Cómo crear un dashboard de proyectos en Excel con tablas y gráficos

Un dashboard de proyectos en Excel es una hoja que reúne, en un solo vistazo, el número de tareas por proyecto, su avance medio, el dinero gastado y los avisos de lo que va atrasado. En este tutorial montas uno siguiendo un caso realista: la cartera de proyectos de una pequeña consultora, con tareas, responsables, fechas y presupuesto. Al terminar, sabrás preparar los datos como tabla, cruzarlos con fórmulas, pintarlos con formato condicional, resumirlos con gráficos y filtrarlos con listas desplegables. Funciona en Excel 2007 en adelante y en Microsoft 365, Mac y la web, salvo las listas desplegables dinámicas con INDIRECTO, que necesitan Excel 2010 o posterior.

Qué es un dashboard de proyectos y para qué sirve en Excel

Un dashboard de proyectos es una hoja que resume, con números y gráficos, el estado de un conjunto de proyectos a partir de una lista de tareas. En lugar de leer fila por fila, miras una pantalla y sabes qué proyecto va bien, cuál va atrasado y dónde se concentra el gasto.

En Excel se hace con tres piezas: una tabla con las tareas (una fila por tarea y una columna por dato: proyecto, responsable, fechas, avance, estado y presupuesto), una hoja resumen donde se cruzan esos datos con fórmulas, y un conjunto de gráficos y reglas de formato que pintan lo importante.

La idea es que la información ya está en las tareas; el resumen no se escribe a mano, se calcula. Así, cuando el equipo añade una tarea nueva o cambia un porcentaje, todo se actualiza solo.

En este tutorial la consultora tiene cuatro proyectos en marcha, unos diez responsables y alrededor de veinte tareas para practicar. Los importes y los plazos son de ejemplo.

Las piezas que necesita tu hoja antes de empezar

Antes de tocar fórmulas conviene tener el modelo en la cabeza. Son tres piezas que se apoyarán unas en otras.

• Los datos base: las tareas de todos los proyectos, con sus fechas, su estado y su presupuesto. Es la fuente de la verdad.
• La tabla que los agrupa: el mismo rango convertido en Tabla de Excel, con nombre propio, para que las fórmulas y los gráficos se actualicen al añadir filas.
• La hoja resumen: una hoja aparte que toma los datos con fórmulas, no a mano, y donde vivirán los gráficos, el formato condicional y las listas desplegables.

La tabla de tareas: una fila por tarea, una columna por dato

La tabla de tareas es el corazón del dashboard. Una fila por tarea y una columna por dato. Estos son los campos que usaremos.

La hoja resumen, donde se cruzan los datos

La hoja resumen es una hoja aparte que no recibe datos a mano: los toma datos con CONTAR.SI.CONJUNTO, SUMAR.SI.CONJUNTO y PROMEDIO.SI.CONJUNTO desde la tabla de tareas. Ahí irán los totales por proyecto, por responsable y por estado, los gráficos y los filtros.

Prepara los datos en una tabla que crece sola

El primer paso es escribir las tareas y convertirlas en Tabla de Excel. Cuando sea una Tabla, las fórmulas que la referencien y los gráficos que se apoyen en ella crecerán solos al añadir filas.

Empezamos en una hoja llamada Proyectos, con los encabezados en la fila 1 y los datos debajo. Cópialos tal cual para tener los mismos resultados que el tutorial.

Convertir el rango en Tabla de Excel

1. Haz clic en una celda cualquiera del rango, por ejemplo A1.
2. Abre la cinta y ve a Inicio > Estilos > Dar formato como tabla.
3. Elige un estilo (da igual cuál) y, en el cuadro, confirma que está marcado La tabla tiene encabezados. Acepta.
4. Con la tabla seleccionada, ve a Diseño de tabla > Propiedades > Nombre de la tabla y escribe TablaTareas (sin espacios).

Poner la tabla en su propia hoja

Mueve la hoja Proyectos a su sitio propio: clic derecho sobre la pestaña Proyectos y elige Mover o copiar, déjala en el mismo libro y márcala como Hoja de datos. Así queda separada de la hoja resumen, que crearás en el siguiente paso.

Cruza los datos con SUMAR.SI.CONJUNTO y CONTAR.SI.CONJUNTO

Ahora creamos una hoja nueva, Resumen, y la llenamos con fórmulas que toman datos de TablaTareas. Las funciones que usaremos son CONTAR.SI.CONJUNTO (COUNTIFS), SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS) y PROMEDIO.SI.CONJUNTO (AVERAGEIFS).

Total de tareas por proyecto y por responsable

La fórmula CONTAR.SI.CONJUNTO cuenta filas que cumplen varias condiciones a la vez. Aquí cuenta las tareas que son de un proyecto y de un responsable concretos.

1. En D2, escribe:

=CONTAR.SI.CONJUNTO(TablaTareas[Proyecto];A2;TablaTareas[Responsable];B2)

1. Pulsa Entrar. El resultado en D2 debería ser 2 (las tareas T-001 y T-003 son del proyecto Web corporativa y de Ana).
2. Arrastra el controlador de relleno de D2 hasta D5 para copiar la fórmula al resto de combinaciones.

Tareas terminadas, en curso y pendientes por proyecto

Ahora añadimos, para cada proyecto, cuántas tareas están terminadas, cuántas en curso y cuántas pendientes. A la derecha de la tabla anterior, sumamos tres columnas con CONTAR.SI.CONJUNTO.

1. En E1, pon el título Terminadas, en F1 En curso y en G1 Pendiente.
2. En E2, escribe y arrastra hasta E5:

=CONTAR.SI.CONJUNTO(TablaTareas[Proyecto];A2;TablaTareas[Estado];"Terminada")

1. En F2, escribe y arrastra hasta F5:

=CONTAR.SI.CONJUNTO(TablaTareas[Proyecto];A2;TablaTareas[Estado];"En curso")

1. En G2, escribe y arrastra hasta G5:

=CONTAR.SI.CONJUNTO(TablaTareas[Proyecto];A2;TablaTareas[Estado];"Pendiente")

Avance medio por proyecto

Para saber cómo de avanzado va cada proyecto, calculamos la media de la columna Avance % con PROMEDIO.SI.CONJUNTO (AVERAGEIFS). En la columna H:

1. En H1, pon el título Avance medio.
2. En H2, escribe y arrastra hasta H5:

=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(TablaTareas[Avance %];TablaTareas[Proyecto];A2)

1. Selecciona H2:H5 y aplica formato de porcentaje (Ctrl+Mayús+5) para verlo en %.

Presupuesto total y gastado por proyecto

Para ver el dinero, sumamos las columnas Presupuesto y Gasto real con SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS).

1. En I1, pon Presupuesto y en J1 Gasto real.
2. En I2, escribe y arrastra hasta I5:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(TablaTareas[Presupuesto];TablaTareas[Proyecto];A2)

1. En J2, escribe y arrastra hasta J5:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(TablaTareas[Gasto real];TablaTareas[Proyecto];A2)

Pinta los indicadores con formato condicional

Con los números ya calculados, vamos a pintarlos para que se lean sin pensar. El formato condicional cambia el aspecto de una celda según su valor.

Colorear los porcentajes de avance

Las barras de datos pintan una barra dentro de la celda proporcional al valor: cuanto mayor el porcentaje, más larga la barra.

1. En la hoja Resumen, selecciona H2:H5.
2. Ve a Inicio > Estilos > Formato condicional > Barras de datos y elige un color.
3. Si prefieres una escala de color, repite pero elige Escalas de color > Verde - Amarillo - Rojo.

Avisar de las tareas atrasadas

Una regla con fórmula pinta en rojo las tareas cuya fecha de fin ya pasó y no están al 100%. La regla se aplica sobre la columna Fecha fin (columna E de la hoja Proyectos).

1. En la hoja Proyectos, selecciona E2:E21.
2. Ve a Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla.
3. Elige Usar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.
4. Escribe esta fórmula (la columna E es la fecha de fin; la F, el avance; la D, la fecha de inicio):

=Y(E2<HOY();F2<100;D2<>"")

1. Pulsa Formato, elige relleno rojo y fuente blanca, y acepta.

Monta los gráficos que resumen el dashboard

Con los datos pintados, llega el momento de los gráficos. Vamos a hacer cuatro en la hoja Resumen: barras por proyecto, circular por estado, barras horizontales de avance medio y línea de tareas creadas por mes.

Gráfico de barras: tareas por proyecto

1. Selecciona A2:A5 (proyectos) y, manteniendo Ctrl, selecciona también D2:D5 (total tareas).
2. Ve a Insertar > Gráficos > Columna agrupada 2D.
3. Mueve el gráfico a la derecha de la tabla. Ponle título Tareas por proyecto.

Gráfico circular: distribución por estado

1. Selecciona E1:G1 y, con Ctrl, E2:G2 (la fila de Terminadas, En curso y Pendiente del primer proyecto).
2. Insertar > Gráficos > Circular.
3. Título: Distribución por estado.

Gráfico de barras horizontales: avance medio

1. Selecciona A2:A5 y, con Ctrl, H2:H5 (avance medio).
2. Insertar > Gráficos > Barra agrupada.
3. Título: Avance medio por proyecto.

Gráfico de línea: tareas creadas por mes

Para la línea necesitamos los meses. Sacamos el mes de cada fecha de inicio con la función TEXTO (TEXT), que convierte la fecha en un texto como "2026-03".

1. En la hoja Proyectos, en K1 escribe Mes y en K2:

=TEXTO(D2;"aaaa-mm")

1. Arrastra hasta K21.
2. En Resumen, en A30:A33 lista los meses que te salgan (puedes copiar los valores únicos desde K con pegado especial).
3. En B30:B33 cuenta las tareas por mes con:

=CONTAR.SI.CONJUNTO(TablaTareas[Mes];A30)

1. Selecciona A30:B33 y Insertar > Gráficos > Línea.

Añade controles para filtrar sin tocar fórmulas

Por último, añadimos tres listas desplegables (proyecto, responsable y estado) en la parte superior de Resumen. Al elegir un valor, las fórmulas de la tabla resumen cambian y los gráficos se redibujan solos.

La lista desplegable de proyectos

1. En la hoja Resumen, ve a L1 y escribe lista desplegable de proyectos. Debajo, en L2, deja la celda vacía (ahí aparecerá la lista).
2. Selecciona L2.
3. Ve a Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
4. En Permitir, elige Lista.
5. En Origen, escribe la referencia a la lista de proyectos únicos. Para empezar, usa los que ya escribiste en A2:A5:

=$A$2:$A$5

1. Marca Celda con lista desplegable y acepta.

Que las fórmulas reaccionen al proyecto elegido

Ahora cambiamos la fórmula de Terminadas para que use la celda de la lista desplegable en vez de A2. Así, al cambiar el valor de L2, cambia el resultado.

1. Sustituye en E2 la referencia a A2 por $L$2 y acepta. La fórmula queda:

=CONTAR.SI.CONJUNTO(TablaTareas[Proyecto];$L$2;TablaTareas[Estado];"Terminada")

1. Copia el mismo $L$2 en F2, G2, H2, I2 y J2 (todas las que tenían A2).

Repetir para el responsable y para el estado

Hacemos lo mismo para responsable y estado. Primero añade las dos listas en L3 y L4 (de la misma forma, con orígenes en las columnas que prefieras).

1. En L3, validación de datos tipo Lista con origen =$B$2:$B$5.
2. En L4, validación de datos tipo Lista con origen =TablaTareas[Estado] (directamente el encabezado de la tabla, así se actualiza si añades estados).
3. En las fórmulas que quieras que reaccionen al responsable, sustituye el criterio por $L$3 (con F4 para fijarlo). En las que quieras que reaccionen al estado, sustituye por $L$4.

Errores típicos del dashboard y cómo arreglarlos

Aunque el dashboard sea sencillo, hay tres tropiezos clásicos que dejan el resumen en cero, con #¡DIV/0! o con gráficos que no se mueven.

El resumen devuelve 0 en todas las celdas

Si E2:J5 sale todo 0, casi siempre es porque la fórmula apunta a un rango fijo ($A$2:$A$21) y no a la columna de la tabla (TablaTareas[Proyecto]). Al ampliar el rango, la fórmula se queda en el tramo viejo. Cámbiala a:

=CONTAR.SI.CONJUNTO(TablaTareas[Proyecto];$L$2;TablaTareas[Estado];"Terminada")

La fórmula dice #¡DIV/0! en el avance medio

PROMEDIO.SI.CONJUNTO da #¡DIV/0! cuando ningún fila cumple las condiciones (por ejemplo, un proyecto que aún no tiene tareas). Envuélvela en SI.ERROR (IFERROR) para que muestre 0 en su lugar:

=SI.ERROR(PROMEDIO.SI.CONJUNTO(TablaTareas[Avance %];TablaTareas[Proyecto];$L$2);0)

Los gráficos no se actualizan al añadir filas

Si los gráficos se hicieron a partir de A1:D5 en vez de la tabla, no crecerán. Clic derecho sobre el gráfico, Seleccionar datos y cambia los rangos por referencias a TablaTareas[Proyecto], TablaTareas[Avance %], etc.

La lista desplegable no muestra los proyectos nuevos

Si el origen de la validación es $A$2:$A$5, no se actualiza al añadir proyectos. Cambia el origen a una referencia de tabla que crezca sola:

=TablaTareas[Proyecto]

Si prefieres una tabla auxiliar con proyectos únicos, usa =INDIRECTO("TablaProyectos[Proyecto]") con INDIRECTO (INDIRECT), que necesita Excel 2010 o posterior.

Lo que ya sabes hacer con un dashboard en Excel

• Tienes una tabla de tareas (TablaTareas) que crece sola al añadir filas.
• Cruzas los datos con CONTAR.SI.CONJUNTO, SUMAR.SI.CONJUNTO y PROMEDIO.SI.CONJUNTO sin escribir nada a mano.
• Los gráficos de barras, circular, barras horizontales y línea resumen el estado del proyecto.
• El formato condicional pinta el avance y las tareas atrasadas en rojo.
• Las listas desplegables filtran proyecto, responsable y estado sin tocar fórmulas.

El siguiente paso natural es pasar este mismo dashboard a una tabla dinámica o a Power Query, para cruzar además otras hojas (tiempos, riesgos, comentarios) sin duplicar datos. CONTAR.SI.CONJUNTO (ayuda oficial), SUMAR.SI.CONJUNTO (ayuda oficial) y Tablas de Excel (ayuda oficial) están todas en la documentación de Microsoft.

Dudas al montar un dashboard de proyectos en Excel