Cómo abrir y usar el editor de VBA en Excel: tu primera macro

El editor VBA de Excel es la herramienta con la que escribes y revisas las macros que automatizan tareas repetitivas en una hoja. Al terminar este tutorial sabrás activar la pestaña Programador, abrir el editor, escribir una macro sencilla que escribe un saludo y rellena una columna, ejecutarla y guardar el libro sin perderla. Funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016 de escritorio; Excel para la web no incluye el editor VBA.

Qué es el editor VBA y para qué te sirve en Excel

Imagina una hoja de ventas a la que cada lunes le borras la columna auxiliar de cálculos y le pones los totales actualizados. Lo haces a mano: copiar el rango, pegar en otra columna, escribir la fórmula del IVA, arrastrar el controlador de relleno, borrar lo que sobraba. Son ocho clics que repites igual cada semana.

Una macro de VBA hace ese trabajo en un solo clic. Y el editor VBA es el sitio donde se escribe esa macro, se lee lo que hace y se corrige cuando falla. No es un programa aparte: vive dentro de Excel y se abre con un atajo de teclado.

La diferencia con la grabadora de macros es importante. La grabadora (Programador > Grabar macro) registra lo que haces con el ratón y escribe el código por ti. Está bien para empezar, pero genera líneas de más y no siempre produce lo que necesitas. El editor deja leer lo que grabó la grabadora, reescribirlo y, con el tiempo, escribirlo desde cero. Es la diferencia entre usar una receta ya hecha y aprender a cocinar: al principio sigues la receta, luego la cambias a tu gusto.

El editor también vale para leer macros que te pasan otras personas, entender qué hacen y adaptarlas a tu hoja sin miedo a romper nada. Por eso es la pieza central de la automatización en Excel.

Activar la pestaña Programador y abrir el editor

La pestaña Programador viene oculta por defecto. El primer paso es mostrarla; el segundo, abrir el editor desde ella o con un atajo que funciona siempre.

1. Abre Excel y ve a Archivo > Opciones. Se abre el cuadro Opciones de Excel.
2. En la columna izquierda, pulsa Personalizar cinta de opciones.
3. En la lista de Pestañas principales de la derecha, marca la casilla Programador.
4. Pulsa Aceptar. La pestaña Programador aparece al final de la cinta.
5. Pulsa Programador > Código > Visual Basic. Se abre el editor de VBA.

También puedessaltar el paso de la pestaña y abrir el editor directamente con Alt+F11 (en Mac, Opt+F11 o Fn+Opt+F11 según el teclado). El atajo funciona aunque la pestaña Programador siga oculta, porque abre el editor por su cuenta.

Las cuatro zonas del editor que vas a usar

Cuando se abre el editor por primera vez, la pantalla tiene cuatro zonas que conviene reconocer antes de escribir nada.

Arriba está la barra de menús y, debajo, la barra de herramientas con los botones más usados (ejecutar, guardar, cortar, pegar). Es como la cinta de Excel, pero en el editor.

A la izquierda aparece el Explorador de proyectos. Muestra un árbol con todos los libros abiertos: cada VBAProject contiene Microsoft Excel Objetos (las hojas y el libro ThisWorkbook), Módulos (donde se escriben las macros normales) y, si los hay, Formularios (ventanas personalizadas con botones y listas). Las macros que escribas en un módulo son las que verás en la lista de Macros de Excel.

En el centro se abre la ventana de Código: un editor de texto con números de línea y coloreado de palabras clave. Escribes aquí dentro de cada módulo.

Abajo, la ventana Inmediato sirve para probar una línea suelta sin escribir un Sub entero: escribes ?Range("A1").Value y pulsas Entrar, y debajo aparece el valor de la celda A1. Es útil para experimentar.

Escribir y ejecutar tu primera macro

Vamos a crear un libro nuevo, escribir una macro que ponga "Hola" en A1 y la ejecute. Necesitas un libro guardado como .xlsm, porque las macros solo viven en ese formato.

1. Abre un libro en blanco y ve a Archivo > Guardar como.
2. Elige la carpeta y, en Tipo, selecciona Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Ponle de nombre MisMacros.xlsm y guarda.
3. Pulsa Alt+F11 para abrir el editor.
4. En el Explorador de proyectos, haz clic derecho sobre VBAProject (MisMacros.xlsm) y elige Insertar > Módulo. Aparece Módulo 1 en el árbol y su ventana de Código en el centro.
5. Escribe este código en la ventana de Código:

Sub Saludo()
    Range("A1").Value = "Hola"
    MsgBox "Listo"
End Sub

1. Coloca el cursor dentro de la Sub y pulsa F5. Vuelve a Excel y verás "Hola" en A1; también habrá salido una ventana con el mensaje Listo. Pulsa Aceptar.

Para ejecutarla desde la hoja, sin abrir el editor: Programador > Código > Macros, elige Saludo en la lista y pulsa Ejecutar.

El mismo cálculo escrito a mano en una celda

Para que la macro se parezca a un caso real, la vamos a comparar con la fórmula que escribirías a mano. En la hoja MisMacros.xlsm, monta esta tabla de ventas:

Cada celda de la columna C multiplica la fila por 1,21 (el IVA). Lo que harías arrastrando el controlador de relleno desde C2 hasta C6, la macro lo puede hacer de golpe. Vuelve al editor, añade una segunda Sub en el mismo módulo y ejecútala con F5:

Sub CalcularIVA()
    Range("C2:C6").Formula = "=B2*1.21"
End Sub

=B2*1,21

Guardar y abrir tu libro con macros sin perderlas

Una macro solo sobrevive si el libro se guarda en el formato correcto. Esto es lo que tienes que hacer y lo que tienes que evitar.

1. Con el libro MisMacros.xlsm abierto, ve a Archivo > Guardar o pulsa Ctrl+S. Como ya es .xlsm, Excel lo guarda sin preguntar.
2. La próxima vez, al pulsar Ctrl+S directamente, Excel mantiene el formato y conserva las macros.
3. Cierra Excel y vuelve a abrir MisMacros.xlsm haciendo doble clic desde la carpeta. Las macros siguen ahí: pulsa Alt+F11 y aparecerán en Módulo 1.

Si en algún momento guardas con Archivo > Guardar como y eliges Libro de Excel (*.xlsx) en vez de .xlsm, Excel te avisa de que se perderán las macros. Es la causa más frecuente de "se me ha borrado la macro": se guardó en el formato equivocado.

Los errores típicos al empezar y cómo arreglarlos

"Error 1004 en tiempo de ejecución" al asignar una fórmula

Lo que se ve: una ventana con el texto "Se ha producido el error '1004' en tiempo de ejecución: error definido por la aplicación o por el objeto" y la macro se detiene.

La causa casi siempre es una de estas dos: la fórmula está en español (con nombres como SUMA, BUSCARV, CONTAR) o usa punto y coma en vez de comas. VBA, al asignar la propiedad .Formula, espera los nombres en inglés y la coma como separador decimal, sea cual sea el idioma de tu Excel.

El arreglo: cambia la fórmula a inglés y comas dentro de la macro. Por ejemplo, =SUMA(A1:A10) se convierte en =SUM(A1:A10). La celda, al recibir la fórmula, la traduce al idioma de tu Excel y la muestra como esperas. Si prefieres escribir la fórmula en español, usa la propiedad .FormulaLocal en vez de .Formula.

La macro no aparece en la lista de Macros

Lo que se ve: al pulsar Programador > Código > Macros, la lista está vacía o no incluye la macro que acabas de escribir.

La causa: la Sub está dentro de un módulo de Hoja (los que cuelgan de Microsoft Excel Objetos, por ejemplo Hoja1), no en un módulo estándar. Excel solo lista las macros que están en módulos estándar, en ThisWorkbook o asignadas a un botón.

El arreglo: arrastra la Sub desde el módulo de hoja hasta Módulo 1 en el Explorador de proyectos, o cópiala y pégala en un módulo estándar. La grabadora de macros siempre crea módulos estándar, así que si empiezas grabando te asegurarás de que aparece en la lista.

La macro se borró al guardar el libro

Lo que se ve: abres el .xlsm y la macro ya no está.

La causa: el libro se guardó como .xlsx (Libro de Excel normal) en vez de .xlsm. El formato .xlsx no admite macros y las elimina al guardar, aunque el archivo se llame igual.

El arreglo: ve a Archivo > Guardar como y cambia el Tipo a Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Si ya guardaste como .xlsx, las macros se han perdido: toca volver a escribirlas o recuperarlas de una copia de seguridad anterior.

Lo que ya sabes hacer con el editor VBA y el siguiente paso

• Activar la pestaña Programador y abrir el editor VBA con Alt+F11.
• Reconocer las cuatro zonas del editor: menús, Explorador de proyectos, ventana de Código y ventana Inmediato.
• Insertar un módulo estándar y escribir una Sub que escribe un valor y rellena un rango con una fórmula.
• Ejecutar la macro desde el editor con F5 y desde la hoja con Programador > Código > Macros.
• Guardar el libro como .xlsm para no perder las macros al cerrar.

El siguiente paso natural es dejar que la grabadora haga el trabajo pesado: pulsa Programador > Código > Grabar macro, haz las acciones en la hoja (escribir Hola en A1, por ejemplo), detén la grabación y abre Alt+F11. Verás el código que ha escrito la grabadora, con líneas de más que podrás borrar poco a poco. Así es como se pasa de usar el editor a entenderlo.

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