CONTAR.SI en Excel: qué es y cómo se usa con ejemplos

Imagina una hoja con la lista de los pedidos de tu tienda: producto, ciudad del cliente, importe y forma de pago. Cuando quieras saber cuántos pedidos son de Madrid, cuántos superan cierto importe o cuántos están pagados, la cuenta a mano es lenta y se presta a errores. CONTAR.SI (en inglés COUNTIF) hace justo eso: mira cada celda, se queda con las que cumplen la condición que le marcas y que solo hay una. En este tutorial verás cómo se escribe, qué se le puede pedir y cómo evitar los tropiezos típicos. Al terminar sabrás pedirle cuentas a una columna con cualquier condición. Funciona en Excel 2007 y en todas las versiones posteriores: 2010, 2013, 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365, además de Excel para la web, Mac y móviles.

Qué es CONTAR.SI y para qué te sirve

Abre tu hoja de pedidos y mira la columna Ciudad. Hay clientes de Madrid, Valencia, Sevilla y un puñado más, repetidos decenas de veces. Necesitas saber cuántos pedidos hay de cada ciudad para decidir dónde abres el próximo punto de recogida. CONTAR.SI (en inglés COUNTIF) recorre la columna por ti: mira cada celda, comprueba si cumple la condición que tú le das y devuelve los cuantos afectados. Una sola fórmula basta para que veas el número.

La función pertenece a la familia de las estadísticas, junto con SUMA, PROMEDIO o CONTAR. Su trabajo es contar, no sumar. La diferencia con CONTAR (en inglés COUNT) es que CONTAR solo cuenta celdas con números, sin mirar qué número es; CONTAR.SI añade una condición: """=mira el texto o el número y quédate solo con los que cumplan X""".

Su uso más habitual es responder preguntas de inventario: cuántos productos hay en cada categoría, cuántos alumnos aprobaron, cuántos días se pasó de un umbral. Cualquier """cuántos hay que…""" se resuelve con la función. La condición se le pasa como un dato suelto (un número, un texto entre comillas, una referencia) o como una comparación: mayor que, menor que, distinto de.

La sintaxis de CONTAR.SI, argumento a argumento

CONTAR.SI siempre lleva dos argumentos y solo dos: el rango que se va a examinar y el criterio que decide qué celdas cuentan. No hay un tercer argumento opcional ni un cuarto escondido: lo que la función no admite no se le puede pedir.

=CONTAR.SI(rango; criterio)

El primero, rango, es obligatorio y dice dónde mira la función: una columna, un grupo de filas, un rango con nombre. El segundo, criterio, también obligatorio, es la condición: un número solo (32), un texto entre comillas ("""manzanas"""), una referencia a otra celda (B4) o un operador seguido de un valor (""">32"""). No existe el argumento que diga dónde mirar el resultado, porque la función devuelve un único valor: el número de celdas que cumplen la condición.

Rango: el grupo de celdas que se examina

El rango es el primer argumento y la única zona que la función va a mirar. Puede ser una columna entera (A:A), un grupo de celdas (A2:A50) o un rectángulo cualquiera. También vale un rango con nombre (Precios), una matriz o el resultado de otra fórmula, siempre que al final sean celdas de la hoja. Las celdas en blanco se ignoran: si hay un hueco en la columna, no cuenta como acierto ni como fallo. Las celdas con texto se ignoran si el criterio es numérico, y se cuentan si el criterio es de texto y coincide.

Criterio: la condición que decide qué se cuenta

El criterio es el segundo argumento y admite cuatro formas. Un número solo, sin operador y sin nada más: =CONTAR.SI(B2:B5;32) cuenta cuántas celdas valen exactamente 32. Un texto entre comillas: =CONTAR.SI(A2:A5;"""manzanas""") cuenta cuántas celdas dicen exactamente manzanas. Una referencia a otra celda: =CONTAR.SI(A2:A5;B4) usa el valor de B4 como criterio, sea texto o número. Y una comparación con operador, donde el operador y el valor van dentro de las comillas: =CONTAR.SI(B2:B5;""">32""") cuenta los mayores que 32.

Dónde está CONTAR.SI y desde qué versión funciona

CONTAR.SI existe en Excel desde la versión 2007 y sigue en todas las posteriores: 2010, 2013, 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365. También está en Excel para la web, en Excel para Mac y en las apps para Android, iPhone y iPad. La fórmula se escribe a mano en la barra de fórmulas como cualquier otra, o se busca con el asistente si no te acuerdas del nombre.

Si prefieres escribir a mano, haz clic en una celda, teclea =CONTAR.SI( y ve rellenando los argumentos. Excel mostrará un tooltip amarillo con la pista de qué pide cada argumento: primero el rango, después el criterio, ambos separados por punto y coma.

Contar un texto exacto en una columna

Empezamos con el uso más común: contar cuántas celdas de una columna contienen exactamente un texto. En la hoja Pedidos, vamos a saber cuántas ventas se hicieron del producto "“\".

1. En la celda D2 escribe =CONTAR.SI(A2:A5;""manzanas""").
2. Pulsa Entrar. La celda muestra 2.
3. La barra de fórmulas muestra la fórmula completa.

=CONTAR.SI(A2:A5;""manzanas"")

Contar números mayores, menores o distintos a un valor

CONTAR.SI sirve igual para números con comparación. Sobre la misma hoja, las cantidades son 80, 55, 75 y 12. Vamos a contar cuántos pedidos superan las 55 unidades y cuántos no llegan ni igualan a 75.

1. En D2 escribe =CONTAR.SI(B2:B5;"""55"") y pulsa Entrar. La celda muestra 2 (80 y 75).
2. En D3 escribe =CONTAR.SI(B2:B5;""""75"") y pulsa Entrar. La celda muestra 3 (todos menos la celda que vale 75).

=CONTAR.SI(B2:B5;"">55"")

=CONTAR.SI(B2:B5;""<>75"")

El operador y el número van siempre juntos dentro de las comillas: """>55""", """<=55""", """<>0""". Cuando escribes solo el número sin operador, CONTAR.SI busca la coincidencia exacta, no los mayores ni los menores.

Usar una celda como criterio en vez de escribirlo a mano

Tener el criterio dentro de la fórmula tiene un problema: si quieres contar otra ciudad, conviene editar la fórmula. La solución es dejar el criterio en una celda y que la fórmula la mire. Así, copiando la fórmula hacia abajo con el controlador de relleno, cada fila puede tener su propio criterio.

1. En A8 escribe manzanas, en A9 naranjas, en A10 uvas y en A11 peras.
2. En D2 escribe =CONTAR.SI(A2:A5;A8) y pulsa Entrar. La celda muestra 2.
3. Arrastra el controlador de relleno de D2 hasta D4. La fórmula se copia y va cambiando A8 por A9 y A10.

=CONTAR.SI(A2:A5;A8)

Al copiar, la referencia A2:A5 se mantiene relativa y se desplaza una fila hacia abajo al arrastrar. Como en este caso el rango de datos no cambia (siempre es A2:A5), conviene fijarlo con dólares: =CONTAR.SI($A$2:$A$5;A8). Así, al arrastrar hacia abajo, A2:A5 no se mueve.

Por qué CONTAR.SI devuelve 0 o un resultado que no esperas

Cuando CONTAR.SI devuelve 0 y los datos están ahí, o devuelve un número que no cuadra, la causa suele ser una de estas cuatro: espacios ocultos en el texto, criterio numérico mal escrito, mayúsculas que parecen diferentes pero no lo son, o rango mal delimitado. Las vemos una a una.

El criterio de texto no coincide porque hay espacios de más

Una celda dice "“ Madrid"” con un espacio delante y otra dice "“Madrid"”. Para Excel CONTAR.SI no distingue mayúsculas ni acentos, pero sí distingue caracteres, y un espacio es un carácter. La fórmula =CONTAR.SI(A2:A5;"“Madrid"”) encuentra la segunda pero no la primera.

En la columna A, A2 tiene un espacio delante, A3 está limpio y A4 tiene un espacio delante. La fórmula =CONTAR.SI(A2:A5;A2) usa A2 como criterio. Devuelve 1, no 3, porque solo coincide consigo misma. Para limpiarlo tienes dos caminos. El primero es eliminar los espacios manualmente con la función ESPACIOS (en inglés TRIM) en una columna auxiliar: =ESPACIOS(A2), copiar y pegar como valores sobre la original. El segundo es concatenar en el propio criterio para que CONTAR.SI ignore los espacios sobrantes: =CONTAR.SI(A2:A5;"“"”&ESPACIOS(A2)).

El criterio numérico va sin comillas y Excel no lo entiende

Cuando el criterio lleva un operador, el operador y el valor van dentro de las comillas. Si te olvidas de las comillas, Excel intenta interpretar >55 como el inicio de otra cosa y la fórmula devuelve un error.

=CONTAR.SI(B2:B5;>55)

La forma correcta lleva las comillas rodeando todo el criterio:

=CONTAR.SI(B2:B5;">55")

Mayúsculas y acentos no importan, pero el espacio sí

CONTAR.SI no distingue mayúsculas de minúsculas ni acentos de no acentos. Para la función, "“Norte"”, "“norte"”, "“NORTE"” y "“norte"” son el mismo texto. Lo que sí distingue es cualquier otro carácter, incluidos los espacios, los saltos de línea internos y los caracteres invisibles que vienen de pegar datos desde otra aplicación.

El rango no coincide con el criterio

Pasar el rango mal delimitado es un error frecuente. Si los datos están en A3:A50 pero escribes =CONTAR.SI(A2:A50;A3), la fila A2 vacía no afecta al conteo (las vacías en blanco se ignoran), pero si el rango se queda corto, te dejarás filas fuera. Revisa siempre que la primera y la última celda del rango coincidan con la primera y la última fila con datos.

Si los datos están en A2:A5 y el rango dice A2:A50, la fórmula cuenta lo mismo (las vacías no afectan), pero si los datos están en A3:A50 y pasas A2:A50, A2 vacío no afecta y la fórmula sigue contando bien. El problema real aparece cuando pasas un rango más pequeño que los datos: filas enteras que deberían contar se quedan fuera.

Lo que CONTAR.SI no hace y qué usar en su lugar

CONTAR.SI solo admite un criterio. Si necesitas contar filas que sean de Madrid Y superen los 50 pedidos, CONTAR.SI no te llega. Para dos o más condiciones a la vez, usa CONTAR.SI.CONJUNTO (en inglés COUNTIFS). Su sintaxis es una pareja de rango-criterio detrás de otra: =CONTAR.SI.CONJUNTO(rango1;criterio1;rango2;criterio2;…). Para contar cuántos pedidos de Madrid superan los 50 unidades, en la hoja Pedidos la fórmula sería =CONTAR.SI.CONJUNTO(A2:A50;"“Madrid"”;B2:B50;"“>50"”).

No distingue mayúsculas, como ya se ha visto. Si en tu lógica eso importa, عليك usar una fórmula con SUMPRODUCT o una columna auxiliar que uniformice el texto antes de contar.

Con textos de más de 255 caracteres, CONTAR.SI devuelve #¡VALOR!. El límite viene del propio Excel, que no deja meter más de 255 caracteres en un criterio. Para textos largos, conviene contar con una columna auxiliar que use IZQUIERDA o EXTRAE para recortar.

Y si lo único que necesitas es contar cuántos números hay en una columna, sin condición, CONTAR (en inglés COUNT) basta y es más rápida. Por ejemplo, =CONTAR(B2:B50) te dice cuántos pedidos tienen una cantidad escrita como número.

Lo que ya sabes hacer con CONTAR.SI

• CONTAR.SI(rango; criterio) cuenta cuántas celdas de un rango cumplen un criterio.
• El criterio puede ser un número exacto, un texto entre comillas, una referencia a celda o un operador con valor.
• Los operadores de comparación (">", "“<"”, “>", "“<>") van siempre dentro de las comillas.
• Para contar con dos o más condiciones a la vez, pasa a CONTAR.SI.CONJUNTO.

El siguiente paso es aprender CONTAR.SI.CONJUNTO para responder preguntas con dos o más condiciones simultáneas: cuántos pedidos de Madrid Y pagados, cuántos productos de la categoría A Y con stock bajo. La estructura es la misma, solo que se repite el patrón rango-criterio.

Dudas al usar CONTAR.SI en Excel