Pasar un presupuesto de Excel a PDF sin perder el formato es útil cuando preparas una propuesta comercial, un presupuesto de servicios o un presupuesto de obra que después enviarás a otra persona. En este tutorial crearás un libro pequeño con tres capítulos, calcularás sus subtotales y lo exportarás como un PDF listo para compartir.
El proceso funciona en las versiones de escritorio de Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365. En Excel para la web también puedes crear y descargar PDF, aunque puede faltar alguna opción de página; en móvil las opciones de impresión son más limitadas.
Qué consigues al exportar a PDF y cuándo te interesa
Exportar a PDF convierte la hoja en un documento que conserva la distribución de las celdas, las columnas, los encabezados y los totales. En un presupuesto de servicios, por ejemplo, puedes enviar un archivo que el cliente abra sin necesitar Excel ni modificar accidentalmente las fórmulas.
El libro de ejemplo se llama Presupuesto_Marta.xlsx y contiene una hoja llamada Presupuesto. Incluye los datos del cliente, tres capítulos, cinco partidas y una fórmula para calcular el total de cada capítulo. El objetivo no es solo convertir la hoja: también es definir qué parte se imprime, controlar su orientación y comprobar que ninguna fila o columna quede cortada.
Por eso, exporta a PDF después de terminar los cálculos, revisar los totales y organizar la hoja. Si más adelante cambias una partida, vuelve a exportar para que el documento enviado coincida con el libro actualizado.
Las tres formas de pasar de Excel a PDF
Excel ofrece tres caminos principales. No producen exactamente la misma experiencia: Guardar como PDF abre el cuadro de guardado; Exportar a PDF permite revisar encabezado, pie, calidad y área; Imprimir > Microsoft Print to PDF reutiliza el cuadro de impresión.
| Camino | Cuándo usarlo | Qué debes revisar |
|---|---|---|
| Archivo > Guardar como | Cuando quieres elegir directamente el formato PDF | Nombre, carpeta, hojas y área |
| Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS | Cuando quieres definir encabezado, pie, calidad y rango | Ubicación, páginas y propiedades |
| Archivo > Imprimir > Microsoft Print to PDF | Cuando ya estás configurando la impresión | Seleccionar páginas y guardar el PDF |
Guardar como PDF: el camino más corto
Selecciona la hoja que quieres convertir y abre el menú Archivo. Después, elige Guardar como. En el cuadro de guardado, selecciona PDF como tipo de archivo.
Elige la carpeta donde guardarás el presupuesto y escribe un nombre, por ejemplo Presupuesto_Marta. Al pulsar Guardar, se abre el cuadro de publicación de PDF para confirmar las opciones de página y las propiedades del documento.
Fine
A4
Horizontal
Elige Horizontal para que el presupuesto quepa mejor en una página. Usa Propiedades para añadir el título o el autor si quieres que el PDF incluya esa información. Después, pulsa Publicar.
Exportar a PDF: el cuadro con encabezado y área de impresión
El menú Archivo también incluye la pestaña Exportar. Allí puedes crear un PDF y abrir Opciones para elegir si se publica el libro entero, las hojas activas o una selección.
En el cuadro Publicar como PDF o XPS, busca el botón Opciones. En la pestaña Opciones de página podrás modificar el tamaño, la orientación y los márgenes. En Propiedades puedes ajustar el título y otros datos del documento.
Este método es útil cuando tienes varias hojas y solo quieres enviar una. Si estás en la hoja Presupuesto, normalmente basta con seleccionar Hojas activas; si el presupuesto está distribuido en varias hojas, elige Todo el libro.
Prepara la hoja antes de exportar: área, orientación y saltos
La hoja del libro queda en el rango A1:E18. Las filas 1 y 18 contienen datos importantes: el encabezado del presupuesto y el total general. Por eso, el área de impresión debe incluir todo el rango.
Antes de exportar, conviene separar las tareas: primero delimita el área; después ajusta la orientación; más adelante añade encabezado y pie; finalmente revisa los saltos. Así, si una página queda mal, sabrás qué configuración revisar.
Definir el área que se va a exportar
Abre la pestaña Diseño de página. En el grupo Configuración de página, selecciona Área de impresión > Establecer área de impresión después de seleccionar A1:E18.
La selección incluye los datos del cliente, los tres capítulos y la fila del total. No exportes primero una selección parcial para comprobar el resultado: el PDF mostraría solo algunas filas y podrían faltar los totales.
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Presupuesto de servicios | ||||
| 2 | Cliente | Marta López | Fecha | 15-10-2026 | Vigencia 30 días |
| 3 | Proyecto | Diseño de tienda | |||
| 4 | Capítulo | Partida | Cantidad | Precio | Total |
| 5 | Preparación | Visita y medición | 1 | 80,00 | 80,00 |
| 6 | Preparación | Análisis de espacios | 2 | 65,00 | 130,00 |
| 7 | Diseño | Bocetos iniciales | 1 | 250,00 | 250,00 |
| 8 | Diseño | Plano de distribución | 1 | 180,00 | 180,00 |
| 9 | Entrega | Archivo PDF del proyecto | 1 | 40,00 | 40,00 |
| 10 | Subtotal | 210,00 | |||
| 11 | Subtotal | 430,00 | |||
| 12 | Subtotal | 40,00 | |||
| 13 | Total general | 680,00 | |||
| 14 | |||||
| 15 | |||||
| 16 | |||||
| 17 | |||||
| 18 |
Poner la hoja en horizontal y que quepa en una página
Con el rango seleccionado, abre Diseño de página y selecciona Orientación > Horizontal. Después, en Escala, elige Ajustar a 1 página de ancho por 1 de alto.
El ajuste hace que las cinco columnas quepan en el ancho de una hoja. La escala reduce el tamaño del contenido si es necesario, pero conserva la proporción. Revisa después que los números y encabezados sigan siendo legibles.
Encabezado y pie con el nombre del presupuesto y la fecha
Abre Insertar > Encabezado y pie de página. En el cuadro Encabezado y pie, escribe &A en el centro del encabezado para mostrar el nombre de la hoja.
En el pie, escribe Página &P de &N a la derecha. En la izquierda puedes escribir Fecha: 15-10-2026.
&A representa el nombre de la hoja, &P el número de página actual y &N el total de páginas. En este libro, el encabezado aparecerá como Presupuesto.
Revisar los saltos de página en Vista previa
Para comprobar dónde se cortaría el documento, abre la pestaña Vista y activa Vista previa de salto de página. Verás líneas que indican dónde begins una página nueva.
Si un capítulo quedara partido, puedes mover el corte o cambiar el diseño. En este presupuesto pequeño todo cabe en una página, así que no tendrás que arrastrar líneas. Si crece el número de partidas, revisa primero la orientación y el ajuste de escala.
Exportar el presupuesto a PDF y dejarlo listo para enviar
La hoja ya tiene sus fórmulas, sus totales y su área definida. Ahora toca producir el documento final. En este paso elegirás qué parte del libro debe publicarse y guardarás el PDF con un nombre que incluya cliente y fecha.
El total del libro se obtiene sumando los subtotales de los tres capítulos: 210,00 + 430,00 + 40,00 = 680,00. Esta comprobación es importante: el PDF debe mostrar los mismos importes que las celdas, no una captura desactualizada.
Elegir libro entero, hojas activas o un rango
Abre Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS. En el cuadro de publicación, selecciona Opciones. En Qué se publicará, elige la extensión adecuada.
- Todo el libro publica todas las hojas visibles.
- Hojas activas publica solo las hojas seleccionadas en el libro.
- Selección publica únicamente las celdas seleccionadas.
Para el presupuesto completo, selecciona Todo el libro si no hay hojas auxiliares. Si solo quieres enviar la hoja Presupuesto, selecciona Hojas activas. Evita Selección salvo que quieras un recorte concreto.
Guardar el PDF en una carpeta y con un nombre con fecha
Pulsa Publicar. Elige la carpeta Documentos > Presupuestos y escribe:
Presupuesto_Marta_2026-10-15.pdf
Pulsa Publicar y abre el archivo. Revisa que la primera página incluya el título, el cliente y la tabla completa. Comprueba también que el total general sea 680,00.
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Presupuesto de servicios | ||||
| 2 | Cliente | Marta López | Fecha | 15-10-2026 | Vigencia 30 días |
| 3 | Proyecto | Diseño de tienda | |||
| 4 | Capítulo | Partida | Cantidad | Precio | Total |
| 5 | Preparación | Visita y medición | 1 | 80,00 | 80,00 |
| 6 | Preparación | Análisis de espacios | 2 | 65,00 | 130,00 |
| 7 | Diseño | Bocetos iniciales | 1 | 250,00 | 250,00 |
| 8 | Diseño | Plano de distribución | 1 | 180,00 | 180,00 |
| 9 | Entrega | Archivo PDF del proyecto | 1 | 40,00 | 40,00 |
| 10 | Subtotal | 210,00 | |||
| 11 | Subtotal | 430,00 | |||
| 12 | Subtotal | 40,00 | |||
| 13 | Total general | 680,00 | |||
| 14 | |||||
| 15 | |||||
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Presupuesto_Marta_2026-10-15.pdf y muestra el total general 680,00.Por qué el PDF queda cortado, en otra página o sin totales
Estos fallos suelen deberse a la configuración de impresión, no a las fórmulas del presupuesto. Si una columna salta a otra página, revisa la escala; si falta contenido, revisa el área; si aparecen datos que no querías, revisa qué hojas están seleccionadas.
Una columna se corta y aparece en otra página
Lo ves así: el capítulo está en la primera página, pero la columna Total aparece en una segunda página. La hoja es demasiado ancha para la orientación vertical o para el tamaño de papel elegido.
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Presupuesto de servicios | ||||
| 2 | Cliente | Marta López | Fecha | 15-10-2026 | Vigencia 30 días |
| 3 | Proyecto | Diseño de tienda | |||
| 4 | Capítulo | Partida | Cantidad | Precio | Total |
| 5 | Preparación | Visita y medición | 1 | 80,00 | 80,00 |
| 6 | Preparación | Análisis de espacios | 2 | 65,00 | 130,00 |
| 7 | Diseño | Bocetos iniciales | 1 | 250,00 | 250,00 |
| 8 | Diseño | Plano de distribución | 1 | 180,00 | 180,00 |
| 9 | Entrega | Archivo PDF del proyecto | 1 | 40,00 | 40,00 |
| 10 | Subtotal | 210,00 | |||
| 11 | Subtotal | 430,00 | |||
| 12 | Subtotal | 40,00 | |||
| 13 | Total general | 680,00 |
La causa es que Excel ha enviado la última columna a otra página. Selecciona Diseño de página > Orientación > Horizontal y después Escala > Ajustar a 1 página de ancho por 1 de alto. Si el texto queda demasiado pequeño, aumenta el anchoAllowed manteniendo el ajuste a una página de ancho.
El PDF se abre vacío o sin los datos
Lo ves así: el PDF tiene una página casi vacía, sin las partidas ni el cliente. En el cuadro de publicación, estaba elegida Selección y la selección no incluía el rango del presupuesto.
La causa es una selección de celdas incorrecta. En Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS > Opciones, selecciona Todo el libro o Hojas activas. Después, vuelve a exportar y comprueba que el área de impresión siga siendo A1:E18.
Faltan el encabezado, el logo o la última fila
Lo ves así: aparecen los datos centrales, pero no el título de la fila 1 ni la fila 18. El área de impresión quedó definida como A5:E13, por lo que Excel solo publica ese rango.
La causa es un área de impresión demasiado pequeña. Selecciona A1:E18 y usa Diseño de página > Área de impresión > Establecer área de impresión. Si tienes un logo en A1, amplíalo o incluye su rango completo antes de exportar. No uses Inmovilizar paneles como solución: esa opción afecta a la vista de Excel, no determina qué se imprime.
Lo que ya sabes hacer con el PDF de tu presupuesto
Ya puedes preparar un presupuesto en Excel, calcular sus subtotales y total general, definir el área de impresión y controlar la orientación de la página.
También sabes insertar encabezado y pie con &A, &P y &N, comprobar los saltos de página y elegir entre todo el libro, hojas activas o una selección.
Aprendiste a detectar las causas más habituales: una columna fuera de escala, un área de impresión vacía o demasiado pequeña y una selección accidental.
Ahora protege la hoja con Revisar > Proteger hoja antes de preparar la versión final; después vuelve a exportar el PDF y comprueba que el documento enviado conserva los totales.
Dudas al crear y exportar un presupuesto
1. ¿Existe un modelo de presupuesto PDF gratis?
Sí. Puedes crear uno gratis en Excel: diseña el presupuesto, ajusta el área de impresión y elige Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS. También puedes usar una plantilla de Microsoft Excel y personalizarla antes de exportarla.
2. ¿Dónde encuentro una plantilla de presupuesto gratis?
Microsoft ofrece plantillas gratuitas de presupuesto en Excel para gastos, empresas, eventos y obras. Descarga una, elimina las secciones innecesarias y adapta columnas, colores y totales. La plantilla debe ser .xlsx para conservar fórmulas y formato al abrirla en Excel.
3. ¿Cuál es el formato de presupuesto en Excel gratis?
El formato habitual es .xlsx. Contiene celdas, fórmulas, formatos y gráficos, y permite modificar el presupuesto antes de convertirlo a PDF. También puedes usar .xltx como plantilla, pero al guardarla como libro normal se Fácil，需另存为 .xlsx para trabajar con una copia.
4. ¿Puedo usar plantillas de presupuestos Word?
Puedes copiar una tabla de Word a Excel, pero el resultado puede necesitar ajustes de columnas, formatos y números. Para conservar cálculos y sumas, crea el presupuesto directamente en Excel: pega los datos como valores, aplica formato numérico y añade fórmulas para los subtotales.
5. ¿Dónde consigo una plantilla de presupuesto personal gratis?
Busca una plantilla de presupuesto personal en Excel y elimina las categorías que no necesites. Añade una columna de importe, calcula el total con formulas y ajusta el área de impresión para que el documento completo ocupe las páginas deseadas.
6. ¿Hay una plantilla de presupuesto de obra gratis?
Puedes aprovechar una plantilla de presupuesto de obra y organizar capítulos, actividades, cantidades, unidades y precios. Si necesitas desglosar materiales y mano de obra, añade otra hoja para los análisis de precios unitarios y calcula los subtotales por capítulo.
7. ¿Cómo descargar un presupuesto de obra en Excel gratis?
Puedes crear el archivo directamente en Excel y guardarlo como .xlsx, sin necesidad de una plantilla externa. Si solo quieres una copia para enviar, selecciona Archivo > Guardar como, elige PDF y guarda el presupuesto con el nombre del proyecto y la fecha.
8. ¿Cómo hacer una plantilla de presupuesto personal en Excel?
Crea una hoja con fecha, concepto, categoría, cantidad, precio y total. En la columna de total, escribe una fórmula como =D2*E2 y arrátrala hasta la última partida. Después, usa SUMA (SUM) para obtener el total general y exporta el resultado a PDF.