Cómo hacer una factura de venta en Excel: plantilla lista para usar

Una factura de venta en Excel es una hoja con los datos del vendedor, los del cliente, las líneas de productos o servicios y los totales calculados con fórmulas. Sirve para emitir facturas manuales, presupuestos y proformas sin instalar nada extra, solo con la hoja delante. Al terminar el tutorial sabrás montar la estructura, escribir las fórmulas de líneas y totales, dar formato de moneda e imprimir o exportar a PDF. Funciona en Excel 2007 en adelante, en Excel para Microsoft 365, en Excel para la web y en Excel para Mac; la plantilla se guarda como .xlsx o .xltx.

Qué es una factura de venta en Excel y cuándo te sirve

Una factura de venta en Excel es un libro con una hoja que reúne la información obligatoria de una factura: quién vende, quién compra, qué se vende, en qué cantidad, a qué precio y con qué impuestos. Todo se reparte en bloques (encabezado, cliente, líneas y totales) y los importes se calculan con fórmulas, de modo que si cambias una cantidad o un precio, el subtotal, el impuesto y el total se recalculan solos.

Esta hoja te sirve cuando necesitas una factura manual para un cliente puntual, un presupuesto detallado o una proforma, y no quieres (o no puedes) usar un programa de facturación. También es una buena forma de aprender a manejar referencias, formatos de moneda y fórmulas básicas sobre un caso real. Lo que no te sirve es como sistema de facturación electrónica con firma digital, QR o envío a la administración.

Las zonas de la hoja: encabezado, cliente, líneas y totales

La factura se organiza en cuatro bloques bien diferenciados para que se lea de arriba abajo como cualquier factura en papel.

El encabezado empieza en A1 y ocupa hasta D6. Arriba a la izquierda va el logo y a la derecha los datos del emisor (nombre, dirección, teléfono e identificador fiscal). Bajo el encabezado, en B8 y B9, van el número de factura y la fecha de emisión. La fecha de vencimiento se sitúa en B10.

El cliente ocupa A8:D11 en paralelo al encabezado: nombre o razón social en B11, dirección en B12 y NIF o identificador fiscal en B13. Las líneas de productos son una tabla que va de A13 a E20, con encabezados en la fila 13. Los totales se concentran abajo, de A22 a D26: descuento global, subtotal, porcentaje de impuesto, importe del impuesto, envío y total general.

Monta la estructura de la factura en una hoja nueva

Abre un libro nuevo y llámalo Factura. Ajusta el ancho de las columnas A a E para que quepan textos largos y cantidades, y aplica bordes finos a cada bloque para que se vean las cuatro zonas.

Pasos para montar la estructura:

1. Haz doble clic en la pestaña Hoja1 y escribe Factura.
2. En A1 escribe FACTURA en mayúsculas y agranda la fuente a 18.
3. Selecciona A13:E13, escribe los encabezados de la tabla de líneas y ponlos en negrita.
4. Selecciona A22:E26 y aplica un borde fino inferior desde Inicio > Fuente > Bordes > Borde inferior.

Poner el logo y los datos de tu empresa

Insertar > Imagen para el logo en F1 y los datos del emisor (nombre, dirección, teléfono, identificador fiscal) en B3:B6.

Pasos:

1. Ve a Insertar > Imágenes > Este dispositivo y elige tu logo; colócalo en F1.
2. En B3 escribe el nombre de tu empresa.
3. En B4, B5 y B6 completa dirección, teléfono e identificador fiscal.
4. Selecciona B3:B6 y aplica Inicio > Fuente > Negrita solo a B3.

Número de factura y fecha que se actualizan

Número correlativo en B8 con =CONTARA('Facturas emitidas'!A:A)+1 explicado en nota; fecha de emisión en B9 con =HOY() y la fecha de vencimiento en B10 con =B9+30.

=CONTARA('Facturas emitidas'!A:A)+1

=HOY()

=B9+30

Pasos:

1. En B8 escribe la fórmula del número correlativo.
2. En B9 escribe =HOY() y dale formato de fecha corta.
3. En B10 escribe =B9+30 para que el vencimiento salga 30 días después.

Las líneas de productos con fórmulas que calculan solas

Columnas A descripción, B cantidad, C precio unitario, D descuento % y E importe; en E14 la fórmula =B14*C14*(1-D14) que se arrastra hasta E20 con el controlador de relleno.

Pasos:

1. En A14:A20 escribe las descripciones; en B14:B20 las cantidades; en C14:C20 los precios; en D14:D20 los descuentos en tanto por uno (0,10 = 10%).
2. En E14 escribe =B14*C14*(1-D14) y Entrar.
3. Selecciona E14 y arrastra el controlador de relleno hasta E20.

Referencia mixta para la celda del descuento global

Si añades un descuento general en C22, la fórmula de E14 pasa a ser =B14*C14*(1-D14)*($C$22) para que al copiar solo se fije la celda del descuento global con F4.

=B14*C14*(1-D14)*($C$22)

Pasos:

1. En C22 escribe, por ejemplo, 0,05 (5% de descuento general).
2. Coloca el cursor en E14 dentro de la fórmula, justo después de (1-D14), y añade *($C$22).
3. Pulsa F4 sobre C22 para que se convierta en $C$22 y arrastra de nuevo hasta E20.

Subtotal, impuesto y total al final de la factura

Subtotal en D22 con =SUMA(E14:E20), porcentaje de impuesto en C23 (por ejemplo 21%), importe del impuesto en D23 con =D22*C23 y total general en D25 con =D22+D23+D24, dejando hueco para el envío.

Pasos:

1. En D22 escribe =SUMA(E14:E20).
2. En C23 escribe 21% y en D23 =D22*C23.
3. En C25 escribe TOTAL y en D25 =D22+D23+D24.

Envío y total con envío incluido

Si hay gastos de envío en C24 y D24, el total en D25 se queda como =D22+D23+D24 para sumar los tres conceptos a la vez.

=D22+D23+D24

Pasos:

1. En C24 escribe Envío y en D24 el importe, por ejemplo 12,00.
2. Confirma que D25 sigue mostrando =D22+D23+D24.
3. Pulsa F9 para forzar el recálculo si no se actualiza solo.

Formatos de número y bordes que dan el acabado de factura

Seleccionar E14:E20, D22:D25 y C23 y aplicarles formato moneda con 2 decimales desde Inicio > Número > Formato de número de contabilidad; aplicar bordes finos a los bloques desde Inicio > Fuente > Bordes.

Pasos:

1. Selecciona E14:E20.
2. Pulsa Ctrl+1 y elige Contabilidad con 2 decimales.
3. Repite con D22:D25 y con C23 (este solo como porcentaje).
4. Selecciona cada bloque por separado y aplica Inicio > Fuente > Bordes > Todos los bordes.

Guardar, imprimir y reutilizar la plantilla

Guardar el archivo como libro habilitado para macros (.xlsm) o como plantilla (.xltx) en Archivo > Guardar como; imprimir en Archivo > Imprimir ajustando el área de impresión a A1:E26; exportar a PDF desde Archivo > Guardar como > PDF.

Pasos:

1. Pulsa F12 y elige Libro de Excel (.xlsx) o Plantilla de Excel (.xltx).
2. Ve a Vista > Vista > Diseño de página para ver cómo quedará al imprimir.
3. En Diseño de página > Área de impresión > Definir, escribe A1:E26.
4. Imprime con Ctrl+P o exporta a PDF desde Archivo > Guardar como > PDF.

Crear una plantilla reutilizable con campos limpios

Borrar los datos de ejemplo dejando solo la estructura y las fórmulas, guardar como .xltx desde Archivo > Guardar como > Plantilla de Excel para que cada nueva factura parta de la hoja en blanco.

Pasos:

1. Selecciona B3:B6 y borra los datos de la empresa (déjalos solo si van fijos).
2. Selecciona A14:D20 y pulsa Supr para vaciar las líneas.
3. Selecciona D24 y borra el envío de ejemplo.
4. Guarda como Plantilla de Excel (.xltx) en la carpeta Plantillas personales.

Por qué falla una factura en Excel: los errores más habituales

Una factura en Excel falla casi siempre por lo mismo: numeración repetida por no usar fórmula, totales que no cuadran por arrastrar mal la referencia, decimales con punto en vez de coma y líneas vacías que ensucian el subtotal.

El total no cuadra con la suma de las líneas

El subtotal está en otra hoja o el rango de la SUMA es más corto; arreglar ajustando el rango =SUMA(E14:E20) o revisando que todas las líneas tengan cantidad y precio.

Causa: el rango solo llega hasta E18 y se pierden las líneas 19 y 20. Arreglo: amplía el rango a =SUMA(E14:E20) y revisa que cada línea tenga cantidad y precio.

Aparece #¿NOMBRE? al escribir HOY() o CONTARA()

La celda está en formato de texto;solucionar desde Inicio > Número cambiar a Formato general o Fecha, y comprobar que la función está escrita en español (HOY en inglés es TODAY, CONTARA es COUNTA).

Causa: la celda B9 estaba en formato Texto y Excel no interpreta la función. Arreglo: selecciona B9, ve a Inicio > Número y elige Fecha corta; vuelve a escribir =HOY() y Entrar.

Lo que Excel no hace como factura y lo que sí puede

Excel no firma digitalmente la factura, no la envía al organismo tributario, no lleva un libro de facturas con hash encadenado, no genera el código QR de los sistemas de facturación electrónica y no puede garantizar la obligación de inalterabilidad que exigen VeriFactu y el RD 1007/2023 a partir de octubre de 2028. Tampoco conserva la cadena de custodia ni el sellado de tiempo que pide la normativa.

Lo que sí puede: emitir facturas manuales, presupuestos, proformas y notas de encargo; calcular importes con fórmulas; llevar un registro en otra hoja con CONTARA; imprimir y exportar a PDF; y servir de punto de partida para un sistema más complejo si se conecta con Access, Power Query o un script de Python.

Lo que ya sabes hacer con una factura en Excel y el siguiente paso

• Estructura la factura en cuatro bloques: encabezado, cliente, líneas y totales.
• Escribes fórmulas de líneas con cantidad, precio, descuento e importe.
• Calculas subtotal, IVA, envío y total general con SUMA y referencias fijas con F4.
• Aplicas formato de moneda y bordes para dar el acabado de factura.
• Imprimes, exportas a PDF y guardas una .xltx lista para reutilizar.

El siguiente paso lógico es convertir la tabla A13:E20 en una Tabla de Excel con Insertar > Tablas > Tabla: las líneas crecerán solas al añadir productos y las fórmulas pasarán a usar referencias estructuradas como =SUMA(Tabla1[Importe]).

Dudas al hacer una factura de venta en Excel