Una hoja de cálculo es una cuadrícula de celdas donde registras información, calculas totales y organizas los datos por temas. En este tutorial usaremos un libro de presupuesto mensual: las entradas, los gastos y el balance guardarán información relacionada, peroSituada en hojas separadas.
Aprenderás a crear ese libro, relacionar sus hojas con referencias y usar tres funciones de información: HOJAS (SHEETS), CELDA (CELL) e INFO. Las prácticas funcionan en Excel 2013, 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365; HOJAS existe desde Excel 2013, mientras que CELDA e INFO no están disponibles en Excel para la web.
=SI(A1>10;"Alto";"Bajo"). En Excel configurado con punto decimal, como en algunas instalaciones de Windows, se utiliza la coma.Qué son las hojas de cálculo y qué información puedes guardar
Una hoja de cálculo permite registrar información en una estructura de filas y columnas. Cada intersección es una celda: la columna identifica el tipo de dato y la fila, el registro concreto. Así puedes anotar una fecha, un concepto y un importe sin convertir cada anotación en un documento independiente.
En nuestro libro de presupuesto, los ingresos y los gastos tienen una estructura parecida:
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Concepto | Importe | Fecha |
| 2 | Trabajo | 1.200,00 | 01/10/2026 |
| 3 | Venta | 350,00 | 05/10/2026 |
La hoja organiza la información; las fórmulas la convierten en un resultado útil. En este caso, sumar los importes permite saber cuánto entró. Un balance añade otra capa: resta los gastos a los ingresos y muestra cuánto queda.
Separar el presupuesto en varias hojas evita mezclar datos y facilita las revisiones. Cada hoja puede tener sus propios encabezados y fórmulas sin sobrescribir ir el conjunto. Cuando el número de categorías es reducido y los cálculos son sencillos, una sola hoja también funciona bien; la clave es que la estructura permita entender de dónde sale cada resultado.
Dónde está la información dentro de un libro de Excel
La información se organiza en niveles: un archivo es un libro, un libro contiene hojas, una hoja contiene celdas y un conjunto contiguo de celdas es un rango. En el ejemplo, Ingresos!A2:C3 es el rango que contiene los dos ingresos registrados.
Para revisar una celda:
- Selecciona la celda; el cuadro de nombres muestra su dirección.
- Mira la barra de fórmulas, que contiene la fórmula real.
- Cambia a una hoja con los botones de la parte inferior.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Concepto | Importe | Fecha | Total |
| 2 | Trabajo | 1.200,00 | 01/10/2026 | 1.550,00 |
| 3 | Venta | 350,00 | 05/10/2026 | 1.550,00 |
| 4 | Total | 1.550,00 |
=SUMA(B2:B3), aunque la celda muestre 1.550,00.La hoja activa y las referencias entre hojas
La hoja activa es la que está seleccionada y es la que aparece delante al abrir el libro. En la barra de pestañas, el nombre de esa hoja queda destacado.
Para traer una celda de otra hoja, escribe el nombre de la hoja, el signo de exclamación y la dirección. Por ejemplo, esta fórmula toma el total de ingresos de la hoja Ingresos:
=Ingresos!D4Si un nombre de hoja contiene espacios, Excel lo pone entre comillas simples: ='Hoja 2'!A1. Estas referencias son relativas: al copiar la fórmula hacia abajo o hacia la derecha, Excel ajusta las direcciones. Fíjalas con F4 (Cmd+T en Mac) cuando quieras conservarlas.
Qué información devuelve la función HOJAS
La función HOJAS (SHEETS) devuelve la cantidad de hojas que hay en una referencia. Está disponible desde Excel 2013.
=HOJAS(referencia)En nuestro libro, la referencia puede ser el propio libro o una hoja. Si el libro contiene Ingresos, Gastos y Balance, el resultado será 3:
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Hojas del libro | Resultado |
| 2 | Cantidad | 3 |
Qué información devuelve la función CELDA
La función CELDA (CELL) devuelve información sobre el formato, la ubicación o el contenido de una celda. Su sintaxis es =CELDA(tipo_de_info; [referencia]), donde el segundo argumento es opcional.
=CELDA("direccion"; A1)
=CELDA("contenido"; A1)
=CELDA("formato"; A1)"direccion"devuelve la dirección de la celda."contenido"devuelve su valor o la fórmula que contiene."formato"describe el formato; devuelveGpara un formato general.
Qué información devuelve la función INFO
La función INFO devuelve información acerca del entorno operativo en uso. Su sintaxis es =INFO(tipo). Por ejemplo, =INFO("directorio") devuelve la carpeta de trabajo y =INFO("versión") muestra información de versión y sistema operativo.
Conviene usarla como ayuda temporal, no como dato del presupuesto: su resultado depende del equipo y puede cambiar entre sesiones. INFO tampoco está disponible en Excel para la web.
=INFO("directorio")Crear un presupuesto con hojas de cálculo separadas
Vamos a construir un libro llamado Presupuesto mensual. Tendrá tres hojas: Ingresos, Gastos y Balance. Las dos primeras registrarán los movimientos; la tercera calculará el resultado.
Registrar ingresos y gastos en rangos independientes
- Abre Excel y guarda el libro como
Presupuesto mensual.xlsx. - Selecciona la pestaña Hoja1, haz doble clic sobre su nombre y escribe
Ingresos. - Añade una hoja con el botón Insertar y renómbrala
Gastos. - En Ingresos, escribe los encabezados Concepto, Importe, Fecha y Total.
- Registra cinco ingresos y seis gastos en sus respectivas hojas.
- Coloca la fórmula de suma en la celda de total y arrastra el controlador de relleno cuando debas ampliar el rango.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Concepto | Importe | Fecha | Total |
| 2 | Trabajo | 1.200,00 | 01/10/2026 | 2.450,00 |
| 3 | Venta | 350,00 | 05/10/2026 | 2.450,00 |
| 4 | Freelance | 400,00 | 09/10/2026 | 2.450,00 |
| 5 | Ventas | 300,00 | 12/10/2026 | 2.450,00 |
| 6 | Devolución | 200,00 | 15/10/2026 | 2.450,00 |
| 7 | ||||
| 8 | Total | 2.450,00 |
En Gastos, registra seis operaciones: Alquiler 700,00; Suministros 90,00; Comida 180,00; Transporte 60,00; Suscripciones 25,00; Imprevistos 45,00. Los totales son 1.100,00.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Concepto | Importe | Fecha |
| 2 | Alquiler | 700,00 | 01/10/2026 |
| 3 | Suministros | 90,00 | 03/10/2026 |
| 4 | Comida | 180,00 | 06/10/2026 |
| 5 | Transporte | 60,00 | 08/10/2026 |
| 6 | Suscripciones | 25,00 | 10/10/2026 |
| 7 | Imprevistos | 45,00 | 14/10/2026 |
| 8 | |||
| 9 | Total | 1.100,00 |
Calcular el balance con referencias entre hojas
Ahora añadimos la hoja Balance. En su celda B2 escribimos la referencia al total de ingresos y, en B3, al total de gastos. En B4 calculamos la diferencia.
=Ingresos!B8-Gastos!B9| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Concepto | Importe | Referencia |
| 2 | Total de ingresos | 2.450,00 | Ingresos!B8 |
| 3 | Total de gastos | 1.100,00 | Gastos!B9 |
| 4 | Balance | 1.350,00 |
Revisar los datos directamente en la barra de fórmulas
Selecciona B4 en la hoja Balance. La celda muestra 1.350,00, pero la barra de fórmulas contiene =Ingresos!B8-Gastos!B9. Esta diferencia es normal: la celda muestra el resultado y la barra muestra la instrucción que lo produce.
Este método permite comprobar que el balance depende de las hojas correctas y detectar si una referencia apunta a un dato equivocado. Si quieres auditar una fórmula sin cambiar el libro, usa el botón Mostrar fórmulas de la pestaña Fórmulas.
Detectar y corregir errores en los datos del presupuesto
Un total incorrecto no siempre significa que SUMA esté mal. Antes de cambiar una fórmula, comprueba de dónde proceden los datos. En este presupuesto, los fallos más frecuentes son referencias a hojas inexistentes, celdas vacías dentro de una suma e importes guardados como texto.
Corregir una referencia que apunta a otra hoja
- En Balance, selecciona la celda que contiene la referencia de ingresos.
- Sustituye el nombre de hoja por uno que no exista.
- Observa el error mostrado.
- Vuelve a escribir la referencia correcta:
=Ingresos!B8. - Repite la comprobación en la barra de fórmulas.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Concepto | Importe | Referencia |
| 2 | Total de ingresos | 0,00 | Ingresos!B88 |
| 3 | Total de gastos | 1.100,00 | Gastos!B9 |
| 4 | Balance | -1.100,00 |
Si el nombre de la hoja está mal escrito, Excel muestra #¡REF!. Si la hoja existe pero la celda está vacía, el resultado puede ser 0 sin mensaje de error.
Identificar importes que Excel no suma
Un importe puede parecer un número y seguir siendo texto. Selecciona la celda y observa su alineación: los números se alinean a la derecha y el texto, a la izquierda. En este caso, la celda B3 contiene 120 como texto y B4 contiene 120 como número.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Dato | Importe | Tipo |
| 2 | Importe 1 | 120 | Número |
| 3 | Importe 2 | 120 | Texto |
| 4 | Importe 3 | 120 | Número |
| 5 | Total | 240,00 |
=SUMA(B2:B4)El total es 240,00, no 360,00: Excel ignora el texto. Para convertirlo, selecciona B3, copia el valor y pégalo como valor, o corrige el origen del dato. En Excel para la web, usa la versión web de Pegado especial o los datos de origen.
Cuándo conviene usar hojas separadas o una sola tabla
La separación no es mejor en todos los casos. Lo que importa es que la estructura refleje cómo se revisan y calculan los datos.
| Criterio | Una sola hoja | Varias hojas |
|---|---|---|
| Número de registros | Pocos | Muchos o de crecimiento continuo |
| Relación entre datos | Una lista compacta | Ingresos, gastos y balance separados |
| Colaboración | Una persona edita a la vez | Varias personas pueden trabajar por hoja |
| Fórmulas | Referencias cortas dentro del rango | Referencias entre hojas con nombre |
| Revisión | Visually simple | Más contexto por pestaña |
| Riesgo | Mezclar categorías sin querer | olvidar actualizar una hoja relacionada |
Para nuestro presupuesto mensual, tres hojas funcionan bien porque cada tipo de movimiento tiene su propio rango y el balance reúne el resultado. Si el presupuesto pasara de unos cientos de filas a un millón, el diseño habría que reconsiderar; una hoja de Excel admite 1.048.576 filas y 16.384 columnas, pero una estructura clara sigue siendo más importante que llenar el límite.
La regla práctica es sencilla: usa una tabla cuando los registros comparten la misma estructura y necesitas filtrarlos; usa hojas separadas cuando cada bloque tiene columnas, responsables o reglas de cálculo distintas. Cuando dos hojas están muy relacionadas, comprueba las referencias antes de compartir el libro.
Lo que ya sabes hacer con las hojas de cálculo
- Organizar un presupuesto mensual en las hojas Ingresos, Gastos y Balance.
- Distinguir libro, hoja, celda y rango, y revisar el cuadro de nombres y la barra de fórmulas.
- Relacionar hojas con referencias como
=Ingresos!B8y=Ingresos!B8-Gastos!B9. - Usar HOJAS (SHEETS) para contar hojas y conocer su disponibilidad desde Excel 2013.
- Consultar ubicación, contenido y formato con CELDA (CELL), y el entorno operativo con INFO.
- Detectar referencias vacías o incorrectas e identificar importes almacenados como texto.
- Guardar el libro como .xlsx y comprobar fórmulas, referencias y totales antes de compartirlo.
El siguiente paso es abrir Presupuesto mensual.xlsx, cambiar los importes de ejemplo por los movimientos reales del mes y comprobar que los totales de las tres hojas siguen siendo coherentes.
Dudas al usar hojas de cálculo en Excel
1. ¿Qué es una hoja de cálculo de Google?
Es la aplicación de cálculo de Google que funciona en el navegador y permite crear y editar tablas en la nube. Se utiliza de forma parecida a Excel, pero depende de una cuenta de Google y de conexión para trabajar en línea. Si buscas una hoja de cálculo Excel, la aplicación de escritorio organiza archivos locales en libros, hojas y celdas.
2. ¿Cuál es la mejor hoja de cálculo gratis?
Depende del uso que quieras darle. Google Sheets ofrece una alternativa gratuita en el navegador, mientras que Excel permite trabajar sin conexión y guardar libros en el equipo. Para seguir las prácticas de este tutorial necesitas Microsoft Excel, porque HOJAS y CELDA se escriben con esa nomenclatura.
3. ¿Cómo funciona una hoja de cálculo de Excel?
Un archivo de Excel es un libro formado por hojas. Cada hoja contiene celdas organizada en filas y columnas, y las fórmulas relacionan sus valores. En este tutorial creas las hojas Ingresos, Gastos y Balance, sumas importes y compruebas los resultados.
4. ¿Por qué aparece una hoja de cálculo sin título?
Suele indicar que el libro todavía no tiene nombre asignado o que el archivo se abrió sin guardar con un nombre. Puedes comprobarlo en Archivo > Guardar como y escribir un nombre antes de guardar. Este mensaje no impide trabajar, pero sí dificulta localizar el archivo después.
5. ¿Puedo usar una hoja de cálculo online en Excel?
Sí, Excel para la web permite abrir y editar libros desde el navegador. Sin embargo, algunas funciones de escritorio no están disponibles: CELDA e INFO no funcionan en Excel para la web. Para estas prácticas conviene usar Microsoft Excel en Windows, Mac o una versión de escritorio compatible.
6. ¿Cómo descargar Hojas de cálculo de Google?
En Google Sheets puedes usar Archivo > Descargar y elegir Microsoft Excel (.xlsx) o PDF, según lo que necesites. Así conservas la mayor parte del formato al abrirlo después en Excel, aunque conviene revisar si se han mantido las fórmulas y los formatos. No hace falta convertir el archivo a CSV si solo quieres una copia.
Fuentes
- MicrosoftHOJAS — documentación oficialconsultado el 28/10/2026
- MicrosoftCELDA — documentación oficialconsultado el 28/10/2026
- MicrosoftINFO — documentación oficialconsultado el 28/10/2026