Sumar valores en Excel solo si cumplen una condición

Sumar valores en Excel solo si cumplen una condición es una tarea habitual: unas ventas por categoría, una lista de gastos por tipo o un inventario por zona. SUMAR.SI (en inglés SUMIF) resuelve el caso de una sola condición; cuando necesitas varias a la vez, usas SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS).

En este tutorial trabajarás con un pequeño libro de ventas que irá creciendo: primero sumarás una categoría, después copiarás el cálculo y finalmente combinarás dos criterios. Todas las funciones están disponibles en Excel 2007 y posteriores, así que puedes practicarlas en versiones antiguas, en Microsoft 365, en Excel para Mac y también en Excel para la web.

Qué es SUMAR.SI y cuándo te resulta útil

SUMAR.SI (en inglés SUMIF) suma únicamente los importes que cumplen un criterio. El libro de ejemplo es una hoja de ventas de una tienda: cada fila tiene un producto, una categoría y el importe vendido.

Si en un informe necesitas saber cuánto venderon los productos de la categoría A, no hace falta sumar a mano 50 + 80 ni filtrar la tabla. Escribes =SUMAR.SI(A2:A6;"A";B2:B6) y obtienes 130.

La diferencia con SUMA (SUM) es que SUMA añade todos los números del rango, mientras que SUMAR.SI primero pregunta a cada fila «¿cumple esta condición?» y solo suma las que la cumplen. Esa pregunta la hace el argumento llamado criterio.

Te resulta útil cuando quieres:

• Un total por categoría, zona, forma de pago o tipo de cliente.
• Sumar solo ventas que superen un importe mínimo.
• Calcular gastos de un periodo concreto sin tocar los datos de origen.
• Obtener totales que se actualizan al cambiar los importes.

Cómo funciona SUMAR.SI: rango, criterio y rango_suma

La sintaxis es:

=SUMAR.SI(rango;criterio;[rango_suma])

Si el rango de suma se omite, Excel suma las celdas del propio rango del criterio. En una tabla de ventas eso casi nunca es lo que quieres: por eso conviene escribir siempre el tercer argumento cuando el importe está en otra columna.

El criterio que decide qué ventas se suman

En la hoja Ventas, las categorías están en A2:A6 y los importes en B2:B6. Para sumar únicamente las ventas de la categoría A:

El criterio "A" coincide con A2 y A4, así que Excel suma 50 + 80. Las filas B y C quedan fuera.

Si el criterio fuera "B", el resultado sería 210: 120 + 90. Ese es el mismo libro con otro criterio, sin tocar ningún dato.

Los criterios con comparadores y referencias

No todos los criterios son igualdad. Puedes comparar un importe con un valor:

=SUMAR.SI(C2:C6;">100";B2:B6)

El comparador va dentro de las comillas: ">100", "<100", ">=100" o "<=100". En la tabla anterior, ">100" sumaría 120 y 90, es decir, 210.

Si el límite está en una celda, por ejemplo E1 contiene 100, se concatena el comparador con el valor:

=SUMAR.SI(C2:C6;">"&E1;B2:C6)

El signo & une el texto ">" con el número de E1 para formar un criterio utilizable. Esta variante es útil porque puedes cambiar el umbral en E1 y todas las fórmulas se recalculan.

Sumar ventas de una categoría con un ejemplo real

Vamos a crear la tabla desde cero en una hoja nueva llamada Ventas. Los datos son pequeños para que puedas comprobar cada importe a mano.

1. Renombra la hoja: haz doble clic sobre la pestaña Hoja1 y escribe Ventas.
2. En A1 escribe Producto, en B1 Categoría y en C1 Ventas.
3. En A2:C6 escribe los cinco productos con sus categorías e importes: Pan/A/50, Carne/B/120, Leche/A/80, Refresco/C/60 y Queso/B/90.
4. En E1 escribe Total categoría A y en E2 escribe la fórmula de suma condicional.
5. Pulsa Entrar y revisa el resultado.

Sumar cuando el rango de suma está en otra columna

Si la categoría está en A y los importes en C, el criterio se busca en A y la suma se hace en C:

=SUMAR.SI(A2:A6;"B";C2:C6)

Con el criterio "B" el total es 210: 120 + 90. Comprueba que la columna del criterio y la de los importes son las correctas antes de escribir la fórmula.

Copiar la fórmula hacia abajo sin cambiar el criterio

Ahora el libro crece: quieres un total para cada categoría sin repetir la misma fórmula a mano. Escribe los nombres de las categorías en E2:E4 y el criterio de cada uno en F2:F4.

El rango de la categoría ($A$2:$A$6) y el de los importes ($C$2:$C$6) llevan dólares porque no deben moverse al copiar. La referencia al criterio, F2, es relativa: baja a F3 y F4 cuando arrastras la fórmula.

El controlador de relleno es la pequeña esquina de la esquina inferior derecha de la celda seleccionada. Coloca el puntero sobre E2 y arrástralo hasta G4.

Suma condicional con varios criterios

Cuando una fila debe cumplir dos condiciones a la vez, SUMAR.SI no basta: solo acepta un criterio. Para eso está SUMAR.SI.CONJUNTO (en inglés SUMIFS), disponible en Excel 2007 y posteriores.

Su sintaxis cambia el orden: el rango de suma va primero y después van los pares de rango y criterio.

=SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma;rango_criterios1;criterio1;[rango_criterios2;criterio2])

Todos los rangos deben tener el mismo tamaño; si no, la función devuelve #¡VALOR!. La ventaja de SUMAR.SI.CONJUNTO es que el rango de suma es el primero, igual que en SUMAR.SI.CONJUNTO con varios pares: no se repite el rango en cada criterio.

Filtrar ventas por zona e importes mínimos

La hoja Ventas crece con dos columnas más: zona y fecha.

La fórmula suma C2:C6 cuando la zona es «Norte» y, además, el importe es mayor que 100. Cumplen Carne (120) y Refresco (130), así que el resultado es 250.

Para escribirla:

1. Selecciona E2 y escribe =SUMAR.SI.CONJUNTO(C2:C6;B2:B6;"Norte";C2:C6;">100").
2. Pulsa Entrar y comprueba que aparece 250.
3. Cambia el texto "Norte" por "Sur" y observa el total: solo Leche (80) coincide con la zona, pero no supera 100, así que el resultado será 0.

Por qué SUMAR.SI devuelve un resultado inesperado

Los tres fallos más frecuentes no son de Excel, sino de la fórmula: argumentos en orden incorrecto, textos sin comillas y rangos de tamaños distintos.

La forma más rápida de detectarlos es leer la fórmula de izquierda a derecha y comparar cada trozo con la tabla. La ayuda oficial de Microsoft describe el comportamiento de SUMAR.SI y la ayuda de SUMAR.SI.CONJUNTO confirma el orden de los argumentos.

El texto que buscas no coincide con el criterio

Si escribes =SUMAR.SI(A2:A6;Norte;C2:C6), Excel interpreta Norte como un nombre y muestra #¿NOMBRE?. Un texto debe ir entre comillas dobles: =SUMAR.SI(A2:A6;"Norte";C2:C6).

Aquí la diferencia entre mayúsculas y minúsculas importa: "Norte" busca exactamente esa palabra. Si la celda tuviera norte, el resultado sería 0. CONTAR.SI no distingue mayúsculas, pero en SUMAR.SI conviene escribir el criterio como aparece en la hoja.

El rango_suma no coincide con el rango del criterio

Cuando el rango de criterio y el de suma tienen distinto número de celdas, SUMAR.SI.CONJUNTO devuelve #¡VALOR!. En este caso, el rango de criterios abarca cuatro celdas (A2:A5) y el de suma seis (C2:C6).

La causa es que cada fila de la condición debe corresponded con una fila de la suma. El arreglo es extender el rango de criterios a B2:B6, de modo que ambos tengan cinco celdas, y la fórmula vuelve a dar 250.

El rango de suma está en el argumento equivocado

Al copiar una fórmula de SUMAR.SI.CONJUNTO a una de SUMAR.SI, el orden se invierte. =SUMAR.SI(C2:C6;B2:B6;"Norte") interpreta C2:C6 como rango de criterio y B2:B6 como rango de suma: el resultado será 0 o un valor que no corresponde, porque está sumando textos como categorías.

El arreglo es volver al orden correcto: primero el rango que se busca, después el criterio y al final el rango de suma.

Lo que ya sabes hacer con SUMAR.SI

• =SUMAR.SI(rango;criterio;[rango_suma]) suma los importes de las filas que cumplen un único criterio, como la categoría A de las ventas.
• El texto del criterio va entre comillas dobles ("A") y los comparadores también (">100").
• Usa "">"&E1 para tomar el límite de una celda cuando quieras cambiarlo sin tocar la fórmula.
• =SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma;rango1;criterio1;rango2;criterio2) suma con dos o más condiciones; en esta función el rango de suma va primero.
• Comprueba siempre que los rangos tengan el mismo tamaño y que el texto coincida exactamente con el de la hoja.
• Al copiar hacia abajo, fija con $ los rangos de datos y deja relativa la celda del criterio.
• Si necesitas contar filas en lugar de sumar importes, usa CONTAR.SI; si quieres una media, PROMEDIO.SI.
• SUMAR.SI y SUMAR.SI.CONJUNTO están disponibles en Excel 2007 y en todas las versiones posteriores, incluidas Microsoft 365, Excel para Mac, la web y móviles.

El siguiente paso es abrir tu propio libro, elegir un rango de importes y un criterio real, y comprobar el total contra una suma manual. Cuando el resultado coincida, amplíalo con SUMAR.SI.CONJUNTO y dos condiciones reales de tu trabajo.