Hoja de cálculo en OpenOffice: qué es, cómo se abre un .xlsx y cómo se guarda en formato Excel

Apache OpenOffice es una suite de oficina libre y gratuita que incluye un programa de hoja de cálculo llamado Calc. Si tienes un libro de Excel (.xlsx) y no tienes Excel a mano, Calc lo abre, lo edita y lo vuelve a guardar casi como si fuera el mismo programa: misma cuadrícula de celdas, misma barra de fórmulas, mismo lenguaje de funciones. En este tutorial vas a aprender a abrir un .xlsx en Calc, a editar fórmulas y formatos como si fuera Excel y a guardar el archivo de nuevo en formato .xlsx para devolvérselo a quien use Excel. El libro de ejemplo que utilizaremos es un registro pequeño de ventas, con productos, precios, cantidades y un total por fila. Funciona en Apache OpenOffice 4.1.17, la versión estable publicada en la web oficial.

Qué es Apache OpenOffice y por qué tiene su propia hoja de cálculo

Apache OpenOffice es una suite de oficina que nació como proyecto libre y se mantiene hoy por la comunidad de la Apache Software Foundation. Su descarga y uso son gratuitos. Está formada por varios programas: Writer (texto), Calc (hojas de cálculo), Impress (presentaciones), Draw (dibujo), Base (bases de datos) y Math (fórmulas matemáticas). De todos ellos, el que nos interesa aquí es Calc, porque es el equivalente a Excel dentro de OpenOffice.

Calc existe porque OpenOffice necesita su propio programa de hojas de cálculo, igual que Excel cumple ese papel dentro de Microsoft 365. La idea es la misma: una cuadrícula de celdas organizadas en filas y columnas, donde se escriben datos, fórmulas y se aplican formatos. La diferencia importante es que Calc guarda por defecto sus archivos en formato .ods, un estándar abierto definido por la organización OASIS y reconocido por muchas suites.

Quien instala OpenOffice suele hacerlo por dos motivos: porque necesita una herramienta de oficina gratuita, o porque ha recibido un libro .xlsx y quiere abrirlo sin comprar una licencia de Excel. Para el segundo caso, Calc resulta especialmente útil, ya que abre y guarda libros de Excel con bastante naturalidad. En este tutorial nos centramos justo en ese segundo escenario: un libro de Excel que llega a Calc, se modifica y vuelve a salir como .xlsx.

Los formatos de archivo que abre y guarda Calc

Calc trabaja con varios formatos, no solo con el suyo. El formato propio de OpenOffice es ODS (OpenDocument Spreadsheet, con extensión .ods). Es un estándar abierto: cualquier programa que respete el estándar OASIS puede abrirlo. Dentro de OpenOffice, ODS es lo que Excel es para la suite de Microsoft: el formato "nativo" del programa.

Además de ODS, Calc abre y guarda archivos de Excel sin problema. Reconoce los formatos .xlsx (Excel 2007 en adelante), .xlsm (libros de Excel con macros), .xls (el formato antiguo de Excel 97-2003) e incluso .csv (texto plano con valores separados por comas o punto y coma). Esto significa que Calc no es un programa "solo de OpenOffice": también es, en la práctica, un visor y editor de libros de Excel.

Eligiendo el formato al guardar: ODS frente a XLSX

La decisión práctica al guardar es entre ODS y XLSX. La regla es sencilla: si el archivo va a seguir usándose en Calc, guárdalo en ODS. Si el archivo tiene que abrirse después en Excel o compartirse con alguien que use Excel, guárdalo en XLSX desde el principio. Mantener el archivo en XLSX evita pasos intermedios y reduce el riesgo de que algo se pierda al frente entre formatos.

Cuando cierras un archivo en Calc después de editarlo, el programa puede mostrar un aviso preguntando si quieres "Mantener el formato actual" (por ejemplo, .xlsx) o "Usar el formato ODF" (.ods). Si el archivo luego se va a abrir en Excel, lo correcto es pulsar Usar formato XLSX (mantener el actual). Si, por el contrario, se va a quedar en OpenOffice, lo razonable es cambiar a ODS.

Pasar un libro de Excel a Calc sin perder datos

Vamos a usar un libro muy pequeño como ejemplo: ventas.xlsx, con una sola hoja llamada Enero y la siguiente tabla de productos vendidos. La idea es abrirlo en Calc, comprobar que llega intacto y guardarlo después como ODS para ver qué cambia.

La celda D2 contiene la fórmula =B2*C2, y la fórmula se ha copiado hacia abajo hasta D5. La columna Total está formateada con dos decimales. Hay, por tanto, fórmulas, formatos de número y, posiblemente, bordes y color de cabecera aplicados desde Excel.

Abrir el archivo .xlsx desde Calc

1. Abre Apache OpenOffice Calc.
2. En la barra superior, pulsa Archivo > Abrir. Aparece el cuadro de diálogo Abrir.
3. Busca la carpeta donde guardaste ventas.xlsx. Si el archivo no aparece, despliega el filtro de tipo de archivo y elige Hojas de cálculo de Excel 2007-365 (.xlsx).
4. Selecciona el archivo y pulsa Abrir.

Calc abre el libro. Debajo, en las pestañas, aparece Enero (la única hoja del libro). En la barra de título de la ventana se ve el nombre ventas.xlsx, lo que confirma que se trata del archivo original.

Comprobar que fórmulas, formatos y hojas han llegado

1. Pulsa en la celda D2. La barra de fórmulas muestra =B2*C2, lo que confirma que la fórmula se conservó.
2. Pulsa en D5. La barra de fórmulas debe mostrar =B5*C5. Esto indica que Calc también entendió las referencias relativas al copiar la fórmula hacia abajo.
3. Mira la columna D: los valores aparecen con dos decimales y alineados a la derecha, igual que en Excel.
4. Abajo, en las pestañas, comprueba que solo está la pestaña Enero. Si el libro tuviera varias hojas, aparecerían todas en el mismo orden.

Si tu libro tenía varias hojas, gráficos o tablas, también deberían verse abajo o a la derecha. Calc no siempre muestra los gráficos en la misma posición exacta, pero sí los conserva.

Editar el libro como si fuera Excel: fórmulas, referencias y formato

Ahora vamos a editar el libro. Vamos a añadir una fila más, ampliar la fórmula y aplicar un formato de moneda. Para que el ejemplo sea más realista, partimos de una hoja algo más grande, con seis productos y una fila de totales al final.

La barra de fórmulas y el autocompletado al escribir la fórmula

1. Pulsa en la celda D2.
2. Escribe =B2*C2 y pulsa Intro para confirmar. En la celda aparece 16,00 y la barra de fórmulas muestra la fórmula.
3. Vuelve a seleccionar D2 y arrastra el controlador de relleno (el cuadradito de la esquina inferior derecha) hasta D7. La fórmula se copia hacia abajo y los totales se actualizan.
4. Pulsa en D8 y escribe =SUMA(D2:D7). En la celda aparece la suma de la columna.

=B2*C2
=SUMA(D2:D7)

Formato de número con dos decimales y símbolo de moneda

1. Selecciona el rango D2:D8.
2. En la cinta, ve a Formato > Celdas. Se abre el cuadro Formato de celdas.
3. En la pestaña Números, elige la categoría Moneda. Selecciona un formato con dos decimales y el símbolo del euro o de la moneda que prefieras. Pulsa Aceptar.

La columna D ahora muestra los importes con el símbolo de moneda elegido y dos decimales, igual que en Excel. Los anchos de columna se ajustan automáticamente, igual que en Excel, al hacer doble clic en el borde derecho de la cabecera de la columna.

Volver a Excel con el libro bien guardado

Después de editar, queremos devolver el archivo a alguien que trabaja con Excel. Para eso hay que guardarlo en formato .xlsx, no en .ods. Si lo guardáramos como ODS, Excel seguiría pudiéndolo abrir, pero pasaría por una conversión extra. Mantener .xlsx como formato de trabajo es lo más limpio cuando el libro vive entre Calc y Excel.

Guardar como libro de Excel desde Calc

1. Ve a Archivo > Guardar como.
2. En el campo Nombre, escribe ventas_editado.xlsx.
3. Despliega la lista Tipo de archivo y elige Excel 2007-365 (.xlsx).
4. Pulsa Guardar.
5. Si Calc muestra el aviso "Usar formato XLSX" / "Usar formato ODF", pulsa Usar formato XLSX para mantener la compatibilidad con Excel.

Abre ahora el archivo en Excel (o en Hojas de cálculo de Google, si lo prefieres) y comprueba que la columna D sigue con los totales, la moneda y la fórmula. Excel recalcula las fórmulas al abrir, así que no hace falta guardar de nuevo.

Qué puede cambiar al pasar de un programa a otro

Aunque Calc hace un buen trabajo abriendo y guardando .xlsx, hay cosas que no viajan igual de un programa al otro:

• Macros VBA. Calc no ejecuta macros de Excel. Si el archivo las tiene, Calc las elimina o las deja como texto sin ejecutar. Para libros con macros, sigue usando Excel o convierte el código a Basic de OpenOffice.
• Funciones propias de Excel. BUSCARX, las matrices dinámicas y LET son funciones de Excel 2021 y Microsoft 365 que Calc no entiende. Si las usas, Calc las mostrará como #¿NOMBRE?.
• Formatos de celda. Algunos formatos personalizados muy complejos se aproximan. El aspecto general se mantiene, pero puede haber diferencias finas en bordes, sombreados o colores.
• Anchos de fila y columna. Suelen cambiar un poco (uno o dos píxeles). No es grave, pero conviene revisarlos si la hoja se imprime.
• Gráficos y formas. Los gráficos de Excel se ven en Calc, pero el menú para editarlos cambia y el estilo visual puede variar ligeramente.

Errores típicos al abrir un .xlsx en Calc y cómo resolverlos

El aviso de "Mantener formato actual" al cerrar

Al cerrar un archivo .xlsx en Calc, el programa suele mostrar un cuadro con dos botones: Usar formato ODF y Usar formato XLSX. La pregunta de fondo es: ¿en qué formato quieres que se guarde el archivo la próxima vez? Usar formato ODF lo convierte a .ods (el formato propio de OpenOffice). Usar formato XLSX lo deja como estaba, en formato Excel.

Si el archivo se va a abrir en Excel, pulsa Usar formato XLSX. Si se va a quedar en OpenOffice y quieres aprovechar las funciones propias de Calc, elige Usar formato ODF. Convertir un .xlsx a .ods no suele dar problemas, pero el camino de vuelta (.ods a .xlsx) puede perder algunos detalles.

Fechas y números que llegan como texto

A veces, al abrir un .xlsx, una columna que debería contener números o fechas aparece con los valores alineados a la izquierda y un pequeño triángulo verde en la esquina superior de la celda. Esto significa que Calc los ha interpretado como texto, no como número. En la hoja, las sumas con =SUMA(...) siguen funcionando, pero las operaciones aritméticas directas no.

Obsérvese cómo, en la columna A, los importes aparecen alineados a la izquierda (formato texto), mientras que en la B están a la derecha (formato número). La solución rápida es:

1. Selecciona la columna o el rango afectado.
2. Ve a Datos > Texto a columnas. Aparece el cuadro de diálogo Texto a columnas.
3. Pulsa Aceptar sin cambiar nada. Calc vuelve a interpretar el texto como número y la columna se alinea a la derecha.

Lo que Calc no hace igual que Excel y cuándo quedarse en Excel

Calc es perfectamente capaz de abrir y editar archivos .xlsx, pero tiene sus propios límites. Power Query, Power Pivot, BUSCARX, las matrices dinámicas y Python en Excel son tecnologías de Microsoft que Calc no implementa. Si tu libro depende de alguna de ellas, al abrirlo en Calc verás #¿NOMBRE? en las celdas afectadas o, directamente, datos ausentes.

Las funciones clásicas de Excel (BUSCARV, SUMAR.SI, SI, BUSCARH, INDICE, COINCIDIR) sí están en Calc, con los mismos nombres en español y un comportamiento muy parecido. Para el día a día, Calc cubre el 90% de lo que se hace en Excel.

La regla práctica es la siguiente:

• Si el archivo es tuyo y vas a editarlo solo en Calc, guárdalo en .ods y aprovecha el formato nativo.
• Si el archivo viaja entre Calc y Excel (o con personas que usan Excel), guárdalo siempre en .xlsx y revisa las cosas que pueden cambiar: macros, funciones nuevas, formatos personalizados, gráficos.
• Si dependes de Power Query, matrices dinámicas, BUSCARX o Python en Excel, quédate en Excel o en Microsoft 365; Calc no puede sustituirlos.

Lo que ya sabes hacer con la hoja de cálculo de OpenOffice

• Abrir un libro de Excel (.xlsx) desde Calc con Archivo > Abrir, eligiendo el filtro de Excel 2007-365 si no aparece a primera vista.
• Editar fórmulas en la barra de fórmulas, con la misma sintaxis que en Excel y con el punto y coma como separador en configuración de coma decimal.
• Aplicar Formato > Celdas para dar formato de número, moneda, fecha o porcentaje a un rango.
• Copiar fórmulas hacia abajo o hacia la derecha arrastrando el controlador de relleno, igual que en Excel.
• Guardar el archivo en .xlsx desde Archivo > Guardar como, eligiendo el tipo "Excel 2007-365 (.xlsx)" y respondiendo "Usar formato XLSX" al aviso de cierre.

El siguiente paso natural es comparar la misma tarea (por ejemplo, una tabla con un BUSCARV) en Calc y en Excel, para ver en qué se parecen y en qué difieren. Esa comparación te permitirá decidir, con criterio, cuándo usar Calc y cuándo merece la pena volver a Excel.

Dudas al usar la hoja de cálculo de OpenOffice