Aprende Excel intermedio con un proyecto de ventas

Aprender Excel intermedio significa dejar de usar fórmulas sueltas y empezar a combinar condiciones, búsquedas, fechas y filtros en un mismo libro. En este tutorial trabajarás con la hoja Ventas de una tienda: registrarás ventas, identificarás objetivos, cruzarás un catálogo de productos y prepararás reportes. El método sirve desde Excel 2007; las herramientas que sí aparecen en la hoja de ruta, como BUSCARX o Power Query, se indican por separado según la versión. Los datos están comprobados en octubre de 2026.

QuéVas a aprender con Excel intermedio

En este proyecto aprenderás a usar Excel intermedio con una lógica que puedes reutilizar en un libro real. La hoja Ventas será el punto de partida: cada práctica añade una columna o un criterio, y las siguientes utilizan esos mismos datos. Así no aprendes fórmulas aisladas, sino un flujo de trabajo.

Trabajarás con SI, SI.ERROR, SI.CONJUNTO, Y, O, BUSCARV, BUSCARH, INDICE y COINCIDIR. También aprenderás a extraer partes de una fecha, filtrar ventas, calcular indicadores con funciones de base de datos y corregir errores de búsqueda. Al terminar tendrás una hoja organizada que resume qué vender, qué revisar y qué pedidos clasificar.

Resuelve condiciones con SI y sus variantes

SI (IF) devuelve un resultado según se cumpla una condición. SI.ERROR (IFERROR) captura un error y lo sustituye por otro valor; SI.CONJUNTO (IFS) permite evaluating varias condiciones en orden. La combinación de Y (AND) y O (OR) ayuda cuando una regla exige que se cumplan todas o al menos una de las condiciones.

En el proyecto, estas funciones separan las ventas que alcanzan el objetivo, señalan pedidos urgentes y evitan que un total quede interrumpido por una división inválida.

Decide si una venta supera el objetivo

En C2, escribe la siguiente fórmula:

=SI(B2>=1.000;"Objetivo cumplido";"Revisar venta")

Copia la fórmula hasta C5 usando el controlador de relleno. El objetivo de 1.000 está dentro de la fórmula: al copiar hacia abajo, B2 se ajusta a cada fila.

Evalúa dos condiciones antes de clasificar

Ahora añadimos una regla de urgencia: una venta es urgente si supera 1.000 y su fecha ya pasó. Usa Y dentro de SI:

=SI(Y(B2>1.000;A2<HOY());"Urgente";"Normal")

La fecha actual se toma con HOY (TODAY), por lo que el resultado puede cambiar al abrir el libro otro día. Para una condición alternativa, usa O (OR): =SI(O(B2>1.000;C2="Revisar venta");"Revisar";"Correcto").

Evita mostrar un error en el total

Ahora añadimos una división de control: calculamos unidades por importe, pero la unidad de medida no puede ser cero.

=SI.ERROR(C2/F2;0)

Si F2 contiene 0 o un valor que provoca un error, la fórmula devuelve 0. El divisor puede estar en una celda independiente para que el control sea visible.

Busca datos y cruza dos tablas

BUSCARV (VLOOKUP) busca un valor en la primera columna de un rango y devuelve un dato de otra columna. BUSCARH (HLOOKUP) hace lo mismo horizontalmente. INDICE (INDEX) y COINCIDIR (MATCH) forman otra combinación: INDICE recupera un valor y COINCIDIR encuentra su posición.

En el proyecto, estas funciones conectan la hoja Ventas con un catálogo. La búsqueda debe ser exacta y el rango debe estar bien orientado.

Recupera el precio de un producto

Supón que la columna B contiene códigos de producto y el catálogo está en las columnas D y E. En F2 escribe:

=BUSCARV(B2;$D$2:$E$6;2;FALSO)

El último argumento, FALSO, exige coincidencia exacta. Usa referencias absolutas en el catálogo para que no cambie al copiar la fórmula.

Encuentra la fila de un dato exacto

Para obtener el nombre que corresponde al código escrito en G2, usa INDICE y COINCIDIR:

=INDICE($E$2:$E$6;COINCIDIR(G2;$D$2:$D$6;0))

COINCIDIR devuelve la posición del código dentro del catálogo y INDICE toma el producto de esa posición. El 0 indica coincidencia exacta.

Combina una búsqueda con una condición

Ahora añadimos una clasificación de clientes a partir del catálogo. Si BUSCARV encuentra el cliente, se considera habitual; si no lo encuentra, nuevo:

=SI.ERROR(SI(BUSCARV(B2;$G$2:$G$5;2;FALSO)="Ana";"Habitual";"Nuevo");"Nuevo")

Domina las fechas que necesita un informe

HOY (TODAY) devuelve la fecha actual; AHORA (NOW) devuelve fecha y hora; AÑO (YEAR), MES (MONTH) y DÍA (DAY) separan una fecha en sus componentes. Estas funciones permiten preparar un informe mensual sin escribir el día a mano.

En Ventas, las columnas A y B también se pueden transformar en año, mes y día para ordenar o resumir la información.

Divide cada fecha en año, mes y día

En las columnas G, H e I escribe, respectivamente:

=AÑO(A2)
=MES(A2)
=DÍA(A2)

Copia cada fórmula hasta la fila 5. En este caso, las fechas son de enero de 2026, así que el resultado es 2026, 1 y el día correspondiente.

Crea una fecha actual dentro del informe

Añade en H1 la fórmula =HOY(). Si necesitas también la hora, usa =AHORA() en H2. Estas fórmulas se recalculan cuando Excel abre o recalcula el libro.

Filtra las ventas sin modificar los datos

Los filtros cambian la vista de una hoja, pero no borran ni reordenan los datos. El filtro básico es útil para revisar una columna; el filtro avanzado permite combinar criterios, como un importe mínimo y una categoría.

Muestra solo las ventas de una categoría

1. Selecciona el rango A1:E5 de la hoja Ventas.
2. Abre la pestaña Datos.
3. En el grupo Ordenar y filtrar, pulsa Filtrar.
4. Pulsa la flecha de la columna Categoría.
5. Desmarca la categoría que no quieras y selecciona Ocio.
6. Pulsa Aceptar para aplicar el filtro.

Para quitarlo, vuelve a abrir la flecha de Categoría y selecciona Todos.

Combina varios criterios con Filtros avanzados

Para combinar condiciones, prepara un rango de criterios. En G1:I2 escribe:

1. Selecciona A1:E5.
2. En Datos > Ordenar y filtrar, pulsa Avanzado.
3. En Rango de lista, confirma $A$1:$E$5.
4. En Rango de criterios, escribe $G$1:$I$2.
5. Deja Copiar a en el mismo lugar y pulsa Aceptar.

La cabecera del rango de criterios debe coincidir exactamente con la cabecera de datos: por eso se usa Importe y Categoría.

Domina las funciones de base de datos

BDSUMA (DSUM), BDCONTAR (DCOUNT), BDPROMEDIO (DAVERAGE), BDMIN (DMIN) y BDMAX (DMAX) calculan sobre un rango usando criterios. Los nombres de las columnas deben coincidir con los encabezados del rango de datos.

En el proyecto, estas funciones permiten informar de una categoría sin crear una tabla para cada una.

Suma y cuenta ventas por categoría

En J2 escribe:

=BDSUMA(A1:E5;"Importe";G1:G2)

Y en J3:

=BDCONTAR(A1:E5;"Importe";G1:G2)

El primer argumento es el rango de datos; el segundo, la columna que se resume; el tercero, el rango de criterios. Con el criterio Ocio, el total es 960 y el número de ventas es 2.

Compara el promedio, mínimo y máximo

Para Viajes, cambia el criterio de categoría a Viajes en G2. Después usa:

=BDPROMEDIO(A1:E5;"Importe";G1:G2)
=BDMIN(A1:E5;"Importe";G1:G2)
=BDMAX(A1:E5;"Importe";G1:G2)

La única venta de Viajes es de 1.200, por lo que promedio, mínimo y máximo coinciden.

Resuelve búsquedas que Excel no encuentra

El error #N/A aparece cuando una búsqueda exacta no encuentra el dato. Las causas habituales son una diferencia de texto, una columna de búsqueda situada a la derecha o un rango mal seleccionado.

Corrige un #N/A causado por un typo

Escribe «Mesa» en G2 y utiliza:

=BUSCARV(G2;$D$2:$E$6;2;FALSO)

El resultado será #N/A, porque el catálogo contiene «Mesa» en la columna E, no el código «Mesa» en la columna D. Para encontrar el producto por su nombre, usa:

=INDICE($E$2:$E$6;COINCIDIR(G2;$E$2:$E$6;0))

Si el texto buscado es «Mesas», aunque el catálogo diga «Mesa», BUSCARV no lo reconoce como igual.

Repara un #N/A por columnas desordenadas

BUSCARV exige que la columna de búsqueda sea la izquierda del rango. Si el catálogo tiene el producto en D y el precio en E, pero buscas por el producto, la función no puede hacerlo con el rango D2:E6.

Corrige el rango o usa INDICE y COINCIDIR:

=INDICE($E$2:$E$6;COINCIDIR(G2;$E$2:$E$6;0))

Lleva el proyecto un poco más lejos

Elige la herramienta según el tamaño del archivo

Si la hoja tuviera más de un millón de filas, una tabla normal de Excel no sería el punto de partida más cómodo; Power Query o una base de datos permitiría organizar el trabajo a otra escala. Una hoja de Excel tiene 1.048.576 filas y 16.384 columnas como máximo.

Revisa las versiones disponibles

Sub Saludo()
    Range("A1").Value = "Hola"
    MsgBox "Listo"
End Sub

Un libro con macros debe guardarse como .xlsm; si lo guardas como .xlsx, las macros se pierden.

Lo que ya sabes hacer con Excel intermedio

El proyecto Ventas ya contiene datos, condiciones, búsquedas, fechas, filtros e indicadores por categoría.

• Aplicar SI, Y, O, SI.ERROR y SI.CONJUNTO para clasificar ventas.
• Cruzar el catálogo con BUSCARV, BUSCARH, INDICE y COINCIDIR.
• Extraer año, mes y día, y mostrar HOY o AHORA.
• Filtrar por categoría y combinar criterios con filtros avanzados.
• Calcular sumas, recuentos, promedios, mínimos y máximos con funciones de base de datos.
• Diagnosticar errores #N/A caused por búsqueda u orden de columnas.

Dudas al aprender Excel intermedio