Pasar una hoja de Excel a PDF sirve para cerrar un informe de ventas del trimestre, enviar una factura a un cliente o archivar el presupuesto del mes con la maquetación intacta. El PDF congela la hoja tal cual está en pantalla y se ve igual en cualquier dispositivo, sin que el receptor necesite Excel. En este tutorial vas a aprender tres formas gratuitas de hacerlo: la exportación que ya trae Excel, los conversores online y la impresora PDF del sistema. Solo necesitas tu libro abierto y, en el último caso, conexión a internet. Las opciones valen para Excel 2010, 2013, 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365, en Windows, Mac y en la web.
Qué consigues al guardar tu hoja como PDF y cuándo merece la pena
Un PDF bien hecho cierra el trabajo en Excel y lo entrega como un documento cerrado: el receptor ve lo mismo en un móvil, en un portátil o impreso, sin fórmulas a la vista ni columnas que se descuadran al cambiar el ancho. Merece la pena cuando el archivo se envía fuera (una factura, un presupuesto, un informe de ventas), cuando se archiva como justificante o cuando se imprime y no quieres sorpresas de maquetación. No merece la pena si el receptor necesita seguir tocando los datos: en ese caso, mejor un .xlsx.
El PDF hereda el contenido visible de la hoja: títulos, formatos, colores y los gráficos que haya en la zona que exportes. Lo que no entra son las fórmulas (sale su resultado), las hojas ocultas (salvo que las marques) ni los comentarios a menos que configures el archivo para que aparezcan. Por eso, antes de exportar, conviene repasar la hoja como si fueras el cliente: ¿están los números bien? ¿el título es claro? ¿la tabla cabe en una página? Si algo falla, se arregla en la hoja, no en el PDF.
Los tres caminos para pasar de Excel a PDF sin pagar
Hay tres rutas principales y se eligen según el caso. La primera, Archivo > Exportar > Crear documento PDF, es la que ya trae Excel y la más cómoda cuando el archivo se va a quedar en tu equipo. La segunda son los conversores online (Online2PDF, Adobe Acrobat online, iLovePDF), útiles cuando recibes un PDF y necesitas volver a tener la tabla en Excel, o cuando trabajas desde un equipo donde no puedes instalar nada. La tercera es la impresora PDF del sistema (Microsoft Print to PDF en Windows, Guardar como PDF en macOS), que se usa cuando la exportación de Excel no encaja la página como tú quieres y necesitas ajustar tamaño, márgenes o saltos a mano.
Guardar como PDF desde Excel
Archivo > Exportar > Crear documento PDF genera un PDF usando el mismo motor que las versiones más recientes de Excel, con la maquetación, los saltos de página y los encabezados que se hayan definido. La diferencia con Archivo > Guardar como es que "Guardar como" cambia el formato del libro (a .xlsx, .xls, .csv, etc.), mientras que "Crear documento PDF" crea un archivo aparte sin tocar el libro original. Conviene cuando quieres enviar el PDF y seguir trabajando con el .xlsx.
Convertidores online de PDF
Online2PDF, el conversor de Adobe Acrobat e iLovePDF son páginas web donde subes un archivo, eliges el formato de salida y descargas el resultado. Sirven en los dos sentidos: de Excel a PDF y de PDF a Excel. Según declaran en sus páginas, los archivos se eliminan de sus servidores al cabo de un rato, aunque si el documento lleva datos sensibles (nóminas, datos personales, contratos) conviene no subirlo y usar la exportación local. Estos servicios permiten combinar varios PDF, elegir páginas, rotarlas, protegerlas con contraseña y aplicar OCR a PDF escaneados.
Imprimir en una impresora PDF del sistema
Windows trae de serie "Microsoft Print to PDF" y macOS trae "Guardar como PDF" en el cuadro de imprimir. Aparecen como una impresora más: eliges esa "impresora", pulsas Imprimir y, en vez de salir papel, sale un PDF. Se usa cuando la exportación de Excel corta la tabla o no respeta un tamaño concreto, porque aquí puedes tocar el área de impresión, los saltos y el escalado al 100% desde el cuadro de Imprimir.
Exportar una hoja a PDF con "Crear documento PDF"
Imagina la hoja "Ventas 2026" de tu tienda: en A1 hay un título, debajo una tabla con Producto, Unidades, Precio unitario, Subtotal e IVA, y los datos llegan hasta la fila 20. La hoja se ve así antes de exportar:
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Informe de ventas – Enero 2026 | ||||
| 2 | Producto | Unidades | Precio unitario | Subtotal | IVA |
| 3 | Cuaderno A5 | 120 | 2,50 | 300,00 | 63,00 |
| 4 | Boligrafo azul | 200 | 0,80 | 160,00 | 33,60 |
| 5 | Goma de borrar | 80 | 0,50 | 40,00 | 8,40 |
| 6 | Carpeta A4 | 45 | 3,20 | 144,00 | 30,24 |
Para exportarla, abre la hoja, ve a Archivo > Exportar y haz clic en Crear documento PDF / XPS. Se abre el cuadro Publicar como PDF o XPS, donde eliges la carpeta, escribes el nombre del archivo y, antes de pulsar Publicar, abres el pequeño cuadro Opciones con el botón del mismo nombre.
Elegir el libro entero, la hoja activa o el rango seleccionado
En el cuadro Opciones decides qué se exporta. "Todo el libro" mete cada hoja como un grupo de páginas; "Activa(s)" mete solo las hojas que tengas seleccionadas; "Selección" mete solo el rango que habías marcado en la hoja.
Con la hoja Ventas 2026 abierta y sin nada seleccionado, elige "Activa(s)" para sacar solo esa hoja. Si después quieres exportar también la hoja "Gastos", haz clic en su pestaña, mantén Ctrl pulsado y haz clic en la pestaña de Ventas 2026; así las dos quedan marcadas y "Activa(s)" las coge juntas.
Ajustar página, orientación y márgenes antes de exportar
Antes de pulsar Publicar, vuelve a la hoja y revisa la página: ve a Disposición de página > Tamaño > A4, después a Orientación > Horizontal y a Márgenes > Estrechos. Así la tabla del ejemplo cabe en una sola página en horizontal, con los cinco títulos en la misma línea.
Guardar el PDF con un nombre claro y, si conviene, abrirlo al terminar
Vuelve a Archivo > Exportar > Crear documento PDF / XPS, escribe el nombre (por ejemplo, "Informe-ventas-enero-2026"), asegúrate de que Tipo está en PDF (*.pdf) y marca la casilla Abrir después de exportar para que se abra el PDF en tu visor y puedas revisarlo al instante.
Pasar un PDF a Excel gratis con un conversor online
El camino contrario también existe y es igual de sencillo: recibes una lista de precios en PDF y la quieres en Excel para ordenarla. El flujo es siempre el mismo: subir, elegir formato, convertir, descargar.
Subir el PDF y elegir Excel como formato de salida
Abre el conversor en el navegador, arrastra el PDF sobre la zona de subida y elige "Excel" o "XLSX" como formato de salida. En Online2PDF y en iLovePDF, el botón grande dice "Convertir" y debajo aparece el selector de formato. Cuando termina, se ofrece un enlace de descarga.
Comprobar la tabla en Excel y arreglar los desajustes típicos
Al abrir el .xlsx descargado, lo habitual es que las columnas lleguen en una sola línea de texto, que algunas celdas vacías se hayan colado o que los números estén como texto. Arregla cada cosa en su sitio:
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Producto | Precio | IVA |
| 2 | Cuaderno A5 | 2,50 | 21% |
| 3 | Boligrafo azul | 0,80 | 21% |
| 4 | Goma de borrar | 0,50 | 21% |
Si los precios llegan como texto (verás un triángulo verde en la celda y "Número almacenado como texto"), selecciona el rango, pulsa el icono de aviso y elige Convertir en número. Si las columnas están juntas en A, ve a Datos > Herramientas de datos > Texto en columnas, elige Delimitado > Coma o Tabulación, y separa Precio e IVA en columnas B y C.
Cuándo no merece la pena usar un conversor online
Si el PDF viene de un escaneo (es una imagen, no un PDF con texto), el conversor online no sacará nada en limpio: hará falta un OCR de verdad, como el que ofrecen Online2PDF o iLovePDF en su opción específica, y aun así el resultado será desigual. Tampoco conviene con tablas con celdas fusionadas ni con datos sensibles: en el primer caso, los conversores no respetan las uniones; en el segundo, no deberías subir el archivo a un servicio externo.
"Imprimir a PDF" cuando Excel no exporta lo que esperas
A veces, "Crear documento PDF" corta la tabla o mete saltos raros, sobre todo con facturas maquetadas a mano. En ese caso, abre el cuadro de Imprimir (Archivo > Imprimir o Ctrl+P) y elige como impresora Microsoft Print to PDF en Windows, o PDF > Guardar como PDF en macOS. El botón Imprimir abre un segundo cuadro del sistema para elegir la carpeta y el nombre del PDF.
Quitar las líneas de cuadrícula y los saltos que sobran
Antes de imprimir, ve a Disposición de página > Configurar página, abre la pestaña Hoja y desactiva Líneas de cuadrícula. Si la tabla se imprime en dos páginas, marca "Ajustar al área de impresión" dentro de Ajustar a. Esto hace que Excel escale la hoja al número de páginas que le digas.
Ajustar el tamaño de la hoja en A4 con el controlador de relleno
Para una factura a tamaño exacto, marca el área de impresión (el rango que quieres en el PDF) con el ratón, ve a Disposición de página > Área de impresión > Establecer área de impresión. Después, en la pestaña Página del mismo cuadro, pon Escalar al 100% y Ajustar a 1 página de ancho por 1 de alto. Con esta combinación, la factura sale en una sola hoja A4 sin saltos.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Factura 2026-001 | |||
| 2 | Cliente | Comercial ABC, S.L. | ||
| 3 | Fecha | 15/03/2026 | ||
| 4 | Concepto | Cantidad | Precio | Total |
| 5 | Diseno web | 1 | 1.200,00 | 1.200,00 |
| 6 | Mantenimiento | 12 | 50,00 | 600,00 |
Por qué el PDF sale cortado, en blanco o con la tabla mal
Tres fallos típicos al exportar a PDF, cada uno con su causa y su arreglo concreto.
La tabla se sale de la página al exportar
La causa más común es que la hoja sigue en vertical cuando la tabla pide horizontal, o que el área de impresión está mal marcada. En el ejemplo, la tabla de cinco columnas se corta en vertical. Ve a Disposición de página > Tamaño > A4, marca Horizontal y después, en Ajustar al área de impresión, deja 1 página de ancho por 1 de alto.
El PDF aparece vacío aunque la hoja tiene datos
Suele pasar porque seleccionaste un rango con el ratón y elegiste "Selección" en el cuadro Publicar, pero el rango está mal hecho o está fuera del área usada. La otra causa habitual es una hoja protegida que oculta las celdas: ve a Revisar > Proteger hoja y mira si está activa. Para descartar el rango, vuelve a Archivo > Exportar > Crear documento PDF, abre Opciones y elige "Activa(s)" o "Todo el libro" y comprueba si ahora sale contenido.
La cabecera se imprime solo en la primera página
Cuando la tabla es larga y se reparte en dos o más páginas, la segunda página se imprime sin el título de las columnas. Para que la cabecera se repita, ve a Disposición de página > Imprimir títulos. En el campo "Filas a repetir en cada parte superior", escribe la fila (por ejemplo, $1:$1) o selecciónala con el ratón. La fila se imprimirá arriba en cada página del PDF.
Lo que ya sabes hacer con Excel y los PDF
- Elige el camino según el caso: exportación nativa de Excel para el día a día, conversor online solo cuando necesitas el camino inverso o no puedes instalar nada, e impresora del sistema cuando la exportación nativa corta la página.
- Ajusta la página antes de exportar: A4, orientación según las columnas, márgenes estrechos y "Ajustar al área de impresión" para que la tabla no se salga.
- Revisa el PDF al terminar: la opción "Abrir después de exportar" te lleva al visor y puedes comprobar que la tabla cabe, que la cabecera se repite y que los números están bien.
- Si recibes un PDF, pásalo a Excel con un conversor online solo con datos que no sean sensibles; limpia las columnas y los formatos antes de empezar a trabajar con ellos.
El siguiente paso natural es entender el formato del libro: un .xlsx guarda fórmulas, formatos y tablas; un .xls (Excel 97-2003) está limitado a 65.536 filas y se queda corto en cuanto el informe crece. Si trabajas con archivos antiguos o vas a compartir el libro con alguien que tenga una versión vieja, mira cuándo conviene guardar como .xls y cuándo quedarse en .xlsx.
Dudas al pasar de Excel a PDF
1. ¿Cómo puedo convertir a PDF gratis desde Excel sin instalar nada?
Con la opción que ya trae Excel: ve a Archivo > Exportar > Crear documento PDF, elige si quieres todo el libro, las hojas activas o solo un rango y pulsa Publicar. El archivo se guarda con extensión .pdf y se abre con el visor que tengas configurado, sin coste ni instalación extra.
2. ¿Cuál es el mejor conversor de PDF online gratis sin registro?
Online2PDF, el conversor de Adobe Acrobat y iLovePDF permiten subir el archivo, elegir el formato de salida y descargar el resultado sin crear cuenta. Todos eliminan los archivos de sus servidores tras la conversión, según declaran en sus páginas, aunque si el documento es sensible conviene usar la exportación de Excel o la impresora del sistema.
3. ¿Cómo convierto un PDF a Excel gratis para descargar el archivo?
Entra en una herramienta como Online2PDF, ilovepdf o el conversor de Adobe, arrastra el PDF, elige Excel como formato de salida, pulsa Convertir y descarga el .xlsx resultante. Después revisa las columnas en Excel: es habitual que algunas celdas lleguen como texto o que aparezcan huecos que hay que limpiar.
4. ¿Existe una forma de pasar de Adobe a PDF gratis sin pagar Acrobat?
Sí, la propia Adobe ofrece su conversor online en adobe.com/acrobat/online, gratuito para conversiones puntuales desde y hacia PDF. Si ya tienes el documento abierto en Word, Excel o PowerPoint, también puedes usar Archivo > Guardar como y elegir PDF, sin necesidad de Acrobat.
5. ¿Cómo convierto un documento a PDF desde el móvil gratis?
En Excel para móviles, pulsa los tres puntos, elige Compartir y luego Imprimir; si tu móvil no tiene esa opción, abre el archivo desde Google Drive y usa Exportar como PDF. En iPhone, al imprimir una hoja desde cualquier app aparece Compartir > Guardar en Archivos, que crea un PDF sin coste.
6. ¿Puedo unir varios archivos en un solo PDF gratis desde Excel?
Sí: selecciona las hojas en la pestaña de cada una con Ctrl y, después, ve a Archivo > Exportar > Crear documento PDF y marca Activa(s). Cada hoja se convierte en una página del mismo PDF, en el orden en que están en el libro, sin instalar nada.
7. ¿Cómo paso un archivo INDD a PDF gratis?
Adobe ofrece una página específica en acrobat.adobe.com para convertir INDD a PDF desde el navegador, sin coste para archivos puntuales. Para conversiones por lotes o con maquetación compleja, la opción gratuita más fiable sigue siendo exportar el PDF desde el propio InDesign con Archivo > Exportar.
8. ¿Qué es PDF2Go y se puede usar gratis?
PDF2Go es un conversor online que permite pasar archivos a PDF y de PDF a otros formatos desde el navegador, con una versión gratuita limitada y planes de pago para más funciones. Para conversiones puntuales sin instalar nada, es una alternativa más a Online2PDF, iLovePDF o el conversor de Adobe.
Fuentes
- MicrosoftExcel y Access — documentación oficialconsultado el 22/10/2026
- SapExportar de SAP a Excel — documentación oficialconsultado el 22/10/2026
- SheetjsExcel con Node.js (ExcelJS y SheetJS) — documentación oficialconsultado el 22/10/2026
- MicrosoftExcel para la web (Excel online) — documentación oficialconsultado el 22/10/2026