Plantilla de ingresos y egresos en Excel: cómo armarla gratis

Una plantilla de ingresos y gastos es una hoja de cálculo donde anotas, mes a mes, lo que entra y lo que sale de tu bolsillo, con totales automáticos y un resumen visual. Te sirve para saber en qué se te va el dinero, detectar picos de gasto y decidir cuánto puedes ahorrar, todo dentro de un libro .xlsx normal, sin macros y sin enviar datos a ningún sitio.

En este tutorial montas la plantilla desde cero en un libro con cuatro hojas (Ingresos, Gastos, Resumen e Instrucciones), le pones listas desplegables a las categorías, calculas totales por mes con SUMAR.SI.CONJUNTO y le añades dos gráficos que se actualizan solos. Lo que aprendas aquí funciona en Excel 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365, y también en Excel para la web.

Qué es una plantilla de ingresos y gastos y para qué te sirve

Una plantilla de ingresos y gastos es un libro de Excel pensado para que apuntes cada movimiento de dinero en su fila y veas, sin hacer cuentas a mano, cuánto has ganado, cuánto has gastado y en qué. La idea es simple: dos hojas para escribir (Ingresos y Gastos), una hoja que resume los números (Resumen) con totales por mes y por categoría, y otra hoja con las instrucciones de uso.

La plantilla no usa macros ni se conecta a tu banco: los datos los metes tú, con tus categorías (Alquiler, Suministros, Nómina, Freelance…) y con el método de pago que uses (efectivo, tarjeta, transferencia). A cambio, te devuelve totales automáticos y gráficos que se refrescan al añadir filas, así puedes ver de un vistazo si el mes va bien o si te estás pasando de presupuesto.

La plantilla de partida: qué trae y qué puedes cambiar

La plantilla está pensada como un libro de Excel clásico, de cuatro hojas, que se puede abrir, ampliar y guardar sin instalar nada. Trae lo justo para funcionar el primer día, pero está montada con tablas y listas, así que cuando crezca contigo no se rompe: si añades una categoría nueva, solo la escribes en la lista y aparece en el desplegable; si añades un mes nuevo, los gráficos lo cogen solos.

Las hojas, sus columnas y los formatos de número y fecha

Cada hoja tiene un papel claro y unas columnas fijas. Los formatos de fecha y de moneda se aplican una sola vez a las cabeceras y, gracias a la tabla, se mantienen al añadir filas.

La columna A usa formato de fecha corta dd/mm/aaaa y la columna D formato Moneda con dos decimales. La hoja Categorías (que crearás más adelante) vive aparte, con una sola columna, para alimentar los desplegables.

Listas desplegables, filtros y formato condicional que ya vienen montados

Para que la plantilla sea cómoda desde el primer día, lleva tres ayudas visuales: una lista desplegable en la columna Categoría de Ingresos y Gastos para no escribir a mano, otra en Método de pago, y un filtro automático en cada cabecera para ordenar y buscar rápido.

Además, en la hoja Resumen hay un formato condicional que pinta en rojo los meses en los que los gastos superan a los ingresos, y en verde los que van sobrados. Todo se monta desde la cinta, sin código.

Crear tu libro desde cero: las cuatro hojas y sus cabeceras

Empezamos con un libro en blanco. Lo primero es crear las cuatro hojas y escribir las cabeceras de las dos hojas de datos, que son las que más se van a usar. El resto del tutorial parte de aquí: cada paso deja el libro un poco más listo.

1. Abre Excel y guarda el libro como Mi-presupuesto.xlsx (Archivo > Guardar como).
2. Verás una sola hoja llamada Hoja1. Renómbrala a Ingresos (doble clic en la pestaña).
3. Añade una hoja nueva con el botón + junto a las pestañas y llámala Gastos.
4. Repite para crear Resumen y Instrucciones.
5. En Ingresos, escribe en la fila 1 las cabeceras: A1 Fecha, B1 Categoría, C1 Descripción, D1 Monto, E1 Método de pago.
6. En Gastos, copia A1:E1 y pégalo en la fila 1 de Gastos.

Dar formato a fechas y moneda en un par de clics

Ahora que las cabeceras están, hay que dar formato a las columnas de fecha y de moneda para que los datos se vean bien y las fórmulas de totales funcionen como fechas y números reales, no como texto.

1. En la hoja Ingresos, haz clic en la cabecera de la columna A para seleccionar toda la columna.
2. Ve a Inicio > Número > Formato de número, elige Fecha corta y pulsa Aceptar.
3. Selecciona la columna D de la misma hoja.
4. En Inicio > Número, abre el cuadro y elige Moneda con 2 decimales.
5. Repite los pasos en la hoja Gastos.

Convertir los datos en una tabla para que las fórmulas crezcan solas

Convertir el rango en tabla hace dos cosas muy útiles: las fórmulas que apunten a la tabla (por ejemplo Gastos[Monto]) se estiran solas al añadir filas, y los filtros y estilos de tabla aparecen automáticamente.

1. En la hoja Ingresos, selecciona A1:E1 (o A1:E5 si ya tienes datos).
2. Ve a Insertar > Tablas > Tabla.
3. Marca la casilla «La tabla tiene encabezados» y pulsa Aceptar.
4. En la pestaña Diseño de tabla que aparece, cambia el nombre de la tabla a Ingresos (en el cuadro Nombre de tabla, arriba a la izquierda).
5. Repite en la hoja Gastos y llama a esa tabla Gastos.

Listas desplegables para no escribir categorías a mano

Escribir la categoría a mano en cada fila es lento y acaba produciendo errores (Comida, comidas, COMIDA…). Una lista desplegable obliga a elegir entre los valores que tú has definido y mantiene los datos limpios para que las fórmulas de total por categoría funcionen.

En este tutorial montas la lista de dos formas: primero con los valores escritos a mano en el propio cuadro de validación, y después con los valores en una hoja aparte, que es la forma que se usa en una plantilla de verdad porque permite ampliarla sin tocar el cuadro.

La lista escrita a mano en el cuadro Validación de datos

Esta es la forma rápida, útil para probar. Los valores van directamente en el campo Origen, separados por punto y coma.

1. En la hoja Gastos, selecciona B2:B1000 para cubrir todas las filas de la tabla.
2. Abre Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
3. En Permitir, elige Lista.
4. En Origen, escribe: Alquiler;Suministros;Alimentación;Transporte;Ocio;Nómina;Freelance.
5. Pulsa Aceptar.

La lista sacada de una hoja Categorías que puedes ampliar

El problema de escribir la lista en el propio cuadro es que, cuando quieras añadir una categoría (por ejemplo Mascotas), tienes que volver a abrir Validación de datos y editar el Origen. La forma limpia es tener la lista en una hoja aparte y decirle a la validación que la lea de ahí.

1. Crea una hoja nueva llamada Categorías.
2. En F1 escribe Categoría y en F2:F6 escribe Alquiler, Suministros, Alimentación, Transporte, Ocio.
3. En la hoja Gastos, selecciona B2:B1000.
4. Abre Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
5. En Permitir, deja Lista y en Origen escribe =$F$2:$F$6.
6. Pulsa Aceptar.

Solución con una tabla que crece sola

La solución es convertir la lista de categorías en una tabla con nombre y decirle a la validación que apunte a la columna de esa tabla. Así, al añadir una fila, la tabla crece y el desplegable se actualiza solo.

1. En la hoja Categorías, selecciona F1:F6.
2. Inserta > Tablas > Tabla, marca «La tabla tiene encabezados» y acepta.
3. En la pestaña Diseño de tabla, llama a la tabla Categorías.
4. Vuelve a la hoja Gastos, abre Validación de datos para B2:B1000.
5. En Origen escribe =INDIRECTO("Categorías[Categoría]") y acepta.

=INDIRECTO("Categorías[Categoría]")

Fórmulas de totales por mes y por categoría

Con los datos ya entrando en la plantilla, llega la parte útil de verdad: que Excel sume por ti. En la hoja Resumen vas a montar una cuadrícula con los meses en la fila 1, las categorías en la columna A, y una fórmula SUMAR.SI.CONJUNTO (en inglés SUMIFS) que cruce mes y categoría para sacar el total. Esto te permite ver, de un vistazo, en qué mes gastaste más en Alimentación o cuánto entró por Freelance en marzo.

SUMAR.SI.CONJUNTO con fechas, mes y categoría

La fórmula SUMAR.SI.CONJUNTO suma un rango siempre que se cumplan varias condiciones a la vez. Aquí imponemos tres: que la categoría sea la de la fila, que la fecha sea igual o posterior al primer día del mes, y que sea anterior al primer día del mes siguiente. Para el último día del mes se usa FIN.MES (en inglés EOMONTH).

1. En la hoja Resumen, escribe los doce meses en B1:M1 como fechas reales (por ejemplo, 01/01/2026, 01/02/2026…) y dales formato de mes abreviado (mmm).
2. En la columna A, a partir de A2, escribe las categorías: Alquiler, Suministros, Alimentación, Transporte, Ocio, Nómina, Freelance.
3. En B2 escribe la fórmula y arrástrala a todo el rango B2:M8.

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Gastos[Monto];Gastos[Categoría];$A2;Gastos[Fecha];">="&B$1;Gastos[Fecha];"<"&FIN.MES(B$1;0)+1)

Totales del mes, diferencia ingresos menos gastos y acumulado del año

La cuadrícula de categorías está bien para el detalle, pero lo primero que se mira cada mes es el total: cuánto entró, cuánto salió y si vas en positivo. Eso se resume en cuatro filas: Total Ingresos, Total Gastos, Diferencia y Acumulado.

1. En la hoja Resumen, deja dos filas vacías debajo de la cuadrícula de categorías (filas 10 y 11) y escribe en A10 Total Ingresos, en A11 Total Gastos, en A12 Diferencia y en A13 Acumulado.
2. En B10 escribe la fórmula de suma del mes para ingresos y arrástrala a la derecha hasta M10.
3. Repite para B11 con la tabla Ingresos.
4. En B12 escribe =B10-B11 y arrastra.
5. En B13 escribe =B12 y en C13 escribe =B13+C12; después arrastra C13 hasta M13.

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Ingresos[Monto];Ingresos[Fecha];">="&B$1;Ingresos[Fecha];"<"&FIN.MES(B$1;0)+1)

=B10-B11

=C12+B13

El gráfico de la hoja Resumen que se actualiza solo

Una tabla con doce columnas de números se entiende, pero un gráfico se entiende mejor. En esta sección montas dos gráficos en la hoja Resumen: uno de columnas para ver mes a mes cuánto entró y cuánto salió, y uno circular para ver en qué se va el dinero dentro de un mes concreto. Los dos usan los nombres de las tablas, así que se actualizan al añadir filas.

Gráfico de barras de ingresos y gastos mes a mes

El gráfico de columnas agrupadas es el más claro para comparar dos series mes a mes. Aquí las series son los totales de Ingresos y de Gastos de la fila 10 y la fila 11, y las categorías son los meses.

1. En la hoja Resumen, selecciona B9:M11 (las cabeceras de mes en la fila 9 más las dos filas de totales; si no tienes fila 9, incluye B1:M1 como cabeceras).
2. Ve a Insertar > Gráficos > Gráfico de columnas agrupadas.
3. En la pestaña Diseño del gráfico, pon el título «Ingresos vs Gastos 2026».
4. Arrastra el gráfico para colocarlo debajo de la tabla de totales.

Gráfico circular de gastos por categoría del mes en curso

El gráfico de barras responde a «¿cómo voy mes a mes?»; el circular responde a «¿en qué se me va el dinero este mes?». Para montarlo necesitas los totales por categoría de un solo mes: el último con datos.

1. En la hoja Resumen, identifica el último mes con gastos (la columna de la derecha cuya fila 11 no esté a cero).
2. Selecciona las celdas de la columna A con las categorías (A2:A8) y, manteniendo Ctrl pulsado, selecciona la columna de ese mes (por ejemplo H2:H8).
3. Inserta > Gráficos > Gráfico circular.
4. En Diseño del gráfico, marca la opción de etiquetas de datos con porcentaje y mueve la leyenda a la derecha.

Errores habituales al usar y ampliar la plantilla

Una plantilla tan sencilla como esta también tiene sus trampas. Las tres que más se repiten son: pegar datos saltándose la validación, gráficos que no se actualizan, y la columna de moneda que muestra ### en vez del número. Las tres tienen arreglo.

Pegar encima borra la lista desplegable sin avisar

Si copias una celda de otra hoja (por ejemplo Comidas) y la pegas en la columna Categoría, Excel sobrescribe la regla de validación sin avisar. La celda deja de tener desplegable y puede contener cualquier texto.

1. Vuelve a abrir la validación: Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
2. Cambia el Origen a =INDIRECTO("Categorías[Categoría]") y acepta.
3. Para no volver a perderla al pegar, usa Ctrl+Alt+V (Pegado especial) y elige Validación, o pega solo valores con Ctrl+Mayús+V y vuelve a escribir la categoría desde el desplegable.

El gráfico no se actualiza al añadir filas nuevas

Si al crear el gráfico seleccionaste un rango fijo (Hoja1!$D$2:$D$50) en vez del nombre de la tabla, las filas nuevas se quedan fuera del gráfico aunque la tabla sí las incluya. Es el fallo más común al ampliar la plantilla.

1. Clic derecho sobre el gráfico > Seleccionar datos.
2. En Entradas de leyenda (Series), edita la serie y, en Valores de la serie, escribe =Gastos[Monto].
3. En Etiquetas del eje horizontal (categorías), escribe =Resumen!$B$1:$M$1.
4. Acepta dos veces y añade una fila nueva en Gastos: el gráfico la recoge.

La columna muestra «###» en vez del número

### significa que la columna es demasiado estrecha para el número con su formato de moneda. No es un error de la fórmula, es un aviso visual.

1. Haz doble clic en el borde derecho de la cabecera de la columna D (entre D y E).
2. Excel ajusta el ancho al contenido.
3. Si quieres hacerlo en varias columnas a la vez, selecciónalas y ve a Inicio > Celdas > Formato > Ancho de columna, y pon un valor, por ejemplo 14.

Dónde abrir la plantilla y qué cambia en cada programa

La plantilla se guarda como .xlsx y funciona sin cambios en Excel 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365, así como en Excel para la web. En Google Sheets y en LibreOffice Calc también se abre, pero con matices: las validaciones de datos y los formatos condicionales se conservan casi siempre, pero los gráficos pueden perder el formato exacto y algunas funciones como FIN.MES se llaman distinto o cambian de argumentos según el programa.

En Excel para la web todo lo que has montado funciona: tablas, validaciones, formato condicional, gráficos y SUMAR.SI.CONJUNTO. Lo que no puedes usar son las macros VBA (la plantilla no las usa) ni algunas opciones avanzadas de gráficos. En Excel para móviles la plantilla abre y se puede consultar, pero escribir datos en una pantalla pequeña con varias hojas resulta incómodo, así que lo razonable es usarla en el ordenador o en la web y consultar desde el móvil.

Lo que ya sabes hacer con tu plantilla de ingresos y gastos

• Crear un libro con cuatro hojas (Ingresos, Gastos, Resumen e Instrucciones) y cabeceras con formato de fecha y moneda.
• Convertir los datos en tablas con nombre para que las fórmulas se estiren solas al añadir filas.
• Montar listas desplegables con validación de datos, tanto escritas a mano como leídas de una tabla aparte que crece sola.
• Calcular totales por mes y por categoría con SUMAR.SI.CONJUNTO, incluyendo la diferencia ingresos menos gastos y el acumulado del año.
• Crear un gráfico de columnas agrupadas y un gráfico circular que se actualizan al añadir datos.

El siguiente paso es proteger la hoja Resumen para que nadie borre las fórmulas al compartir el libro: ve a Revisar > Proteger hoja, marca las acciones que quieras permitir (por ejemplo, seleccionar celdas) y pon una contraseña.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al montar tu plantilla de ingresos y gastos en Excel