Cómo crear un libro de contabilidad en Excel desde cero

Un libro de contabilidad en Excel es un archivo .xlsx con varias hojas relacionadas: una para anotar los asientos (el Diario), otra con el movimiento de cada cuenta (el Mayor), una con el resumen (Balance de sumas y saldos) y, si hace falta, Estado de resultados y Balance general. Sirve para una pequeña empresa, una comunidad de vecinos o un autónomo que quiere llevar sus cuentas sin comprar un programa contable. Al terminar este tutorial sabrás crear las hojas, escribir asientos, totalizarlos y proteger las fórmulas para que nadie las rompa por accidente. Funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016; en Excel para la web también, salvo la protección con contraseña, que es solo de escritorio.

Qué es un libro de contabilidad en una hoja de Excel y cuándo te conviene

Un libro contable no es una sola hoja enorme, sino un LIBRO de Excel con varias HOJAS que se hablan entre sí con fórmulas. La idea es la misma que en cualquier programa contable: en el Diario se apuntan los hechos (un cobro, una factura, un pago), en el Mayor se ve cómo se mueve cada cuenta y en los balances se resumen los saldos. Cuando una pyme o un autónomo tiene pocas operaciones al mes y quiere ver sus números sin pagar una licencia, Excel le basta. Con la ventaja extra de que las plantillas son editables: se cambian los nombres de las cuentas, las columnas y los formatos. Frente a una app contable, Excel exige más disciplina: hay que respetar la partida doble a mano y revisar que el Debe y el Haber cuadren. Si el volumen supera los pocos miles de asientos al año, una herramienta contable ya ahorra tiempo.

Las partes de un libro contable y cómo se reparten en hojas

En un libro contable clásico se distinguen tres niveles. El primer nivel es el Diario: una hoja donde se escriben los asientos por orden de fecha, con una fila por apunte. El segundo nivel es el Mayor: una hoja (o varias) que recoge, por cuenta, todos los movimientos del Diario; suele hacerse con SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS) para no picar números dos veces. El tercer nivel son los estados: Balance de sumas y saldos (BSS), Estado de resultados y Balance general. El BSS lista las cuentas con su Debe, su Haber y el SALDO del periodo y se alimenta del Diario con SUMAR.SI. Cuentas por cobrar, Cuentas por pagar e Inventario son hojas auxiliares que alimentan al Mayor con datos concretos (clientes, proveedores, artículos). En este tutorial el libro tendrá tres hojas: Diario 2026 como origen, Mayor y BSS.

El Diario: la hoja donde nacen todos los asientos

Las dos primeras filas son el mismo hecho visto dos veces: cuando se cobra a un cliente, el dinero entra en Caja (Debe) y sale de Clientes (Haber). Las dos siguientes son la venta en efectivo. La regla de oro: la suma de la columna Debe tiene que ser igual a la suma de la columna Haber, siempre, en cada asiento y en el total del día.

El Mayor: una hoja por cuenta o un rango con filtros

Hay dos formas razonables de tener el Mayor. Una es escribir a mano, cuenta por cuenta, todos los movimientos del Diario; es directo, pero obliga a duplicar datos y a recordar actualizarlo. La otra es escribir una sola fórmula por cuenta que traiga los importes directamente del Diario con SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS); así, al añadir un asiento nuevo, el Mayor se actualiza solo. La primera conviene para libros muy pequeños o si la plantilla la ha hecho alguien que no quiere fórmulas; la segunda, para todo lo demás.

Antes de escribir la primera fórmula: el formato de las celdas

Antes de empezar a escribir nada, hay que decidir cómo se van a guardar los datos. Si las celdas no tienen el formato correcto, las fechas se ordenan mal, los importes suman como texto y las fórmulas fallan sin avisar. El Diario lleva formato Fecha corta en la columna A, formato Moneda con 2 decimales en las columnas C y D, y la columna B como texto para que los códigos que empiezan por 0 no se estropeen. Aplicar estos formatos una sola vez al principio ahorra errores el resto del año.

Fechas que se ordenan bien y números que suman como números

1. Selecciona toda la columna A haciendo clic en su letra.
2. Abre Ctrl+1 para abrir Formato de celdas.
3. Elige la categoría Fecha y el tipo 14/01/2026 (Fecha corta).
4. Repite con las columnas C y D: categoría Moneda, 2 decimales, símbolo Ninguno.
5. Escribe en la celda C2 el número 1250,50 y comprueba que la celda muestra 1.250,50.

La columna Cuenta como texto para que no pierda ceros

1. Selecciona la columna B y abre Ctrl+1.
2. Elige la categoría Texto y pulsa Aceptar.
3. Escribe en B2 el valor 4001 directamente: como la celda ya es texto, Excel guarda los cuatro dígitos.
4. Para escribir un código que empieza por 0 (por ejemplo 0401), escribe un apóstrofo delante: '0401. El apóstrofo no se ve en la celda, solo en la barra de fórmulas.

Crear la estructura del libro con un par de plantillas oficiales

Antes de empezar de cero merece la pena descargar alguna de las plantillas gratuitas que Microsoft publica para Excel para la web: traen formatos, fórmulas y validaciones ya hechos y se pueden vaciar para empezar en limpio. Las que interesan aquí son Diario de pagos y Registro de cheques, ambas en la galería oficial de plantillas. Tras descargarlas se abren en escritorio y se guardan como .xlsx normal.

Abrir la plantilla en Excel de escritorio sin perder formato

1. Abre la página de plantillas de Excel (https://templates.office.com) y descarga Diario de pagos.
2. En Excel de escritorio, abre Archivo > Abrir y elige el archivo descargado.
3. Revisa las pestañas abajo del todo: la plantilla trae una hoja con un registro ya formateado.
4. Cambia cualquier valor para confirmar que las fórmulas de Total siguen vivas.

Duplicar la hoja Diario y dejarla lista para escribir asientos

1. Clic derecho sobre la pestaña Diario de pagos.
2. Elige Mover o copiar.
3. Marca Crear una copia y antes de Aceptar elige la posición (moviendo al final).
4. Renombra la copia a Diario 2026 haciendo doble clic en la pestaña.
5. Borra las filas de ejemplo: selecciónalas y pulsa Supr.

Anotar el primer asiento en el Diario y dejarlo cuadrado

Con la hoja vacía y los formatos aplicados, se escriben los primeros asientos. La clave es la regla de partida doble: cada hecho genera al menos dos filas, una que lleva el importe al Debe de una cuenta y otra que lo lleva al Haber de la cuenta contraria. El total del día tiene que coincidir entre Debe y Haber.

La fila de totales con SUMA y la prueba del cuadre

1. En la celda A6 escribe Totales.
2. En C6 escribe la fórmula =SUMA(C2:C5) y en D6 =SUMA(D2:D5).
3. En A7 escribe Comprobación y en C7 =SI(C6=D6;"Cuadra";"Revisar").

=SUMA(C2:C5)
=SUMA(D2:D5)
=SI(C6=D6;"Cuadra";"Revisar")

Dejar la fecha de hoy por defecto con la fórmula HOY

1. Escribe en A2 la fórmula =HOY().
2. Pulsa Ctrl+1, elige Fecha corta y acepta.
3. Cada vez que abras el libro, esa celda mostrará la fecha del día.

=HOY()

Pasar los asientos del Diario al Mayor sin picar números

Con el Diario listo, el siguiente paso es el Mayor. En vez de escribir dos veces los mismos números, se deja que Excel los traiga con una fórmula que busca por cuenta y suma. Eso evita errores de trascripción y mantiene el libro actualizado al instante.

Traer los importes de una cuenta con SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS)

1. Crea una hoja nueva llamada Mayor.
2. En A1 escribe Cuenta, en B1 Debe, en C1 Haber.
3. En A2 escribe Caja, en A3 Clientes, en A4 Ventas.
4. En B2 escribe =SUMAR.SI.CONJUNTO('Diario 2026'!C:C;'Diario 2026'!B:B;A2).
5. En C2 escribe =SUMAR.SI.CONJUNTO('Diario 2026'!D:D;'Diario 2026'!B:B;A2).
6. Copia B2:C2 hacia abajo hasta la fila 4 con el controlador de relleno.

=SUMAR.SI.CONJUNTO('Diario 2026'!C:C;'Diario 2026'!B:B;A2)
=SUMAR.SI.CONJUNTO('Diario 2026'!D:D;'Diario 2026'!B:B;A2)

Convertir el Mayor en tabla para que la fórmula crezca sola

1. Selecciona A1:C4 en la hoja Mayor.
2. Ve a Insertar > Tablas > Tabla y marca La tabla tiene encabezados.

1. Pulsa Aceptar: la fórmula pasa a =SUMAR.SI.CONJUNTO(...) con referencias estructuradas como Tabla1[Debe].

=SUMAR.SI.CONJUNTO('Diario 2026'!C:C;'Diario 2026'!B:B;[@Cuenta])

Sacar el Balance de sumas y saldos con una sola columna de saldo

El Balance de sumas y saldos (BSS) es la hoja donde, de un vistazo, se ve cuánto se ha movido cada cuenta en el periodo y cuál es su saldo final. Tiene tres columnas: Debe, Haber y Saldo. El saldo es la diferencia entre lo que la cuenta ha cargado y lo que ha descargado.

El saldo acumulado con la función SUMAR.SI y un pequeño truco

1. En la hoja BSS, B2 y C2 traen el Debe y el Haber desde el Diario con SUMAR.SI.CONJUNTO como en el Mayor.
2. En D2 escribe =B2-C2 para tener el saldo del periodo.
3. Copia B2:D2 hacia abajo con el controlador de relleno.

=B2-C2

Por qué las fórmulas del Mayor devuelven 0 o no cuadran

Tres errores son los que más se repiten al montar un libro contable en Excel: la fórmula no suma nada porque el nombre de la cuenta tiene un espacio de más, la fecha se guardó como texto y no se puede filtrar por rango, o el archivo se abrió con el sistema de fechas 1904 que cambia los años.

El texto "Caja" no coincide con "Caja " y la fórmula no suma

La fecha se queda como texto y el rango de fechas no funciona

Si escribes 1/1/2026 en una celda con formato General, Excel lo guarda como texto y las fórmulas que filtran por fecha no devuelven nada. Se reconoce porque la celda se alinea a la izquierda y porque la columna no se ordena cronológicamente.

1. Selecciona la columna A entera.
2. Ve a Datos > Herramientas de datos > Texto en columnas.
3. Pulsa Finalizar sin cambiar nada.
4. Vuelve a aplicar formato Fecha corta con Ctrl+1.

El libro se abre con una fecha de 1904 y los años van mal

El sistema de fechas 1904 cambia todas las fechas cuatro años y un día al abrir el archivo. Lo activa por defecto alguien que comparte archivo desde un Mac y no lo desactiva. Aparece en Archivo > Opciones > Avanzadas > Al calcular este libro > Sistema de fechas 1904. Desmarca la casilla, guarda el libro y las fechas vuelven a su valor real.

Proteger las hojas para no romper las fórmulas sin querer

Un libro contable tiene fórmulas largas y delicadas que conviene resguardar de clics accidentales. Excel permite proteger cada hoja con contraseña y dejar editables solo las celdas donde se escriben los asientos. Proteger hoja no es lo mismo que cifrar el archivo: la primera evita cambios por descuido, la segunda oculta los datos si alguien abre el archivo sin la clave.

Dejar editable solo el Diario

1. Selecciona todo el Mayor y el BSS: Ctrl+E y luego Ctrl+1 > Proteger > Bloqueada (ya están bloqueadas por defecto).
2. En el Diario 2026, selecciona el rango donde se escriben los datos, por ejemplo A2:E100.
3. Abre Ctrl+1 > Proteger y desmarca Bloqueada para esas celdas.
4. Ve a Revisar > Proteger > Proteger hoja, marca Seleccionar celdas desbloqueadas y escribe una contraseña sencilla.

Cifrar el libro si los datos son sensibles

1. Abre Archivo > Información > Proteger libro.
2. Elige Cifrar con contraseña.
3. Escribe la contraseña dos veces y guarda el archivo.

Lo que ya sabes hacer con tu libro de contabilidad y el siguiente paso

• Tienes el libro creado con plantilla, tres hojas separadas y los formatos aplicados a las celdas.
• El Diario es el origen: ahí se escriben los asientos con su fecha, cuenta, Debe, Haber y concepto.
• El Mayor se llena solo con SUMAR.SI.CONJUNTO desde el Diario, sin duplicar números.
• El BSS muestra el saldo del periodo con una simple resta =B-C.
• Fechas, cuentas y números siguen su formato correcto y no dan errores al filtrar.
• Mayor y BSS quedan protegidos para que nadie toque las fórmulas sin querer.

El siguiente paso es cerrar el ejercicio con un Estado de resultados: una hoja donde las cuentas de ingreso suman al Haber menos Debe y las de gasto suman al Debe menos Haber, y la diferencia entre ambas líneas da el resultado del periodo (beneficio o pérdida). Con Diario, Mayor y BSS ya funcionando, esa hoja sale en diez minutos más.

Dudas al montar un libro de contabilidad en Excel