
Convertir el rango en tabla para que crezca solo
Convertir A1:K20 en una tabla de Excel tiene dos ventajas claras. La primera, que las filas que añadas después heredan el formato sin que tengas que copiarlo a mano. La segunda, que las fórmulas escritas en una columna se propagan solas a las filas nuevas, así no tienes que estar arrastrando el controlador de relleno cada vez que entra un producto.
Selecciona el rango A1:K20 (clic en A1, mantén Mayús y clic en K20). En la cinta, ve a Inicio > Estilos > Dar formato como tabla y elige un estilo que te guste. Se abre un cuadro de diálogo que pregunta si la tabla tiene encabezados: marca la casilla y pulsa Aceptar.
Ahora el rango A1:K20 es una tabla. En la esquina superior derecha de cada columna aparece una flecha de filtro, y las filas nuevas que añadas debajo (con Tab desde la última fila o arrastrando el controlador de relleno) heredan el formato.
Las listas desplegables de Categoría, Unidad y Estado
Escribir a mano la categoría o la unidad de cada producto lleva a errores: un día pones "Snacks", otro "Snack", otro "snacks", y los filtros ya no funcionan. La forma de evitarlo es una lista desplegable en cada celda, de manera que solo se pueda elegir uno de los valores que tú has definido.
Selecciona el rango de celdas donde se escriben las categorías, por ejemplo B2:B20. En la cinta, abre Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
Categoría escrita a mano en el cuadro
La forma más rápida de montar la lista es escribir los valores directamente en el campo Origen del cuadro, separados por punto y coma. En el ejemplo, Origen lleva Bebidas;Snacks;Limpieza. Cuando pulses Aceptar, cada celda del rango seleccionado mostrará una flecha a la derecha y, al hacer clic, se desplegarán esas tres opciones.
Categoría sacada de un rango de la hoja
Si la lista de categorías va a cambiar, es mejor tenerla en una mini-tabla aparte y que la lista desplegable apunte a ese rango. En las celdas N2:N6 escribe, una por fila, los valores que quieras permitir: Bebidas, Snacks, Limpieza, Panadería, Otros. Después, en el cuadro Validación de datos, en Origen escribe =$N$2:$N$6. La fórmula queda igual para todas las celdas porque el rango es absoluto (los $).
| M | N | |
|---|---|---|
| 1 | Categorias | |
| 2 | Bebidas | |
| 3 | Snacks | |
| 4 | Limpieza | |
| 5 | Panaderia | |
| 6 | Otros |
Repite el mismo proceso para la columna E (Unidad, con valores como Unidad, Caja, Pack, kg) y para la columna K (Estado, con los cuatro valores que define la fórmula: Disponible, Bajo Stock, Agotado, En Pedido).
Que salten los avisos cuando falta stock
Una hoja de inventario que no avisa es solo una lista. Lo que la convierte en una herramienta de control es el formato condicional, que pinta la fila de un color según la situación del producto. La regla es sencilla: si el Stock Actual es igual o menor que el Stock Mínimo, la celda de la columna F (Stock Actual) se pinta de rojo. Si es igual a cero, de rojo intenso. Si está por encima, queda sin pintar.
Empieza por seleccionar el rango de la columna F que tiene datos, por ejemplo F2:F20. En la cinta, abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla. Elige la opción Aplicar formato a las celdas que contengan. En el primer desplegable deja Valor de la celda, en el segundo elige menor o igual que, y en el cuadro de la derecha escribe =$G2. En el formato elige Relleno rojo claro. Pulsa Aceptar.
Repite la operación para crear una segunda regla que pinte de rojo oscuro las celdas de la columna F cuyo valor sea 0 (igual a 0). Así, de un vistazo, distingues un producto agotado de uno que solo está bajo de stock.
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Código | Categoría | Producto | Descripción | Unidad | Stock Actual | Stock Mínimo | Precio Unitario | Valor Total | Ubicación | Estado |
| 2 | BEB-001 | Bebidas | Agua mineral 500 ml | Sin gas, botella | Unidad | 48 | 20 | 0,45 | 21,60 | Estantería A-2 | Disponible |
| 3 | BEB-002 | Bebidas | Refresco de cola 330 ml | Lata | Unidad | 12 | 24 | 0,80 | 9,60 | Estantería A-3 | Bajo Stock |
| 4 | SNK-001 | Snacks | Patatas fritas 150 g | Bolsa individual | Unidad | 5 | 15 | 1,10 | 5,50 | Estantería B-1 | Bajo Stock |
| 5 | LIM-001 | Limpieza | Detergente líquido 1 L | Concentrado | Unidad | 30 | 10 | 3,25 | 97,50 | Estantería C-1 | Disponible |
| 6 | LIM-002 | Limpieza | Estropajo doble cara | Pack de 3 | Pack | 0 | 20 | 1,50 | 0,00 | Estantería C-2 | Agotado |
El cálculo del Stock Mínimo con la fórmula del proveedor
El Stock Mínimo no es un número inventado: sale de cuánto vendes al día y cuánto tarda en llegar un pedido. La fórmula es sencilla: unidades vendidas por día multiplicadas por los días de entrega del proveedor, más un pequeño colchón por si hay un retraso.
Por ejemplo, si de Refresco de cola 330 ml vendes 5 unidades al día y tu proveedor tarda 4 días en servirte, el cálculo es 5 por 4 = 20 unidades. Si le sumas un colchón del 20 % (4 unidades más), el Stock Mínimo queda en 24. En cuanto el stock baje de 24, hay que hacer pedido.
En la columna G de cada fila escribe ese resultado. Si quieres que el cálculo quede registrado, puedes ponerlo en una hoja aparte llamada Parámetros, con las ventas diarias y los días de entrega de cada proveedor, y hacer que la columna G traiga el valor con una fórmula. Para una pyme con pocos productos, escribir el número a mano en G es suficiente.
Proteger las celdas con fórmulas para que nadie las borre
Cuando varias personas tocan la misma hoja, es fácil borrar sin querer la fórmula de Valor Total o la lista desplegable. La forma de evitarlo es proteger la hoja y desbloquear solo las celdas donde se escriben datos.
Primero, desbloquea las celdas que se tienen que poder editar: selecciona F2:F20, G2:G20 y H2:H20 (las columnas de Stock Actual, Stock Mínimo y Precio Unitario). Haz clic derecho, elige Formato de celdas, ve a la pestaña Proteger y desmarca la casilla Bloquear. Haz lo mismo con la columna B (Categoría) si lleva lista desplegable pero quieres permitir añadir valores manualmente en algún caso. Las celdas con fórmulas (columna I y columna K) déjalas bloqueadas.
Ahora protege la hoja: ve a Revisar > Proteger hoja. En el cuadro, deja marcada Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas, escribe una contraseña si quieres que solo algunos usuarios puedan desproteger, y pulsa Aceptar.
Por qué tu hoja no avisa lo que debería
Tres son los tropiezos más habituales al armar una hoja de inventario a mano. Los tres tienen arreglo, y los tres se ven pronto si pruebas la hoja con unos cuantos productos antes de empezar a usarla en serio.
- El Valor Total da 0 o un número raro aunque el stock no sea cero. Casi siempre es porque el Stock Actual o el Precio Unitario están guardados como texto (porque al escribirlos se metió un espacio o un apóstrofo delante). El arreglo es seleccionar la columna, ir a Inicio > Número y elegir el formato Número.
- La lista desplegable muestra todas las categorías menos la nueva. Pasó porque el Origen era un rango fijo, como =$N$2:$N$6, y la categoría nueva quedó en N7. El arreglo es ampliar el rango a =$N$2:$N$10 o convertir N1:N10 en una tabla para que crezca sola.
- El formato condicional no pinta las filas que llegan nuevas. La regla se aplicó sobre F2:F20 y al añadir filas más allá de la 20 quedaron fuera. El arreglo es aplicar la regla sobre la columna entera (F:F) desde Inicio > Estilos > Formato condicional > Administrar reglas.
La fórmula del Valor Total devuelve 0 o un número raro
Lo que se ve: en la columna I aparecen 0,00 o números descuadrados aunque el Stock Actual y el Precio Unitario son correctos. La causa: una de las dos celdas (F o H) está guardada como texto. Eso pasa cuando al escribir el número se cuela un espacio, un apóstrofo o un símbolo delante, o cuando los datos venían de pegar desde otra hoja y se pegaron como texto.
El arreglo es doble. Primero, en la celda que falla, multiplica por 1 con una fórmula temporal: =F2*1. Si el resultado es 0, F2 era texto. Segundo, para arreglarlo de raíz, copia el contenido de la columna con Ctrl+C, pégalo en otra columna con Ctrl+Alt+V eligiendo Solo valores y formato Número, y reemplaza la columna original. O más sencillo: selecciona toda la columna F, ve a Inicio > Número y elige el formato Número.
| F | G | H | I | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Stock Actual | Stock Mínimo | Precio Unitario | Valor Total |
| 2 | 48 | 20 | 0,45 | 21,60 |
| 3 | 12 | 24 | 0,80 | #¡VALOR! |
| 4 | 5 | 15 | 1,10 | 5,50 |
La lista desplegable muestra todas las categorías menos la nueva
Lo que se ve: en la columna B, al desplegar, no aparece la categoría Panadería que acabas de añadir en N5. La causa: el Origen de la validación era un rango fijo, =$N$2:$N$6, y al añadir valores por debajo de la fila 6 (o por encima de la 2) la lista no los recoge.
El arreglo más limpio es convertir la mini-lista de categorías en una tabla. Selecciona N1:N6 (incluido el encabezado Categorías) y aplica Inicio > Estilos > Dar formato como tabla. Después, en el Origen de la validación, escribe =Tabla1[Categorías] (o el nombre que tenga la tabla). Así, cualquier valor nuevo que se añada a la tabla aparece automáticamente en la lista desplegable.
El formato condicional no pinta las filas que llegan nuevas
Lo que se ve: el formato rojo funciona en las filas 2 a 20, pero la fila 21, añadida con Tab o arrastrando, queda sin color aunque su stock esté bajo mínimo. La causa: la regla se aplicó al rango F2:F20, no a la columna entera, así que las filas nuevas están fuera.
El arreglo es abrir Inicio > Estilos > Formato condicional > Administrar reglas. Selecciona la regla que pinta de rojo y, en el cuadro Se aplica a, cambia el rango a =$F:$F (toda la columna). Acepta. La regla ahora cubre cualquier fila nueva que se añada.
Lo que ya sabes hacer con tu hoja de inventario
- Tienes una tabla de once columnas con formato profesional que crece sola al añadir filas.
- Escribes los datos con listas desplegables en Categoría, Unidad y Estado, así que los valores están siempre normalizados.
- La fórmula =F2*H2 calcula el Valor Total en cada fila y se propaga automáticamente.
- La fórmula =SI(F2=0;"Agotado";SI(F2<=G2;"Bajo Stock";"Disponible")) decide el Estado según el stock.
- El formato condicional pinta de rojo las celdas de Stock Actual cuando el stock baja del mínimo.
- La hoja está protegida, así que las fórmulas no se borran por accidente.
El siguiente paso es registrar las entradas y salidas en la misma hoja. Para eso, añade dos columnas más: Entradas (unidades que llegan) y Salidas (unidades que se venden). Cada vez que llegue mercancía, sumas a Entradas y al Stock Actual; cada vez que vendas, sumas a Salidas y restas al Stock Actual. Con esas dos columnas, tu hoja pasa de ser una foto del inventario a ser un registro diario que te dice, además, qué productos se mueven más y cuáles llevan semanas sin venta.
Dudas al armar tu control de inventario en Excel
1. ¿Cómo hacer una plantilla en Excel para controlar entradas y salidas de inventario gratis?
Abre un libro nuevo y crea tres columnas: producto, entradas y salidas. En la columna de stock pon =entradas-salidas y arrastra hacia abajo con el controlador de relleno. Así ves de un vistazo cuánto queda de cada artículo sin gastar un peso.
2. ¿Qué fórmulas lleva una plantilla de inventario en Excel gratis?
Las imprescindibles son SUMA para totales, SUMAR.SI para sumar entradas o salidas por producto, y BUSCARV (VLOOKUP) para cruzar el stock con una tabla de productos. Con estas tres resuelves el 90% del control diario sin meter macros ni cosas raras.
3. ¿Dónde descargar un control de inventario en Excel gratis?
Dentro de Excel tienes plantillas listas: ve a Archivo > Nuevo y escribe "inventario" en el buscador. También puedes armar la tuya copiando la estructura básica (código, producto, entradas, salidas y stock) y guardarla como .xlsx para reutilizarla cuando quieras.
4. ¿Cómo se hace un Kardex de inventario en Excel gratis?
Monta una tabla con fecha, concepto (compra o venta), entradas, salidas, saldo y costo unitario. El saldo acumulado se calcula con =saldo anterior + entradas – salidas, arrastrando la fórmula fila a fila. Así tienes el movimiento cronológico de cada producto sin pagar un software.
5. ¿Cómo crear una macro gratis para controlar inventarios en Excel?
Activa la pestaña Programador en Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones y entra al editor con Alt+F11. Una macro sencilla con un bucle For Each puede recorrer la columna de stock y avisarte cuando baje de un mínimo, todo dentro del mismo libro .xlsm.
6. ¿Cómo llevar en una misma plantilla de Excel el inventario y las ventas?
Añade una hoja de ventas con fecha, cliente, producto y cantidad, y enlázala al inventario con BUSCARV (VLOOKUP) para descontar automáticamente del stock. Así, cada venta registrada reduce las existencias sin tener que hacerlo a mano y sin duplicar datos.
Fuentes
- MicrosoftExcel para la web (Excel online) — documentación oficialconsultado el 07/10/2026