Fórmula BUSCAR en Excel: cómo se usa con un ejemplo real

BUSCARV sirve para escribir una sola vez una fórmula que traiga datos de una tabla a otra hoja sin tener que copiarlos a mano. La vamos a usar en el libro de una tienda: en una hoja está la lista de precios con el código, el nombre y el precio de cada producto, y en otra hoja se apuntan los códigos que se vendieron; BUSCARV se encarga de escribir el nombre y el precio al lado de cada código. Está en todas las versiones de Excel desde 2007 y también funciona en Excel para la web, para Mac y para móviles.

Qué resuelve BUSCARV y cuándo tiene sentido usarla

Imagina la hoja Precios con el código de cada producto en la primera columna, su nombre en la segunda y su precio en la tercera. En otra hoja, Pedidos, alguien ha ido apuntando solo los códigos que se vendieron. Para saber cuánto cobrar de cada línea hay que mirar la lista de precios y cruzar los códigos a mano, uno por uno.

BUSCARV hace ese cruce por ti: tú le das el código, le dices en qué tabla tiene que buscar y qué columna de esa tabla quieres que te devuelva, y Excel escribe el resultado. La función hace las veces de un puente entre la hoja de pedidos y la lista de precios, y lo hace con una sola fórmula que se copia hacia abajo.

Su sentido está en tablas de referencia que no cambian de sitio (la lista de precios, un catálogo, un directorio de clientes) y en hojas donde se quieren traer datos sueltos sin ordenarlos. Si lo que necesitas es cruzar dos hojas con miles de filas y la columna clave puede estar en cualquier sitio, BUSCARV se queda corta: en ese caso se usa BUSCARX o Power Query.

La sintaxis de BUSCARV: los cuatro argumentos, uno por uno

BUSCARV, en inglés VLOOKUP, se escribe así:

=BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;[ordenado])

Los cuatro argumentos se cuentan y se separan con punto y coma. El cuarto, ordenado, va entre corchetes porque es opcional; si se omite, Excel hace una búsqueda aproximada.

valor_buscado: el dato que Excel tiene que encontrar

Es el dato que la fórmula debe localizar en la primera columna de la tabla. Puede ser una referencia a una celda (E2, donde está escrito el código), un número fijo (1023) o un texto entre comillas ("Lapiz"). Lo más habitual es una referencia, porque así la misma fórmula sirve para varios códigos al copiarla.

=BUSCARV(E2;A2:C6;2;FALSO)

matriz_buscar_en: la tabla donde se busca

Es el rango de celdas que contiene los datos: la columna clave en primer lugar y, a su derecha, las columnas que se quieran devolver. En el ejemplo, la tabla de precios va de la columna A a la C:

Siempre que la fórmula se copie, este rango se fija con F4 para que no se desplace.

indicador_columnas: qué columna de la tabla se devuelve

Se cuenta desde la primera columna del rango, que es la 1. En la tabla del ejemplo, la columna 1 es el código, la 2 es el producto y la 3 es el precio.

Para traer el nombre del producto se pide la columna 2:

=BUSCARV(E2;$A$2:$C$6;2;FALSO)

Para traer el precio, la columna 3:

=BUSCARV(E2;$A$2:$C$6;3;FALSO)

Si se pide la columna 4 en una tabla de tres, Excel devuelve el error #¡REF!, porque no existe esa columna.

ordenado: coincidencia exacta o aproximada

Es el interruptor entre búsqueda exacta y aproximada. FALSO (o 0) obliga a Excel a encontrar una coincidencia byte a byte; si no la encuentra, devuelve #N/A. VERDADERO (o 1) le pide a Excel la coincidencia «más cercana por debajo», pero exige que la primera columna esté ordenada de menor a mayor; si no lo está, devuelve un valor que parece correcto pero no lo es.

=BUSCARV(E2;$A$2:$C$6;3;FALSO)

Salvo que se sepa lo que se está haciendo, se usa siempre FALSO. La búsqueda aproximada se reserva para baremos y tablas de tramos.

Una tabla de productos y la primera búsqueda con BUSCARV

Volvamos al libro de la tienda. En la hoja Precios está la lista con código, producto y precio. En la hoja Pedidos, las celdas A2 a A6 tienen los códigos vendidos y la columna B se va a rellenar con el nombre del producto. Se selecciona la celda B2 y se escribe la fórmula:

=BUSCARV(A2;Precios!$A$2:$C$6;2;FALSO)

Ahora la barra de fórmulas muestra eso y la celda B2 muestra el producto del código escrito en A2. Si A2 es P-003, en B2 aparece Goma.

1. En la hoja Pedidos, escribir P-001 en A2, P-003 en A3, P-005 en A4, P-002 en A5 y P-004 en A6.
2. Hacer clic en B2, escribir la fórmula de arriba y pulsar Entrar.
3. Arrastrar el controlador de relleno (el cuadradito de la esquina inferior derecha de B2) hasta B6.

Fijar la tabla con F4 al copiar la fórmula hacia abajo

El paso anterior funcionó porque delante del rango se escribió Precios!$A$2:$C$6. Los signos $ fijan la tabla: al arrastrar la fórmula hacia abajo de B2 a B6, la referencia a la lista de precios no se mueve y sigue siendo la misma.

Para ver qué pasa sin el $, se reescribe la fórmula sin fijar y se arrastra:

=BUSCARV(A2;Precios!A2:C6;2;FALSO)

En B3 se convierte en =BUSCARV(A3;Precios!A3:C7;2;FALSO) y, al llegar a B6, la tabla ya no incluye la primera fila. El resultado: #N/A o precios equivocados.

El truco está en poner el cursor sobre la referencia del rango y pulsar F4 (en Mac, Cmd+T) hasta que aparezca $A$2:$C$6. Eso convierte una referencia relativa en absoluta.

Traer el precio (tercera columna) en lugar del producto

La fórmula es la misma, solo cambia el indicador_columnas. Se selecciona C2 y se escribe:

=BUSCARV(A2;Precios!$A$2:$C$6;3;FALSO)

Búsqueda exacta y búsqueda aproximada: misma fórmula, distinto cuarto argumento

Una hoja de la tienda tiene una tabla de descuentos por tramos de unidades vendidas: de 1 a 10 unidades, 0%; de 11 a 50, 5%; de 51 a 100, 10%; de 101 en adelante, 15%. En la columna A va el límite inferior del tramo y en la B el porcentaje.

Si en D2 están las unidades vendidas y se quiere saber el descuento con una búsqueda exacta, se escribe:

=BUSCARV(D2;$A$2:$B$5;2;FALSO)

Como en la tabla no están todos los valores posibles (el 7, el 23, el 73…), casi cualquier número que se pruebe devolverá #N/A. La búsqueda exacta no sirve aquí.

Con búsqueda aproximada, en cambio, Excel devuelve el tramo que corresponde:

=BUSCARV(D2;$A$2:$B$5;2;VERDADERO)

Si D2 vale 23, Excel devuelve 5% (el tramo de 11 a 50). Si vale 73, devuelve 10%. Si vale 120, devuelve 15%.

Cuándo VERDADERO (1) tiene sentido

La búsqueda aproximada se usa cuando la primera columna es una escala ordenada: baremos, tramos de edad, tarifas por consumo, tipos de IRPF según ingresos, niveles de inventario. La regla es fija: la columna clave tiene que estar ordenada de menor a mayor y los valores devueltos son siempre del tramo inferior.

Por qué casi siempre usarás FALSO (0)

Con identificadores únicos (códigos de producto, DNI, números de pedido, IDs de cliente) la coincidencia tiene que ser exacta: si se busca el DNI 12345678X, no vale cualquier DNI cercano. La búsqueda aproximada devolvería el DNI anterior de la tabla y se quedaría tan ancha.

Qué hacer cuando BUSCARV devuelve un error

BUSCARV puede devolver cinco errores reales. Cada uno tiene una causa clara y un arreglo concreto.

#N/A: el dato no está o no coincide

En la hoja Pedidos, si en A2 se escribe P-099 (que no existe), la fórmula devuelve #N/A. La causa más frecuente es una diferencia invisible: un espacio de más delante o detrás del código, o un número guardado como texto.

La fórmula ESPACIOS recorta los espacios sobrantes de una celda:

=BUSCARV(ESPACIOS(A2);Precios!$A$2:$C$6;2;FALSO)

Si el código en Precios!A2 es un número y en Pedidos!A2 está escrito como texto, se recurre a VALOR para convertirlo, o se multiplica por 1 en una celda auxiliar. La forma más rápida: pegar como valor el rango y dejar que Excel decida el formato.

#¡REF!: el número de columna es mayor que la tabla

Si la tabla solo tiene 3 columnas y la fórmula pide la columna 4 o más:

=BUSCARV(A2;Precios!$A$2:$C$6;4;FALSO)

Excel devuelve #¡REF! porque no existe la cuarta columna del rango. Otro caso clásico: se inserta una columna nueva dentro de la tabla (por ejemplo, para añadir «Stock») y el indicador_columnas no se entera, así que devuelve la columna equivocada.

#¡VALOR! y #¿NOMBRE?

Si indicador_columnas vale menos de 1, por ejemplo 0 o -2, Excel devuelve #¡VALOR!:

=BUSCARV(A2;Precios!$A$2:$C$6;0;FALSO)

#¿NOMBRE? aparece cuando la función no se reconoce. Dos casos típicos: la fórmula se copió de una página en inglés y quedó VLOOKUP en un Excel en español, o se usa una función que esa versión no tiene.

#¡DESBORDAMIENTO! al usar una columna completa

Pasar como rango la columna completa A:A o A:C puede provocar #¡DESBORDAMIENTO! cuando el resultado cae encima de otra fórmula. La solución es acotar el rango al bloque de datos, por ejemplo $A$2:$C$1000, o usar el operador @ delante para que Excel evalúe la intersección implícita.

Envolver BUSCARV con SI.ERROR para que no aparezca #N/A

SI.ERROR (en inglés IFERROR) detecta cualquier error y, en su lugar, muestra lo que se le indique. Envolviendo BUSCARV, una búsqueda que no encuentra el código deja de mostrar #N/A y muestra un mensaje legible.

En la celda B2 de la hoja Pedidos:

=SI.ERROR(BUSCARV(A2;Precios!$A$2:$C$6;2;FALSO);"No encontrado")

Ahora, si A2 vale P-001, B2 muestra Lapiz. Si A2 vale P-099, muestra No encontrado en lugar de #N/A.

Lo que BUSCARV no puede hacer (y cómo se nota en la fórmula)

BUSCARV tiene tres límites que conviene tener claros antes de usarla a diario.

Cuando conviene BUSCARX en lugar de BUSCARV

BUSCARX, en inglés XLOOKUP, está en Excel 2021, 2024 y Microsoft 365. No comparte estas limitaciones: busca en cualquier columna y devuelve cualquier columna, permite buscar a la izquierda, usa referencias reales (Precios!$A:$A) en vez de números de columna, e integra el equivalente a SI.ERROR con un argumento propio.

En Excel 2019 o 2016, si se necesita buscar a la izquierda se recurre a la combinación INDICE y COINCIDIR.

BUSCARV y BUSCARH: vertical frente a horizontal

BUSCARH (en inglés HLOOKUP) hace lo mismo que BUSCARV pero en horizontal: busca en la primera fila de una matriz y devuelve el valor de una fila posterior. Se usa cuando los datos están organizados con la clave en la primera fila (por ejemplo, meses como cabeceras de columna).

=BUSCARH("Mar";B1:M2;2;FALSO)

Las mismas trampas aplican: solo busca en la primera fila y el indicador_filas no se actualiza si se insertan filas.

Lo que ya sabes hacer con BUSCARV y el siguiente paso

• La columna con el dato que se busca tiene que ser la primera del rango.
• El rango se fija con F4 al copiar la fórmula hacia abajo o hacia los lados.
• El cuarto argumento se escribe siempre de forma explícita: FALSO para exacta, VERDADERO para aproximada.
• SI.ERROR alrededor de BUSCARV convierte el #N/A en un mensaje legible.
• Cuando se inserta una columna, hay que revisar el indicador_columnas.

El siguiente paso natural es BUSCARX, que se libera de casi todas estas limitaciones: busca en cualquier columna, devuelve cualquier columna, y un argumento propio hace las veces de SI.ERROR. Si tu Excel es 2021, 2024 o Microsoft 365, pruébalo sobre la misma hoja de Pedidos y compara las dos fórmulas línea por línea.

Dudas al usar BUSCARV en Excel