Uno o dos párrafos cortos antes del primer ##.
Tienes una factura, un albarán o un listado guardado como PDF y necesitas pasarlo a Excel para sumar, filtrar o cruzar con otras tablas. Aquí vas a aprender a hacerlo con el propio Excel (Power Query, desde la versión 2016) y con dos conversores web (iLovePDF y Smallpdf), y a limpiar el resultado cuando el conversor deja números como texto o encabezados repetidos.
Al terminar sabrás elegir el método según tu PDF (texto seleccionable, escaneado, con contraseña o de varias páginas) y dejar la tabla lista para sumar con =SUMA(...) y cruzar con =BUSCARV(...).
Por qué un PDF no se abre como un libro de Excel
Un PDF no es una hoja de cálculo: es un archivo que describe cómo se pinta una página en pantalla. Por dentro, cada página guarda letras, imágenes y dibujos en posiciones fijas, como una foto de un documento. Excel, en cambio, espera celdas organizadas en filas y columnas, donde cada dato tiene su sitio y se puede operar con él.
Cuando Excel "abre" un PDF, tiene que reconstruir esa estructura: leer lo que hay en la página, adivinar dónde acaba una columna y empieza la siguiente, y colocar cada dato en una celda. Esa reconstrucción es la fuente de casi todos los problemas que vas a ver luego.
Qué hay dentro de un PDF que confunde a Excel
Imagina una factura de tres productos. En el PDF la ves como una tabla bonita con líneas, pero por dentro puede ser de dos tipos:
- PDF con texto seleccionable: cada carácter es un carácter. Si abres el PDF y puedes seleccionar el texto con el ratón y copiarlo, es este. Es el caso fácil.
- PDF escaneado: el PDF es, en realidad, una imagen (como una foto) de un papel. Aunque veas letras, son píxeles. Aquí hace falta un OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para extraer el texto.
Si no sabes cuál tienes, abre el PDF, haz clic sobre un número y mira si puedes arrastrar para seleccionarlo. Si puedes, es texto. Si no, es imagen.
Lo que Excel puede hacer por sí solo con un PDF
Desde Excel 2016, Microsoft 365, 2024 y 2021 incluyen Power Query integrado, y Power Query trae una opción específica para importar archivos PDF. En Excel 2013 esa opción no existe y necesitas instalar el complemento de Power Query aparte.
Al elegirla, se abre el panel Navegador con una lista de las tablas que Power Query ha detectado en cada página. Seleccionas una, ves una vista previa a la derecha y eliges entre Transformar datos (abrir el editor y limpiar antes de cargar) o Cargar (traerla directamente a una hoja nueva, empezando en A1).
Abrir el PDF y elegir las tablas en el panel Navegador
[Transformar datos] | [Cargar] | Cancelar
Al pulsar Cargar, Excel crea una hoja nueva y coloca la tabla en A1.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Producto | Cantidad | Precio | Importe |
| 2 | Cuaderno | 5 | 3,20 | 16,00 |
| 3 | Lapiz | 10 | 1,50 | 15,00 |
| 4 | Goma | 12 | 0,80 | 9,60 |
Convertir el PDF en la web y abrir el XLSX en Excel
Si tu Excel es 2013 o si Power Query no detecta nada en tu PDF, un conversor web es la salida más rápida. El flujo es siempre el mismo: subir el PDF, esperar, descargar un .xlsx y abrirlo en Excel.
- Abre ilovepdf.com/pdf_to_excel.
- Pulsa Seleccionar archivo PDF y elige tu factura.
- El conversor detecta si el PDF tiene texto seleccionable y marca automáticamente la opción adecuada.
- Pulsa Convertir a Excel.
- Cuando termine, pulsa Descargar Excel y abre el archivo en tu Excel.
=SI(A1>10,"Alto","Bajo").Cuándo marcar la opción OCR
[Convertir a Excel]
Si tu PDF es una factura escaneada y subes el archivo sin OCR, el XLSX sale vacío o con casillas en blanco: el conversor no encuentra texto porque solo hay una imagen. Vuelve a subirlo marcando OCR y elige Español en el idioma.
iLovePDF incluye 14 idiomas en su OCR, entre ellos español, inglés, francés, portugués, alemán, italiano y chino simplificado.
El PDF protegido con contraseña
- Abre el PDF en Acrobat online (acrobat.adobe.com).
- Ve a Proteger > Quitar contraseña.
- Escribe la contraseña del PDF y pulsa Quitar.
- Descarga el PDF sin protección y úsalo en el conversor de iLovePDF.
Si subes un PDF con contraseña sin quitarla antes, el conversor devuelve un error y no genera ningún archivo.
Usar Adobe Acrobat online para convertir y descargar
Adobe tiene su propia herramienta gratuita para conversiones puntuales desde el navegador.
- Abre acrobat.adobe.com/es/pdf-to-excel.
- Arrastra el PDF a la zona de subida o pulsa Seleccionar un archivo.
- Adobe detecta el idioma y empieza a procesar.
- Cuando termine, pulsa Descargar y abre el .xlsx en Excel.
El archivo descargado se abre también en Excel para la web y en Excel para Mac sin pasos extra.
Probar 7 días de Acrobat Pro con OCR
Adobe ofrece una prueba gratuita de 7 días de Acrobat Pro. Durante esos 7 días puedes usar el OCR sobre PDFs escaneados, añadir comentarios y reducir el tamaño de PDFs con muchas imágenes. Pasados los 7 días, la herramienta vuelve a la versión gratuita (sin OCR para escaneados).
Para un PDF con texto seleccionable no hace falta la prueba: la versión gratuita ya lo convierte bien.
Smallpdf como tercera opción: mismo botón, otro flujo
Smallpdf funciona igual que los anteriores, pero con una interfaz más simple y menos opciones.
- Abre smallpdf.com/es/pdf-a-excel.
- Suelta el PDF en la zona de subida.
- Elige entre Basic (sin OCR) y Advanced with OCR (para escaneados).
- Pulsa Convertir.
- Descarga el .xlsx y ábrelo en Excel.
Smallpdf cifra la transferencia con TLS y borra los archivos subidos al cabo de 1 hora, según su política de privacidad.
Convertir varios PDF a la vez con Smallpdf Pro
Tienes 12 facturas mensuales en 12 PDFs separados y necesitas un solo libro de Excel. Con la versión gratuita tienes que subir y descargar uno por uno. Con Smallpdf Pro puedes arrastrar los 12 a la vez y descargar un .zip con los XLSX resultantes o, según la opción, un solo Excel con una hoja por factura.
El procesamiento por lotes (varios archivos en una sola subida) es de pago; la conversión individual es gratuita.
Limpiar el Excel que sale del conversor
Casi nunca el XLSX viene perfecto. Lo habitual es encontrar encabezados repetidos, números guardados como texto y una columna "Página" que el conversor añadió y no necesitas. Aquí tienes la misma factura con esos tres problemas a la vez:
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Producto | Cantidad | Precio | Importe | Pagina |
| 2 | Cuaderno | 5 | 3,20 | 16,00 | 1 |
| 3 | Lapiz | 1,50 | 15,00 | 1 | |
| 4 | Goma | 12 | 0,80 | 9,60 | 1 |
| 5 | Producto | Cantidad | Precio | Importe | Pagina |
| 6 | Boli | 20 | 0,40 | 8,00 | 2 |
| 7 | Carpeta | 3 | 2,50 | 7,50 | 2 |
Observa la columna C: los precios están alineados a la izquierda, eso es la pista de que Excel los ve como texto.
Convertir texto en número con el icono de aviso
- Selecciona la columna C con un clic en su letra.
- Verás un triángulo verde en la esquina superior derecha de la selección: ese es el icono de aviso.
- Clic en el icono y elige Convertir en número.
- Ahora los precios se alinean a la derecha y se pueden sumar.
Compruébalo añadiendo al final:
=SUMA(D2:D7)Quitar columnas y filas de más con Quitar duplicados
- Selecciona la columna E (Página) y pulsa Supr.
- Selecciona la fila 5 (el segundo "Producto Cantidad Precio Importe").
- Ve a Quitar duplicados y marca la columna Producto.
- Acepta: la fila repetida desaparece.
BUSCARV para cruzar la tabla con tu hoja de clientes
Tienes una segunda hoja, Clientes, con el código y el nombre de cada cliente, y quieres traer el nombre a la factura.
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Codigo | Nombre |
| 2 | C001 | Talleres Lopez |
| 3 | C002 | Ferreteria Diaz |
En la hoja Factura, añade una columna F con la fórmula:
=BUSCARV(A2;Clientes!$A:$B;2;FALSO)=BUSCARX(A2;Clientes!$A:$A;Clientes!$B:$B;"No encontrado") (XLOOKUP), que permite devolver un mensaje si no encuentra el código.Errores típicos al pasar un PDF a Excel y cómo arreglarlos
Una columna sale toda en una celda
| A | |
|---|---|
| 1 | Producto Cantidad Precio Importe |
| 2 | Cuaderno 5 3,20 16,00 |
| 3 | Lapiz 10 1,50 15,00 |
El PDF usaba muchos espacios entre columnas y el conversor no los detectó como separador.
- Selecciona la columna A.
- Ve a Texto en columnas.
- Elige Delimitados > Siguiente.
- Marca Espacio como delimitador.
- Pulsa Finalizar.
El resultado está en una sola hoja y era un PDF de 30 páginas
El conversor agrupó las 30 tablas en una sola hoja y el archivo se ralentiza al hacer clic. La solución vuelve a ser convertir marcando, si el conversor lo permite, la opción Varias hojas (una hoja por página del PDF). Si el conversor no lo ofrece, prueba con otro: iLovePDF tiene esa casilla y Smallpdf Pro también.
La tabla importada con Power Query no se actualiza al cambiar el PDF
Power Query guarda la ruta del PDF original. Si cambias el PDF de carpeta o de nombre, la actualización falla.
- Clic derecho sobre la tabla importada.
- Elige Actualizar.
- Si sale error de "No se encontró el archivo", abre Propiedades de la consulta y cambia la ruta del PDF.
Qué método usar según tu PDF y tu versión de Excel
| Tu situación | Power Query (Excel 2016 o posterior) | Conversor web sin OCR | Conversor web con OCR |
|---|---|---|---|
| PDF con texto seleccionable | Sí, el mejor resultado | Sí | No hace falta |
| PDF escaneado | Lo lee pero mal | No, sale vacío | Sí, marca OCR |
| PDF de varias páginas | Una hoja por tabla detectada | Una hoja por página | Una hoja por página |
| PDF protegido con contraseña | Pide la contraseña al cargar | Quítala antes con Acrobat | Quítala antes con Acrobat |
La respuesta corta: para texto seleccionable, Power Query; para escaneados, conversor web con OCR; para varias páginas o contraseña, conversor web con la opción correspondiente.
Lo que no hace ninguno de los tres métodos
Ninguno de estos tres métodos importa un .docx de Word directamente a Excel. Si lo que tienes es una tabla de Word, selecciónala en Word, Ctrl+C y pégala en Excel con Ctrl+V: cada celda de la tabla va a una celda de Excel.
Si el texto de Word no está en tabla, guárdalo como .txt (con las columnas separadas por tabulaciones) y usa Datos > Desde texto/CSV. Más detalles en la ayuda oficial para pasar tablas de Word a Excel.
Lo que ya sabes hacer y qué practicar después
- Marca OCR solo si el PDF es una imagen escaneada; si tiene texto seleccionable, no hace falta.
- Comprueba siempre el resultado al volver a Excel: un vistazo de 30 segundos ahorra errores de suma.
- Convierte texto en número antes de sumar, si no,
=SUMA(...)devuelve 0. - Quita encabezados repetidos y la columna "Página" sobrante con Quitar duplicados.
- Usa Power Query si el PDF cambia a menudo: la consulta se actualiza con un clic.
Como siguiente paso, practica pasando una tabla de Word a Excel: cópiala en Word, pégala en una hoja vacía y limpia lo que se descuadre con Texto en columnas.
Datos comprobados en octubre de 2026.
Dudas al pasar un PDF a Excel
1. ¿Cómo pasar un PDF a Excel sin que se pierda el formato de las tablas?
El truco está en elegir herramientas que reconozcan tablas, como la opción «Exportar a Excel» de Adobe Acrobat o Power Query para archivos bien estructurados. Cuando el PDF es un escaneado, conviene primero pasarle un OCR y revisar los datos en Excel antes de seguir trabajando con ellos.
2. ¿Hay alguna forma gratuita de pasar un PDF a Excel?
Sí, tienes dos caminos gratuitos: las webs online tipo iLovePDF o Smallpdf, que convierten hasta cierto tamaño sin coste, y Power Query si copias el PDF y lo pegas en una hoja de cálculo. La segunda opción es la más fiable cuando el PDF tiene tablas claras.
3. ¿Puedo pasar un PDF a Excel gratis y sin registrarme?
La mayoría de conversores online gratis (iLovePDF, Smallpdf, PDF2Go) te dejan subir el archivo y bajarlo convertido sin crear cuenta, aunque suelen limitar el número de usos por día. Si solo lo necesitas puntualmente, basta con entrar a su web, arrastrar el PDF y pulsar «Convertir».
4. ¿Cómo se usa iLovePDF para pasar un PDF a Excel?
Entra en ilovepdf.com, elige «PDF a Excel», arrastra tu archivo (o púlsalo para seleccionarlo) y haz clic en «Convertir a Excel». Cuando termine, descarga el resultado en tu ordenador y ábrelo con Excel para revisar que las columnas y las celdas han quedado bien separadas.
5. ¿Qué páginas convierten un PDF a Excel directamente desde el navegador?
Las más conocidas son iLovePDF, Smallpdf, PDF2Go y SodaPDF: subes el PDF, eliges Excel como formato de salida y descargas el archivo convertido. Todas funcionan desde el navegador, sin instalar nada, aunque las versiones gratis limitan el tamaño o el número de conversiones diarias.
6. ¿Cómo descargo un PDF y lo convierto a Excel en el ordenador?
Con Adobe Acrobat: abre el PDF, ve a Archivo > Exportar a > Hoja de cálculo de Excel y elige entre «Libro de Excel» o «XML de Excel 2003». También puedes hacerlo online: subes el PDF a una web como iLovePDF, lo conviertes y descargas el .xlsx listo para abrir en Excel.
7. ¿Cómo convierto un PDF en una hoja de Excel que se pueda editar?
La clave es abrir el PDF en Adobe Acrobat y usar Archivo > Exportar a > Hoja de cálculo de Excel, que genera un .xlsx editable. Si el PDF es un escaneado, primero pasa un OCR para que el texto sea reconocible y no quede como una simple imagen dentro de la celda.
8. ¿Dónde puedo descargar un PDF y pasarlo a Excel gratis?
Tienes varias opciones gratuitas: iLovePDF, Smallpdf y PDF2Go online (sin instalar nada), el propio Excel con Power Query para pegar tablas, y Google Sheets pegando el PDF como texto. Si vas a hacerlo a menudo, lo más cómodo es aprender Power Query porque no depende de webs externas.
Fuentes
- MicrosoftDe Word a Excel — documentación oficialconsultado el 13/10/2026
- GoogleExcel y Google Sheets (Hojas de cálculo de Google) — documentación oficialconsultado el 13/10/2026
- MicrosoftHIPERVINCULO — documentación oficialconsultado el 13/10/2026
- Microsoft#¡DIV/0! — documentación oficialconsultado el 13/10/2026