Medidas de las hojas en Excel: cómo cambiarlas en cm o pulgadas

Cuando preparas un informe en Excel para imprimirlo, lo que ves en pantalla no es lo que sale por la impresora. Excel trabaja con un papel lógico de 21,59 cm de ancho (el equivalente a Carta de EE. UU.) y, si la tabla es más ancha, la corta o la reduce sin avisar. En este tutorial ajustas las medidas de la hoja a centímetros, eliges el tamaño real del papel (A4, A3, Carta, Legal), reduces a un porcentaje para que entre en una página y centras el resultado. Lo que aprendes aquí sirve para Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019, 2016 y Excel para la web; en Mac la cinta es la misma y los atajos de letra cambian.

Qué mide Excel cuando imprimes y por qué importa

Una hoja de cálculo nueva viene configurada con un papel de 21,59 cm de ancho y 27,94 cm de alto, las medidas de Carta. Si tu impresora tiene A4 (21 cm × 29,7 cm), la tabla queda más estrecha de lo que esperabas o se descentra al imprimir. La pestaña Tamaño de página es donde se decide el tamaño real del papel; los Márgenes, el área blanca alrededor; y Ajustar área de impresión, el porcentaje de reducción para que todo entre en una o varias páginas.

El libro que usaremos es Informe mensual, una hoja con las ventas de enero a junio por comercial. Empezará en A4 vertical con los valores por defecto y, paso a paso, iremos ajustando el tamaño, los márgenes, el área de impresión y la escala hasta que el informe salga centrado en una sola página.

La pestaña Tamaño de página: ancho, alto y orientación

Todas las opciones para decidir el tamaño del papel viven en la pestaña Disposición de página, en el grupo Tamaño. Ahí verás un botón con el nombre del papel actual (normalmente "Carta") y al lado el de Orientación, con vertical y horizontal. Si ninguno de los tamaños predefinidos te sirve, el último botón del grupo, "Más tamaños…", abre el mismo cuadro de diálogo con todos los campos.

En la pestaña activa, Página, están los tres ajustes que usarás siempre: Tamaño del papel (el desplegable con los formatos), Orientación (Vertical u Horizontal) y Escala (el porcentaje o el ajuste a páginas). Los nombres de los campos son los mismos en todas las versiones de Excel desde 2007.

Cambiar las unidades a centímetros antes de medir

Antes de tocar ningún tamaño, conviene que la regla y los campos de los cuadros estén en centímetros; si no, escribirás 21 creyendo que son centímetros y Excel lo guardará como 21 pulgadas (unos 53 cm). El cambio se hace una sola vez y queda para todo el libro.

1. Abre la pestaña Archivo.
2. Pulsa Opciones (al final de la lista de la izquierda).
3. En el cuadro Opciones de Excel, abre Avanzadas.
4. Baja hasta el grupo Mostrar.
5. En el desplegable Unidades de la regla, elige Centímetros.
6. Pulsa Aceptar.

Tamaño de papel predefinido: A4, A3, Carta, Legal

El desplegable Papel del cuadro Tamaño de página lista los formatos más usados: A3, A4, A5, B4, B5, Carta, Legal, Ejecutivo, Sobre, etc. Cada uno fija un ancho y un alto concretos. Los más habituales son A4 (21 cm × 29,7 cm), A3 (29,7 cm × 42 cm), Carta (21,59 cm × 27,94 cm) y Legal (21,59 cm × 35,56 cm). Al elegir A4, Excel rellena automáticamente los campos de ancho y alto; si después cambias a Carta, esos campos se actualizan solos.

Medidas exactas: ancho, alto y ajustar a un porcentaje

En el mismo cuadro de Tamaño de página, en la pestaña Página, los campos Ancho y Alto permiten escribir las medidas a mano. Ahí verás los números en la unidad que hayas elegido: si la regla está en centímetros, verás 21 cm y 29,7 cm para A4. Estos dos campos son los que usa Excel para decidir cuánto ocupa cada página al imprimir.

En el libro Informe mensual, la hoja está pensada para imprimirse en A4 vertical. La tabla ocupa de la columna A a la H, y los totales llegan hasta la fila 40.

Poner 21 cm de ancho y 29,7 cm de alto en una hoja A4

Con la hoja Informe mensual abierta y la celda A1 seleccionada, abrimos el cuadro de Tamaño de página.

1. Ve a Disposición de página > Tamaño > Más tamaños….
2. En la pestaña Página, abre el desplegable Papel y elige A4 (21cm x 29,7cm).
3. Verás que los campos Ancho y Alto se rellenan solos con 21 cm y 29,7 cm.
4. Marca Vertical en Orientación.
5. Pulsa Aceptar.

Al volver a la hoja, en la ficha Vista > Vista previa de saltos de página verás los saltos en color azul ajustados a A4. Si tu pantalla ya muestra la regla en centímetros (paso anterior), los números del papel coincidirán con los de la regla.

Reducir a un porcentaje para que entre en una sola página

Si la tabla es más ancha que el área imprimible, tienes dos opciones: girarla a horizontal o reducirla a un porcentaje. La escala vive en el mismo cuadro de Tamaño de página, en el grupo Escala de la pestaña Página.

1. Abre Disposición de página > Tamaño > Más tamaños….
2. En el grupo Escala, marca Ajustar a.
3. Deja 1 en los dos campos (1 página de ancho por 1 de alto).
4. Pulsa Aceptar y comprueba la vista previa: si aún se sale, repite con un 90 %; si todavía, con un 75 %.

Otra forma rápida es usar la cinta: Disposición de página > Ajustar área de impresión > Ancho: 1 página, y luego Altura: 1 página, que equivale a dejar el ajuste a una página y bajar el porcentaje automáticamente.

La escala que usa Excel: puntos, píxeles, pulgadas y centímetros

Excel no trabaja directamente con centímetros al imprimir: convierte las medidas en puntos tipográficos (la unidad que usan las impresoras). Un centímetro equivale a 28,35 puntos y a 0,39 pulgadas; una pulgada, a 72 puntos. La función CONVERTIR (en inglés CONVERT) sirve para pasar de una unidad a otra sin tener que recordar el factor.

Convertir medidas con la función CONVERTIR

La función CONVERTIR toma un número, la unidad de origen y la unidad de destino, y devuelve el equivalente. Su sintaxis es:

=CONVERTIR(número; de_unidad; a_unidad)

En una hoja vacía, escribe en A1 "21 cm" (sin las comillas), en A2 "29,7 cm" y en A3 "1 cm".

1. Selecciona B1 y escribe =CONVERTIR(21;"cm";"in"). Pulsa Entrar.
2. Selecciona B2 y escribe =CONVERTIR(29,7;"cm";"pt"). Pulsa Entrar.
3. Selecciona B3 y escribe =CONVERTIR(1;"cm";"pt"). Pulsa Entrar.

Ajustar los márgenes al tamaño real del papel

Los márgenes son el espacio blanco entre el borde del papel y la tabla. Los predefinidos de Excel son los Normal (2,54 cm arriba, abajo, izquierda y derecha) y el conjunto Ancho/Estrecho que reduce los laterales a 1,91 cm y arriba/abajo a 1,27 cm. Si tu tabla tiene muchas columnas, cambiar de Normal a Estrecho te ahorra el equivalente a una columna sin tocar la escala.

En el libro Informe mensual, los totales de la fila 8 aún se ven bien con Normal, pero la columna H (Acumulado) se sale del área imprimible en A4 vertical. Probamos a estrechar márgenes.

Centrar la tabla en la página con Márgenes personalizados

1. Ve a Disposición de página > Márgenes > Márgenes personalizados….
2. En la pestaña Márgenes, deja Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho en 2,54 cm (Normal).
3. En el grupo Centrar en la página, marca Horizontalmente.
4. Pulsa Aceptar.

Al volver a la hoja, en la vista previa de saltos verás la tabla centrada entre los márgenes laterales, con el mismo espacio blanco a izquierda y a derecha.

El área de impresión: decidir qué celdas se imprimen

Por defecto, Excel imprime todo lo que tenga datos en la hoja. Si solo quieres imprimir una parte (por ejemplo, la tabla de A1 a H8 del informe, sin las notas de la columna J), defines un área de impresión y Excel ignora el resto. La opción está en Disposición de página > Área de impresión > Establecer área de impresión, después de seleccionar el rango.

En el libro Informe mensual, el área de impresión será exactamente A1:H8, la tabla con los totales.

Quitar el área de impresión cuando ya no la necesitas

1. Selecciona el rango A1:H8 en la hoja Informe mensual.
2. Ve a Disposición de página > Área de impresión > Establecer área de impresión.
3. Abre Vista > Vista previa de saltos de página para comprobar que solo se marca A1:H8.
4. Cuando quieras volver a imprimir toda la hoja, abre Disposición de página > Área de impresión > Borrar área de impresión.

Por qué la hoja sale más grande o más chica de lo esperado

Estos son los tres tropiezos más habituales al imprimir: la impresora que decide el papel por su cuenta, las unidades de la regla que no están en centímetros y el ajuste a escala que aún no entra.

La impresora tiene su propio tamaño por defecto

Aunque en la vista previa de Excel veas A4, al imprimir sale en Carta. La causa es que la impresora guarda su propio tamaño por defecto, distinto del de Excel. La solución está en el cuadro de propiedades de la impresora, no en Excel.

1. Abre Archivo > Imprimir.
2. Pulsa Propiedades de la impresora (el enlace está debajo del nombre de la impresora).
3. En la pestaña Papel/Calidad (o Diseño, según la marca), cambia el Tamaño a A4.
4. Pulsa Aceptar y vuelve a Aceptar en la ventana de Imprimir.

La regla está en pulgadas y crees haber puesto 21 cm

Escribes 21 en el campo Ancho del cuadro Tamaño de página pensando que son centímetros y Excel lo guarda como 21 pulgadas (53,34 cm). El papel sale en un rollo continuo o no cabe en ninguna bandeja. La unidad de la regla sigue en pulgadas porque no la cambiaste en Opciones.

1. Abre Archivo > Opciones > Avanzadas.
2. En Mostrar > Unidades de la regla, elige Centímetros.
3. Pulsa Aceptar, vuelve a Disposición de página > Tamaño > Más tamaños… y comprueba que el campo Ancho ahora muestra 21 cm.

Reducir al 75 % a veces no entra todo

Bajas la escala al 75 % y la última columna sigue saliéndose del área imprimible. La causa es que la columna I (que no está en el área de impresión A1:H8) tiene un ancho desproporcionado, o que la suma de anchos de columna supera el ancho de página menos los márgenes. La forma más rápida de verlo es ir a Vista > Vista previa de saltos de página y mirar dónde caen las líneas azules verticales: la última línea marca el borde derecho del área imprimible.

1. Quita la escala: Disposición de página > Tamaño > Más tamaños… > Ajustar escala: 100%.
2. Reduce el ancho de la columna I a un valor normal (doble clic en el borde derecho de la cabecera).
3. Si la tabla sigue sin caber, pasa a A3 (Disposición de página > Tamaño > A3), que tiene 29,7 cm de ancho.

Lo que ya sabes hacer con las medidas de la hoja

• Cambiar las unidades de la regla a centímetros en Archivo > Opciones > Avanzadas.
• Elegir entre A4, A3, Carta y Legal desde Disposición de página > Tamaño.
• Ajustar el ancho y el alto a mano en la pestaña Página del cuadro Tamaño de página.
• Bajar la escala al 90 % o al 75 % (o marcar Ajustar a 1 página) para que la tabla entre en una sola hoja.
• Centrar la tabla horizontalmente desde Márgenes personalizados.

El siguiente paso natural es decidir tú mismo dónde se corta la página cuando la tabla no cabe en una sola hoja: con saltos de página manuales. Lo verás en el próximo tutorial.

Dudas al ajustar las medidas de la hoja en Excel

Dudas al ajustar las medidas de la hoja en Excel