Excel para negocios: las fórmulas que usarás cada día

Antes de empezar, una aclaración: "excel negocios" se entiende aquí como el uso de Excel en el día a día de una empresa o autónomo: ventas, pedidos, clientes, informes. El tutorial recorre, sobre un único libro de ejemplo, las seis áreas que se tocan siempre: fórmulas, referencias, tablas dinámicas, Power Query, macros y BUSCARV (VLOOKUP). Funciona en Microsoft 365, Excel 2024, Excel 2021 y, salvo Power Query y BUSCARX, también en versiones anteriores. Excel para la web no ejecuta macros VBA.

Por qué Excel sigue siendo el programa básico de Excel

Excel está en casi cualquier empresa y cualquier autónomo lo tiene instalado. No necesita servidor, ni internet, ni licencia extra: con el archivo ya puedes trabajar. La hoja de cálculo es un formato universal: un cliente abre tu .xlsx, tu proveedor abre tu .csv, y los datos siguen ahí. Por eso, para empezar a ordenar un negocio —ventas, gastos, inventario, clientes, facturas— Excel es el primer paso natural antes de pasar a un programa de facturación o a un ERP. Y por eso, aunque hay alternativas en la nube, aprender Excel sigue siendo rentable: lo que sabes hacer aquí te sirve luego casi en cualquier sitio.

El arranque del tutorial no es Excel: es tu negocio

Imagina la hoja de "Pedidos" de una tienda. Tiene cuatro productos, y alguien ha escrito el Subtotal, el IVA y el Total a mano, fila por fila. Cuando el precio del lápiz cambia, hay que volver a calcularlo todo a mano. Y cuando arrastra mal una fórmula para reutilizarla, los importes se descuadran. Esa hoja existe en miles de negocios y es el punto de partida de este tutorial: una hoja de trabajo real, con un problema real, a la que vamos a ir añadiendo una cosa en cada paso hasta dejarla automatizada.

Lo que vas a tener claro al terminar

Al terminar verás seis áreas. La primera, ordenar los datos en columnas y calcular con fórmulas. La segunda, fijar referencias con $ para que el IVA no se mueva. La tercera, validar lo que se escribe con listas desplegables. La cuarta, resumir ventas con tablas dinámicas. La quinta, importar listados grandes con Power Query. Y la sexta, automatizar el informe mensual con una macro. En medio, los dos errores más comunes al empezar: que BUSCARV (VLOOKUP) devuelva #N/A y que la macro se pierda al pasar el archivo a otro compañero.

El menú de Excel que vas a usar en tu día a día

La cinta de opciones es la barra de arriba, con pestañas: Archivo, Inicio, Insertar, Disposición de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista. La pestaña Programador viene oculta y se activa en Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones. Ahí verás los nombres exactos de los grupos y botones, y los pasos de este tutorial los usan tal cual aparecen en tu Excel en español.

Las órdenes de la cinta que más vas a pulsar

Tu primera hoja de trabajo con fórmulas que suman de verdad

Empezamos con la hoja de pedidos a mano. En la celda activa escribimos las cabeceras en la fila 1, los productos en la columna A, y dejamos las tres últimas columnas vacías para rellenarlas con fórmulas.

1. En la celda A1 escribe Producto, en B1 Cantidad, en C1 Precio unitario, en D1 Subtotal, en E1 IVA y en F1 Total.
2. En A2, A3 y A4 escribe Lápiz, Cuaderno y Goma.
3. Rellena las columnas B y C con los datos del ejemplo.

Subtotal, IVA y Total con fórmulas que sí sabes leer

Vamos a calcular las tres columnas que faltan. En D2 escribimos la fórmula, la arrastramos y vemos el resultado en la cuadrícula.

=B2*C2
=D2*0,21
=D2+E2

Lo que DEBES saber antes de copiar ninguna fórmula

Cuando arrastras una fórmula hacia abajo con el controlador de relleno (el cuadradito de la esquina inferior derecha de la celda), las referencias se mueven con la fila. Por eso =B2*C2 en D3 se convierte en =B3*C3 automáticamente. Para verlo, haz una copia de la hoja, escribe =B2*C2 en D2 y arrastra hasta D4. Verás que las tres fórmulas se adaptan y los resultados siguen siendo correctos.

La referencia fija con el símbolo $ para que el IVA no se mueva

Escribir 0,21 en cada fila funciona, pero si el tipo de IVA cambia hay que tocar todas las celdas. Lo correcto es poner el tipo en una celda y referenciarla. El problema es que al arrastrar hacia abajo esa referencia también se mueve. La solución es el símbolo $, que fija la fila y la columna.

Añadimos la celda G1 con el valor 0,21 y cambiamos la fórmula de la columna E.

=D2*$G$1

F4: la tecla que pone y quita los $ de un toque

Escribir el $ a mano es lento. La tecla F4 (Cmd+T en Mac) lo hace en un toque. Selecciona la referencia G1 dentro de la fórmula de E2 y pulsa F4: aparece $G$1. Vuelve a pulsar y pasa a G$1 (fija la fila). Otra vez y queda $G1 (fija la columna). Una vez más y vuelve a G1 sin dólares.

=D2*$G$1

Una lista desplegable para que los nombres de producto no se escriban mal

En la columna A cada persona escribe el producto como quiere: "lápiz", "Lapiz", "Lápices". El resultado: tres nombres para el mismo producto y la tabla dinámica no los junta. La validación de datos con lista desplegable obliga a elegir uno de los valores de una lista.

Crear la lista con Permitir: Lista

Primero creamos la lista de productos válidos en H1:H5. Después seleccionamos A2:A4 y abrimos el cuadro de validación.

Las tablas dinámicas para resumir ventas sin volverte loco

La tabla dinámica resume una lista larga en un par de clics. Vamos a usarla sobre la hoja "Ventas 2026" con las ventas del año.

El resumen por producto y mes que siempre te piden

1. Selecciona A1:E6 y abre el cuadro de tabla dinámica. Deja "Nueva hoja" y pulsa Aceptar.
2. En el panel de la derecha, arrastra Producto a Filas.
3. Arrastra Fecha a Columnas. Excel la agrupa por meses automáticamente.
4. Arrastra Importe a Valores, y queda como Suma de Importe.

Power Query para no copiar y pegar nunca más un listado grande

Copiar un listado de 5.000 clientes desde un PDF y pegarlo a mano es la receta del desastre. Power Query lo importa, lo limpia y lo deja listo en una hoja nueva, y la próxima vez solo tienes que pulsar "Actualizar".

Filtrar, quitar columnas y cerrar en una sola tabla limpia

1. Con A1 seleccionado, abre el paso anterior. Power Query convierte el rango en tabla y abre el editor.
2. Clic derecho sobre la columna Teléfono > Quitar columna.
3. Clic en la flecha de la columna Saldo > Filtros de número > Mayor que > 0.
4. En la pestaña Inicio del editor, pulsa Cerrar y cargar en… y elige Tabla en una nueva hoja.

Grabar una macro para automatizar el informe mensual

El informe mensual es siempre lo mismo: filtrar las ventas del mes, copiarlas a la hoja "Resumen" y ordenar. Una macro grabada lo hace con un clic.

1. Abre la hoja "Ventas 2026".
2. Ve a Programador > Código > Grabar macro. Ponle el nombre Informe_mensual y Aceptar.
3. Haz los pasos a mano: filtra Fecha por abril, copia A2:E6, pega en la hoja "Resumen" a partir de A1.
4. Vuelve a Programador > Código > Detener grabación.

Ejecutar la macro con un botón en la hoja

1. En Programador > Controles > Insertar, elige el botón (control de formulario, el primero de la fila superior).
2. Dibuja el botón en cualquier sitio de la hoja. Te preguntará qué macro asignarle: elige Informe_mensual.
3. Clic fuera del botón para terminar. Ahora cada clic en el botón repite el informe.

Activar la pestaña Programador si no la ves

Si no ves la pestaña Programador, está oculta. Clic derecho en la cinta > Personalizar cinta de opciones. En la columna de la derecha, marca la casilla Programador y Aceptar. La pestaña aparece al final de la cinta.

Por qué BUSCARV (VLOOKUP) devuelve #N/A y cómo arreglarlo

BUSCARV (en inglés VLOOKUP) busca un valor en la primera columna de un rango y devuelve el dato de otra columna. La sintaxis es =BUSCARV(valor_buscado;tabla;columna;FALSO). Si la escribimos mal o el dato no está, devuelve #N/A.

La causa: el código 105 no está en la columna A. BUSCARV, con FALSO, exige coincidencia exacta, y al no encontrarlo devuelve #N/A.

BUSCARV solo mira en la primera columna

El otro error típico: el dato que buscas está en la columna B y el rango empieza en A. BUSCARV solo busca en la primera columna del rango, así que aunque el valor exista, si está en B no lo encuentra. Solución: ajustar el rango para que la primera columna sea la del valor buscado.

Usar BUSCARX si tu Excel es 2021 o Microsoft 365

BUSCARX (XLOOKUP) es la versión moderna y está en Excel 2021, 2024 y Microsoft 365. Admite buscar de izquierda a derecha, no hace falta FALSO y, si el dato no está, puedes indicar un valor por defecto.

=BUSCARX(105;A2:A10;B2:B10;"No existe")

Por qué la macro deja de funcionar al abrir el libro en otro Excel

El archivo .xlsx guarda valores, fórmulas y formatos, pero no guarda macros. Al enviarlo a un compañero, los botones siguen ahí pero al hacer clic aparece un error: la macro no existe. La extensión correcta para libros con macros es .xlsm.

Guardar como .xlsm para que las macros viajen contigo

1. Ve a Archivo > Guardar como.
2. En Tipo, elige Libro de Excel habilitado para macros (.xlsm).
3. Pulsa Guardar.

• Una hoja no es un libro: el archivo completo se llama libro y dentro tiene hojas.
• F4 fija referencias con $ y es la tecla que más vas a pulsar.
• Validar con lista desplegable evita errores de escritura y hace que la tabla dinámica sume bien.
• Tabla dinámica resume cualquier listado largo en menos de un minuto.
• Power Query importa, limpia y actualiza listados sin copiar y pegar.
• Guardar como .xlsm si el libro lleva macros; si no, se pierden al enviarlo.

El siguiente paso natural es practicar con tu propia hoja de pedidos: añadir el IVA, fijar la celda del tipo, validar los productos, y construir el resumen mensual con tabla dinámica. Cuando eso te quede corto, Power Query y una macro cierran el ciclo.

Dudas al usar Excel en el negocio