Campo calculado en Excel: cómo crearlo paso a paso

Un campo calculado es un cálculo nuevo que Excel añade dentro de una tabla dinámica usando los campos que ya tienes en ella, sin tocar ni una fila de los datos originales. Sirve para obtener ratios, márgenes o importes que tu origen no contempla y que se actualizan solos al cambiar la base.

Al terminar este tutorial sabrás crear un campo calculado, escribir su fórmula con los nombres de los campos entre corchetes, darle formato de número, borrarlo cuando ya no lo necesites y resolver los tres errores más habituales. Está disponible en Excel para Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019, 2016 y 2013, y también en Excel para la web y para Mac.

Qué es un campo calculado y cuándo te hace falta

Imagina una tabla dinámica con las ventas y los boletos vendidos de cada producto. Quieres saber cuánto se ingresa de media por cada boleto vendido, pero tu hoja no tiene esa columna. Un campo calculado lo añade en cuestión de segundos: coge los campos que ya están en la tabla dinámica, los combina con una fórmula y muestra el resultado junto a las ventas y los boletos, sin modificar los datos de origen.

Vive donde vive la tabla dinámica. Su botón está en la pestaña Analizar tabla dinámica, dentro del grupo Cálculos, y se llama Campos, elementos y conjuntos → Campo calculado. Cada vez que pulses Actualizar o cambies un filtro, el campo se recalcula con los nuevos valores.

Dónde está y qué opciones tiene su cuadro

El camino es siempre el mismo: situarse en cualquier celda de la tabla dinámica para que aparezca la pestaña Analizar tabla dinámica, después el grupo Cálculos y, por último, el menú Campos, elementos y conjuntos.

Al pulsar Campo calculado se abre el cuadro Insertar campo calculado, con cuatro piezas: el campo Nombre, el campo Fórmula, la lista Campos y los botones Insertar campo y Eliminar, más Aceptar y Cerrar.

El nombre del campo calculado

El cuadro tiene un campo Nombre en la parte superior. Aquí escribes cómo se llamará la columna nueva en la tabla dinámica. La regla es sencilla: nada de espacios y nada que coincida con un campo que ya exista (ni «Ventas», ni «Suma de Ventas»). Si necesitas separar palabras, usa un guion bajo, por ejemplo Promedio_por_boleto.

La fórmula del campo calculado

El campo Fórmula empieza con el signo igual y se construye combinando los campos de la lista Campos. Cada nombre de campo se inserta entre corchetes, por ejemplo [Ventas] o [Boletos]. Excel reconoce los operadores +, -, *, / y los paréntesis, igual que en una fórmula normal.

=[Ventas]/[Boletos]

Puedes escribir el nombre a mano o pulsar Insertar campo después de marcar un campo en la lista para que Excel lo pegue con los corchetes.

Los botones Insertar campo y Eliminar

Insertar campo hace una sola cosa: pega el campo seleccionado en la lista Campos dentro de Fórmula, con sus corchetes. Resulta útil para no escribir a mano nombres largos y evitar errores tipográficos. Eliminar borra de la lista Campos y del libro el campo calculado que tengas marcado; los datos originales no se tocan.

Tu primer campo calculado sobre una tabla dinámica

Vamos a una pequeña tienda con cuatro productos. Tienes el producto, el mes, las ventas en euros y los boletos vendidos. Con eso construyes una tabla dinámica por producto y le sumas un campo calculado que calcule el promedio por boleto.

1. Selecciona el rango A1:D6.
2. Abre Insertar > Tablas > Tabla dinámica y acepta en una hoja nueva.
3. En el panel Campos de tabla dinámica, arrastra Producto a Filas y Ventas y Boletos a Valores. Verás Suma de Ventas y Suma de Boletos.

1. Con la celda activa dentro de la tabla dinámica, ve a Analizar tabla dinámica > Cálculos > Campos, elementos y conjuntos > Campo calculado.
2. En Nombre escribe Promedio por boleto.
3. En Fórmula escribe =[Ventas]/[Boletos].
4. Pulsa Aceptar.

Calcular el margen con un campo calculado

La misma tienda necesita ahora saber el margen de cada producto: lo que queda tras descontar el coste. Para ello añadimos la columna Coste a la hoja de origen y creamos un campo calculado que reste coste y divida por ventas.

1. Actualiza la tabla dinámica: clic derecho > Actualizar, o Alt+F5. Arrastra Coste a Valores para crear Suma de Coste.
2. Abre Analizar > Cálculos > Campos, elementos y conjuntos > Campo calculado.
3. Escribe Nombre: Margen.
4. Escribe Fórmula: =([Ventas]-[Coste])/[Ventas].
5. Pulsa Aceptar.
6. Haz clic derecho sobre cualquier valor de la columna Margen > Configuración de campo de valor > Formato de número > Porcentaje con dos decimales.

Sumar columnas calculadas con campos calculados

Hay tablas dinámicas donde necesitas una columna que multiplique dos campos y, además, una fila final que sume esa columna. Se hace con dos campos calculados: el primero calcula cada fila y el segundo lo suma en Totales generales.

1. Crea una tabla dinámica con Producto en Filas, Cantidad y Precio en Valores.
2. Campo calculado 1: Nombre Importe, Fórmula =[Cantidad]*[Precio]. Aceptar.
3. Campo calculado 2: Nombre ImporteTotal, Fórmula =[Importe]. Aceptar.

Borrar, desactivar y rehacer un campo calculado

Un campo calculado no se queda para siempre. Tienes dos formas de quitarlo: quitar la marca en el panel Campos de tabla dinámica para que no aparezca (pero sigue existiendo en el libro) o eliminarlo del libro desde el propio cuadro Insertar campo calculado.

1. Clic en cualquier celda de la tabla dinámica.
2. En el panel Campos de tabla dinámica, busca el campo calculado (por ejemplo, Promedio por boleto).
3. Quita la marca de su casilla. La columna desaparece de la tabla dinámica, pero el campo sigue listo para volver a marcarlo cuando lo necesites.

Si prefieres borrarlo del libro:

1. Analizar tabla dinámica > Cálculos > Campos, elementos y conjuntos > Campo calculado.
2. En la lista Campos del cuadro, selecciona el campo calculado que quieras quitar (por ejemplo, Margen).
3. Pulsa Eliminar y después Aceptar.
4. Si te equivocas, Ctrl+Z lo recupera mientras no cierres el libro.

Por qué tu campo calculado no aparece o da error

Tres son las causas reales por las que un campo calculado falla: nombre mal puesto, fórmula con texto donde debería haber número, y datos que no se han actualizado.

Excel dice «Nombre de campo no válido»

Lo que se ve: al pulsar Aceptar aparece un mensaje con el texto «Nombre de campo no válido. Asegúrese de que el nombre que ha escrito no se parezca a ningún otro nombre de campo de tabla dinámica o calculado, y de que no contenga espacios en blanco ni caracteres no válidos».

Causa: el campo Nombre está vacío, contiene un espacio o coincide con un campo que ya existe. Arreglo: escribe un nombre sin espacios (usa guion bajo) y que no repita ningún campo de la dinámica, por ejemplo Margen_Porcentaje en lugar de «Margen».

La fórmula devuelve #¡VALOR! o #¡DIV/0!

Lo que se ve: la columna del campo calculado muestra #¡VALOR! o #¡DIV/0!.

Causa: uno de los campos de la fórmula contiene texto en vez de números, falta un operando o el divisor es cero. Arreglo paso a paso:

1. Revisa la fórmula en el cuadro Insertar campo calculado: comprueba que cada nombre de campo esté escrito exactamente como aparece en la lista, entre corchetes.
2. Asegúrate de que el campo divisor no esté vacío en alguna fila. Si lo está, filtra el origen y rellena los huecos.
3. Si sospechas de un valor cero, prueba con un campo sencillo como =[Ventas]/[Boletos] y comprueba que Boletos es numérico.

El campo calculado no se actualiza al cambiar los datos

Lo que se ve: tras modificar los datos en la hoja de origen, la tabla dinámica muestra los mismos números que antes.

Causa: la tabla dinámica no se ha refrescado. Arreglo: pulsa Analizar tabla dinámica > Actualizar, o Alt+F5.

Si los datos crecen cada semana, conviene que el origen sea una tabla de Excel (Insertar > Tablas > Tabla) para que las filas nuevas entren al actualizar.

Lo que un campo calculado no puede hacer (y cómo sustituirlo)

Un campo calculado trabaja siempre sobre los campos de la tabla dinámica, no sobre celdas sueltas. Esto trae cuatro limitaciones reales: no acepta referencias a hojas (Hoja1!A2), no admite todas las funciones de Excel (no entran BUSCARV, INDICE ni COINCIDIR), repite el mismo cálculo en cada fila del origen sin filtros intermedios, y si el origen tiene muchas filas consume más memoria porque se recalcula para cada celda visible de la dinámica.

Cuando alguna de estas limitaciones te frena, el siguiente paso natural es Power Pivot y sus medidas DAX (en inglés Data Analysis Expressions). Allí sí puedes escribir referencias a celdas, usar funciones como CALCULAR (en inglés CALCULATE) o TODOseleccionado (ALLSELECTED) para que el cálculo dependa de los filtros aplicados, y dejar el cálculo en columnas calculadas para que cada fila del origen tenga su valor.

Para la mayoría de ratios y márgenes sencillos, el campo calculado basta. Cuando el análisis crece, salta a Power Pivot.

Lo que ya sabes hacer con un campo calculado y el siguiente paso

• Crear un campo calculado desde Analizar > Cálculos > Campos, elementos y conjuntos > Campo calculado.
• Nombrarlo sin espacios y construir su fórmula con los nombres de los campos entre corchetes.
• Darle formato de número o porcentaje desde Configuración de campo de valor.
• Borrarlo del libro o quitar su marca para que no aparezca sin eliminarlo.
• Reconocer y arreglar los tres errores más habituales: nombre no válido, error de tipo y datos sin actualizar.

El siguiente paso natural es una medida DAX en Power Pivot para los cálculos que deben reaccionar a los filtros aplicados a la tabla dinámica. Ahí entran en juego funciones como CALCULAR y TODOseleccionado, que hacen lo que un campo calculado no puede.

Dudas al usar un campo calculado en Excel