Cómo resaltar valores duplicados en Google Sheets con formato condicional

El formato condicional permite cambiar el aspecto de una celda según su contenido. En Google Sheets, sirve para resaltar automáticamente los códigos repetidos de un inventario, sin tener que revisar cada registro ni corregir el formato a mano. Al terminar, sabrás preparar el rango, aplicar una regla de duplicados, crear una fórmula con CONTAR.SI (COUNTIF) y comprobar qué filas quedan marcadas. La herramienta está disponible en Google Sheets; en Excel, las rutas y nombres de los paneles cambian.

Qué es el formato condicional para detectar duplicados

El formato condicional cambia el fondo, el texto u otros atributos de una celda cuando se cumple una regla. En el libro de ejemplo, la hoja Inventario contiene productos, códigos y cantidades. Cuando un código aparece dos veces, su celda puede quedar con un fondo rojo para que el duplicadas sea visible.

Por ejemplo, si A-10 está repetido, Google Sheets y Excel pueden resaltar las dos apariciones. Si solo necesitamos señalar la segunda y las siguientes, usamos una fórmula con CONTAR.SI (COUNTIF).

Dónde está la herramienta y cómo se prepara el rango

En Google Sheets, abre el libro y selecciona la columna de códigos. Después entra en Formato > Formato condicional. Se abrirá el panel de reglas, donde elegirás el rango, la condición y el estilo. En Excel de escritorio, la ruta equivalente es Inicio > Estilos > Formato condicional; el formato condicional está disponible en las versiones de escritorio de Excel y en Google Sheets, pero los nombres de los paneles no son idénticos.

En este tutorial usaremos Google Sheets. El rango debe contener los datos que quieres revisar. Si solo seleccionas algunas celdas, la regla no/Controlará las que queden fuera.

Aplicar la regla al rango correcto

1. Abre la hoja Inventario.
2. Selecciona B2:B6, la columna de códigos.
3. Pulsa Formato > Formato condicional.
4. En Aplicar al intervalo, confirma que aparece B2:B6.
5. No pulses todavía Listo.

La condición que detecta valores repetidos

En el panel, busca la sección Dar formato a las celdas si… y selecciona la condición de duplicados, normalmente chamada La fórmula personalizada es en Google Sheets. La regla predefinida de duplicados es la opción directa si aparece en tu versión.

Para una fórmula personalizada, utiliza:

=CONTAR.SI($B$2:$B$6;B2)>1

La función cuenta cuántas veces aparece el valor de B2 dentro del rango. La condición >1 es verdadera cuando el código está repetido. Excel y Google Sheets aplican el estilo solamente a las celdas cuya fórmula resulta verdadera.

Marcar los duplicados en una hoja de inventario

Vamos a completar el inventario: los productos están en la columna A, los códigos en B y las cantidades en C. La regla debe mirar únicamente los códigos, no los nombres ni las cantidades. Así detectamos una repetición real del código aunque dos productos distintos compartan la misma referencia.

1. Selecciona B2:B6.
2. Abre Formato > Formato condicional.
3. Elige la condición de duplicados.
4. Selecciona un estilo con fondo rojo.
5. Pulsa Listo.

Usar una fórmula para identificar cada repetición

Si quieres resaltar solo la segunda aparición y las siguientes, añade una columna auxiliar. En D2, escribe la fórmula que cuenta las apariciones desde el principio hasta la fila actual:

=CONTAR.SI($B$2:B2;B2)>1

Copia la fórmula hacia abajo hasta D6. Después aplica el formato condicional a D2:D6 y elige un fondo rojo.

Cambiar el color para distinguir los duplicados

1. Selecciona D2:D6.
2. Abre Formato > Formato condicional.
3. Edita la regla de la columna D.
4. En Estilo de formato, elige un fondo rojo y, si quieres, texto oscuro.
5. Pulsa Listo.

Resaltar duplicados con una fórmula personalizada

La regla predefinida es suficiente cuando solo quieres marcar valores repetidos. La fórmula personalizada ofrece más control: puedes marcar la primera aparición, la segunda y siguientes, o combinar una condición con otra. Por ejemplo, esta fórmula señala los duplicados que además tienen una cantidad menor que 5:

=Y(CONTAR.SI($B$2:$B$6;B2)>1;C2<5)

En la primera aparición de un código, CONTAR.SI devuelve 1 y la condición es falsa. En las repeticiones, devuelve 2 o más. La segunda parte comprueba la cantidad.

Referenciar la primera celda del rango

En una regla de fórmula, las referencias se escriben pensando en la primera celda del rango. Si el rango empieza en B2, la fórmula debe utilizar B2 como referencia relativa. Al aplicarla, la hoja ajusta la referencia para cada celda.

Fijar el rango que contiene todos los códigos

El símbolo $ fija una referencia. En $B$2:$B$6, ni el punto de partida ni el final se mueven al copiar la regla a más filas. El final $B$2:$B$6 es absoluto para que CONTAR.SI siempre revise todos los códigos.

=CONTAR.SI($B$2:$B$6;B2)>1

Probar el formato condicional con datos reales

La regla más útil es la que se recalcula al cambiar los datos. En la hoja Inventario, cambia B4 por A-10: la regla de duplicados debe marcar B4. Después agrega una fila con el código B-20 y comprueba que también queda resaltado. Finalmente, elimina esa fila y observa cómo desaparece el resaltado.

1. Cambia el código de B4 a A-10.
2. Comprueba que B4 queda resaltada.
3. Añade una fila 7 con el producto Caja, código B-20 y cantidad 9.
4. Comprueba que B2, B3, B4, B6 y B7 están marcadas.
5. Borra la fila 7 y comprueba que B7 ya no aparece marcada.

Por qué no se detectan todos los duplicados

Los errores más habituales son referencias equivocadas, fórmulas con sintaxis incorrecta, espacios distintos y rangos seleccionados de forma incompleta. Por ejemplo, una regla que empieza en B3 puede omitir B2. Una fórmula con CONTAR.SI($B$2:$B$6,B2) debe conservar la coma si el separador regional es coma, pero Excel con separador punto y coma rechazará esa forma si no se adapta. Finalmente, A-10 y A-10 son cadenas distintas: el segundo contiene un espacio final.

Comprobar que la regla se aplica al rango completo

1. Abre Formato > Formato condicional.
2. Revisa Aplicar al intervalo.
3. Comprueba que aparecen B2:B6 o el rango completo, como B2:B100.
4. Si no incluye las filas nuevas, edita la regla y amplía el intervalo.
5. Pulsa Listo.

Separar valores que parecen iguales

Para mostrar el problema, escribe A-10 en B2 y A-10 en B3, con un espacio al final. La fórmula cuenta los textos tal como están escritos: uno tiene un espacio que el otro no.

Para limpiarlos, usa Datos > Limpiar datos > Quitar espacios si esa opción está disponible en tu versión, o corrige los códigos antes de aplicar la regla. Google Sheets y Excel no tratan automáticamente un espacio final como si no existiera.

Qué funciones y herramientas no se necesitan para resolverlo

No necesitas HOJAS (SHEETS) para contar hojas, UNICOS (UNIQUE) para listar valores distintos ni BUSCARX para encontrar un código. El formato condicional trabaja directamente sobre el rango seleccionado.

UNICOS está disponible en Excel 2021, Excel 2024 y Microsoft 365. Si necesitas una lista de códigos únicos en otra parte del libro, puedes usar una matriz dinámica con UNICOS, pero no es un requisito para resaltarlos.

=UNICOS(B2:B6)

Lo que ya sabes hacer con duplicados resaltados

• Crear una regla de duplicados desde Formato > Formato condicional.
• Seleccionar el intervalo exacto antes de aplicar el estilo.
• Usar CONTAR.SI (COUNTIF) para identificar repeticiones.
• Escribir la fórmula desde la primera celda del rango.
• Fijar con $ el intervalo que contiene todos los códigos.
• Distinguir la primera aparición de las siguientes.
• Cambiar el estilo y comprobar que se recalcula al modificar datos.
• Revisar espacios, referencias y rangos incompletos.

El siguiente paso es abrir tu propio inventario, seleccionar la columna de códigos y crear una regla de duplicados; después verifica que cada cambio se refleje automáticamente.

Dónde consultar la ayuda oficial

Para Excel, consulta la guía oficial sobre uso del formato condicional para resaltar información. Allí se explican las reglas disponibles, los estilos y el comportamiento de las referencias.

En Google Sheets, la ayuda de Google Drive y la edición de archivos de Google explica cómo trabajar con archivos de Google Sheets y convertirlos o descargarlos en formato .xlsx.

La documentación de Google Sheets es el punto de partida para consultar las reglas de formato condicional y las diferencias de la interfaz.