Hoja de cálculo en Excel: qué es y cómo empezar a usarla

Una hoja de cálculo es un programa que divide la pantalla en filas y columnas para que apuntes números, los sumes, los busques y los conviertas en gráficos. La hoja de cálculo de Microsoft Excel es la más usada: con ella se llevan desde los gastos de casa hasta los presupuestos de una empresa. Al terminar este tutorial sabrás abrir un libro, escribir tu primera fórmula, dar formato a los números, crear una lista desplegable y guardar el archivo en el formato correcto. Todo lo que vas a ver funciona en Excel 2021, Excel 2024, Excel para Microsoft 365 y Excel para la web.

Qué es la hoja de cálculo de Microsoft Excel y para qué sirve

Imagina una frutería que cada día anota los kilos vendidos de cada fruta y su precio. Con esos apuntes, la dueña quiere saber tres cosas: cuánto ha ingresado en total, cuál fue la fruta más cara del día y cómo han cambiado las ventas semana a semana. Eso es exactamente lo que hace una hoja de cálculo: guardar datos en una cuadrícula y permitirte operarlos sin tener que tocar una calculadora.

Excel es la hoja de cálculo de Microsoft. Trabaja con un LIBRO (el archivo), formado por HOJAS (las pestañas de abajo). Cada hoja es una tabla enorme de CELDAS, la intersección de una columna (letras A, B, C…) y una fila (números 1, 2, 3…). En cada celda escribes un número, un texto o una FÓRMULA: una expresión que Excel calcula por ti, como =A2+B2.

Gracias a esa cuadrícula puedes sumar, restar, buscar un valor, filtrar, ordenar y dibujar gráficos. Es la misma herramienta que sirve para los gastos del mes, las notas del colegio o el control de inventario de un almacén, solo cambian los datos que metes dentro.

Las piezas que verás al abrir Excel por primera vez

Cuando abres Excel por primera vez aparece una pantalla con varias zonas bien diferenciadas. Arriba, en horizontal, está la CINTA DE OPCIONES, que es la barra con todas las herramientas agrupadas en pestañas: Inicio, Insertar, Disposición de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista y Ayuda. Cada pestaña tiene GRUPOS con BOTONES.

Debajo de la cinta hay dos elementos pequeños pero importantes. A la izquierda, el CUADRO DE NOMBRES, que muestra la celda seleccionada (por ejemplo, B3) y permite saltar a otra escribiendo su dirección. A su derecha, la BARRA DE FÓRMULAS, que muestra el contenido real de la celda: la fórmula, no el resultado.

El resto de la pantalla es la cuadrícula de la hoja, con sus encabezados de columna (A, B, C…) y de fila (1, 2, 3…). Abajo del todo aparecen las pestañas de las hojas (Hoja1, Hoja2…) y, aún más abajo, la BARRA DE ESTADO, que al seleccionar números muestra su suma, recuento y promedio sin escribir nada.

Las versiones de Excel que existen y cuál tienes delante

Si tu Excel se actualiza solo, casi seguro es Microsoft 365. Si compraste una licencia de pago, mira en Archivo > Cuenta y verás la versión exacta.

Cómo se compra y se instala Excel según dónde lo uses

Tienes tres caminos principales para usar la hoja de cálculo de Microsoft Excel.

• Suscripción a Microsoft 365: la fórmula más actual, con Excel siempre al día. Hay planes Personal, Familia y Premium, cada uno con su precio y sus condiciones. Incluye las últimas funciones, Power Query, Copilot si la licencia lo trae y acceso a Excel para la web.
• Compra única de Office: pagas una vez y usas la versión de escritorio sin más actualizaciones importantes. Hoy se venden Excel 2024 y, en algunos canales, Excel 2021. El soporte de 2021 termina el 13/10/2026, así que si compras hoy, mira la fecha de fin de soporte.
• Excel para la web: gratuito con cuenta de Microsoft, funciona en el navegador. Tiene menos opciones que la versión de escritorio (no ejecuta macros VBA; allí se automatiza con Scripts de Office) y no necesita instalación.

En Mac la instalación se hace desde la Mac App Store o la web de Microsoft. En móviles, Excel se descarga gratis desde Google Play, App Store o como app de Windows. En la oficina o el colegio lo habitual es que te lo den ya instalado: en ese caso, solo necesitas tu cuenta de usuario.

Crea tu primer libro y escribe tu primera fórmula

Vamos a crear el libro de la frutería desde cero. Sigue los pasos tal cual y al final tendrás una suma funcionando.

1. Abre Excel. Si ves una pantalla de inicio, haz clic en Libro en blanco.
2. En la celda A1, escribe Importe y pulsa Entrar.
3. En A2, escribe 100 y pulsa Entrar.
4. En A3, escribe 250 y pulsa Entrar.
5. Haz clic en A4 para seleccionarla.
6. Escribe =A2+A3 y pulsa Entrar.

Verás que en A4 aparece 350, pero en la barra de fórmulas sigue escrito =A2+A3. Eso es lo que hace a Excel diferente de una calculadora: el resultado y la fórmula conviven.

Guardar el libro en el formato correcto

El primer paso al terminar es guardar el archivo, y el formato importa más de lo que parece.

1. Pulsa Ctrl+G para abrir Guardar como.
2. Elige la carpeta (por ejemplo, Este equipo > Documentos).
3. En Nombre de archivo, escribe Fruteria.
4. En Tipo, abre la lista desplegable. Verás varias opciones.
5. Elige *Libro de Excel (.xlsx)** para un libro normal.
6. Pulsa Guardar.

Moverte por la hoja con el cuadro de nombres y los atajos

La cuadrícula de Excel tiene más de un millón de filas, así que necesitas formas rápidas de saltar.

1. Haz clic en el CUADRO DE NOMBRES (arriba a la izquierda, donde pone A1).
2. Escribe B3 y pulsa Entrar: la selección salta a la celda B3 aunque esté vacía.
3. Pulsa Ctrl+Inicio para volver al origen de la hoja (A1).
4. Pulsa Ctrl+Fin para ir a la última celda con datos o con formato, la esquina inferior derecha del bloque usado.
5. Pulsa Ctrl+Inicio otra vez para volver.

Otros atajos útiles para moverte:

• Ctrl+Flecha: salta al borde del bloque de datos en esa dirección.
• Ctrl+Re Pág y Ctrl+Av Pág: suben o bajan una pantalla.
• Ctrl+G: abrir Guardar como.
• F2: pone la celda en modo edición para corregir la fórmula.

Da formato a números y crea una lista desplegable básica

Ahora vamos a dar formato moneda al importe y a crear una lista desplegable de frutas en la columna C.

1. Selecciona el rango B2:B4.
2. Pulsa Ctrl+1 para abrir Formato de celdas.
3. En la pestaña Número, elige Moneda, con 2 decimales y el símbolo del euro.
4. Pulsa Aceptar.
5. Haz clic en C2 para seleccionarla.

1. En la pestaña Configuración, abre Permitir y elige Lista.
2. En Origen, escribe Manzana;Pera;Naranja (separadas por punto y coma).
3. Marca Omitir blancos y Celda con lista desplegable.
4. Pulsa Aceptar.
5. Arrastra el controlador de relleno (el cuadrado verde de la esquina inferior derecha de C2) hasta C4 para copiar la lista.

Por qué Excel no hace lo que esperabas

Las tres causas más comunes al empezar son las siguientes.

• Escribir texto en una celda con formato número: si la celda tiene formato Moneda y escribes ayer, Excel lo guarda como texto y lo alinea a la izquierda; el formato de número se ignora. Solución: cambia el formato o borra la celda.
• Arrastrar el controlador de relleno sin entender las referencias: al copiar una fórmula hacia abajo, las referencias se ajustan (A2 se convierte en A3). Si la referencia no debe moverse, se fija con F4 (por ejemplo, $A$2).
• Abrir un .csv que desordena las columnas: al importar, Excel usa comas o tabuladores como separador. Si el archivo usa otro carácter, hay que importarlo con Datos > Obtener datos > Desde archivo de texto y elegir el separador correcto.

El libro se abre con las fórmulas en vez de con los valores

A veces necesitas el resultado de una fórmula sin la fórmula: para pegar el dato en otro sitio, para enviarlo por correo o para que no cambie al borrar celdas.

1. Selecciona el rango que quieras copiar (por ejemplo, A4).
2. Pulsa Ctrl+C.
3. Haz clic en la celda de destino (por ejemplo, D1).
4. Pulsa Ctrl+Alt+V para abrir Pegado especial.
5. Elige Valores y pulsa Aceptar.

Verás que en D1 aparece 350, pero en la barra de fórmulas ya no hay fórmula, solo el número. Pegado especial > Valores deja el resultado limpio, sin la expresión que lo calculó.

Lo que ya sabes hacer con la hoja de cálculo Microsoft Excel

• Abrir Excel, crear un libro en blanco y guardarlo como .xlsx en la carpeta que elijas.
• Escribir en celdas y entender que la barra de fórmulas muestra la expresión y la celda muestra el resultado.
• Escribir tu primera fórmula, =A2+A3, y entender por qué da 350.
• Saltar a una celda con el cuadro de nombres y moverte con Ctrl+Inicio y Ctrl+Fin.
• Dar formato Moneda con dos decimales y crear una lista desplegable de tres opciones.

El siguiente paso natural es convertir esos datos en una TABLA de Excel (Insertar > Tablas > Tabla) para poder filtrarlos y ordenarlos con un clic. En el próximo tutorial verás cómo hacerlo y cómo los filtros sustituyen a la lista desplegable cuando la lista de frutas crece.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al empezar con la hoja de cálculo Microsoft Excel