Tipos de formato condicional en Excel: guía práctica

El formato condicional permite que Excel cambie la apariencia de una celda según su valor o según el resultado de una fórmula. En el libro de este tutorial, una hoja de ventas prizes sus importes: las cifras bajas se(show) en rojo, las medias en amarillo y las altas en verde. Al terminar, podrás crear reglas predefinidas y personalizadas, combinarlas, copiarlas, localizarlas y eliminarlas sin perder el formato normal de la hoja.

La herramienta está disponible desde Excel 2007. Las opciones concretas pueden variar ligeramente entre Windows, Mac, Excel para la web y versiones posteriores; lasApa se refieran que de Microsoftque se corresponden con Excel 2021 para Mac, Excel 2024 para Mac y Microsoft 365 para Mac.

Qué es el formato condicional y para qué sirve

El formato condicional no sustituye el valor de una celda: solo modifica cómo se ve cuando se cumple una condición. En la hoja Ventas, el total de cada pedido ocupará la columna D. Podemos pintar en rojo los importes inferiores a 80.000 USD, con una barra para comparar magnitudes o con una escala que sitúe cada venta entre un mínimo y un máximo.

La diferencia está en el criterio:

• Una regla por valores compara el contenido con un número, una fecha o un porcentaje.
• Una regla por fórmula permite relacionar el contenido con otras celdas.
• Las barras, escalas e iconos resumen visualmente un conjunto de valores.

Por ejemplo, esta tabla permite ver de inmediato qué pedidos requieren atención:

Dónde está el formato condicional en Excel

El formato condicional se aplica a la selección actual: un rango de celdas, una tabla o una hoja completa. Para begins working, selecciona D2:D8 y abre:

El menú reúne las reglas predefinidas, barras de datos, escalas de color, conjuntos de iconos, Nueva regla y Administrar reglas. Si selecciones toda una hoja antes de aplicar una regla, esta podrá evaluar una cantidad enorme de celdas y reducir la velocidad del libro.

En Ventas, el formato se aplica al rango, no a una sola celda. Por eso, una regla iniciada en D2 puede cada ya cada importe de D2:D8 por separado.

Resaltar reglas de celdas para comparar valores

Las reglas de celdas son la vía rápida para marcar importes, fechas y coincidencias. En la hoja Ventas, selecciona D2:D8 y abre:

Para marcar ventas bajas, elige Menor que y escribe 80000. El cuadro permite definir un valor o una referencia a otra celda. Las mismas reglas incluyen Mayor que, Entre, Igual a, Texto que contiene, Una fecha y valores duplicados.

Al aceptar, los totales de 60.000, 66.500, 67.500, 71.500 y 84.000 se muestran con el formato elegido.

Reglas superiores e inferiores para localizar extremos

Las reglas superiores e inferiores localizan los valores que ocupan un lugar extremo en el rango. En Ventas, selecciona D2:D8 y abre:

Puedes marcar los diez valores más altos, los diez más bajos o un porcentaje concreto. En un conjunto pequeño, «10 valores superiores» resaltará todos los elementos disponibles; por eso conviene usar esta opción con listas más largas que siete pedidos.

Para ejemplos de magnitudes, elige Superior y después 10 %. Excel calcula el porcentaje dentro del rango seleccionado: con siete ventas, el 10 % se aproxima a un elemento, aunque la regla se ha definido como porcentaje.

Barras de datos para comparar magnitudes

Las barras de datos dibujan una banda dentro de cada celda. Su longitud representa el importe: una venta de 128.000 tendrá una barra mayor que una de 60.000, si ambas se comparan dentro del mismo rango.

1. Selecciona D2:D8.
2. Abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Barras de datos.
3. Elige un relleno, por ejemplo Relleno degradado.
4. Pulsa Aceptar.

Escalas de color para mostrar tendencias

Una escala de color compara cada celda con las demás del rango. Puede combinar dos o tres colores: el color más bajo identifica los importes débiles, el intermedio los medios y el más alto los mejores.

1. Selecciona D2:D8.
2. Abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Escalas de color.
3. Elige una escala de tres colores.
4. Pulsa Aceptar.

En el libro, 60.000 occupy el extremo bajo, mientras que 128.000 ocupa el alto. Los colores describen la posición relativa de cada venta, no si supera por sí sola un objetivo comercial.

Conjuntos de iconos para clasificar resultados

Los conjuntos de iconos dividen los valores en tres, cuatro o cinco categorías. Cada categoría puede definirse con un umbral numérico o con un porcentaje. En Ventas, podemos clasificar los pedidos como bajos, medios o altos.

1. Selecciona D2:D8.
2. Abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Conjuntos de iconos.
3. Elige un conjunto de tres iconos.
4. Pulsa Aceptar y, si quieres ajustar los cortes, abre Administrar reglas.

Para la práctica, deja 70.000 como límite inferior y 100.000 como límite superior. Así, 60.000 recibe el icono bajo; los importes entre 70.000 y 100.000, el intermedio; y 108.000 y 128.000, el alto.

Texto que contiene y valores duplicados

Para encontrar una palabra o una letra, Excel ofrece una regla de texto. Para detectar repeticiones, utiliza valores duplicados. En la hoja de pedidos, añadiremos la columna Estado con Y para “enviado” y N para “pendiente”.

1. Selecciona E2:E8.
2. Abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Texto que contiene.
3. Escribe Y y elige un color de relleno.
4. Pulsa Aceptar.

La función CONTAR.SI (COUNTIF) también permite contar coincidencias, pero no reemplaza automáticamente el formato de las celdas: habría que combinarla con una regla de fórmula.

Crear una regla con una fórmula propia

Una regla con fórmula es útil cuando el color depende de una condición que las reglas predefinidas no expresan directamente. Por ejemplo, puedes marcar ventas por debajo de 80.000, fechas vencidas o registros enviados.

Para crearla, selecciona el rango y abre:

En el estilo Clásico, elige Usar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato. La fórmula se escribe pensando en la primera celda del rango seleccionado; Excel trasladará las referencias relativas al evaluar las demás.

Resaltar ventas por debajo de un objetivo

En Ventas, selecciona D2:D8 y crea una regla nueva. En el estilo Clásico, elige la opción de fórmula y escribe:

=B2<80000

Después, en Formato con, selecciona Formato personalizado, marca Fuente, elige Rojo y Negrita, y acepta.

La referencia B2 es relativa: representa la posición de la primera celda del rango. Al evaluar D3, D4 y las siguientes, Excel la ajusta. Si escribieras $B$2, todas las ventas se compararían con el mismo importe de B2.

Marcar una fecha que ya ha pasado

En Pedidos, selecciona D2:D8 y crea una regla con la fórmula:

=A2<HOY()

Aplica un relleno naranja y pulsa Aceptar. La función HOY (TODAY) devuelve la fecha actual, por lo que la regla funciona automáticamente al abrir el libro en días posteriores.

El material de Microsoft usa esta fórmula para detectar fechas futuras. En esta práctica se invierte la comparación para marcar las fechas anteriores al día actual.

Marcar registros enviados con una letra

En Pedidos, selecciona E2:E8 y crea una regla con:

=C2="Y"

Las comillas son necesarias porque Y es texto. En Formato con, elige fuente blanca y negrita y un relleno verde.

Aplicar varias reglas sin confundir los formatos

En un libro real, varios criterios pueden coincidir. Una venta puede estar por debajo del objetivo y, al mismo tiempo, pertenecer al 10 % inferior. Si ambas reglas cambian la fuente o el relleno, el resultado visible depende del orden y de las casillas de prioridad.

En Pedidos, combinaremos una regla por fórmula para los estados y otra regla por valores para los importes. Las reglas están separadas: una se aplica a C2:C8 y otra a C2:C8 dentro de la hoja de ventas. No es necesario que ambas afecten la misma celda; en este libro, usaremos la hoja Ventas para las cantidades y la hoja Pedidos para los estados.

1. En Pedidos, abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Administrar reglas.
2. Comprueba que el rango de la regla de estado sea C2:C8.
3. Añade otra regla para el importe de Ventas, si la quieres en el mismo libro.
4. Revisa Se aplica a en cada regla.
5. Si dos formatos se pisan, activa Detener si es cierto en la regla que deba tener prioridad.

Comprobar qué regla afecta a cada celda

Administrar reglas reúne las reglas del libro o de la selección y permite comprobar sus condiciones. Selecciona la regla y pulsa Editar regla. Allí puedes cambiar:

• El operador, como «mayor que» o «menor que».
• El valor o umbral.
• La fórmula.
• El color de fuente o relleno.
• Los iconos y sus puntos de corte.

Quitar una regla sin borrar el formato normal

Para retirar una sola regla:

1. Selecciona las celdas afectadas.
2. Abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Administrar reglas.
3. Selecciona la regla.
4. Pulsa Borrar reglas.
5. Pulsa Aceptar.

Las celdas conservan el formato creado desde Inicio > Estilos > Formato de celdas, por ejemplo un color de fondo fijo. Solo desaparece el cambio automático ligado a la condición.

Copiar y localizar formato condicional

Para copiar una regla, selecciona la celda de origen y pulsá Ctrl+C (en Mac, Cmd+C). Después, selecciona el destino y elige Inicio > Estilos > Formato condicional > Formatos condicionales > Copiar formato.

La copia funciona mejor entre rangos con una estructura parecida. Si el destino tiene distintas columnas, revisa la regla: las referencias relativas pueden apuntar a celdas diferentes.

Para localizar celdas con formato condicional:

1. Abre Edición > Buscar > Ir a.
2. Elige Especial.
3. Selecciona Formatos condicionales.
4. Pulsa Aceptar para elegir las celdas.
5. Usa el copiador o Borrar reglas para actuar sobre ellas.

Por qué el formato condicional no aparece o se ralentiza

Los formatos condicionales se evalúan según la posición de la celda dentro del rango. Una regla creada para una columna puede desplazarse y referring a otras columnas si la selección no es la esperada.

Otro problema aparece al pegar datos: el contenido puede reemplazar celdas y dejar sin resolver una regla que dependía de la fila original. Si una validación de datos o un formato condicional no se mantiene, conviene revisar la forma de pegado y volver a aplicar la regla al rango definitivo.

Finalmente, miles de reglas sobre rangos enormes pueden hacer lento el libro. Reduce el rango cuando sea posible y evita repetir la misma condición en zonas que no la necesitan.

Revisar la fórmula desde la primera celda

Una regla correcta para A2:A7 puede escribirse así:

=A2>HOY()

Si se escribe =A2>HOY() mientras el rango seleccionado empieza en B5, la regla interpreta A2 como la referencia de la primera celda, no como una fecha de la hoja. Además, si escribes =$A2>HOY(), la columna permanece fija, pero la fila sí se ajusta: útil para comparar cada fila con su propia fecha.

La regla se escribe pensando en la primera celda del rango. Si el rango es A2:A7, A2 debe ser relativa en la columna para avanzar verticalmente. Para una columna fija y una fila variable, utiliza $A2.

Quitar todos los formatos condicionales de una selección

Para eliminar todas las reglas y también otros formatos de las celdas seleccionadas:

1. Selecciona el rango.
2. Abre Edición > Borrar > Formatos.
3. Confirma la acción.

Este comando borra más que el formato condicional: también elimina fuente, relleno, bordes, número y otros formatos. Si solo necesitas quitar las reglas, utiliza Administrar reglas > Borrar reglas o Formatos condicionales > Borrar reglas sobre la selección.

Qué versiones de Excel incluyen el formato condicional

El formato condicional está disponible desde Excel 2007. También se utiliza en Excel 2010, 2013, 2016, 2019, 2021, 2024, Microsoft 365, Excel para la web y Excel para Mac. En versiones anteriores a Excel 2007 no se incluye esta herramienta.

Las opcionesvarian según la plataforma y la versión. Por ejemplo, las guías oficiales del material muestran barras, escalas, iconos y reglas con fórmula en Excel 2021 para Mac, Excel 2024 para Mac y Microsoft 365 para Mac. En Excel para la web pueden aparecer menos opciones de edición que en la versión de escritorio.

Lo que ya sabes hacer con los tipos de formato condicional

• Ahora sabes elegir una regla predefinida para comparar valores, localizar extremos, buscar texto o detectar duplicados.
• Puedes aplicar barras de datos, escalas de color y conjuntos de iconos a un rango.
• Ya sabes crear una regla con fórmula desde la primera celda y elegir su formato.
• Puedes combinar reglas, revisar prioridades y corregir el rango Se aplica a.
• Ya sabes copiar, localizar y eliminar formato condicional sin confundirlo con el formato normal.

Tu siguiente paso es abrir la hoja Ventas, seleccionar D2:D8 y crear una escala de color queSitúe los importes bajos en amarillo, los medios en verde y los altos en azul. Así comprobarás qué tipo de regla comunica mejor la evolución de tus ventas.

Dudas al usar formato condicional en Excel