Excel Microsoft 365: qué trae y cómo aprovecharlo al máximo

Excel Microsoft 365 es la versión de Excel que se actualiza por Internet y que añade funciones nuevas sin tener que cambiar de programa. En este tutorial trabajarás con un libro de ejemplo llamado Ventas2026, verás qué planes lo incluyen, cómo se usa Copilot para pedir fórmulas con palabras, y practicarás con BUSCARX, LET y LAMBDA. El contenido sirve para Excel 2021, 2024 y Microsoft 365; en Excel 2019 o anterior verás #¿NOMBRE? al escribir las funciones nuevas.

Qué es Excel Microsoft 365 y en qué se diferencia de Excel 2019 o 2021

Excel Microsoft 365 es el mismo programa de siempre, pero se actualiza solo desde la nube. Cada mes llegan funciones nuevas, retoques de seguridad y, según el plan, el asistente Copilot integrado. En Excel 2019 o 2021 compraste una versión fija: lo que había el día del lanzamiento es lo que tendrás hasta que cambies de equipo. En Microsoft 365, en cambio, el programa "crece" mientras pagas la suscripción.

La diferencia práctica se nota en dos cosas. La primera son las matrices dinámicas y funciones como BUSCARX, LET o LAMBDA, que solo existen en Excel 2021, 2024 y Microsoft 365. La segunda es Copilot, un panel a la derecha de la hoja que entiende instrucciones en lenguaje natural y propone fórmulas, tablas o resúmenes sobre tus datos.

En todo lo demás, el manejo es idéntico: la cinta de opciones, las fórmulas con punto y coma, los atajos Ctrl+C y Ctrl+V, los 1.048.576 filas por hoja. Si vienes de Excel 2019, lo único que cambia de verdad es que ahora recibes novedades sin hacer nada.

Los planes de Microsoft 365 con Excel de escritorio

El plan que elijas decide qué Excel tienes delante. Esta tabla resume los principales; los precios cambian por país y solo se dan como referencia.

Dónde está Copilot en Excel y qué sabes preguntarle

Copilot vive en una pestaña propia de la cinta, llamada Copilot, y abre un panel a la derecha de la ventana. Al hacer clic en su icono aparece un cuadro de texto donde escribes lo que necesitas en lenguaje natural. Desde julio de 2026, en los planes que lo incluyen, puedes elegir entre dos modelos: GPT-5.6 de OpenAI y Claude Opus 5 de Anthropic; el selector está en la parte superior del panel.

Lo que recibe Copilot es el contenido de la hoja activa, los nombres de las tablas y el contexto del libro. Lo que tú recibes es una propuesta: una fórmula, una tabla nueva o un análisis. Siempre tienes un botón Aceptar y otro Rechazar antes de que toque tus celdas.

Lo que Copilot puede hacer en una hoja

• Escribir una fórmula a partir de una frase ("suma solo los importes de la columna D donde la categoría sea Logística").
• Crear una tabla con un rango que le indiques y aplicarle formato.
• Explicar una fórmula que ya tienes pegándola en el cuadro.
• Resumir un rango en una celda con palabras (media, máximo, valor que más se repite).
• Probar variantes de un cálculo para que compares.

Lo que Copilot necesita para responder bien

Para que Copilot trabaje sobre tu libro, el archivo debe estar guardado en OneDrive o SharePoint y tener AutoSave encendido. Si el libro está en el disco duro local, Copilot no aparece o muestra un aviso pidiendo que lo subas a la nube.

También ayuda que la primera fila de tus tablas tenga títulos claros (Fecha, Importe, Categoría) y que no haya celdas combinadas ni espacios en blanco dentro de los rangos: Copilot se guía por la forma de los datos y se confunde si las columnas empiezan en filas distintas.

Tu primera hoja con Copilot en Excel Microsoft 365

Vamos a montar el libro Ventas2026 que atravesará todo el tutorial. Empieza con un libro nuevo en blanco, guárdalo como Ventas2026.xlsx en tu OneDrive y enciende AutoSave.

1. Abre Excel y elige Libro en blanco.
2. Ve a Archivo > Guardar como > OneDrive y escribe Ventas2026.
3. En la celda A1 escribe Producto, en B1 Unidades, en C1 Precio.
4. Rellena las filas 2 a 6 con estos datos:

Pedir una fórmula a Copilot paso a paso

1. Haz clic en la pestaña Copilot de la cinta.
2. En el panel, escribe: Crea una columna Importe que multiplique Unidades por Precio.
3. Pulsa Enviar.
4. Revisa la propuesta. Verás algo como =B2*C2 y un rango sugerido en D2:D6.
5. Pulsa Aceptar para que la fórmula entre en las celdas.

Formatear la tabla con un solo prompt

Ahora vamos a convertir el rango A1:D6 en una tabla con formato de moneda en pesos mexicanos (MXN).

1. Selecciona el rango A1:D6.
2. En el panel de Copilot, escribe: Convierte A1:D6 en una tabla con encabezado y formato de moneda en MXN.
3. Pulsa Enviar y luego Aceptar.
4. Comprueba en Inicio > Dar formato como tabla que la tabla aparece listada.

Pedir a Copilot que te explique una fórmula que ya tienes

Imagina que heredas un libro y no entiendes una fórmula. Crea una hoja nueva en Ventas2026 llamada Notas, copia la fórmula en una celda y pídesela a Copilot. Aquí tienes un ejemplo real: una búsqueda con BUSCARX (XLOOKUP).

1. En el panel de Copilot escribe: Explícame qué hace esta fórmula: =BUSCARX(B5;A2:A6;C2:C6;"No encontrado").
2. Pulsa Enviar.
3. Lee la respuesta: Copilot te dirá que busca el valor de B5 en el rango A2:A6 y, si lo encuentra, devuelve el valor correspondiente de C2:C6; si no, muestra "No encontrado".
4. Al final de la explicación verás una cita con la página de ayuda de BUSCARX en support.microsoft.com.

Las funciones nuevas que solo están en Microsoft 365

BUSCARX, las matrices dinámicas, LET y LAMBDA aterrizaron en Excel en 2021 y siguen llegando solo a Microsoft 365, Excel 2021 y Excel 2024. Si las usas en Excel 2019 o anterior, el resultado es #¿NOMBRE?.

La idea es sencilla: BUSCARX reemplaza a BUSCARV sin los líos de contar columnas ni del orden de los datos. LET te permite nombrar un cálculo intermedio para no repetirlo. LAMBDA te permite crear funciones personalizadas a partir de otras fórmulas.

BUSCARX para buscar un precio sin los líos de BUSCARV

En la hoja Productos del libro Ventas2026 tienes un catálogo y quieres traer el precio de un código.

1. Crea una hoja llamada Productos.
2. En A1 escribe Código, en B1 Nombre, en C1 Precio.
3. Rellena A2:C6:

1. En F1 escribe Código a buscar, en F2 escribe P003.
2. En G2 escribe la fórmula y arrástrala hacia abajo:

=BUSCARX(F2;A2:A6;C2:C6;"No encontrado")

LET y LAMBDA para no repetir la misma fórmula

LET nombra un cálculo para que la fórmula sea más legible y rápida. LAMBDA convierte un cálculo en una función reutilizable.

1. En la hoja Ventas, en E1 escribe Bono.
2. Pide a Copilot: Crea una columna Bono que sea Importe por 0,1 si Importe es mayor de 1.000 MXN y 0 si no.
3. Acepta. Verás algo como =SI(D2>1000;D2*0,1;0).

1. Ahora pídele a Copilot: Reemplaza el cálculo por una función LAMBDA llamada Bono que reciba Importe y devuelva el 10% si supera 1.000 MXN.
2. Acepta. Verás en el libro algo como:

=Bono(D2)

Y en el Administrador de nombres (Fórmulas > Administrador de nombres), Copilot habrá creado la función:

=LAMBDA(importe;SI(importe>1000;importe*0,1;0))

Lo que no puedes hacer con Copilot en Excel

Copilot es un ayudante, no un piloto automático. Estas son las cosas que no sabe (o no debe) hacer.

No crea el archivo desde cero: necesita una hoja con datos para trabajar. No edita fuera de la hoja activa: si le pides que cambie otra hoja, primero tienes que seleccionarla. No ejecuta macros VBA, ni las puede crear desde cero: Excel para la web tampoco ejecuta VBA, y Copilot hereda esa limitación. Y depende de la licencia: si tu plan no incluye Copilot, el icono no aparece o te pide que actualices.

Por qué Copilot a veces no aparece en la cinta

1. Ve a Archivo > Cuenta y mira la sección Producto de Microsoft 365.
2. Si dice "Excel para Microsoft 365" pero el plan es Basic o Apps for business sin complemento, Copilot no está incluido.
3. Si el libro está guardado en el disco local (C:\Users\…), guárdalo en OneDrive o SharePoint.
4. Si tu organización usa el canal Monthly Enterprise, Copilot puede tardar hasta 28 días en llegar; pide al administrador que cambie a Current Channel.

Por qué Copilot propone una fórmula que falla

A veces Copilot devuelve una fórmula que no encaja con tus datos. Tres causas habituales:

1. Rango mal interpretado: Copilot incluyó el título dentro del rango. Pídele que lo descarte: "usa solo A2:A6, sin la fila de encabezado".
2. Referencia a otra hoja que no existe: le dijiste "busca en Clientes" pero la hoja se llama Cliente. Dile el nombre exacto.
3. Decimales con punto: escribiste 1.000 y tu Excel espera 1,000. Reescribe la instrucción con coma.

Lo que ya sabes hacer con Excel Microsoft 365

• Tienes un plan con el Excel adecuado para lo que necesitas (Personal o Family si eres particular; Business Standard si eres empresa).
• Copilot es un ayudante, no un piloto automático: le pides, lees, aceptas o rechazas.
• Las funciones nuevas (BUSCARX, LET, LAMBDA) llegan solas a tu Excel sin que tengas que actualizar nada.
• Tu libro vive en OneDrive o SharePoint, con AutoSave encendido, para que Copilot pueda trabajar sobre él.
• El siguiente paso es abrir tu propio libro y pedirle a Copilot la primera fórmula real que te ahorraría trabajo hoy.

Dudas al usar Excel Microsoft 365

• ¿Excel Microsoft 365 es lo mismo que Excel 2024?
• ¿Qué plan de Microsoft 365 incluye Copilot en Excel?
• ¿Cómo sé si Copilot está disponible en mi Excel?
• ¿BUSCARX funciona en Excel 2019?
• ¿Puedo usar Copilot en un libro guardado en mi disco duro?

Preguntas frecuentes