Cómo hacer una plantilla de vacaciones en Excel con fórmulas y formato condicional

Una plantilla de vacaciones es una hoja de cálculo donde un equipo anota quién falta cada día y ve de un vistazo los que quedan. En este tutorial montas una desde cero en tu Excel: una hoja con los empleados, otra con los festivos del año, una tercera donde se apuntan las ausencias con su duración calculada, y los totales por persona y por departamento. Terminas con el archivo protegido para que dos personas no se pisen al rellenarlo a la vez.

Funciona en Excel para Microsoft 365, 2024, 2021, 2019, 2016 y 2013. Las funciones DIAS.LAB.INTL y los nombres de rango están disponibles desde Excel 2010. Si tu Excel está en una configuración regional con punto decimal (México, Estados Unidos), el separador de argumentos en las fórmulas será la coma en vez del punto y coma.

Qué es una plantilla de vacaciones y para qué te sirve

Una plantilla de vacaciones es un libro de Excel con tres hojas pensadas para coordinarse: una lista de personas con sus días totales al año, un calendario con los festivos que no cuentan como vacaciones, y un registro donde cada ausencia lleva fecha de inicio, fecha de fin y el número de días que consume. Con esos tres bloques, una fórmula calcula la duración automáticamente y otra suma lo que cada persona ha gastado. Así, de un vistazo, sabes quién se ha pasado, quién coincide con quién y cuántos días quedan.

La gracia es que se rellena una vez y se reutiliza todo el año. Cada vez que alguien pide vacaciones, abres el registro, apuntas las dos fechas y el cálculo se hace solo: descuenta fines de semana, descuenta festivos y descuenta del saldo. Si llevas las cuentas a mano, al final de julio estás recontando números en un papel; con la plantilla, el saldo está siempre actualizado y los errores se ven en rojo antes de que ocurran.

El libro que vas a montar aquí tiene cinco personas (Ana, Bruno, Carla, Diego y Eva), un único departamento compartido y 22 días de vacaciones por persona. Cuando lo tengas montado, podrás cambiar el número de empleados, los días que les corresponden o los festivos del año siguiente sin tocar las fórmulas.

Las piezas que tiene una plantilla de vacaciones

Una plantilla de vacaciones se compone de cinco piezas que se relacionan entre sí. La hoja de empleados es la fuente de la verdad sobre quién es quién y cuántos días le corresponden al año. La hoja de festivos es un calendario con las fechas que no cuentan como vacaciones (navidad, día nacional, fiestas locales). El registro de ausencias es donde se apuntan las solicitudes, una fila por cada periodo de vacaciones con su fecha de inicio, fecha de fin, empleado y tipo de ausencia. El cálculo de duración convierte cada periodo en días naturales o días laborables, según lo que la empresa compute. Y los totales por empleado y por departamento cierran la plantilla con el saldo que queda y con una vista agregada por equipo.

Cómo se monta la base: la hoja de empleados y los festivos

Antes de calcular nada necesitas los datos fijos del año: las personas que faltan y los días que no cuentan. Empiezas creando dos hojas: una con los empleados y otra con los festivos.

1. Abre un libro nuevo y, en la pestaña de abajo, haz doble clic sobre Hoja1 y escribe Empleados. Pulsa Entrar para confirmar.
2. Pulsa en la celda A1 y escribe Nombre. En B1, Departamento. En C1, Días totales.
3. Rellena las cinco filas con los datos del equipo.
4. Haz clic en la pestaña + para añadir una hoja nueva, llámala Festivos_2026 y apunta los seis festivos que vais a usar.
5. Selecciona el rango con los festivos (sin el encabezado), ve a la barra de fórmulas y escribe Festivos_2026. Pulsa Entrar para crear el nombre de rango. Así podrás usar Festivos_2026 dentro de las fórmulas en vez de escribir la dirección.

Crear la hoja de empleados con sus días anuales

Apuntar los festivos en una hoja aparte

Cómo se calcula la duración de cada ausencia

El registro de ausencias es una fila por cada periodo que alguien coge. Las columnas mínimas son Empleado, Tipo, Fecha inicio, Fecha fin y Días. La columna Días es la que hace el trabajo: cuenta cuántos días dura el periodo descontando fines de semana y festivos. Para este tutorial vamos a usar la columna Días en la columna E del registro (después de Fecha fin), pero la llamaremos «Días» en el encabezado.

Tienes dos formas de contar: días naturales (se cuentan todos, incluidos sábados y domingos) o días laborables (se cuentan solo de lunes a viernes y se quitan los festivos). La elección depende de cómo gestione las vacaciones tu empresa; aquí vas a ver las dos fórmulas y eliges la que necesites.

Días naturales con DIAS

=DIAS(K5;J5)+1

DIAS (en inglés, DAYS) resta la fecha final menos la fecha inicial y le suma uno para incluir ambos extremos. Úsala cuando en tu empresa las vacaciones se cuentan por días naturales, incluidos fines de semana.

Días laborables con DIAS.LAB.INTL y los festivos

=DIAS.LAB.INTL(J5;K5;1;Festivos_2026)

DIAS.LAB.INTL (en inglés, NETWORKDAYS.INTL) cuenta solo los días laborables entre dos fechas. El tercer argumento, 1, indica que el fin de semana es sábado y domingo. El cuarto argumento es el rango con nombre Festivos_2026, que le dice a Excel qué fechas descartar.

Los totales por empleado: usados, pendientes y por departamento

Una vez que el registro calcula los días por ausencia, necesitas saber cuánto lleva gastado cada empleado. Para eso, en la hoja Empleados añades dos columnas nuevas: Días usados (que suma todas las ausencias de esa persona) y Días pendientes (que resta los usados de los totales). Al final de la hoja, una fila extra agrupa el total por departamento.

La fórmula que suma las ausencias de cada persona

=SUMAR.SI.CONJUNTO('Registro'!E:E;'Registro'!A:A;A2)

SUMAR.SI.CONJUNTO (en inglés, SUMIFS) suma el rango Registro!E:E (los días) cuando el rango Registro!A:A (los empleados) coincide con el nombre de la celda A2 (Ana). Cuando arrastras el controlador de relleno hacia abajo, la referencia A2 se convierte en A3, A4, etc., y suma las ausencias de cada persona.

Para los días pendientes, la fórmula es todavía más sencilla:

=C2-D2

Resta los días totales (columna C) menos los días usados (columna D). Si el resultado es negativo, esa persona se ha pasado.

Marcar en rojo cuando alguien se pasa de días

1. Selecciona el rango D2:D6 en la hoja Empleados.
2. Ve a Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Es menor que…
3. Escribe 0 en el cuadro y elige Relleno rojo con texto rojo oscuro.
4. Pulsa Aceptar.

Evitar solapes y errores típicos al rellenarla

Las plantillas de vacaciones se rompen por dos motivos: fechas mal escritas y archivos compartidos por correo sin control. Los dos se arreglan con poco.

Por qué se cuentan días de más cuando faltan fechas

Cuando alguien empieza una ausencia y olvida apuntar la fecha de fin, la fórmula DIAS.LAB.INTL devuelve un número enorme (los días que median entre 1900 y la fecha de inicio) o un error. Lo correcto es envolver la fórmula en SI.ERROR para que muestre un aviso legible.

=SI.ERROR(DIAS.LAB.INTL(B2;C2;1;Festivos_2026);"Falta fecha fin")

SI.ERROR (en inglés, IFERROR) evalúa la fórmula; si da error, devuelve el texto que le pongas. Así, en vez de un #¡NUM! incomprensible, ves un aviso claro.

Por qué dos personas se apuntan las mismas fechas a la vez

Cuando el archivo se manda por correo y cada persona lo rellena por su lado, al final tienes tres versiones distintas y nadie sabe cuál vale. La solución es proteger la hoja para que solo se editen las celdas de datos, y abrir el archivo desde un sitio compartido (OneDrive, SharePoint, la carpeta de red de la oficina).

1. En la hoja Registro, selecciona las celdas donde se apuntan los datos (B2:E100, por ejemplo).
2. Haz clic derecho sobre la selección y elige Formato de celdas.
3. Ve a la pestaña Proteger y desmarca Bloqueada. Pulsa Aceptar.
4. Ahora ve a Revisar > Proteger hoja, escribe una contraseña y deja marcadas las opciones de selección de celdas bloqueadas y desbloqueadas. Pulsa Aceptar.

Con la hoja protegida, las celdas de datos (donde se escriben fechas y nombres) se pueden editar, pero las celdas con fórmulas y encabezados no. Si alguien intenta borrar una fórmula, Excel pide la contraseña.

Lo que ya sabes hacer con tu plantilla de vacaciones

• Tienes un libro con dos hojas de datos fijos (empleados y festivos) y una hoja de registro donde se apuntan las ausencias.
• Calculas la duración de cada ausencia en días laborables con DIAS.LAB.INTL, descontando los festivos del año.
• Los totales por empleado se actualizan solos con SUMAR.SI.CONJUNTO y el formato condicional marca en rojo a quien se pasa de días.
• La hoja está protegida con contraseña y los errores de fechas vacías se ven como avisos en vez de como números rotos.

El siguiente paso es convertir el rango Empleados y el rango Registro en Tablas de Excel: selecciona cada rango y pulsa Ctrl+T. Así, cuando añadas un empleado o una ausencia nueva, las fórmulas y el formato condicional se amplían solos sin tener que copiar ni arrastrar nada.

Datos verificados en octubre de 2026.

Dudas al usar tu plantilla de vacaciones en Excel