Análisis de datos con Power BI y Excel: cómo conectar y crear tu primer informe

Power BI es el siguiente paso natural cuando tu hoja de cálculo se queda corta: lo que en Excel harías con tablas dinámicas y gráficos, en Power BI lo haces con modelos de datos que admiten millones de filas, medidas DAX (DAX, en inglés Data Analysis Expressions, el lenguaje de fórmulas de Power BI) y paneles interactivos que se comparten por web. Al terminar este tutorial, sabrás importar un libro de Excel y varios CSV desde Power BI Desktop, limpiar los datos con Power Query, escribir tus primeras medidas DAX, montar un informe con gráficos y segmentaciones y publicarlo en Power BI Service para verlo desde el navegador. Como Power BI Desktop es un programa aparte, este tutorial funciona con cualquier versión: lo que se usa desde Excel es Power Query, que está integrado desde Excel 2016 (en 2010 y 2013 como complemento).

Qué es Power BI y cómo encaja con tu hoja de cálculo

Power BI es una familia de tres herramientas de Microsoft pensada para analizar información visualmente. No reemplaza a Excel: lo complementa cuando los datos crecen, se reparten entre varios archivos o necesitan compartirse con personas que no tienen Excel.

• Power BI Desktop es el programa gratuito que se instala en el ordenador. Ahí se importan los datos, se define el modelo, se escriben medidas DAX y se construyen los informes con los visuales. Es el equivalente a abrir un .xlsx, pero con datos que pueden venir de un libro, una carpeta, una base de datos o una web.
• Power BI Service es la web service.powerbi.com, donde se publican los informes para verlos en el navegador, compartirlos por un enlace o programarlos para que se actualicen solos a una hora.
• Power BI Mobile es la aplicación para móvil y tablet, pensada para consultar los paneles ya publicados desde el teléfono.

La conexión con Excel está en Power Query: lo que ya sabes limpiar desde Datos > Obtener y transformar > Obtener datos en Excel, lo encuentras igual en Power BI Desktop, con los mismos pasos y el mismo panel de Consultas aplicadas. Cuando los datos caben en una hoja y los analiza una sola persona, Excel sigue siendo suficiente. Cuando pasan de unos cientos de miles de filas, se reparten entre archivos o necesitan un panel que se actualice solo, Power BI entra en juego.

De Power Query a Power BI: los pasos del analista

El recorrido de los datos es el mismo dentro y fuera de Excel: importar, limpiar, modelar, visualizar y compartir. Lo que cambia es la herramienta donde se hace cada paso y el tamaño de los datos que aguanta.

1. Importar. Se traen los datos desde su origen: un libro de Excel, una carpeta con CSV, una web, una base de datos. Power Query va grabando cada paso en el panel Consultas aplicadas.
2. Limpiar. Se quitan duplicados, se cambian tipos, se dividen columnas, se filtran filas, se quitan errores. Todo queda como pasos que se vuelven a aplicar al refrescar.
3. Modelar. Se relacionan tablas entre sí (como un BUSCARV pero a nivel de modelo) y se crean medidas DAX que calculan totales, promedios, ratios y comparaciones.
4. Visualizar. Se construye el panel arrastrando campos a los visuales: barras, líneas, segmentaciones, mapas, tarjetas.
5. Publicar y compartir. Se publica en Power BI Service para verlo en el navegador y compartirlo con un enlace.

Power BI Desktop frente a Excel: quién hace qué

El solapamiento es grande en Power Query y en los visuales básicos. La diferencia aparece cuando los datos superan lo que cabe en una hoja, cuando se mezclan varios archivos o cuando el informe lo tienen que ver personas sin Excel.

Instalar Power BI Desktop y abrir tu primer archivo .pbix

Power BI Desktop se descarga gratis desde powerbi.microsoft.com. La instalación es la habitual de Windows: siguiente, siguiente, finalizar. Una vez abierto, la cinta superior tiene cinco pestañas que se usan todo el rato.

1. Abre Power BI Desktop desde el menú Inicio.
2. En la ventana de inicio, elige Informes en blanco y Crear.
3. La cinta tiene las pestañas Inicio, Insertar, Modelado, Vista de tabla y Transformar datos.

El archivo de Power BI se guarda con la extensión .pbix (es el equivalente al .xlsx de Excel). Para abrir uno ya hecho: Archivo > Abrir > el archivo .pbix.

Conectar un libro de Excel desde Power BI Desktop

El libro de ejemplo Ventas2026.xlsx contiene las ventas del primer trimestre, una fila por ticket, con producto, fecha, cantidad e importe. La idea es conectarlo desde Power BI para analizarlo sin tocar el original.

1. En Power BI Desktop, ve a Inicio > Datos > Obtener datos > Excel.
2. Elige Ventas2026.xlsx y pulsa Abrir. En el cuadro Navegador, marca la hoja Ventas y pulsa Transformar datos.

Importar una carpeta con varios CSV de ventas

La carpeta VentasMensuales contiene tres CSV (enero.csv, febrero.csv, marzo.csv) con el mismo esquema. Power BI los combina en una sola tabla al vuelo.

1. Ve a Inicio > Datos > Obtener datos > Más > Carpeta.
2. Indica la ruta de la carpeta VentasMensuales y pulsa Aceptar.
3. En el cuadro que se abre, pulsa Combinar y transformar datos. Power BI concatena las filas de los tres CSV en una sola tabla con 24 filas.

Limpiar y transformar datos en Power Query antes de analizar

Power Query graba los cambios en el panel Consultas aplicadas a la derecha: cada paso (Quitar duplicados, Cambiar tipo, Dividir columna) se queda en la lista y se vuelve a aplicar al pulsar Actualizar. Esto es lo que hace que limpiar los datos sea reproducible: si el CSV de mañana trae un valor nuevo, los mismos pasos lo procesan sin tocar nada.

1. Abre Transformar datos para entrar en el editor de Power Query.
2. Selecciona la columna Producto, ve a Inicio > Reducir filas > Quitar duplicados.
3. Selecciona la columna Importe, ve a Transformar > Tipo de columna > Número decimal.
4. Selecciona la columna Cliente, ve a Transformar > Columna de texto > Dividir columna > Por delimitador (espacio), en cada aparición del delimitador.

Detectar y arreglar errores típicos al importar

Los CSV de la carpeta traían tres problemas típicos que se ven al previsualizar.

• Cantidad como texto. La columna llegaba con un valor raro (3,00a) y por eso Importe y Cantidad sumaban cero. Arreglo: seleccionar la columna Cantidad, Transformar > Tipo de columna > Número entero. Las filas con texto se marcan como Error; el paso siguiente las quita.
• Fechas en dos formatos. La columna Fecha traía dd/mm/aaaa en enero y dd-mm-aaaa en marzo. Arreglo: Transformar > Tipo de columna > Fecha, indicando el formato local; Power Query unifica las dos formas a un solo tipo Date.
• Filas en blanco que rompen totales. Algunas filas de febrero venían vacías (campos en null). Arreglo: Inicio > Reducir filas > Quitar filas > Quitar filas en blanco. Sin esto, la suma arrastraba nulos y devolvía un total más bajo del real.

Construir medidas DAX básicas para analizar los datos

Las medidas DAX son fórmulas que calculan sobre el modelo, no sobre celdas. Se crean en la pestaña Modelado, en Modelado > Cálculos > Nueva medida, y aparecen en la tabla con un icono de calculadora. La función principal es SUMA (SUM, en inglés), que suma una columna numérica.

1. En la pestaña Modelado, pulsa Nueva medida. En la barra de fórmulas, escribe:
2. Pulsa Intro. La medida Importe total aparece en la tabla.
3. Repite para crear Ticket medio y Ventas 2026.

Importe total = SUMA(Ventas[Importe])

Ticket medio = DIVIDE([Importe total]; DISTINCTCOUNT(Ventas[Producto]))

Ventas 2026 = CALCULAR([Importe total]; YEAR(Ventas[Fecha])=2026)

Por qué tu medida DAX no da el resultado esperado

Los tres tropiezos del primero con DAX tienen siempre la misma forma: la medida devuelve BLANCO o un número que no toca.

• Olvidaste la coma o el punto y coma. La fórmula devuelve error de sintaxis. Power BI marca la medida con un triángulo y, al pasar el ratón, dice «Se detectaron errores de sintaxis». Revisa que cada argumento lleva su separador y la medida termina en cierre de paréntesis.
• La columna está filtrada por otra tabla que aún no relacionaste. SUMA devuelve el mismo número aunque filtres por producto, porque la medida no sabe a qué tabla pertenece la columna. Arreglo: Modelado > Relaciones > Nueva relación y arrastra el campo común entre las dos tablas. La medida empieza a respetar los filtros.
• DIVIDE devuelve BLANCO en lugar de filtrar. DIVIDE divide entre cero y, en vez de error, devuelve BLANCO en silencio. Si Ticket medio sale por todo o se queda vacío, revisa que DISTINCTCOUNT no esté contando la columna equivocada y que el filtro del visual no la deja en cero filas.

Construir un informe con gráficos y segmentaciones

Con las medidas listas, se arrastran a los gráficos. Los visuales están en la pestaña Insertar, dentro de Elementos visuales: Gráfico de barras, Gráfico de líneas, Segmentación de datos.

1. En el lienzo en blanco, ve a Insertar > Elementos visuales > Gráfico de barras.
2. Arrastra Producto a Eje Y e Importe total a Eje X.
3. Inserta un Gráfico de líneas. Arrastra Mes (de Fecha) a Eje X e Importe total a Eje Y.
4. Inserta una Segmentación de datos. Arrastra País (si lo tienes) o Producto al campo Segmentación.

Publicar el informe en Power BI Service y compartirlo

Una vez el informe está listo, se publica al servicio en la nube para verlo desde el navegador y compartirlo.

1. En Power BI Desktop, ve a Inicio > Compartir > Publicar.
2. Elige Mi área de trabajo y pulsa Seleccionar.
3. En el navegador, abre app.powerbi.com, entra en Mi área de trabajo y abre el informe Ventas 2026.
4. Pulsa Compartir y copia el enlace.
5. Para llevar los datos visuales a una hoja de cálculo, en el servicio: Exportar > Exportar a Excel.

Lo que ya sabes hacer con Power BI desde Excel

Cuatro capacidades que ya tienes y el siguiente paso.

• Power Query está en Excel desde 2016 y se llama igual dentro de Power BI: los pasos que ves en este tutorial (Quitar duplicados, Cambiar tipo, Dividir columna, Quitar errores) los haces también desde Datos > Obtener y transformar > Obtener datos en Excel.
• El conector Carpeta funciona igual en Excel: Datos > Obtener datos > Desde un archivo > Desde una carpeta combina varios CSV en una sola consulta.
• Una tabla dinámica y un visual de matriz en Power BI comparten la idea de arrastrar campos a filas, columnas y valores.
• Las medidas DAX se parecen a las fórmulas de Excel: SUMA en DAX es como SUMA en una celda, y DIVIDE protege del error #DIV/0 que también se ve en Excel.

El siguiente paso natural, si quieres certificar lo que sabes, es el examen PL-300 (Microsoft Power BI Data Analyst). Si solo quieres llevar un informe ya hecho a Excel, en Power BI Service ve a Exportar > Analizar en Excel y se descarga un .xlsx con una tabla dinámica conectada al modelo de Power BI.

Dudas al usar Power BI con tus datos de Excel