Cómo hacer cuadros infantiles con nombres en Excel

Crear cuadros infantiles con nombre en Excel es una forma rápida y barata de tenerlos listos para imprimir en casa, en la guardería o en una fiesta infantil: una hoja con los nombres de los niños y otra con el diseño del cuadro, y al final un solo libro del que salen todas las tarjetas.

En este tutorial vas a montar ese libro desde cero. Empezarás con una hoja de nombres, aprenderás a unirlos con el texto del cuadro, darás formato de «etiqueta» a cada celda, generarás los marcos uno a uno con una lista desplegable, los guardarás como PDF para imprimir y, si te animas, harás una versión automática en un libro listo para todos los . Como al terminar vas a imprimir, todo se explica sobre la idea de «una hoja por cuadro», que es la forma más cómoda de llevarlos a la imprenta o a la carpeta.

Nota: en este artículo las fórmulas usan el punto y coma como separador (=A1&" "&B1), que es el de Excel configurado en España y Latinoamérica. Si tu Excel usa el punto como decimal, el separador será la coma: =A1, " ", B1.

Qué necesitas antes de empezar

El libro que vas a construir se llama Cuadros_Infantiles.xlsx y tiene, al final, estas hojas:

• Ninos: la lista de nombres de los niños.
• Cuadro: el diseño del cuadro infantil con los huecos para el nombre.
• Vista: un cuadro a la vista, ya relleno, listo para imprimir.
• Imprimir: las hojas repetidas, una por niño, cada una con su cuadro y su nombre.

Para seguirlo solo necesitas Excel con el trabajo del día a día: escribir en celdas, cambiar formato, copiar y arrastrar. No hace falta saber programar. Las funciones que se usan son las de toda la vida: CONCATENAR/&, BUSCARX/BUSCARV, REPETIR, TAMAÑO, SI, NOMPROPIO y SI.ERROR. La hoja termina siendo la misma utilices la versión que utilices, desde 2007 hasta Microsoft 365, Mac y la web.

Una pequeña aclaración sobre la palabra cuadro: aquí es una tarjeta o lámina infantil con el nombre del niño grabado, como las que se cuelgan en la puerta de una clase, en una fiesta de cumpleaños o para regalar. No es un «cuadro» de imagen, ni un cuadro combinado, ni la herramienta Insertar > Cuadro de texto.

Cómo se hace un cuadro infantil en una hoja de cálculo

La idea es simple. Por un lado, tienes una lista de nombres (una hoja de cálculo sirve perfectamente para eso). Por otro lado, quieres un cuadro bonito con el nombre escrito: nombre del niño arriba en grande, un dibujo o un texto, y un borde alrededor. Cuando dibujas ese cuadro a mano en una hoja de Excel, queda hecho un cartel. Si haces una segunda hoja con los mismos adornos y el nombre escrito a partir de la lista, tienes la versión «rellenable».

La clave está en separar lo que es fijo (los colores, el borde, el texto «Feliz cumpleaños», la edad) de lo que cambia (el nombre del niño). Lo que es fijo se escribe a mano una vez en una hoja-plantilla; lo que cambia se trae con una fórmula desde la hoja Ninos. Luego, con solo cambiar el nombre en la lista, todas las tarjetas se actualizan solas. Y si repites la plantilla tantas veces como niños haya, al final tienes una hoja y, tras imprimir, todos los cuadros recortados.

Por eso, en vez de hacer 20 dibujos a mano, haces 1 dibujo a mano y 20 copias que se rellenan solas.

La idea que lo sostiene: una plantilla y una lista

En el diseño real, un cuadro infantil tiene partes fijas (el marco, la frase, los colores) y una parte que es el nombre del niño. La parte que varía en el cuadro se saca con una fórmula que apunta a la hoja de nombres, y al arrastrar hacia abajo se repite el cuadro para cada niño de la lista. Si la lista cambia, el número de cuadros cambia.

Una fórmula muy útil aquí es unir textos con el símbolo & (es lo que hace CONCATENAR, en inglés CONCATENATE, pero escrito más corto):

=A2&" "&B2

Une el nombre y el apellido. Más adelante verás cómo se usa para montar la frase del cuadro.

Crea el libro y la hoja de nombres

Empieza por abrir un libro nuevo y guardarlo como Cuadros_Infantiles.xlsx. La primera hoja será la lista de niños.

1. En la celda A1 escribe Nombre y en B1 Apellido. Ponlos en negrita (Ctrl+N).
2. Desde la fila 2 hacia abajo, ve escribiendo los nombres. Por ejemplo: Sofía, Mateo, Valeria, Lucas, Emma, Thiago.
3. Selecciona A1:B7 y aplica un borde (Inicio > Fuente > Bordes > Todos los bordes).
4. Ajusta el ancho de A a 18 y el de B a 22 (Inicio > Celdas > filas > Ancho de columna).

La hoja queda así:

Crea la hoja-plantilla del cuadro

Ahora la hoja del cuadro en sí. Es una hoja nueva donde se diseña el cuadro una sola vez. Lo que se escriba en las celdas será lo que se vea en cada cuadro terminado.

1. Crea una hoja nueva y llámala Cultuadro (clic derecho en la pestaña > Cambiar nombre).
2. Selecciona el rango B2:F2 y aplica Combinar y centrar (Inicio > Alineación > Combinar y centrar). Esa será la franja del título.
3. Selecciona el rango B4:F12 y combínalo también. Ese será el hueco para el nombre del niño.
4. Selecciona el rango B14:F20 y combínalo. Ahí irá la frase fija del cuadro (por ejemplo, «Mi primer cumpleaños», la fecha o el dibujo).

Pon tamaño de letra 28 al título, 36 al hueco del nombre (Inicio > Fuente > Tamaño de letra) y aplica bordes gruesos a los tres rangos combinados (Inicio > Fuente > Bordes > Borde grueso). Ajusta la altura de las filas 2, 4 y 14 a 30, 80 y 60 respectivamente (Inicio > Celdas > Formato > Alto de fila).

Une el nombre del niño con la plantilla

Ahora la parte que se automatiza: el hueco del nombre (B4:F12) se va a rellenar con el nombre que esté en la hoja Ninos. Para eso se usa una fórmula con & que une el nombre y el apellido, y luego se le da el formato de «letra enorme».

1. Selecciona B4:F12 (el bloque grande central).
2. En la celda B4 (que es la que manda en un rango combinado) escribe:

=Ninos!A2 & " " & Ninos!B2

1. Pulsa Entrar. El rango combinado muestra «Sofía Ramírez Pérez».
2. Selecciona de nuevo el rango y ponle tamaño 60, negrita y color azul oscuro (Inicio > Fuente > Color de fuente).

Haz que cambiar el nombre cambie el cuadro

Esta es la parte que ahorra horas. En vez de hacer 20 carteles, se hace uno y se le dice a Excel «para cada nombre de la lista, hazme un cartel». Hay varias formas; aquí se ve la más clara: con una lista desplegable en la misma plantilla.

1. En la hoja Cultuadro, ve a la celda H1 y escribe Cambiar de niño:.
2. En I1 crea una lista desplegable:

1. Ahora la fórmula de B4 tiene que leer el nombre elegido en la lista desplegable. Para eso se usa BUSCARX (en inglés XLOOKUP, desde Excel 2021 y Microsoft 365) o INDICE + COINCIDIR (que vale para todas las versiones). Como la lista puede tener Excel 2019 o anterior, aquí se enseña la fórmula que sirve siempre:

=INDICE(Ninos!$A$2:$A$7;COINCIDIR($I$1;Ninos!$A$2:$A$7;0)) & " " & INDICE(Ninos!$B$2:$B$7;COINCIDIR($I$1;Ninos!$A$2:$A$7;0))

Si tienes Excel 2021 o Microsoft 365, puedes usar esta otra, más corta:

=BUSCARX($I$1;Ninos!$A$2:$A$7;Ninos!$A$2:$A$7&" "&Ninos!$B$2:$B$7;;"")

1. Cambia el valor de I1 (la lista desplegable) por otro nombre de la lista, por ejemplo «Mateo». El cuadro central debe cambiar a «Mateo Gómez Soto».

Genera un cuadro por cada niño

Ahora que la plantilla funciona, se repite la hoja tantas veces como niños haya. La forma más limpia es copiar la hoja.

1. Clic derecho en la pestaña Cultuadro > Mover o copiar.
2. Marca Crear una copia, ponle de nombre Mateo, Valeria, etc. (una hoja por niño) y termina, o pulsa Aceptar.
3. En cada hoja nueva, abre la lista desplegable y elige el nombre que toque.

Si son muchos niños, este paso se vuelve pesado. Una alternativa más rápida es hacer una sola hoja Imprimir con todos los cuadros, uno debajo de otro, y dejar que la fórmula los rellene. Para eso se usa la fórmula de la sección anterior, pero pegada hacia abajo con el controlador de relleno.

Prepara la hoja para imprimir

Antes de imprimir, hay que ajustar la página para que cada cuadro salga en una hoja A4. Ve a Disposición de la pestaña > Configurar página:

1. Orientación: vertical u horizontal según el cartel (aquí, vertical).
2. Ajustar a: 1 página de ancho por 1 de alto.
3. Márgenes > Márgenes personalizados: superior 1, inferior 1, izquierdo 1, derecho 1.
4. Centrar en la página > horizontal y vertical.

Luego, en cada hoja:

Verás el cartel en pantalla. Si se ve cortado, vuelve a Configurar página y reduce la Escala (por ejemplo, 90 %).

Truco extra: nombres con mayúsculas bien puestas

A veces la lista tiene nombres en mayúsculas o minúsculas raras (SOFÍA, sofía, SoFía). Para que todos se vean iguales, el titular pone =NOMPROPIO(A2) (en inglés PROPER). Esta función pone la primera letra en mayúscula y el resto en minúscula.

=NOMPROPIO(Ninos!A2) & " " & NOMPROPIO(Ninos!B2)

Es una función clásica de Excel, disponible desde versiones antiguas. Si quieres nombres en versales superiores (todo mayúsculas), usa =MAYUSC(...) (en inglés UPPER).

Errores típicos al hacer cuadros con nombre

El cartel muestra «#N/A» en el hueco del nombre

Causa: el valor de la lista desplegable no está en el rango de búsqueda de la fórmula, o el rango está mal escrito (por ejemplo, $A$2:$A$6 en vez de $A$7).

Arreglo: revisa que el origen de la lista desplegable y el rango de la fórmula apunten al mismo sitio. Si la lista creció (ahora hay 7 niños en vez de 6), amplía el rango hasta la fila 8 en los dos sitios.

El cartel muestra el nombre de otro niño

Causa: las celdas de la fórmula que se han pegado en otras hojas han cambiado de sitio. La fórmula de la hoja Valeria apunta a Ninos!B2 en vez de a la hoja Valeria.

Arreglo: revisa la barra de fórmulas en la hoja nueva. La fórmula tiene que leer siempre de la hoja Ninos!. Si copiando la hoja la fórmula se quedó con =Hoja2!A2, bórrala y vuelve a escribirla a mano, o reemplaza Hoja2 por Ninos en todas las hojas.

El cartel imprime muy pequeño

Causa: la escala está al 100 % y el cuadro no cabe en A4.

Arreglo: ve a Disposición de la pestaña > Configurar página > Escala y pon, por ejemplo, Ajustar a 1 página(s) de ancho por 1 de alto. Si aun así se ve cortado, baja la escala al 80 % o ajusta los anchos de columna.

El nombre aparece cortado por el borde

Causa: la celda combinada es demasiado estrecha para el texto con tamaño 60.

Arreglo: aumenta el ancho de las columnas B a F (por ejemplo, a 15 cada una), o reduce el tamaño del combinado a 48 (antes 60).

Al pegar la fórmula, da «#¡NOMBRE?»

Causa: la función está escrita en inglés (XLOOKUP, CONCATENATE) en un Excel en español, o el separador es coma en vez de punto y coma.

Arreglo: usa el nombre en español (BUSCARX existe desde Excel 2021; en versiones anteriores usa INDICE + COINCIDIR), y revisa los separadores de la fórmula.

Lo que aprendiste en este tutorial

• Una lista de nombres en una hoja, con nombre y apellido en columnas separadas.
• Una plantilla con tres bloques combinados (título, nombre, frase), cada uno con su formato.
• Una fórmula que une textos con &, que trae el nombre y el apellido desde la hoja de nombres.
• Una lista desplegable (Datos > Validación de datos) que permite cambiar de niño sin tocar la fórmula.
• La fórmula INDICE + COINCIDIR (que vale para todas las versiones) o BUSCARX (desde Excel 2021 y Microsoft 365) para traer el nombre elegido.
• Cómo repetir la hoja una vez por niño y cómo ajustar la página para imprimir cada cuadro en su A4.
• Cómo guardar todo en PDF para imprimir fuera.

El siguiente paso natural es añadir un borde de imagen (Insertar > Imágenes) en lugar de los bordes gruesos, o guardar el libro como plantilla .xltx (Archivo > Guardar como > Plantilla de Excel) para reutilizarlo en otras fiestas sin tener que rehacer el diseño cada vez.

Dudas al hacer cuadros infantiles con nombre

• ¿Se puede hacer un cuadro infantil sin saber fórmulas?
• ¿Cómo imprimo los cuadros a tamaño real?
• ¿Puedo añadir la foto del niño al cuadro?
• ¿Y si la lista de niños cambia a mitad de curso?
• ¿Cómo pongo la fecha del cumpleaños en el cartel?