Cómo hacer una plantilla de presupuesto mensual en Excel

Una plantilla de presupuesto mensual en Excel es un libro con tres hojas (categorías, ingresos y gastos) y una hoja de resumen que calcula automáticamente cuánto entra, cuánto sale y cuánto te queda al acabar el mes. Con ella aprenderás a montar tablas que crecen solas, validar datos con listas desplegables, sumar por categorías con =SUMAR.SI.CONJUNTO y crear un gráfico que se actualiza al añadir filas. Funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016, y los pasos de cinta y las rutas que aquí se muestran se aplican a todas esas versiones (en Excel para la web faltan algunas rutas, pero las fórmulas son las mismas). Datos comprobados en octubre de 2026.

Qué es una plantilla de presupuesto y cuándo te sirve de verdad

Un presupuesto mensual realista tiene cuatro piezas: una lista cerrada de categorías de gasto (Vivienda, Supermercado, Transporte, Ocio…), los ingresos del mes en una hoja aparte, los gastos apuntados día a día con su categoría, y un resumen final que diga cuánto ha entrado, cuánto se ha gastado y cuánto queda en el bolsillo. Si esto se hace a mano o en una app cerrada, cada cambio obliga a tocar todo de nuevo; en Excel, al anotar un gasto nuevo, el resumen y el gráfico se recalculan solos.

Te sirve de verdad en dos casos muy concretos. El primero, el personal: una pareja que cobra a fin de mes y quiere ver al vuelo cuánto lleva gastado en supermercado o si puede allowarse una cena fuera sin pasarse del límite de ocio. El segundo, el pequeño negocio: un autónomo que mete cada ticket en su hoja de gastos, agrupa por categoría (Material, Gasolina, Software…) y cierra el trimestre con un resumen que le lleva diez segundos. En ambos casos, lo que se aprende aquí se monta una vez y se reutiliza todos los meses cambiando solo los datos, no la estructura.

Cómo se organiza la plantilla: hojas, tablas y celdas con nombre

La plantilla se reparte en tres hojas que casi siempre aparecen juntas: Categorias (la lista cerrada de categorías, una por fila), Movimientos (donde se apuntan los ingresos y los gastos del mes) y Resumen (las tres cifras que importan: total ingresado, total gastado y saldo final). Cada bloque importante se convierte en una Tabla de Excel con Insertar > Tablas > Tabla, para que al añadir una fila la fórmula siga reaching a la nueva fila sin tocarla.

La hoja Categorias se mantiene pequeña y rara vez cambia; Movimientos es la que crece cada semana y la que alimenta las fórmulas del resumen; Resumen solo lee datos, nunca se escribe a mano. Una buena práctica es nombrar la celda donde guardas el mes y el año (por ejemplo A1 con el nombre MesEnCurso) para que cualquier referencia al período sea legible y no se rompa al mover columnas.

Crear el libro, las hojas y la tabla de categorías

1. Abre un libro en blanco y guárdalo como Presupuesto_2026.xlsx (formato normal, sin macros).
2. En la parte baja, haz clic derecho sobre la pestaña Hoja1 y elige Cambiar nombre; llámala Categorias.
3. Añade dos hojas más desde el botón + y llámalas Movimientos y Resumen. Borra Hoja4 si aparece.
4. En Categorias, escribe los encabezados en la fila 1: Código en A1 y Categoría en B1 (en negrita).
5. Rellena las filas con las categorías que vas a usar.
6. Selecciona todo el bloque A1:B11 y conviértelo en Tabla con Insertar > Tablas > Tabla; deja marcado "La tabla tiene encabezados" y acepta.
7. Pon el cursor en B2, escribe lista_categorias en el Cuadro de nombres (a la izquierda de la barra de fórmulas) y pulsa Entrar para crear un nombre definido a la columna.

Escribir los ingresos del mes con una lista desplegable

Para que cada ingreso tenga una fuente válida (Salario, Freelance, Otros…) y no acabe escrito a mano cada vez, se crea una lista desplegable en la columna Fuente de la hoja Movimientos. La celda solo aceptará esos valores, lo que evita errores tipográficos que rompan los totales del resumen.

1. En Movimientos, escribe los encabezados en la fila 1: Fecha (A1), Tipo (B1), Fuente (C1), Concepto (D1) e Importe (E1).
2. Deja Tipo solo con Ingreso o Gasto, y Fuente con valores como Salario, Freelance o Devolución.
3. Selecciona C2:C100 y abre Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
4. En Permitir, elige Lista; en Origen, escribe las fuentes separadas por punto y coma. Acepta.
5. Pulsa Entrar sobre C2: debe aparecer una flecha a la derecha de la celda con las opciones de la lista.

La lista escrita a mano en el cuadro

La lista sacada del rango de categorías

Cuando las opciones sean las mismas que en Categorias, es mejor referir el origen al rango y no escribirlo a mano: si mañana añades una categoría, la lista se actualiza sola.

Apuntar los gastos por categoría y dejar que Excel los sume

En la misma hoja Movimientos, debajo de los ingresos, se apuntan los gastos con su Categoría validada igual que la Fuente. La gracia es que la columna Categoría también se valida contra Categorias!$B$2:$B$11, de modo que cada gasto lleva una etiqueta controlada y, al final, =SUMAR.SI.CONJUNTO agrupa los importes por etiqueta sin tener que filtrar a mano.

1. En Movimientos, sigue añadiendo filas tras los ingresos con Fecha, Tipo=Gasto, Categoría, Concepto e Importe.
2. Para Categoría (columna F, sigue a la derecha de Importe), repite la validación de la lista sacada del rango, pero ahora contra Categorias!$B$2:$B$12.
3. Crea, en G1, el encabezado Total por categoría y en G2 una fórmula que sume los gastos de la categoría indicada en B2.
4. Copia la fórmula hacia abajo con el controlador de relleno.

Total por categoría con SUMAR.SI.CONJUNTO

=SUMAR.SI.CONJUNTO(E:E;F:F;B2;B:B;"Gasto")

Total del mes con la barra de estado y con SUBTOTALES

Para ver al vuelo la suma del mes basta con seleccionar E2:E8 y mirar la barra de estado (abajo a la derecha): muestra Promedio, Recuento y Suma sin escribir nada.

Para un desglose por categoría, selecciona toda la tabla de movimientos y usa Datos > Esquema > Subtotal. En el cuadro "Subtotales", elige agrupar por Categoría, usar la función Suma y aplicar el subtotal a Importe. Excel inserta una fila Total debajo de cada cambio de categoría con la suma del grupo.

Construir el resumen del mes: ingresos, gastos y lo que queda

La hoja Resumen bebe de Movimientos con tres fórmulas: =SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos[Importe];Movimientos[Tipo];"Ingreso"), =SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos[Importe];Movimientos[Tipo];"Gasto") y una resta simple que da el saldo del mes. Al usar el nombre de la tabla (Movimientos[Importe]), la fórmula sigue funcionando al añadir filas nuevas sin tocar nada.

1. En Resumen, escribe los encabezados: Concepto en A1 e Importe en B1.
2. En A2:A4, escribe Ingresos del mes, Gastos del mes y Saldo final.
3. En B2, suma los ingresos; en B3, los gastos; en B4, resta =B2-B3.
4. Da formato monetario a B2:B4 con Ctrl+1 > Moneda.

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos[Importe];Movimientos[Tipo];"Ingreso")
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos[Importe];Movimientos[Tipo];"Gasto")
=B2-B3

Comparar el gasto real con un límite por categoría

Para ver en qué categorías te has pasado, añade en Resumen una mini-tabla con tres columnas: Categoría, Presupuesto (lo que querías gastar) y Saldo restante (lo que queda). La fórmula =MAX(0;Presupuesto-Gastado) nunca da negativos: si te pasas, devuelve 0 y la barra se pinta de rojo con formato condicional.

1. Crea en D1:F1 los encabezados Categoria, Presupuesto y Saldo.
2. En D2:D11, lista las categorías copiando desde Categorias!B2:B11.
3. En E2, escribe un presupuesto de prueba (por ejemplo 200) y arrástralo hacia abajo; ajústalo a tu realidad.
4. En F2, escribe =MAX(0;E2-SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos[Importe];Movimientos[Categoria];D2)) y arrastra.
5. Selecciona F2:F11 y aplica Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Menor que; en el cuadro, pon 0 y elige el relleno rojo.

=MAX(0;E2-SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos[Importe];Movimientos[Categoria];D2))

Un gráfico circular que se actualiza solo

Un gráfico circular sobre la columna Gasto real de la mini-tabla permite ver de un vistazo a dónde se va el dinero. Al estar basado en una tabla de Excel, las nuevas filas se incluyen automáticamente y el gráfico se redibuja.

1. Selecciona D1:D11 y, manteniendo Ctrl, selecciona también la columna auxiliar de gasto real (o añade una columna G con =E2-F2 para ver solo lo gastado).
2. Ve a Insertar > Graficos > Circular > Circular 2D.
3. En Diseño del gráfico, añade Título del gráfico ("Gasto por categoría, enero 2026") y mantén la Leyenda a la derecha.

Errores típicos al montar la plantilla y cómo corregirlos

Aunque la plantilla es sencilla, hay cuatro tropiezos clásicos. El primero, referencia circular: si en Resumen!B2 escribes =B2+Movimientos..., Excel avisa con un diálogo de referencia circular; la solución es dejar la celda de suma aparte de la celda donde se vuelca.

El segundo, los $ que se mueven al copiar: si escribes =E2*Categorias!B2 y la arrastras, la referencia a B2 se desplaza a B3, B4, etc., y deja de apuntar a la categoría correcta. Se arregla con F4 (Cmd+T en Mac) hasta dejarla $B$2.

El tercero, la tabla que no crece: si en lugar de Movimientos[Importe] escribiste =SUMAR.SI.CONJUNTO(E2:E8;...), las filas nuevas (E9, E10…) no entran en la suma. Conviene usar siempre referencias estructuradas (Movimientos[Importe]) o nombres de tabla.

El cuarto, "Los datos están vacíos" al crear el gráfico: suele pasar cuando la columna tiene una celda de texto o un encabezado a mitad de rango; basta con seleccionar solo los datos numéricos antes de insertar el gráfico.

Por qué aparece #¡REF! al arrastrar la fórmula del resumen

Si al arrastrar la fórmula de Resumen hacia la derecha aparece #¡REF!, casi siempre es porque has borrado una fila de Movimientos o has copiado la fórmula fuera de la tabla de categorías. La referencia estructurada Movimientos[Importe] sobrevive, pero una referencia clásica como E:E se queda apuntando al aire.

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos[Importe];Movimientos[Categoria];Categorias!$B$2)

La solución rápida es pulsar Ctrl+Z para deshacer, seleccionar otra vez la fórmula que se copia, y al arrastrar mantener F4 (Cmd+T en Mac) para fijar Categorias!$B$2. Si trabajas siempre con referencias a tablas (Movimientos[Importe]), el error desaparece.

La lista desplegable no incluye la categoría nueva

Si al añadir una fila en Categorias!B12 la lista desplegable de Movimientos sigue sin mostrar la nueva categoría, el motivo es que el origen de la validación apunta a un rango fijo (=$B$2:$B$11). La categoría está en B12 y queda fuera.

Se arregla cambiando el origen a la columna entera de la tabla de categorías (o al nombre definido lista_categorias).

Lo que ya sabes hacer con tu plantilla de presupuesto

• Montar un libro con tres hojas (Categorias, Movimientos, Resumen) y convertir cada bloque en una Tabla que crece sola.
• Validar celdas con listas desplegables, tanto escritas a mano como referenciadas al rango o al nombre definido.
• Apuntar ingresos y gastos con categorías controladas y agruparlos con =SUMAR.SI.CONJUNTO para ver el total por categoría.
• Construir un resumen con =SUMA, restas simples y =MAX(0;...) que avisa visualmente cuándo te pasas del presupuesto.
• Crear un gráfico circular basado en la tabla para ver el reparto del gasto del mes.

El siguiente paso natural es proteger la hoja Resumen y bloquear solo las celdas con fórmulas (Revisar > Proteger hoja) para que nadie borre una =SUMA por accidente y solo se puedan editar los importes y las descripciones de Movimientos. La ayuda oficial sobre cómo hacerlo está en support.microsoft.com/es-es.

Para repasar la sintaxis de SUMAR.SI.CONJUNTO y sus argumentos oficiales, consulta la documentación en learn.microsoft.com y, para profundizar en gráficos circulares, la guía de support.microsoft.com/es-es.

Dudas al montar una plantilla de presupuesto en Excel