IBM Data Analytics en Excel: tu primer proyecto de análisis

El curso IBM Introduction to Data Analytics presenta el análisis como un proceso de recogida, limpieza, exploración y presentación de datos. En este tutorial aplicarás esa idea con Excel: partirás de seis ventas, corregIRás el registro, resumirás resultados y terminarás con un gráfico y un informe breve. Funciona con Excel 2021, 2024 y Microsoft 365; las partes indicadas como disponibles desde Excel 2016 también pueden usarse en Excel 2016. Los datos están comprobados en octubre de 2026.

Qué es el análisis de datos y cómo se aplica en Excel

El análisis de datos convierte registros en información que ayuda a decidir. En nuestro libro, la pregunta será: ¿qué categoría concentra más ventas y cuál requiere atención?

El proyecto utiliza un libro de Excel llamado AnalisisVentas.xlsx. La hoja Ventas reúne fecha, categoría, vendedor e importe. A partir de ella:

1. Revisaremos que los datos estén completos y no repetidos.
2. Ajustaremos los tipos y formatos de cada variable.
3. Exploraremos totales visibles con SUBTOTALES (SUBTOTAL).
4. Construiremos una tabla dinámica por categoría y mes.
5. Presentaremos los hallazgos con un gráfico y formato condicional.
6. Documentaremos la pregunta, la fuente y las conclusiones.

El ciclo de un análisis: preguntarse, explorar y presentar

Un análisis útil sigue un ciclo reconocible:

• Preguntar: define qué decisión quieres tomar. Aquí, identificar la categoría dominante y revisar ventas superiores a 1.000.
• Recopilar: reúne datos de una fuente identificable. Usaremos la hoja Ventas.
• Limpiar: detecta vacíos, duplicados y formatos incorrectos.
• Explorar: calcula totales, filtra registros y observa tendencias.
• Presentar: convierte los resultados en una tabla dinámica, un gráfico y un resumen.

Preparar los datos de ventas en una hoja de Excel

Crea un libro nuevo y guarda la primera hoja como Ventas. Escribe estos encabezados en A1:D1: Fecha, Categoría, Vendedor e Importe. Introduce las seis ventas siguientes.

1. Selecciona A1.
2. Escribe los encabezados y los datos exactamente como aparecen en la cuadrícula.
3. En A2, escribe 14/01/2026; en las demás celdas de fecha, usa el formato de fecha de tu Excel.
4. En D2, escribe 1250,50 y aplica Inicio > Número > Formato de número con dos decimales.
5. Guarda el archivo como AnalisisVentas.xlsx.

Revisar valores vacíos y duplicados antes de analizar

Antes de resumir, elimina dos problemas deliberados: falta la categoría de la fila 2 y la fila 6 repite los datos de la fila 5. La revisión debe hacerse antes de calcular totales.

1. Selecciona B2:B7.
2. Abre Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
3. En Permitir, elige Lista.
4. En Origen, escribe =Papel;Oficina.
5. Activa Celda con lista desplegable y pulsa Aceptar. Como la celda B2 ya estaba vacía, la validación no corrige el dato anterior.
6. Selecciona A2:D7 y usa Inicio > Edición > Buscar y seleccionar > Ir a especiales > Fila duplicada.
7. Examina la fila 6, confirma que es una repetición y elimínala con Ctrl+-.
8. Selecciona B2 y escribe Papel. No uses Validación de datos > Rodear con un círculo datos no válidos como sustituto de esta limpieza: esa orden señala los problemas existentes, pero no los corrige.

Al mantener A5:D7, el filtro solo debe mostrar cinco ventas: la fila 6 se eliminó y el rango conserva una cabecera y cinco registros.

Separar cada variable con el formato adecuado

Cada columna representa una variable distinta. La fecha debe ser fecha, el importe un número decimal y la categoría texto. Formatear la columna B como número, por ejemplo, impediría encontrar y agrupar correctamente Papel u Oficina.

1. Selecciona A2:A7.
2. Pulsa Ctrl+1 para abrir Formato de celdas.
3. En Número, elige Fecha y un tipo como 14/01/2026.
4. Selecciona D2:D7, pulsa Ctrl+1 y elige Número, categoría Número, dos decimales y separador de millares.
5. Selecciona B2:B7 y abre Inicio > Número > Formato de número > Texto solo si las categorías aún no se reconhecen como texto. Si la lista desplegable funciona, conserva el formato de General.

La suma de las ventas conservadas es 4.621,90. Este total servirá para comprobar el resumen final.

Explorar las ventas con tablas y resúmenes calculados

Una tabla de Excel mantiene los datos vinculados, aplica filtros y permite ampliar el rango con Ease. La convertiremos en una tabla para explorar el libro sin alterar las ventas.

1. Selecciona A1:D6.
2. Abre Insertar > Tablas > Insertar tabla.
3. Confirma que La tabla tiene encabezados está marcado.
4. Acepta el nombre TablaVentas.
5. En F1, escribe Total visible.
6. En F2, escribe la fórmula de subtotal.
7. Arrastra el controlador de relleno de F2 hasta F3 para comprobar que se copia.

=SUBTOTALES(109;D2:D7)

SUBTOTALES calcula las filas visibles. El código 109 suma e ignora tanto las filas ocultas mediante filtros como las ocultadas manualmente. El código 9 también suma, pero no ignora las filas ocultadas a mano.

Ver los totales que cambian al filtrar los datos

Ahora responde una pregunta exploratoria: ¿cuánto suman las ventas de Papel? Aplica el filtro de la columna Categoría.

1. Pulsa la flecha de filtro de Categoría.
2. Desactiva la casilla Oficina y deja marcada Papel.
3. Pulsa Aceptar.
4. Observa F2: las ventas de Papel suman 2.271,90.
5. Quita el filtro y confirma que F2 vuelve a 4.621,90.

Resumir una tabla dinámica por categoría y mes

La tabla dinámica permite cruzar categorías y meses sin escribir una fórmula para cada combinación. Para ello, añade una columna Mes que derive de la fecha.

1. En E1, escribe Mes.
2. En E2, escribe =TEXTO(A2;"mmmm") y completa E6.
3. Selecciona A1:E6 y abre Insertar > Tablas > Tabla dinámica.
4. Elige Desde un rango/tabla.
5. Confirma que el origen es TablaVentas y crea la tabla dinámica en una hoja nueva llamada Resumen.
6. Arrastra Categoría a Filas.
7. Arrastra Mes a Columnas.
8. Arrastra Importe a Valores. El valor predeterminado será Suma de Importe.

=TEXTO(A2;"mmmm")

La tabla revela que Papel lidera por 78,00, mientras Oficina concentra la venta más alta.

Actualizar el resumen cuando cambian los datos

Las tablas dinámicas no se actualizan solas al cambiar los datos. Añadiremos una venta y refrescaremos el resumen.

1. En la tabla TablaVentas, agrega una fila con fecha 28/03/2026, categoría Papel, vendedor Laura e importe 90,00.
2. Si Excel creó la fórmula de Mes para la fila nueva, no la reemplaces; comprueba que devuelve marzo.
3. En la hoja Resumen, haz clic dentro de la tabla dinámica.
4. Abre Analizar tabla dinámica > Actualizar o pulsa Alt+F5.
5. Comprueba que Papel cambia a 2.361,90 y que el total general pasa a 4.711,90.

Presentar los hallazgos con gráficos y formato condicional

El resumen por categoría pasa a una hoja llamada Resultados. Añadimos un gráfico de columnas y Highlight para que las ventas superiores a 1.000 se detecten enseguida.

1. Copia la tabla dinámica de Resumen en Resultados,starting en A1.
2. Selecciona el rango A2:B4, que contiene las categorías y sus totales.
3. Abre Insertar > Gráficos > Insertar gráfico de columnas.
4. Elige Columna agrupada y colócalo en la hoja.
5. Cambia el título por Ventas por categoría.
6. Selecciona D2:D7 en la hoja Ventas.
7. Abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar valores de celda > Mayor que.
8. Escribe 1000, elige Relleno rojo claro con texto rojo oscuro y pulsa Aceptar.

El gráfico debe mostrar Papel con 2.361,90 y Oficina con 2.350,00. Las dos ventas superiores a 1.000 quedan resaltadas.

Señalar las filas que necesitan atención sin rehacer el gráfico

El formato condicional evalúa cada celda del rango seleccionado. Por eso no hace falta modificar la tabla dinámica ni reconstruir el gráfico cuando cambia un importe.

1. Mantén seleccionado D2:D7.
2. Abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Administrar reglas.
3. Comprueba que la regla sea Importe de celda > 1000 y que se aplique a $D$2:$D$7.
4. Si la regla se aplica a otra hoja, cambia el ámbito a la hoja Ventas mediante el botón de selección del cuadro Se aplica a.
5. Cambia D3 por 1.050,00 y comprueba el nuevo resaltado; después escribe de nuevo 480,25.

Documentar el resultado para que otros entiendan el análisis

Un resultado no se interpreta solo con una cifra. Crea una hoja Informe con la pregunta, la fuente, el total y dos conclusiones. Así, otra persona puede entender qué se analizó y cómo llegar al resultado.

1. Crea una hoja llamada Informe.
2. En A1 escribe Pregunta.
3. En A2 escribe: ¿Qué categoría concentra más ventas y qué ventas superan 1.000?
4. En A3 escribe Fuente de datos.
5. En B3 escribe AnalisisVentas.xlsx, hoja Ventas, TablaVentas.
6. En A4 escribe Total analizado.
7. En B4 escribe =SUMA(TablaVentas[Importe]).
8. En A5 escribe Conclusión 1.
9. En B5 escribe: Papel concentra 2.361,90 y Oficina 2.350,00; la diferencia es 11,90.
10. En A6 escribe Conclusión 2.
11. En B6 escribe: Dos ventas superan 1.000 y deben revisarse.
12. En A8 escribe Recomendación.
13. En B8 escribe: Revisar el seguimiento de las ventas altas y comparar meses antes de cambiar la oferta.

=SUMA(TablaVentas[Importe])

La hoja reproduce aquí el contenido starting en A1; el total de la celda B4 debe coincidir con la tabla dinámica.

Guardar una copia para compartir solo los resultados

Para compartir únicamente la presentación, crea una copia sin la hoja de trabajo. Así evitas que alguien modifique los datos de origen sin saber qué tabla dinámica depende de ellos.

1. Guarda el libro.
2. Haz clic derecho sobre la pestaña Ventas.
3. Selecciona Mover o copiar.
4. Marca Crear una copia, acepta la ubicación y pulsa Aceptar. Aparece una hoja Ventas (2).
5. Elimina Ventas (2), Ventas, Resumen y Informe de la copia, conservando Resultados.
6. Elimina también la copia de la hoja de datos si aparece con otro nombre.
7. Guarda la copia como AnalisisVentas_Resultados.xlsx.
8. Conserva el archivo original completo para seguir trabajando.

Qué límites tiene este proyecto en Excel

Este libro resuelve un análisis pequeño y trazable. No es un sistema de almacenamiento de datos ni una herramienta de automatización completa.

• Una tabla dinámica no se actualiza sola al cambiar los datos: usa Analizar tabla dinámica > Actualizar o Alt+F5.
• Power Query transforma tablas enteras y deja grabados los pasos de limpieza; no sustituye los cálculos celda a celda.
• Validación de datos limita lo que se escribe en el futuro, pero no valida lo que ya estaba escrito ni lo que se pega encima.
• Formato condicional puede hacer que un libro sea más lento si se aplican muchas reglas sobre rangos muy grandes.
• Excel tiene hasta 1.048.576 filas y 16.384 columnas por hoja en las versiones de escritorio de Excel 2007 en adelante.
• Si el libro debe registrar muchos eventos relacionados, Excel no sustituye a una base de datos.

La ayuda oficial sobre Power Query explica que la herramienta está integrada desde Excel 2016. En Excel 2010 y 2013 se instala como complemento.

Cuándo conviene pasar de hoja de cálculo a base de datos

Excel funciona bien para cálculos, análisis y presentación. Access es más adecuado cuando muchos registros deben relacionarse o varios usuarios necesitan formularios e informes.

Desde Access puedes usar Datos externos > Exportar > Excel. Desde Excel, la ruta para obtener datos es Datos > Obtener datos > Desde base de datos > Desde Microsoft Access.

La documentación oficial sobre Excel y Access explica ambos flujos. Access está disponible para Windows; no existe para Mac ni para Excel para la web.

Lo que ya sabes hacer con un análisis en Excel

Ya puedes convertir un registro comercial pequeño en un resultado analítico y comunicable:

• Preparar una hoja con fechas, categorías, vendedores e importes.
• Detectar un valor vacío y una fila duplicada antes de resumir.
• Aplicar formatos de fecha, número y texto a cada variable.
• Convertir el rango en una tabla y calcular filas visibles con SUBTOTALES.
• Filtrar por categoría y comprobar cómo cambia el total.
• Cruzar categoría y mes en una tabla dinámica.
• Actualizar el resumen después de añadir una venta.
• Presentar un gráfico y resaltar importes superiores a 1.000.
• Documentar la pregunta, la fuente, el total y las conclusiones.
• Compartir una copia que contenga solo los resultados.

El siguiente paso es repetir el proyecto con un archivo real y una pregunta de negocio concreta: conservar el mismo ciclo de limpieza, exploración y presentación, pero cambiar los datos y el criterio de decisión.

Continuar con Power Query y tablas dinámicas

Para ampliar el proyecto, crea una carpeta VentasCSV y guarda allí archivos CSV separados por mes. Después, en Excel 2016, 2021, 2024 o Microsoft 365:

1. Abre Datos > Obtener y transformar datos > Obtener datos > Desde carpeta.
2. Selecciona VentasCSV.
3. Combina los archivos y revisa las columnas por Resultado.
4. Aplica correcciones de tipo de dato y elimina registros vacíos.
5. Carga el resultado en una hoja de Excel.
6. Crea una tabla dinámica sobre la salida de Power Query.

La ayuda oficial para crear una tabla dinámica es el punto de partida para convertir la salida limpia en un resumen por categoría y mes.