Trabajar con libros en Excel: cómo abrirlos, guardarlos y combinarlos

Un libro de Excel es el archivo con el que trabajas: un documento que contiene una o varias hojas de cálculo. Aquí aprenderás qué partes tiene, cómo crearlo, guardarlo en el formato correcto, moverte entre hojas, hacer referencias entre ellas y protegerlas para que nadie las toque por accidente. Lo que aquí se explica funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019, 2016, 2013, 2010 y 2007, además de Excel para Mac, para la web y para móviles.

Qué es un libro de Excel y por qué no es solo una hoja

Un libro de Excel es un archivo (con extensión .xlsx por defecto) que funciona como una carpeta con varias hojas dentro. Cada hoja es una cuadrícula de filas y columnas donde escribes datos y fórmulas. A diferencia de un documento de Word o un PDF, aquí los datos viven en celdas con coordenadas (B3) y se pueden calcular: si cambias un precio, se recalcula el total.

Imagina el cuaderno de ventas de una pequeña tienda. Tienes una hoja para cada mes (Enero, Febrero, Marzo…) y otra llamada Totales que suma lo de todas. Eso es un libro: varias hojas relacionadas dentro del mismo archivo, con la ventaja de que puedes llevártelo a otro ordenador, enviarlo por correo o guardarlo en la nube y seguir trabajando desde donde lo dejaste.

El libro no es solo una hoja enorme: está pensado para organizar información relacionada en hojas separadas. Por eso la pestaña de abajo es la forma natural de moverse entre ellas, y por eso existen funciones que permiten sumar, buscar o referenciar datos que están en otra hoja del mismo libro.

Las piezas del libro que verás en pantalla

Cuando abres un libro, lo primero que ves es la cuadrícula. Alrededor de ella hay varias piezas que conviene reconocer, porque vas a usarlas todo el tiempo.

Crear, abrir y guardar un libro en cada formato

1. Para crear un libro nuevo desde cero: pulsa Ctrl+U. Aparece un libro en blanco con una hoja.

1. Para abrir uno que ya tienes: Ctrl+A o doble clic sobre el archivo en el explorador.

1. Para guardar los cambios: Ctrl+G. La primera vez, Excel pregunta dónde y con qué nombre.

1. Para cambiar el formato o el nombre: Ctrl+Mayús+G o desde la cinta.

El formato importa. Estos son los más habituales:

Elegir el formato al guardar

Si guardas como .csv, el cuadro avisa con un mensaje: "Algunas características pueden perderse". Lo que se va: las fórmulas (queda solo el valor calculado), los formatos, los gráficos, las demás hojas y las macros. Por eso .csv se usa casi siempre como puente con otros programas, no como formato de trabajo.

Moverte y trabajar con varias hojas a la vez

Vamos a montar un libro de ventas con tres hojas. Es el mismo cuaderno que hemos presentado antes.

1. Crea un libro nuevo (Ctrl+U).
2. La primera hoja se llama Hoja1. Haz doble clic sobre su pestaña y escribe Enero. Pulsa Entrar.
3. Con clic derecho sobre la pestaña: Insertar > Hoja de cálculo. Se crea Hoja2. Renómbrala a Febrero.
4. Repite para crear Totales.

Ahora tienes un libro con tres hojas:

1. Copia la misma tabla a Febrero y a Totales (clic derecho sobre la pestaña > Mover o copiar > Crear una copia). Por ahora Totales solo tiene los encabezados.

Para escribir el mismo dato en varias hojas a la vez (por ejemplo, el título "Producto" en la fila 1 de las tres):

• Clic en la pestaña de la primera hoja.
• Ctrl+clic sobre las pestañas de las otras dos para agruparlas. La barra de título muestra "[Grupo]".
• Escribe en A1 de la hoja visible. Al desagrupar (clic en una sola pestaña), las tres hojas tendrán el mismo contenido.

También puedes poner color a las pestañas para distinguirlas: clic derecho sobre la pestaña > Color de pestaña. Por ejemplo, amarillo para Enero, verde para Febrero y azul para Totales.

Referenciar celdas entre hojas del mismo libro

La gracia de tener varias hojas es juntar sus datos. En la hoja Totales, queremos el total de unidades vendidas sumando lo de Enero y Febrero.

La sintaxis es NombreDeHoja!Celda. Si el nombre de la hoja tiene espacios o empieza por número, se rodea con comillas simples: ='Enero 2026'!B2.

Para B2 de Totales la fórmula es:

=Enero!B2+Febrero!B2

Para arrastrarla hacia abajo, el usuario debe usar el controlador de relleno o copiar y pegar en B3 y B4 (las referencias se ajustan a B3 y B4 en cada hoja). El resultado es la suma fila a fila: 12+8=20, 8+6=14, 5+4=9.

Para el importe, la fórmula equivalente en C2 es:

=Enero!C2+Febrero!C2

Limitar quién puede tocar cada hoja

Proteger una hoja sirve para que nadie (incluido tú mismo) borre fórmulas o cambie datos por descuido. No es seguridad frente a ojos ajenos: para eso hay que cifrar el archivo.

El primer paso es decidir qué celdas se podrán editar. Por defecto, todas están bloqueadas, así que la protección las bloquea al activarse. Si quieres dejar editables algunas (por ejemplo, la columna donde se escriben las unidades de cada mes), desbloquéala antes.

1. Selecciona el rango que sí se debe poder editar (B2:B4 de Enero).
2. Abre Formato de celdas con Ctrl+1.
3. Pestaña Proteger, desmarca la casilla Bloqueada. Aceptar.
4. Ahora protege la hoja.

Con esto, las celdas que has desbloqueado se pueden editar; el resto quedan bloqueadas y cualquier intento de modificarlas muestra un aviso.

Ahí ya se pide una contraseña para abrir el archivo. Sin ella, el libro no se abre.

Lo que un libro de Excel aguanta (y lo que no)

Un libro de Excel es muy capaz, pero tiene sus topes. Lo que cabe dentro de un archivo bien estructurado sorprende; lo que se queda fuera conviene saberlo antes de planear el trabajo.

Lo que NO hace un libro y cómo sustituirlo

• Un .xlsx no guarda macros. Si grabas una macro o escribes código VBA, al guardar aparece el aviso y tienes que elegir .xlsm. Si guardas en .xlsx, la macro se pierde.
• CSV pierde fórmulas, formatos y todas las hojas menos la activa. Si necesitas el cálculo, exporta primero un .xlsx y después haz una copia en CSV solo de la hoja que quieras mover.
• Excel no cifra por defecto. El archivo se abre igual aunque no haya contraseña. Para proteger la información hay que ir a Archivo > Información > Proteger libro > Cifrar con contraseña.
• Un número de más de 15 dígitos (un IBAN de 22, una tarjeta de 16) se guarda mal: los últimos se convierten en ceros. La solución es escribirlo como texto: apóstrofo delante ('ES762100...) o formato de celda Texto antes de escribirlo.
• Una fecha anterior a 1900 no se calcula: queda como texto. Si trabajas con historia, no intentes operar con esas fechas.

Lo que ya sabes hacer con un libro de Excel

• Crear un libro nuevo y guardar en el formato correcto.
• Reconocer las piezas de la pantalla: cinta, cuadro de nombres, barra de fórmulas, pestañas y barra de estado.
• Crear, renombrar, mover, copiar y agrupar hojas con el menú contextual.
• Referenciar celdas entre hojas con la sintaxis Hoja!Celda y con comillas cuando el nombre tenga espacios.
• Proteger una hoja para que no se toquen las fórmulas, y distinguir eso de cifrar el archivo con contraseña.

El siguiente paso natural es dar nombre a los rangos que más usas (Datos > Nombres definidos > Administrador de nombres) para escribir fórmulas como =SUMA(ventas) en vez de =SUMA(B2:B100). Y después, las fórmulas que cruzan hojas para resumir meses en un cuadro de mando.