Cuando preparas un informe en Excel, lo normal es imprimirlo en A4, el tamaño de papel que se usa en la mayoría de los países. El problema es que muchas hojas nuevas de Excel vienen configuradas con otro tamaño (a menudo Carta) y al imprimir parte del contenido se corta, queda descentrado o se va a una segunda hoja sin que te enteres hasta que lo ves en papel.
En este tutorial vas a aprender a dejar una hoja a medida A4: cambiar el tamaño y los márgenes, decidir qué zona se imprime, ajustar el contenido para que quepa en una sola página y arreglar los tres tropiezos más típicos. El ejemplo recorre un libro entero, un pequeño informe de ventas trimestrales, desde la hoja en blanco hasta el PDF listo para archivar. Funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016, y los mismos pasos se aplican en Excel para la web y para Mac; lo que cambia es el cuadro de diálogo, que en Mac se abre desde Diseño > Tamaño.","## Qué es el A4 y por qué importa al imprimir desde Excel
El A4 es el tamaño de papel definido por el estándar internacional ISO 216: 210 mm de ancho por 297 mm de alto. La gracia de esta norma es que cada tamaño (A3, A4, A5…) guarda la misma proporción 1:√2, de modo que al partir un A4 por la mitad sale otro A4 en miniatura y al ampliarlo a A3 mantiene la escala. Por eso el A4 se ha convertido en el papel de uso general en la mayoría de los países y es el que esperan las impresoras de oficinas, los PDF que mandas por correo y la mayoría de las plantillas de informes.
En América convive con el formato Carta (216 x 279 mm), un poco más ancho y más corto, que es el que viene por defecto en Excel cuando Windows está configurado en inglés, español de México o español de Estados Unidos. Las dos medidas no son intercambiables: una hoja pensada para A4, al pasarla a Carta, deja un margen blanco extra a los lados o, peor, se sale por abajo y aparece una segunda página con una sola línea.
El caso típico es un informe con dos gráficos. Lo has diseñado con los anchos de columna para A4, le das a Imprimir y aparece una hoja extra con la última fila de la tabla o la mitad inferior del segundo gráfico. No es un problema de la impresora, es que la hoja está configurada en otro tamaño o el área de impresión no está bien definida. De aquí en adelante vamos a ver cómo evitarlo.
Dónde se decide el tamaño de la hoja en Excel
Toda la configuración de página se concentra en un único cuadro de diálogo, Configurar página, que es el que se usa para cambiar el tamaño del papel, los márgenes, la orientación, los saltos de página, los encabezados y pies, y la escala. Se abre desde la cinta con esta ruta:
Al abrirlo verás cuatro pestañas: Página, Márgenes, Encabezado y pie de página, y Hoja. La pestaña Página es la del tamaño y la orientación; la pestaña Márgenes controla los cuatro márgenes y el centrado en la página; la pestaña Hoja sirve para definir el área de impresión y la escala. Las vamos a ver una por una.
Tamaño: las opciones de papel que reconoce Excel
En la pestaña Página, el primer grupo se llama Tamaño de papel y tiene un desplegable con los formatos que reconoce Excel. Los más habituales:
| Tamaño | Medidas (mm) | Uso habitual |
|---|---|---|
| A3 | 297 x 420 | planos, pósters pequeños |
| A4 | 210 x 297 | informes, facturas, oficios |
| A5 | 148 x 210 | tarjetas, tickets |
| Carta (Letter) | 216 x 279 | oficinas en México, EE. UU., Canadá |
| Oficio (Legal) | 216 x 356 | contratos, actas |
| Tabloide (Tabloid) | 279 x 432 | pósters, presentaciones |
| Ejecutivo | 184 x 267 | sobres y cartas antiguas |
Si A4 no aparece en tu lista, suele ser porque el driver de la impresora que tienes seleccionada no lo declara. Más adelante, en la sección de errores, vemos cómo arreglarlo.
Orientación: vertical y horizontal
En el mismo cuadro, debajo de Tamaño, está el grupo Orientación con dos opciones:
Vertical es la posición de retrato: la hoja mide 21 cm de ancho y 29,7 cm de alto. Es la opción por defecto y la que usarás para la mayoría de informes y tablas. Horizontal (apaisado) gira la página y queda 29,7 cm de ancho por 21 cm de alto; recurre a ella cuando la tabla tenga más columnas de las que caben en vertical, por ejemplo un calendario anual o un cuadro con muchos indicadores.
Márgenes: superior, inferior, izquierdo y derecho
Pasa a la pestaña Márgenes. Aquí defines los cuatro blancos alrededor del contenido, más el espacio del encabezado y del pie.
Los valores por defecto son 2,54 cm arriba y abajo y 2,54 cm a cada lado, que coincide con los 2,54 cm (una pulgada) de la mayoría de impresoras. Si abres Excel en un equipo configurado con sistema métrico, los verás en centímetros. Si abres un libro guardado en un equipo con sistema anglosajón, pueden aparecer en pulgadas (1" o 0,5"). Conviene escribir siempre la unidad (cm, mm o ") para que Excel no confunda el valor.
| Margen | Valor típico (cm) | Cuándo cambiarlo |
|---|---|---|
| Superior | 2,0 – 2,5 | bajarlo a 1,5 para aprovechar papel |
| Inferior | 2,0 – 2,5 | subirlo a 3 para dejar sitio al pie de página |
| Izquierdo | 2,5 – 3,0 | subirlo si vas a encuadernar o grapar |
| Derecho | 2,0 – 2,5 | bajar a 1,5 cuando la tabla llega al borde |
Encabezado, pie de página y centrado
La pestaña Encabezado y pie de página sirve para añadir textos repetidos arriba o abajo (número de página, fecha, título del informe) y se conecta con la pestaña Insertar > Encabezado y pie de página. La pestaña Márgenes, en su parte baja, tiene el grupo Centrar en la página con dos casillas:
Marcando Horizontal el contenido se centra de izquierda a derecha en la página, y con Vertical se centra de arriba abajo. Cuando el contenido ocupa menos que la página, marcar ambas es la forma más rápida de que el informe quede alineado en lugar de pegado a la esquina superior izquierda.
Poner una hoja en A4 paso a paso
Vamos a montar el libro. Es un informe de ventas trimestrales con cuatro columnas: Trimestre, Zona, Ventas y Variación. Lo primero es tener los datos en la hoja.
- Abre un libro nuevo y en la celda B2 escribe la fórmula
=ALEATORIO.ENTRE(1000;9000)y cópiala hacia abajo hasta B6, en la columna A escribe los nombres de las zonas y en la C los trimestres. - Selecciona la celda B2 para tener una referencia clara.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Zona | Trimestre | Ventas (EUR) | Variación % |
| 2 | Norte | T1 | 4.320 | 5 |
| 3 | Sur | T1 | 2.810 | -2 |
| 4 | Centro | T2 | 6.540 | 8 |
| 5 | Este | T2 | 1.950 | -4 |
| 6 | Oeste | T3 | 5.120 | 3 |
- Abre el cuadro Configurar página con la ruta Disposición de página > Configurar página > Configurar página.
- En la pestaña Página, cambia Tamaño a A4 (21 x 29,7 cm) y deja la orientación en Vertical.
- Abre la pestaña Márgenes y escribe 2 cm en Superior e Inferior y 2,5 cm en Izquierdo y Derecho. Marca Centrar en la página > Horizontal para que el contenido no quede pegado al borde.
- Pulsa Aceptar.
- Para ver cómo va a quedar, abre Archivo > Imprimir o pulsa Ctrl+P / Cmd+P y mira la vista previa de la derecha.
Ajustar el contenido al A4 para que no se corte
Ahora vamos a ampliar la tabla con dos columnas más (Objetivo y Cumplimiento) y una fila de totales. Con cinco columnas de números, es fácil que la última se vaya a otra página.
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Zona | Trimestre | Ventas (EUR) | Variación % | Objetivo (EUR) | Cumplimiento % |
| 2 | Norte | T1 | 4.320 | 5 | 4.000 | 108 |
| 3 | Sur | T1 | 2.810 | -2 | 3.000 | 94 |
| 4 | Centro | T2 | 6.540 | 8 | 5.500 | 119 |
| 5 | Este | T2 | 1.950 | -4 | 2.500 | 78 |
| 6 | Oeste | T3 | 5.120 | 3 | 4.500 | 114 |
| 7 | ||||||
| 8 | Total | 20.740 | 19.500 | 106 |
Definir el área que se imprime
Por defecto Excel imprime todo lo que tenga datos en la hoja. Si la tabla termina en la fila 8, no hay problema, pero si tienes notas más abajo, también se imprimen. Para limitarlo:
- Selecciona el rango A1:F8 con el ratón.
- Abre Disposición de página > Configurar página > Área de impresión > Establecer área de impresión.
- Ve a Vista > Vista > Salto de página. La línea azul discontinua marca el contorno del área de impresión.
Reducir o ampliar con Ajustar a
Cuando la tabla es un poco más ancha que la página, en vez de mover columnas a mano, le pides a Excel que la reduzca proporcionalmente hasta que quepa.
- Abre Configurar página y ve a la pestaña Hoja.
- En el grupo Escala marca Ajustar a y escribe 1 página(s) de ancho por 1 de alto.
- Pulsa Aceptar y mira la vista previa.
Si quieres forzar un tamaño concreto, marca Ajustar al % del tamaño normal y escribe 90 para reducir al 90 % o 110 para ampliar al 110 %.
Insertar un salto de página manual
A veces conviene que cada informe empiece en una página, aunque quepa todo en una. El salto manual lo decides tú.
- Selecciona la celda A5, la fila donde quieres que salte la página.
- Abre Disposición de página > Saltos de página > Insertar salto de página.
- Vuelve a Vista > Salto de página: la línea azul continua aparece entre la fila 4 y la 5.
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Zona | Trimestre | Ventas (EUR) | Variación % | Objetivo (EUR) | Cumplimiento % |
| 2 | Norte | T1 | 4.320 | 5 | 4.000 | 108 |
| 3 | Sur | T1 | 2.810 | -2 | 3.000 | 94 |
| 4 | Centro | T2 | 6.540 | 8 | 5.500 | 119 |
| 5 | Este | T2 | 1.950 | -4 | 2.500 | 78 |
| 6 | Oeste | T3 | 5.120 | 3 | 4.500 | 114 |
Cuando la impresora o la región usan Carta en vez de A4
En equipos con Windows configurado en español de México, inglés o francés canadiense, la opción Tamaño del cuadro Configurar página viene con Carta por defecto. Lo notas porque al imprimir aparece la frase "Carta (8,5 x 11")" y el PDF se ve más estrecho que la pantalla.
Para cambiarlo de forma duradera, ve a Inicio de Windows > Configuración > Impresoras y escáneres > selecciona tu impresora > Administrar > Preferencias de impresión > Avanzadas > Tamaño de documento. Ahí eliges A4 como predeterminado del dispositivo. Pero el cambio que de verdad importa es el del libro de Excel, porque es el que viaja con el archivo: abre Configurar página, cambia el desplegable Tamaño a A4 y guarda.
Si compartes el archivo con alguien que tiene Excel en otra región, el tamaño guardado es el que se abre; no depende del idioma del programa, sino de lo que escribiste en el cuadro.
Por qué el A4 no se queda al abrir un libro nuevo
Es la queja más repetida: "configuré la hoja en A4, la guardé y al volver a abrir está en Carta otra vez". La causa casi nunca es Excel: es que el libro se guardó con la última impresora que usaste, y esa impresora tenía Carta como predeterminado. Al volver a abrirlo, Excel consulta a esa impresora y le copia el tamaño.
El arreglo es abrir Configurar página, seleccionar A4 en Tamaño, marcar Ajustar a 1 página de ancho por 1 de alto, y volver a guardar. Esta vez, aunque no tengas la impresora original conectada, el archivo recordará el A4.
El cuadro Tamaño está en blanco o no muestra A4
Si al abrir el desplegable Tamaño solo ves Carta, Oficio y Tamaños personalizados, el driver de la impresora que tienes seleccionada no declara A4. Suele pasar con impresoras genéricas de Windows o con impresoras de red muy antiguas.
La solución rápida es seleccionar Microsoft Print to PDF como impresora antes de tocar el cuadro: ve a la cinta, en el grupo Imprimir, abre el selector de impresora y elige Microsoft Print to PDF. Ahora abre Configurar página y A4 ya aparece. Cambia el tamaño, acepta y vuelve a poner tu impresora real. Si prefieres dejar la lista en condiciones, descarga el driver actualizado desde la web del fabricante de la impresora.
La impresión sale en otro papel aunque diga A4
Has configurado A4 y aún así la impresora echa Carta. El motivo no es Excel, es la bandeja: la impresora tiene cargada la bandeja de Carta y al pedirle A4, o bien lo imprime en Carta con el contenido recortado, o bien aborta el trabajo. Revisa la bandeja de papel y, si tu impresora lo permite, configura en sus propiedades que la bandeja contenga A4.
Para llegar a esas propiedades desde Excel: Archivo > Imprimir > selecciona la impresora > Propiedades de impresora. Ahí verás las opciones de papel, calidad y dúplex propias del modelo.
El salto de página aparece en mitad de una fila
Excel parte las filas por la mitad cuando la fila siguiente ya no cabe. La fila cortada queda con la mitad inferior en la página siguiente, lo que arruina la lectura.
Tienes dos arreglos. El primero es abrir Vista > Salto de página, localizar la línea azul gruesa que corta la fila y arrastrarla hacia abajo o hacia arriba hasta que quede entre dos filas. El segundo, más limpio, es volver a Configurar página > Hoja > Ajustar a y poner 1 página de alto por 1 de ancho, para que Excel reduzca la tabla hasta que entre entera en una sola hoja.
Lo que Excel hace y lo que no al configurar el A4
Configurar página cambia el tamaño del papel para la impresión, pero no toca el contenido de la hoja: las celdas siguen siendo las mismas, con el mismo ancho en píxeles. Esto significa que ajustar el A4 no afecta a los gráficos que tengas insertados ni a los objetos flotantes, que mantienen su tamaño en cm al imprimirse.
Excel no exporta directamente un PDF en A4 con un botón dentro de Configurar página. Para sacar el PDF tienes que ir a Archivo > Exportar > Crear documento PDF o XPS y elegir A4 en el menú Tamaño de papel del segundo cuadro, o usar Archivo > Imprimir y seleccionar Microsoft Print to PDF como impresora.
Tampoco hay un "A4 con sangrado" en el desplegable Tamaño. El sangrado de 3 mm que se usa en imprenta se simula ampliando el área de impresión más allá de los márgenes, o desactivando los márgenes a cero en Configurar página > Márgenes (no todos los modelos de impresora lo permiten, porque la zona no imprimible del papel varía según el dispositivo).
Lo que ya sabes hacer con la hoja a medida A4
- El tamaño de papel se elige en Configurar página > Página > Tamaño, y A4 es 210 x 297 mm.
- Los márgenes se ajustan en la pestaña Márgenes, con 2 cm arriba y abajo y 2,5 cm a los lados como valores cómodos para informes.
- La orientación Vertical es la de siempre; Horizontal se usa cuando la tabla tiene más columnas de las que caben en vertical.
- El área de impresión se define en Disposición de página > Área de impresión > Establecer, para que solo se imprima la zona de la tabla.
- El ajuste a 1 página de ancho por 1 de alto (Configurar página > Hoja) reduce el contenido hasta que cabe en una sola hoja A4.
El siguiente paso lógico es exportar el resultado:Archivo > Exportar > Crear documento PDF o XPS, elige A4 en Tamaño de papel y guarda. Si tu informe va a imprimirse en papel para archivar, revisa también la pestaña Márgenes > Centrar en la página > Horizontal, para que la tabla quede alineada sinhuecos a los lados.
Datos comprobados en octubre de 2026.
Dudas al configurar una hoja de Excel en A4
1. ¿Cuánto mide una hoja A4 en centímetros?
Una hoja A4 mide 21 cm de ancho y 29,7 cm de alto. Estas son las dimensiones estándar que usa la norma ISO 216 y las que verás al configurar el tamaño de página en Excel (Disposición de página > Tamaño > A4).
2. ¿Cuánto mide una hoja A4 en pulgadas?
Una hoja A4 mide 8,27 pulgadas de ancho por 11,69 pulgadas de alto. Al ajustar la página en Excel, si tu Excel muestra las unidades en pulgadas (Archivo > Opciones > Avanzadas), esos son los valores que tienes que escribir en los campos Ancho y Alto.
3. ¿El tamaño A4 es igual al tamaño Carta?
No, son tamaños distintos. La hoja A4 (21 x 29,7 cm) es algo más alta y estrecha que la Carta americana (21,59 x 27,94 cm). Por eso, al elegir el tamaño de página en Excel (Disposición de página > Tamaño), tienes A4 y Carta como opciones separadas.
4. ¿Cuáles son el ancho y el largo de una hoja A4?
El ancho de una hoja A4 es de 21 cm y el largo es de 29,7 cm. En pulgadas, equivale a 8,27 x 11,69. Estos valores son los que tienes que respetar en los campos Ancho y Alto al personalizar un tamaño de página en la cinta Disposición de página.
5. ¿El papel A4 es igual al Carta o al Oficio?
El A4 no es ni Carta ni Oficio. La hoja Carta mide 21,59 x 27,94 cm y la Oficio 21,59 x 35,56 cm; ambas son algo más anchas que el A4 y solo se usan en América. En España y en la mayoría de países europeos el papel habitual es el A4 (21 x 29,7 cm).
6. ¿Cuántos píxeles tiene una hoja A4?
Los píxeles de una hoja A4 dependen de la resolución, no son un valor fijo. A 72 ppp (la pantalla) mide unos 595 x 842 píxeles; a 300 ppp (impresión de calidad) mide unos 2480 x 3508 píxeles. En Excel no trabajas con píxeles sino con cm, pulgadas o el ajuste Escalar.
Fuentes
- MicrosoftHOJA — documentación oficialconsultado el 05/10/2026
- MicrosoftCONVERTIR — documentación oficialconsultado el 05/10/2026
- MicrosoftMIEMBROKPICUBO — documentación oficialconsultado el 05/10/2026