Cómo pasar un archivo xlsx a PDF en Excel sin perder el formato

Cuando un cliente o un compañero te pide un presupuesto, lo normal es que no quiera abrir un .xlsx: espera un PDF. Pasar un archivo XLSX a PDF "congela" la hoja tal como la ves en pantalla —mismas columnas, mismos números, misma fuente— dentro de un documento que cualquiera abre sin Excel. En este tutorial, ese presupuesto es una hoja de gastos (fechas, conceptos e importes) que prepara Laura en su tienda para mandárselo a un proveedor. Al terminar, sabrás ajustar el área de impresión, poner encabezado y pie, exportar a PDF y arreglar los tres fallos que más se repiten al guardar una hoja como PDF. Funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019, 2016 y 2013, y también en Excel para la web y para Mac.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Qué consigues al guardar una hoja de Excel como PDF y cuándo te interesa

Un PDF guarda la cuadrícula en un archivo que se ve igual en cualquier dispositivo y se imprime tal cual. Si mandas un .xlsx, el cliente necesita tener Excel y, aunque lo tenga, puede ver fórmulas, hojas ocultas o datos que tú no querías enseñar. Al guardar como PDF "congelas" el aspecto: lo que ves en pantalla es lo que el otro recibe. Es la opción natural para facturas, presupuestos, listados para imprimir, informes mensuales y albaranes. La hoja sigue siendo un .xlsx en tu disco: el PDF es una copia de un momento, no sustituye al original.

Por dónde se hace: las dos rutas de Archivo que tienes en Excel

Las dos rutas salen de la pestaña Archivo: "Guardar como" y "Exportar > Crear PDF/XPS". Las dos terminan en el mismo sitio: el cuadro Guardar como, donde eliges PDF en la lista Tipo y escribes el nombre del archivo.

Guardar como PDF: el camino más rápido desde la cinta

1. Abre la hoja que quieres pasar a PDF.
2. Pulsa F12 (atajo directo de Guardar como) o ve a Archivo > Guardar como.
3. En el panel que se abre, elige la carpeta (por ejemplo, Escritorio).
4. En la lista Tipo, elige PDF (*.pdf).
5. Escribe el nombre, por ejemplo "Presupuesto-cliente", y pulsa Guardar.

Guardar como es el camino corto cuando ya tienes la hoja lista y solo quieres un PDF con todo el libro.

Exportar a PDF/XPS: el camino con más opciones

1. Ve a Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS.
2. Elige la carpeta y el nombre.
3. Antes de pulsar Publicar, abre Opciones: ahí decides qué entra en el PDF.

Preparar la hoja antes de exportar para que el PDF quede bien

El PDF sale igual que la hoja. Si la hoja está sin ajustar, el PDF sale sin ajustar. Antes de exportar, conviene revisar tres cosas: el área de impresión, la vista previa y el encabezado y pie.

Ajustar el área de impresión a lo que quieres mandar

El área de impresión es el rectángulo de la hoja que Excel mandará al PDF. Por defecto es toda la hoja usada; tú puedes reducirla a lo que de verdad quieres entregar.

1. Selecciona el rango A1:C8 con el ratón.
2. Ve a Diseño de página > Configurar página > Área de impresión > Establecer área de impresión.

Vista preliminar para ver qué páginas saldrán

Antes de exportar, mira cómo quedará.

1. Pulsa Ctrl+P (atajo de Imprimir) o ve a Archivo > Imprimir.
2. Revisa la vista previa de la derecha: número de páginas y dónde se corta.
3. Pulsa Esc para volver a la hoja.

Encabezado y pie de página con el nombre y la fecha

Un encabezado con el nombre del documento y un pie con la fecha hacen que el PDF sea identificable sin abrirlo.

1. Ve a Insertar > Texto > Encabezado y pie de página.
2. En la pestaña Diseño de encabezados y pies de página que aparece, escribe "Presupuesto" en el cuadro Central.
3. Pulsa Insertar > Código de campo > Fecha para añadir la fecha automática.
4. Marca Pie de página personalizado y repite con "Página &P de &N" en el cuadro Centro.

Exportar la hoja de gastos a PDF

Con el área A1:C8, el encabezado "Presupuesto" y la fecha ya puestos, llega el momento de exportar.

1. Ve a Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS.
2. En Guardar en, elige Escritorio.
3. Escribe Presupuesto-cliente como nombre.
4. Tipo: PDF (*.pdf).
5. Pulsa Publicar.

Publicar la hoja activa o todo el libro

El botón Opciones decide qué se publica.

Elegir si abre el PDF al terminar

Marca la casilla "Abrir archivo tras publicar" en el cuadro Publicar como PDF o XPS. Al pulsar Publicar, Excel escribe el PDF y lo abre en tu lector. Lo verás en el Escritorio con el icono de PDF y el nombre que escribiste.

Cuando hay varias hojas y solo quieres unas en el PDF

Un libro suele tener más hojas de las que quieres enseñar. La selección resuelve esto.

Una hoja concreta y solo un rango dentro

1. Selecciona las hojas que quieras mantener (clic en la pestaña de cada una).
2. Ve a Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS, escribe el nombre y pulsa Opciones.
3. Elige Publicar > Hojas activas y vuelve a Aceptar.
4. Pulsa Publicar.

Si quieres solo una parte dentro de la hoja:

1. En la hoja, marca el rango (por ejemplo A1:C20).
2. Diseño de página > Área de impresión > Establecer área de impresión.
3. Exporta con Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS; el PDF respetará el área.

Varias hojas no contiguas en un solo PDF

Si en el libro "Trimestre" tienes las hojas Ventas, Costes y Resumen, y solo quieres Ventas y Costes en el PDF:

1. Clic en la pestaña Ventas.
2. Mantén Ctrl pulsado y haz clic en la pestaña Costes (las dos quedan en blanco).
3. Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS > Opciones > Publicar > Hojas activas.
4. Pulsa Publicar.

Lo que suele fallar al guardar un XLSX como PDF y cómo arreglarlo

Tres fallos muy comunes con la hoja de gastos.

El PDF sale en varias páginas y corta una tabla a la mitad

Si la hoja es más larga que el A4 vertical, Excel la parte y la última fila queda sola en la página 2. La causa casi siempre es un área de impresión demasiado grande o el escalado en automático.

1. Ve a Diseño de página > Ajustar área de impresión.
2. En Ajustar a, marca 1 página de ancho por 1 de alto.
3. Vuelve a Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS y publica de nuevo.

Las columnas se cortan porque la hoja es más ancha que el A4

En vertical, A4 no cabe una hoja de gastos con tres columnas si tiene muchos conceptos. La solución es girar la página.

1. Diseño de página > Configurar página > Orientación > Horizontal.
2. Reexporta el PDF.

El PDF se abre pero los números no se ven o se ven mal

Si los totales aparecen en blanco, el problema suele estar en la hoja, no en el PDF. Un zoom raro (por ejemplo 60%) o una fuente muy pequeña hacen que el visor no los renderice bien al imprimir.

1. Vuelve a la hoja y pon el zoom a 100% (Ctrl+0 si tu Excel lo tiene, o el deslizador de la esquina inferior derecha).
2. Revisa la fuente: que sea Calibri, Arial o similar, tamaño 11.
3. Diseño de página > Área de impresión > Borrar área de impresión, vuelve a establecer A1:C8 y reexporta.

Lo que ya sabes hacer con el XLSX a PDF y el siguiente paso

• Guardar un .xlsx como PDF con F12 eligiendo PDF en Tipo.
• Usar Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS con el botón Opciones para decidir qué entra.
• Ajustar el área de impresión y revisar la vista previa con Ctrl+P antes de exportar.
• Poner encabezado y pie con la fecha y el número de página desde Insertar > Texto.
• Publicar una hoja, varias hojas o solo un rango, con hojas contiguas o no contiguas.

Como siguiente paso, si manejas varios .xlsx que quieres unir en un único PDF (por ejemplo, los presupuestos de varios meses), abre todos a la vez y, en Archivo > Imprimir, usa la vista previa para imprimir a PDF todo lo seleccionado; el siguiente tutorial lo explica al detalle.

Dudas al pasar un XLSX a PDF