Word y Excel en Microsoft 365: pasar datos y trabajar juntos

Microsoft 365 permite trabajar con Word y Excel como aplicaciones separadas: en Excel calculas y organizas datos; en Word redactas documentos. En este tutorial crearás un pequeño registro de clientes y aprenderás a pasar sus datos entre ambos programas, además de importarlos desde un archivo de texto. Las versiones web están disponibles en el navegador; las funciones de escritorio, la instalación y Copilot dependen de la cuenta y de la licencia. Los datos están comprobados en octubre de 2026.

Qué puedes compartir entre Word y Excel en Microsoft 365

Piensa en un documento de presupuesto: en Excel calculas las cantidades y los importes; en Word explicas el proyecto. También puedes preparar una tabla de clientes en Word, copiarla a Excel y convertirla en una base de trabajo. El contenido se comparte, pero cada aplicación conserva su función principal:

• Excel organiza datos en celdas, aplica fórmulas, ordena información y realiza cálculos.
• Word compone documentos, añade títulos y explica los resultados de una hoja.
• Microsoft 365 permite abrir, guardar y compartir archivos en servicios como OneDrive.
• OneDrive conserva el archivo en el servicio para que puedas abrirlo desde Word o Excel si tienes acceso.

Un archivo de Excel conserva su formato .xlsx y un documento de Word suele guardarse como .docx. Puedes mover los datos, pero no necesitas convertirlos al copiar una tabla.

Qué ofrece cada aplicación dentro de Microsoft 365

Word y Excel son aplicaciones distintas aunque_information_ interactúen. Excel no sustituye a un procesador de textos y Word no ejecuta las fórmulas de una hoja. La transferencia se hace mediante copiar y pegar, archivos de texto, enlaces o documentos compartidos.

Excel para la web frente a la aplicación de escritorio

La versión web es cómoda para revisar y compartir un libro. Para trabajos que necesitan la cinta completa, herramientas avanzadas o un flujo local, suele resultar más cómoda la aplicación de escritorio. No son exactamente idénticas.

Word, Excel y el almacenamiento en OneDrive

Guarda un libro en OneDrive y podrás abrirlo con Excel para la web. Un documento guardado allí también puede abrirse con Word para la web. El archivo debe estar guardado y compartido en OneDrive para aprovechar el trabajo en línea. El acceso depende de la cuenta, la licencia y los permisos concedidos.

Copiar una tabla de Word a Excel

Vamos a trabajar con el registro de clientes de una tienda:

1. Abre Word y escribe una tabla con las cabeceras Cliente, Producto, Cantidad e Importe.
2. Añade estas tres filas:

1. Selecciona la tabla completa, incluidas las cabeceras.
2. Pulsa Ctrl+C.
3. En Excel, selecciona la celda A1 de una hoja nueva.
4. Pulsa Ctrl+V.

La tabla debe ocupar cuatro columnas y cuatro filas.

Comprobar que cada columna conserva sus datos

1. Mira la fila 1: deben aparecer las cuatro cabeceras.
2. Revisa que cada cliente quede bajo Cliente y cada producto bajo Producto.
3. Comprueba que las cantidades y los importes no hayan cambiado de columna.
4. Amplía las columnas arrastrando el borde derecho de sus encabezados.
5. Si una celda irregularidades ada de Word produce una distribución irregular, corrige esa fila en Excel.

Pegar una tabla como texto desde otra aplicación

Si el contenido procede de un programa que no es Excel, abre Pegado especial con Ctrl+Alt+V. El cuadro puede ofrecer formatos como HTML, Texto Unicode o Texto. La lista exacta depende del origen.

1. Selecciona la fuente de texto que contiene tabulaciones o separadores.
2. Copia el contenido con Ctrl+C.
3. En Excel, abre Ctrl+Alt+V.
4. Elige Texto Unicode o Texto si aparecen en la lista.
5. Acepta y revisa la distribución.

Mantener el formato que trae de Word

Después de Ctrl+V, Excel puede mostrar Opciones de pegado. Puedes comparar Mantener formato de origen con Coincidir con formato de destino. Ninguna de las dos opciones es el cuadro Pegado especial: son accesos para elegir cómo se adapta el formato al destino.

• Mantener formato de origen: conserva la apariencia que traía el contenido.
• Coincidir con formato de destino: adapta el contenido al formato de la hoja.

Ambas conservan los datos; cambian la presentación. Si no aparece el botón, utiliza Ctrl+Alt+V y revisa las opciones disponibles.

Copiar una tabla de Excel a Word

1. En Excel, selecciona A1:D4.
2. Copia el rango con Ctrl+C.
3. Cambia a Word.
4. Sitúa el cursor entre el título y el texto del documento.
5. Pega con Ctrl+V.

La tabla debe conservar sus cuatro columnas y sus cuatro filas dentro del documento.

Colocar los datos de Excel en el lugar correcto

1. Inserta antes de la tabla un título como Pedidos de clientes.
2. Deja un párrafo introductorio después de la tabla.
3. Revisa que las columnas no aparezcan comprimidas.
4. Amplía una columna si el texto queda cortado.
5. Guarda el documento con el formato habitual .docx.

La hoja completa queda así:

Copiar solo los valores que necesitas

Si en Excel quieres calcular un total, usa una fórmula. En este ejemplo, el importe de cada línea ya es un valor. Para copiar solo valores:

1. Selecciona D1:D4.
2. Copia con Ctrl+C.
3. En Word, elige Ctrl+Alt+V.
4. Selecciona Valores si aparece disponible.
5. Acepta.

En Excel, los importes pueden provenir de cálculos. Word no ejecuta esas fórmulas: al pegar valores, el documento recibe únicamente los resultados mostrados en la hoja. La función PRODUCTO (PRODUCT) multiplica dos rangos, pero para copiar resultados basta con pegar como valores.

Importar un archivo de texto separado en Excel

Ahora ampliamos el libro de clientes con un archivo de pedidos. Crea un archivo llamado pedidos.txt y guarda estas líneas, separadas por comas:

Producto,Cantidad,Importe
Cuaderno,3,7.50
Lapiz,6,4.50
Goma,2,1.60

En Excel:

1. Ve a Datos.
2. Selecciona Obtener y transformar datos.
3. Elige Desde el texto/CSV.
4. Selecciona pedidos.txt.
5. Revisa la vista previa.
6. Comprueba que la codificación sea 65001: Unicode UTF-8.
7. Elige la coma como delimitador.
8. Selecciona Cargar.

La hoja queda con una columna para cada campo:

Separar columnas con Texto en columnas

Si solo tienes una columna de texto, selecciona su celda y abre:

1. Elige Delimitado.
2. Marca Coma.
3. Revisa la vista previa.
4. Selecciona Finalizar.

Una columna separada por tabulaciones

Si el archivo utiliza tabulaciones en lugar de comas, repite la operación y selecciona Tabulación. Cada tabulación se convierte en una separación entre columnas. El resultado es el mismo:

Corregir tildes o caracteres extras

Si aparecen caracteres incorrectos, vuelve a abrir Desde el texto/CSV y cambia la codificación en la vista previa. Después vuelve a comprobar el delimitador. No edites primero la hoja: es más sencillo corregir la importación y volver a cargar el archivo.

Abrir un CSV con doble clic puede colocar todos los datos en una sola columna porque Excel usa el separador de la configuración regional. En una configuración que espera punto y coma, un archivo con comas puede no separarse correctamente. La importación permite elegir el delimitador de forma explícita.

Por qué Word y Excel no funcionan como un único programa

Si buscas una opción que convierta directamente un documento .docx en un libro .xlsx, no la encontrarás como una función única de Excel o Word. Para transferir una tabla debes copiarla, pegarla y revisar el resultado; para transferir datos estructurados, puedes usar un archivo .txt o .csv.

La tabla de Word llega desordenada

Reproduce el fallo con una celda combinada en Word. Por ejemplo, combina el nombre de un producto con su descripción y añade un salto de línea dentro de otra celda.

1. Pega el contenido en Excel.
2. Revisa las filas que quedaron partidas o vacías.
3. Corrige los saltos de línea y las celdas combinadas.
4. Comprueba que cada registro tenga sus valores en la misma fila.
5. Continúa solo cuando la tabla esté ordenada correctamente.

El CSV aparece en una sola columna

1. Abre Datos > Obtener y transformar datos > Desde el texto/CSV.
2. Selecciona el archivo CSV.
3. En la vista previa, selecciona Coma como delimitador.
4. Cambia la codificación si aparecen caracteres extraño.
5. Carga los datos y revisa que Cuaderno, Lapiz y Goma queden en la columna Producto.

Cuándo elegir Excel para la web, Word para la web o escritorio

La versión web suele ser suficiente para revisar archivos, escribir documentos y realizar tablas sencillas. El escritorio resulta más conveniente cuando necesitas trabajar sin conexión, usar funciones concretas o aprovechar herramientas que la versión web no incluya.

Qué revisar antes de compartir un archivo

• Guarda el archivo antes de compartirlo.
• Comprueba que Word o Excel puedan abrirlo.
• Revisa que las fórmulas que necesitas estén disponibles en tu versión.
• Comprueba que los formatos no se hayan alterado.
• Guarda en OneDrive si quieres abrirlo en las aplicaciones web.
• Verifica quién puede leer o editar.
• Recuerda que Copilot requiere una licencia o un plan que lo incluya; no está disponible como función general de Excel 2024 o Excel 2021.

Lo que ya sabes hacer entre Word y Excel

• Copiar una tabla de Word y pegarla en una hoja.
• Comprobar que cada columna conserva sus datos.
• Usar Pegado especial para controlar el contenido pegado.
• Copiar una tabla de Excel a Word.
• Pegar solo valores cuando no quieras trasladar fórmulas.
• Importar archivos .txt o .csv desde la cinta de Excel.
• Elegir la codificación y el delimitador en la vista previa.
• Corregir tablas desordenadas y archivos que llegan en una sola columna.
• Revisar funciones y permisos antes de compartir un archivo.

Ahora repite el recorrido con una tabla propia: prepara los datos en Excel, redacta el texto en Word e importa un archivo de texto para comprobar qué procedimiento necesitas en cada situación. Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas sobre Word y Excel en Microsoft 365