Cinta de opciones de Excel: qué es y cómo personalizarla

La cinta de opciones de Excel es la franja horizontal que ocupa la parte superior de la ventana, justo debajo del título del libro. En ella se agrupan, en pestañas (Inicio, Insertar, Fórmulas, Datos…), todos los comandos que necesitas para trabajar: copiar, dar formato, ordenar, insertar gráficos, validar datos, etc. Cuando termines este tutorial sabrás plegarla y desplegarla, abrir el cuadro para personalizarla, mover, renombrar y ocultar pestañas y grupos, crear tu propia pestaña a medida, restablecer los cambios cuando algo no salga bien y dejar a mano los botones que más usas. Todo lo explicado vale para Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016, y se aplica igual en Excel para Mac; Excel para la web muestra una cinta simplificada con menos opciones.

Qué es la cinta de opciones y para qué te sirve en Excel

La cinta de opciones es la franja que aparece encima de la cuadrícula de celdas y que agrupa todos los comandos del programa en pestañas, grupos y botones. Sustituyó a los menús clásicos de Excel 2003 y, desde entonces, es el lugar donde tienes que ir a buscar cualquier herramienta: ya no hay un menú Archivo con submenús desplegables, sino una pestaña Archivo, otra Inicio, otra Insertar, etc.

Imagina un caso real: estás revisando una hoja de ventas y quieres inmovilizar la fila de encabezados para que no se mueva al desplazar la hoja. En vez de recorrer menús, abres la pestaña Vista y, dentro del grupo Ventana, pulsas Inmovilizar paneles. Eso es la cinta: una forma de tener los comandos organizados de manera lógica para encontrarlos sin perderse.

Cada pestaña agrupa comandos de la misma familia: en Inicio están los formatos y el portapapeles, en Datos están las herramientas de ordenación, filtros y validación, en Fórmulas están las funciones y la auditoría. Esa organización hace que, con el tiempo, recuerdes aproximadamente dónde vive cada cosa y cada vez tengas que mirar menos.

Las partes de la cinta: pestañas, grupos y comandos

La cinta tiene tres niveles: pestañas arriba (Inicio, Insertar, Disposición de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista, Ayuda y, si la activas, Programador), grupos dentro de cada pestaña (por ejemplo, en Inicio verás Portapapeles, Fuente, Alineación, Número, Estilos, Celdas y Edición) y botones dentro de cada grupo, con su etiqueta y, a veces, una flecha que abre un cuadro con más opciones.

Tomemos la pestaña Inicio como ejemplo: en su grupo Portapapeles están Cortar, Copiar, Pegar y el pincel Formato; en Fuente, el tipo de letra, el tamaño, negrita (Ctrl+N), cursiva (Ctrl+K) y subrayado; en Número, el formato de moneda, porcentaje o fecha; en Edición, Autosuma, Rellenar, Ordenar y Buscar y seleccionar.

Los grupos pueden tener un pequeño icono cuadrado con una flecha en la esquina inferior derecha: ese icono abre el cuadro de diálogo completo de esa herramienta (por ejemplo, Configuración de página desde el grupo Temas de la pestaña Disposición de página).

Cómo se muestra, se oculta y se ajusta la cinta

La cinta se puede plegar para dejar más sitio a la hoja. Tienes tres formas de hacerlo:

1. Haz doble clic sobre el nombre de cualquier pestaña. La cinta se pliega y solo quedan los nombres de las pestañas.
2. Haz clic derecho sobre una parte vacía de la cinta y elige Contraer la cinta de opciones.
3. Pulsa Ctrl+F1. Vuelve a pulsarlo para desplegarla.
4. En la esquina superior derecha de la ventana, junto al botón de minimizar, hay un pequeño icono con una flecha hacia arriba y otra hacia abajo: púlselo para alternar entre verla plegada y desplegada.

Cuando la cinta está plegada, al pulsar una pestaña se despliega temporalmente; al elegir un comando o hacer clic fuera, se vuelve a plegar.

El cuadro de nombres, la barra de fórmulas y la barra de estado

Debajo de la cinta, a la izquierda, está el CUADRO DE NOMBRES: indica qué celda está seleccionada (por ejemplo, B3) y, si haces clic dentro, sirve para escribir el nombre de otra celda o de un rango e ir directamente a él. A su derecha está la BARRA DE FÓRMULAS, que muestra el contenido real de la celda activa: si la celda contiene una fórmula, ahí verás la fórmula, no su resultado.

Abajo del todo, en la parte inferior de la ventana, está la BARRA DE ESTADO. Cuando tienes celdas con números seleccionadas, muestra su Promedio, Recuento y Suma sin que tengas que escribir nada; a la derecha tiene los botones de vista (Normal, Diseño de página, Vista previa de salto de página) y la barra de zoom.

Estas tres franjas no son parte de la cinta: la cinta es solo la zona con las pestañas y los grupos de comandos.

Abrir Personalizar la cinta de opciones y moverte por sus listas

Para personalizar la cinta necesitas abrir un cuadro de diálogo con todas las opciones. Hay dos formas de llegar a él:

1. Haz clic derecho sobre una parte vacía de la cinta y elige Personalizar la cinta de opciones.
2. O bien, ve a Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones.

El cuadro tiene dos listas principales. A la izquierda, bajo el epígrafe Comandos disponibles en, eliges de qué conjunto salen los comandos (Comandos más usados, Todos los comandos, los comandos de una pestaña concreta, etc.). A la derecha, bajo Personalizar la cinta de opciones, ves las Pestañas principales: las pestañas que ahora muestra tu Excel, con sus grupos y los comandos que contienen. Marcar o desmarcar la casilla a la izquierda de una pestaña, grupo o comando hace que aparezca o desaparezca de la cinta.

En la parte inferior hay tres botones clave: los del centro, flechas hacia arriba y hacia abajo, sirven para mover el elemento seleccionado; el de la derecha con el signo >> añade lo elegido a la lista de la derecha; el de la izquierda con << lo quita.

Lo que SÍ puedes cambiar y lo que Excel NO deja

Mostrar pestañas que vienen ocultas, como Programador o Dibujo

Algunas pestañas, como Programador (para grabar macros) o Dibujo (para insertar formas y trabajar con ellas), vienen desactivadas por defecto. Para activarlas:

1. Abre el cuadro Personalizar la cinta de opciones (clic derecho sobre la cinta > Personalizar la cinta de opciones).
2. En la lista de la derecha, bajo Pestañas principales, marca la casilla a la izquierda de Programador.
3. Pulsa Aceptar.
4. La pestaña Programador aparece al final de la cinta, junto a Vista y Ayuda.

Repite lo mismo con Dibujo si la quieres tener visible. Si más adelante ya no la usas, vuelve al mismo cuadro y desmarca la casilla.

Reordenar, renombrar y ocultar pestañas y grupos

Pongamos que llevas un libro de seguimiento de ventas y quieres tener a mano los comandos que más usas sin saltar de pestaña. La cinta se puede ajustar a ese trabajo.

Mover una pestaña hacia arriba o hacia abajo con los botones

1. Abre Personalizar la cinta de opciones.
2. En la lista derecha, selecciona la pestaña Datos.
3. Pulsa el botón con la flecha hacia arriba hasta que Datos quede justo debajo de Inicio.
4. Pulsa Aceptar.

Renombrar una pestaña o un grupo predeterminado

Las pestañas y los grupos personalizados admiten el nombre que quieras, pero los predeterminados solo se pueden renombrar cuando los hayas añadido tú a un grupo nuevo. Para renombrar, por ejemplo, un grupo personalizado:

1. En Personalizar la cinta de opciones, selecciona el grupo en la lista derecha.
2. Pulsa Cambiar nombre (o haz clic derecho sobre él).
3. Escribe Mis atajos y pulsa Aceptar.
4. Pulsa Aceptar para cerrar el cuadro.

Ocultar una pestaña que no usas y volver a mostrarla

1. En Personalizar la cinta de opciones, desmarca la casilla a la izquierda de Datos.
2. Pulsa Aceptar: la pestaña Datos desaparece de la cinta.
3. Para volver a mostrarla, repite el proceso y vuelve a marcar la casilla.

Crear tu propia pestaña con un grupo a medida

Si en tu trabajo con la hoja de ventas echas en falta tener Autosuma, Ordenar y Validación de datos juntos, puedes crear una pestaña propia. Vamos a llamarla Mis ventas, con un grupo Informes.

Añadir el grupo con «Nuevo grupo», ponerle nombre e icono

1. Abre Personalizar la cinta de opciones.
2. En la lista derecha, pulsa Nueva pestaña. Aparece una pestaña llamada Nueva pestaña (personalizada) con un grupo Nuevo grupo (personalizado) dentro.
3. Selecciona el nuevo grupo y pulsa Nuevo grupo otra vez, si quieres añadir más; en este caso, con uno basta.
4. Con el grupo seleccionado, pulsa Cambiar nombre, escribe Informes y elige un icono de la galería (por ejemplo, el de la tabla). Pulsa Aceptar.
5. Pulsa Cambiar nombre sobre la pestaña, escribe Mis ventas y pulsa Aceptar.

Meter comandos desde la lista izquierda con «Añadir >>»

1. En Personalizar la cinta de opciones, asegúrate de que en la lista izquierda está seleccionado Comandos más usados.
2. En la lista derecha, selecciona el grupo Informes (dentro de Mis ventas) para que los nuevos comandos se añadan ahí.
3. En la lista izquierda, pulsa Autosuma y luego Añadir >>. Repite con Ordenar A→Z y con Validación de datos.
4. Pulsa Aceptar.

Cuando un comando no aparece en la lista

Por defecto, la lista izquierda muestra Comandos más usados. Si el comando que buscas no está, cambia la lista izquierda a Todos los comandos: ahí aparecen todos los comandos de Excel, ordenados alfabéticamente. Usa el buscador encima de la lista para escribir parte del nombre (por ejemplo, «inmov») y llegarás antes a Inmovilizar paneles.

Restablecer la cinta cuando algo no sale bien

Si después de tocar has perdido un botón que usabas o la cinta se ha vuelto un lío, tienes una opción para volver atrás: restablecer.

Restablecer toda la cinta o solo una pestaña

1. Abre Personalizar la cinta de opciones.
2. Pulsa el botón Restablecer, abajo a la derecha.
3. Elige Restablecer todas las personalizaciones para dejar la cinta como al instalar Excel.
4. Si solo quieres devolver a su estado original una pestaña, selecciónala en la lista derecha antes de pulsar Restablecer > Restablecer solo la pestaña seleccionada.
5. Confirma con Sí si Excel te avisa de que vas a perder cambios.

Exportar e importar personalizaciones para llevártela a otro equipo

Una vez que tienes la cinta como te gusta, puedes llevártela a otro ordenador:

1. En Personalizar la cinta de opciones, pulsa Importar o exportar > Exportar todas las personalizaciones.
2. Elige una carpeta y un nombre de archivo. Se guarda con la extensión .exportedUI.
3. En el otro equipo, abre Excel y ve al mismo cuadro.
4. Pulsa Importar o exportar > Importar archivo de personalización y abre el .exportedUI.

Por qué un comando no aparece o la cinta se ve rara

Estos son los tres tropiezos más habituales al empezar a personalizar la cinta.

La cinta no se ve nada más que el nombre de las pestañas

Estás viendo solo los nombres de las pestañas y, al pulsar una, se despliega y se vuelve a plegar. Eso es el modo Contraer la cinta de opciones.

1. Pulsa Ctrl+F1 para desplegarla.
2. Si vuelve a plegarse, haz clic derecho sobre una pestaña y desactiva Contraer la cinta de opciones.
3. Comprueba también el icono con flecha arriba/abajo de la esquina superior derecha de la ventana.

Un comando está en gris y no se puede mover ni borrar

Abres Personalizar la cinta de opciones, ves un comando en gris dentro de un grupo y, al seleccionarlo, los botones de flecha y Eliminar no hacen nada. Ese comando es uno de los que Excel trae de fábrica en un grupo predeterminado, y Excel no permite reorganizarlos.

1. Crea un grupo personalizado (Nuevo grupo) dentro de la pestaña que quieras.
2. Busca el mismo comando en la lista izquierda y pulsa Añadir >> para meterlo en tu grupo.
3. Deja el original oculto o quítalo de tu grupo si prefieres no duplicarlo.

Personalicé la cinta y ahora no encuentro un botón de siempre

Tras cambiar la cinta, un comando habitual ha desaparecido. Lo más probable es que la pestaña o el grupo donde estaba se haya desmarcado sin darte cuenta.

1. Abre Personalizar la cinta de opciones.
2. Busca en la lista derecha la pestaña o el grupo que crees que falta. Si la casilla está desmarcada, márcala.
3. Si no localizas el comando, pulsa Restablecer > Restablecer solo la pestaña seleccionada sobre la pestaña afectada.
4. Si todo falla, Restablecer > Restablecer todas las personalizaciones devuelve la cinta a su estado original.

La barra de herramientas de acceso rápido: la cinta que cabe en dos clics

Encima de la cinta, en la esquina superior izquierda, hay una barra pequeña con unos pocos iconos: por defecto, Guardar, Rehacer y Deshacer. Es la BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO y, aunque no es exactamente la cinta, comparte su lógica: ahí puedes poner los comandos que más usas para tenerlos a un solo clic.

Para añadir un comando:

1. Pulsa la flecha hacia abajo a la derecha de la barra (Personalizar barra de herramientas de acceso rápido).
2. Elige un comando de la lista (Más comandos… abre el cuadro completo).
3. Para cambiar su posición, pulsa la flecha a la derecha del todo y elige Mostrar debajo de la cinta si la prefieres como una segunda franja en vez de en la esquina.

Los cambios que hagas aquí se guardan con el libro, no con Excel: si envías el archivo a un compañero, tu barra se mantiene.

Lanzar un botón de la barra con Alt y su número

Cada botón de la barra de acceso rápido tiene un número que aparece sobre él cuando pulsas la tecla Alt. Mientras no pulses otra tecla, esos números se mantienen.

1. Pulsa Alt y mira los números que aparecen sobre los iconos.
2. Sin soltar Alt (en Mac, manteniendo Alt o Option), pulsa el número del botón que quieras; por ejemplo, Alt+1 para Guardar.

Lo que ya sabes hacer con la cinta de opciones y el siguiente paso

• Plegar y desplegar la cinta con doble clic sobre una pestaña, con Ctrl+F1 o con el botón de la esquina superior derecha.
• Abrir Personalizar la cinta de opciones desde el clic derecho o desde Archivo > Opciones.
• Mover pestañas, grupos y comandos personalizados con los botones de flecha del cuadro.
• Crear tu propia pestaña y tus propios grupos, con su nombre y su icono, y llenarlos con los comandos que más usas.
• Restablecer toda la cinta o solo una pestaña cuando algo no quede como esperabas, y exportar e importar personalizaciones a otro equipo.

El siguiente paso natural es activar la pestaña Programador (clic derecho sobre la cinta > Personalizar la cinta de opciones > marcar Programador) y, desde Programador > Código > Grabar macro, grabar tu primera macro para automatizar una tarea repetida en la hoja de ventas.

Dudas sobre la cinta de opciones de Excel