Cómo ordenar filas en Excel sin perder los datos

Ordenar filas en Excel significa cambiar el orden de los registros sin separar los datos que pertenecen a cada uno. En este tutorial usarás un libro de ventas con columnas de fecha, vendedor, producto e importe. Al terminar podrás ordenar una lista de forma alfabética, ordenar importes y fechas, combinar varios criterios y detectar errores antes de que los datos queden descolocados.

La herramienta Ordenar está disponible en Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365, y también en Excel para la web, Mac y móvil. La función ORDENAR (SORT) requiere Excel 2021 o posterior.

Qué significa ordenar filas y cuándo conviene hacerlo

Ordenar reordena filas completas de una tabla. Por ejemplo, si cada fila registra una venta, el nombre del vendedor, el producto y el importe deben continuar unidos aunque cambien de posición. Excel mueve el registro entero; no debe_done convertir una columna en una lista independiente.

Conviene ordenar cuando necesitas localizar rápidamente una venta, comparar importes o preparar un informe. También es útil para detectar datos repetidos o fuera de secuencia.

En nuestro libro de ventas, la hoja Ventas empezará así:

La idea principal es sencilla: selecciona los datos completos y elige qué columna será la clave de ordenación. El resto de columnas acompañará a cada fila.

Cómo funciona la herramienta Ordenar de Excel

La herramienta Ordenar modifica la posición de los registros en la hoja. Se utiliza desde la pestaña Datos:

Al abrir el cuadro, Excel puede seleccionar automáticamente un rango con encabezados. Puedes confirmar esa zona y después indicar el criterio. Si seleccionaste solo una columna, Excel te preguntará si desea ampliar la selección. Aceptarlo evita que las demás columnas se queden descolocadas.

El diálogo contiene Ordenar por, opciones de dirección y el botón Añadir nivel. Este último permite combinar reglas: primero por vendedor y después por importe, por ejemplo.

Los criterios que aparecen en el cuadro Ordenar

Excel ofrece distintos criterios según el contenido de la columna.

Para columnas de texto se muestran De la A a la Z y De la Z a la A. Para números, De menor a mayor y De mayor a menor. Los criterios visuales aparecen cuando la hoja contiene colores, formato de fuente o iconos.

Ordenar hacia arriba o hacia abajo

La orientación depende de la forma de los datos. De arriba abajo ordena las filas de una tabla vertical: cada fila es un registro. De izquierda a derecha se utiliza para ordenar valores situados en una fila, como los meses de un informe.

En Datos > Ordenar y filtrar > Ordenar > Opciones, la casilla De izquierda a derecha cambia el sentido. En el libro, la tabla normal se ordena de arriba abajo:

Una fila de totales, situada debajo de los registros, no debe formar parte de la selección. De lo contrario, puede mezclar ese resumen con los datos.

Ordenar una columna de texto de la A a la Z

En esta práctica cambiaremos el libro de productos a una hoja Productos. Cada fila tiene un nombre y un importe. Ordenaremos por el nombre sin perder la correspondencia.

1. Selecciona el rango A2:B7.
2. Abre Datos > Ordenar y filtrar > Ordenar.
3. En Ordenar por, elige Columna A.
4. En Ordenar, selecciona De la A a la Z.
5. Activa Mis datos tienen encabezados si Excel no la ha marcado.
6. Pulsa Aceptar.

El botón rápido para ordenar una selección

El botón rápido evita abrir el cuadro completo. Funciona bien cuando quieres ordenar una única columna y no necesitas combinar criterios.

1. Selecciona las celdas A2:A7 de Productos.
2. Abre Datos > Ordenar y filtrar.
3. Pulsa Ordenar de A a Z.
4. Compara el resultado con el obtenido mediante el cuadro Ordenar.

Si Excel muestra una advertencia, acepta Ampliar la selección. Así se ordenará también la columna de importes.

Ordenar varios campos sin romper la tabla

Volvemos a Ventas. Ahora hay dos niveles: primero agruparemos por vendedor y, dentro de cada grupo, ordenaremos por importe. Los otros datos no deben separarse.

1. Selecciona A1:D6.
2. Abre Datos > Ordenar y filtrar > Ordenar.
3. En Ordenar por, elige Vendedor.
4. Selecciona De la A a la Z.
5. Pulsa Añadir nivel.
6. En Luego por, elige Importe.
7. Selecciona De menor a mayor.
8. Pulsa Aceptar.

Un filtro también puede ordenar los resultados

Los filtros conservan la hoja, pero muestran u ocultan filas según sus condiciones. Al ordenar desde el filtro, Excel cambia la posición de las filas visibles.

1. Selecciona A1:D6 en Ventas.
2. Abre Datos > Ordenar y filtrar > Filtro.
3. Pulsa la flecha de Importe.
4. Elige Ordenar de menor a mayor.

La lista visible cambia de posición, pero el resto de columnas acompaña al importe. Cuando se retire el filtro, los registros seguirán reordenados en la hoja.

Ordenar números, fechas o cantidades de menor a mayor

La misma herramienta ordena columnas numéricas y fechadas. Excel compara el valor, no el número de caracteres ni su apariencia.

Usaremos esta hoja:

1. Selecciona A1:D6.
2. Abre Datos > Ordenar y filtrar > Ordenar.
3. En Ordenar por, elige Importe.
4. Selecciona De menor a mayor.
5. Pulsa Aceptar.
6. Repite la operación y elige De mayor a menor para invertir el orden.

Si la columna contiene 2, 10 y 100, el orden numérico será 2, 10 y 100. Si están guardados como texto, el resultado puede ser distinto.

El orden personalizado para categorías

Cuando un estado tiene un orden de trabajo propio, la ordenación alfabética no es útil. Por ejemplo, Pendiente debe aparecer antes que Enviado, y Enviado antes que Recibido.

1. Selecciona A1:C6.
2. Abre Datos > Ordenar y filtrar > Ordenar.
3. En Ordenar por, elige Estado.
4. Abre la lista y selecciona Lista personalizada.
5. Escribe Pendiente, Enviado y Recibido, en ese orden.
6. Pulsa Aceptar y, después, Aceptar en el cuadro Ordenar.

Conservar el formato y la altura de las filas

Excel conserva el formato que acompaña a las celdas: color, borders, fuente, configuración de texto ajustado y formato numérico viajan con el registro. Sin embargo, la altura de una fila puede no cambiar al mover sus datos.

Si una celda tiene Ajustar texto y el texto ocupa varias líneas, el formato acompaña a la celda. El alto de la fila, en cambio, es una propiedad independiente. Puede ocurrir que la celda conserve el ajuste automático, pero la fila conserve una altura de 15 puntos y el texto quede oculto.

Para comprobar el formato, ordena el libro por cliente. Los colores y el ajuste de texto deben viajar con sus datos. Si una fila queda demasiado baja, ajusta su altura manualmente.

Cuándo conviene ajustar todas las alturas

Si varias filas quedaron demasiado bajas, ajustar toda la hoja es más rápido que hacerlo una por una. Esta operación cambia la altura de todas las filas, no solo de las ordenadas.

1. Pulsa el botón del intersección situado encima de la columna A y a la izquierda de la fila 1 para seleccionar toda la hoja.
2. Haz clic derecho sobre un número de fila.
3. Elige Altura de fila.
4. Escribe el valor deseado, por ejemplo 30.
5. Pulsa Aceptar.

Por qué las filas se descolocaron o no se ordenaron

El error más frecuente ocurre al seleccionar una sola columna y ordenar sin ampliar el rango. Excel mueve los valores de esa columna, pero deja los nombres, fechas e importes en sus posiciones anteriores.

Si aparece el aviso Hay datos al lado de los datos seleccionados, pulsa Ampliar la selección. Así se ordenará el rango completo.

Para corregirlo:

1. Deshaz la ordenación con Ctrl+Z en Windows o Cmd+Z en Mac.
2. Selecciona A1:D6.
3. Abre Datos > Ordenar y filtrar > Ordenar.
4. Elige Vendedor y De la A a la Z.
5. Si vuelve a aparecer el aviso, pulsa Ampliar la selección.
6. Pulsa Aceptar.

Si los datos mixtos no quedan en el orden esperado, revisa antes las celdas que contienen espacios, fechas en formatos distintos o cantidades guardadas como texto.

Excel no reconoce los valores numéricos

Si los importes están alineados a la izquierda, Excel puede haberlos guardado como texto. En ese caso, 2 puede aparecer antes que 10 porque compara el contenido como texto.

En la hoja, escribe 12,00 como texto en una celda vacía y observa que queda a la izquierda. Para convertirlo:

1. Selecciona las celdas de texto.
2. Pulsa el icono de exclamación amarillo.
3. Elige Convertir en número.
4. Comprueba que la alineación cambie a la derecha.
5. Vuelve a ordenar por Importe.

=ESNUMERO(D2)

Si D2 contiene un número, el resultado será VERDADERO. Si contiene texto, será FALSO. Para comprobar toda la columna, la fórmula puede copiarse hasta la última venta.

Cuándo usar ORDENAR en lugar de reordenar la hoja

ORDENAR (SORT), disponible desde Excel 2021, Excel 2024 y Microsoft 365, devuelve una matriz ordenada en nuevas celdas. La hoja original permanece intacta. Esto resulta útil para crear un ranking sin mover los datos de ventas.

Su sintaxis es:

=ORDENAR(matriz; [indice_ordenacion]; [orden]; [por_columna])

En Ventas, una copia ordenada por importe y de mayor a menor sería:

=ORDENAR(A2:D6;4;-1)

El resultado se distribuirá en un rango de cuatro columnas y cinco filas:

En Excel 2019 o anteriores no existe ORDENAR. Usa la herramienta Datos > Ordenar y filtrar > Ordenar o crea una copia con Pegado especial > Transponer cuando solo necesites cambiar la orientación de una matriz.

Lo que ya sabes hacer al ordenar filas

• Seleccionar la tabla completa para mantener unidos todos los datos de cada fila.
• Ordenar texto de A a Z, importes de menor a mayor y fechas cronológicamente.
• Combinar varios niveles con Añadir nivel, como vendedor e importe.
• Usar una lista personalizada para respetar el orden de trabajo de estados.
• Ordenar desde un filtro sin perder la correspondencia entre columnas.
• Diagnosticar una selección parcial y convertir números guardados como texto.
• Elegir la herramienta Ordenar para modificar la hoja o ORDENAR para crear una copia en Excel 2021 o posterior.

El siguiente paso es aplicar estos criterios a tu propio libro: prepara una tabla con encabezados, selecciónala completa y ordena primero por la columna que uses con más frecuencia.

Dudas al ordenar filas en Excel