Plantilla de presupuesto de obra en Excel: cómo crearla gratis

Una plantilla de presupuesto de obra en Excel es un libro con dos hojas: una con las partidas ordenadas por capítulos (cada fila, una tarea con su cantidad, precio unitario e importe) y otra con el resumen por capítulo, el IVA y el total general. Sirve para presentar presupuestos de reforma, de obra pequeña o de mantenimiento de forma clara y poder ajustarlos cambiando solo una celda. Al terminar este artículo sabrás montar esa plantilla desde cero, con fórmulas que calculan los importes, listas desplegables para no escribir los capítulos de cualquier manera y un resumen que se actualiza solo. Funciona en Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365, además de Excel para la web y para Mac.

Qué es una plantilla de presupuesto de obra y qué partes tiene

Un presupuesto de obra es el documento que entrega una empresa (o un autónomo) a su cliente para decirle qué se va a hacer, cuánto cuesta cada cosa y cuánto costará todo junto. Lo normal es organizarlo por capítulos (por ejemplo, Demolición, Albañilería, Fontanería, Electricidad, Pintura) y, dentro de cada capítulo, una lista de partidas: cada tarea concreta con su medición, su precio unitario y su importe.

Una buena plantilla de presupuesto de obra en Excel resuelve tres cosas a la vez:

• Calcula sola los importes (cantidad por precio unitario) y los subtotales por capítulo, para no tener que repasar la calculadora cada vez que se cambia un precio.
• Permite reutilizar la estructura entre obras: copiar el libro, cambiar las filas y empezar otro presupuesto sin volver a montar la cabecera.
• Obliga a ser ordenado: si los capítulos y las unidades (m², ml, ud) están en listas desplegables, no aparecen faltas de ortografía raras y el resumen sale limpio.

Que sea en Excel y no en una hoja en blanco tiene una ventaja clara: cuando cambias el IVA, el precio de una partida o la cantidad, todos los totales se recalculan sin que toques el resto.

La estructura mínima de un presupuesto bien hecho

La estructura mínima de un presupuesto tiene cinco piezas, una tras otra. En esta tabla se ven las cinco, qué celdas ocupa cada una en la plantilla que vamos a montar y un ejemplo concreto.

La cabecera (hoja Presupuesto, fila 1) lleva el título del proyecto, el cliente y la fecha. Sirve para identificar el documento de un vistazo y se imprime en cada página.

Los capítulos agrupan partidas del mismo oficio. Cada capítulo se nombra una sola vez y se repite en todas las partidas que le pertenecen, así se puede agrupar el resumen con SUMAR.SI.

Las partidas son las filas de trabajo: descripción, unidad, cantidad, precio unitario, importe. El importe es la columna calculada.

El resumen (hoja Resumen) junta los subtotales por capítulo, les aplica el IVA y muestra el total. Es lo que el cliente ve primero.

Las exclusiones dejan por escrito lo que el presupuesto no incluye, para evitar discusiones después.

Crear la hoja de partidas con su tabla de datos

Empezamos por la hoja donde están las partidas. La idea es crear una hoja llamada Presupuesto con una fila de encabezado en A1:E1 y, debajo, las filas con cada partida. Vamos a dar formato de tabla a ese rango para que las fórmulas del resumen apunten siempre a la lista entera.

Pasos para crear la hoja de partidas:

1. Abre un libro nuevo en blanco y crea una hoja llamada Presupuesto (clic derecho en la pestaña Hoja1 > Cambiar nombre).
2. En la celda A1 escribe Capítulo, en B1 Descripción, C1 Unidad, D1 Cantidad, E1 Precio y F1 Importe. Pulsa Ctrl+Intro después de cada una para no saltar de celda.
3. Rellena las primeras partidas con datos pequeños para tener algo que resumir (ver hoja de ejemplo).
4. Selecciona el rango A1:F5 y ve a Insertar > Tablas > Tabla. Marca La tabla tiene encabezados y pulsa Aceptar. Verás que el rango cambia de color y aparece la pestaña Diseño de tabla.
5. Cambia el nombre de la tabla a tPartidas en Diseño de tabla > Propiedades > Nombre de la tabla.

Cantidad, precio unitario e importe en una sola fórmula

El importe de cada partida es cantidad por precio unitario. La fórmula va en la celda F2 y se arrastra con el controlador de relleno (el cuadradito de la esquina inferior derecha de la celda seleccionada) hasta la última fila con datos.

=D2*E2

Después de escribirla en F2 y pulsar Entrar, selecciónala otra vez, haz clic en el controlador de relleno y arrástralo hasta F5 (o hasta donde acabe la tabla). Excel escribe la misma fórmula adaptada a cada fila. Por último, selecciona F2:F5 y aplica el formato moneda desde Inicio > Número > Formato de número de contabilidad. Verás que los importes aparecen con dos decimales y un símbolo de moneda.

Proteger la columna calculada para que nadie la toque

La columna F es calculada: si alguien la modifica a mano, el presupuesto deja de cuadrar. La protegemos para que nadie la toque sin desbloquear antes la hoja.

Pasos para proteger la columna calculada:

1. Selecciona F2:F100 (o un rango grande). Pulsa Ctrl+1 para abrir Formato de celdas.
2. En la pestaña Proteger, desmarca Bloqueada y pulsa Aceptar.
3. Ve a Revisar > Proteger > Proteger hoja.

Deja la contraseña en blanco si solo quieres evitar accidentes. Pulsa Aceptar. Ahora, si haces clic en cualquier celda de la columna F e intentas escribir, Excel muestra La celda o gráfico que intenta cambiar está protegida. En cambio, en las celdas de las columnas A a E puedes escribir sin problema.

Una hoja aparte para el resumen por capítulo y el total

El cliente no quiere leer cuarenta partidas: quiere ver cuánto cuesta cada capítulo y cuánto cuesta todo. Para eso creamos una segunda hoja llamada Resumen, con una fila por capítulo y otra fila para el IVA y el total.

Pasos para crear la hoja Resumen:

1. Crea una hoja nueva (clic en el + junto a las pestañas) y llámala Resumen.
2. En A1 escribe Capítulo, en B1 Subtotal. En A2 escribe Capítulo 1 Demolición, en A3 Capítulo 2 Albañilería, en A4 Capítulo 3 Fontanería, en A5 Capítulo 4 Electricidad, en A6 Capítulo 5 Pintura.
3. En B8 escribe Subtotal general, en B10 IVA, en B12 Total.
4. En A10 escribe Tipo de IVA (%) y en B10 deja la celda vacía para rellenarla luego (la B de la izquierda del todo, encima del subtotal, es para el porcentaje).

SUMAR.SI para sumar cada capítulo en su fila

SUMAR.SI (en inglés, SUMIF) suma un rango solo en las filas que cumplen una condición. Aquí la condición es que el Capítulo de la hoja Presupuesto coincida con el nombre que tenemos en la columna A de la hoja Resumen.

=SUMAR.SI(Presupuesto!A:A;A2;Presupuesto!F:F)

Traducción: en toda la columna A de la hoja Presupuesto, busca las celdas que coincidan con A2 y, en esas mismas filas, suma la columna F. Se cierra la coincidencia con comillas porque el nombre del criterio (A2) es una celda y no un texto fijo.

Arrastra la fórmula de B2 hasta B6 con el controlador de relleno. La fórmula se adapta sola a cada fila y mantiene la referencia a Presupuesto!F:F, que es absoluta a la columna (al tener los dos puntos, se queda fija al arrastrar).

En B8 (Subtotal general) escribe =SUMA(B2:B6) para sumar los cinco capítulos.

El total con IVA y el tipo editable en una celda

El IVA cambia según el tipo de obra (reforma, obra nueva, servicios profesionales) y según el año. Por eso el porcentaje va en una celda aparte, B10, y las fórmulas la leen. Cambias B10 y el total se recalcula solo.

=B8*(1+B10/100)

Traducción: toma el subtotal general (B8), multiplícalo por 1 más el porcentaje de IVA (B10/100) y obtén el total con IVA. Ponla en B12.

En B11 (IVA) escribe =B8*B10/100 para ver el importe del IVA por separado.

Listas desplegables para no escribir de cualquier forma

Una lista desplegable (validación de datos) hace que, al hacer clic en una celda de la columna Capítulo, aparezca una flecha con los nombres de capítulos que tú has definido. Así no aparece capitulo1 y Capitulo 1 en filas distintas, que es justo el fallo que más rompe los SUMAR.SI.

Pasos para crear la lista desplegable de Capítulo:

1. En la hoja Presupuesto, selecciona A2:A100.
2. Abre Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
3. En Permitir, elige Lista.
4. En Origen, escribe los capítulos separados por punto y coma (lo vemos en el siguiente apartado).
5. Pulsa Aceptar.

Origen a mano: escribir los capítulos en el cuadro

La forma más rápida de montar la lista es escribir los nombres directamente en el cuadro Origen del cuadro de diálogo. Vale cuando los capítulos son pocos y no van a cambiar.

Pulsa Aceptar. Cada celda de la columna Capítulo muestra ahora una flecha con los cinco nombres. Si más adelante necesitas otro capítulo, tienes que volver a abrir la validación y editar el cuadro Origen.

Origen desde un rango: la lista que crece con la tabla

Si los capítulos pueden cambiar (o son muchos), conviene que la lista apunte a un rango de celdas en otra hoja. Así, cuando añades un capítulo nuevo en la hoja Resumen, la lista desplegable lo recoge sin tocar la validación.

El origen =Res!$A$2:$A$6 apunta a las celdas A2 a A6 de la hoja Resumen, que es donde escribiste los nombres de los capítulos. El símbolo del dólar ($) fija la referencia al arrastrar o al ampliar el rango.

Si en la hoja Resumen escribes Capítulo 6 Carpintería en la celda A7, la lista desplegable de la hoja Presupuesto lo muestra automáticamente al volver a abrirla (porque las celdas A2:A6 ya no son las últimas con datos; Excel amplía el rango).

Evitar los errores típicos al copiar partidas de otro presupuesto

Una plantilla recién hecha se rompe casi siempre por lo mismo: pegar datos de otro libro sin revisar. Estos son los tres fallos más comunes y cómo se ven en la hoja.

• Texto donde debería haber número. El precio unitario se pega como texto y la fórmula del importe da 0 o da error. La celda se ve alineada a la izquierda en vez de a la derecha.
• Nombres de capítulo escritos distintos. Aparece Capitulo 1 y Capítulo 1 en filas diferentes, así que SUMAR.SI no los junta y el resumen sale corto.
• Total que no cuadra. La fila de total solo suma hasta donde se arrastró la fórmula, no hasta donde llega la tabla. Las partidas por debajo no se cuentan.

Precio unitario pegado de una web con formato texto

El caso más frecuente: copias un presupuesto de una web o de otro Excel y el precio llega como texto. La celda E2 muestra 12,50 pero la fórmula =D2*E2 da 0, porque Excel no puede multiplicar texto por número.

Cómo se arregla: en una celda vacía escribe 1, cópiala (Ctrl+C), selecciona el rango E2:E100 y haz Ctrl+Alt+V para abrir Pegado especial. Elige Multiplicar y pulsa Aceptar. Excel multiplica cada celda por 1 y el texto pasa a número.

Importe que no cuadra porque falta el último capítulo

Otro fallo clásico: la fila del total solo llega hasta la fila 30, pero la tabla tiene 45 filas con partidas. El subtotal general queda corto porque las últimas filas no se suman.

La forma rápida de comprobar hasta dónde llega la tabla: pulsa Ctrl+Fin desde la celda A1. El cursor salta a la última celda usada de la hoja (por ejemplo, F45). Si la fórmula solo sumaba hasta B6, ahí está el error.

El arreglo es usar referencias a la columna entera en SUMAR.SI (que es justo lo que hicimos en el resumen). La fórmula =SUMAR.SI(Presupuesto!A:A;A2;Presupuesto!F:F) siempre suma la columna entera, así da igual cuántas filas tenga la tabla.

Lo que ya sabes hacer con la plantilla y el siguiente paso

Con esta plantilla ya sabes:

• Montar una hoja de partidas con formato de tabla y la columna Importe calculada con =D2*E2.
• Proteger la columna calculada para que nadie la toque sin querer.
• Crear una hoja Resumen con un subtotal por capítulo usando SUMAR.SI.
• Calcular el IVA y el total a partir de un porcentaje editable en una sola celda.
• Crear listas desplegables para los capítulos, con origen a mano o desde un rango.

El siguiente paso lógico es proteger también la estructura del libro (con Revisar > Proteger libro) y, cuando el presupuesto esté cerrado, exportarlo a PDF desde Archivo > Guardar como > PDF para enviárselo al cliente sin que pueda modificarlo. Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al usar la plantilla de presupuesto de obra en Excel